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Última actualización: 2026-03-13
Concepto: ajuste y cancelación de cargos a alumno

Concepto: ajuste y cancelación de cargos a alumno

Ajustes automáticos de cargo

Cuando Workday asigna ítems de cargo a los alumnos, hace lo siguiente:
  1. Compara los cargos nuevos con los cargos ya contabilizados en la cuenta de alumno.
  2. Contabiliza cualquier diferencia (positiva o negativa) como ajuste en el periodo actual.
El importe de cargo inicial con la fecha de vencimiento original permanece en las transacciones de cuenta. El ajuste puede tener una fecha de vencimiento diferente .
Workday utiliza las reglas de contabilización en cuenta y las dimensiones de regla de contabilización para:
  • Genere la contabilidad.
  • Asocie los worktags pertinentes.
  • Contabilice los asientos en las cuentas de libro mayor correspondientes.

Ajustes de cargo manuales

Puede ajustar manualmente los importes de cargo y las fechas de vencimiento contabilizadas en la cuenta de un alumno con la tarea
Creación de ajuste de cargo de alumno
 (con protegido en el dominio
Student: Manage Charge Processing
 ), a la que puede acceder seleccionando
Ajuste
de cargo de alumno
 en el menú de acciones relacionadas del cargo.
Cuando envía el cambio (noun), cambiar (verb), Workday:
  • Vuelve a calcular los saldos de cuenta de alumno.
  • Vuelve a aplicar las reglas de prioridad de pago.
  • Genera asientos contables.

Bloqueo de cargos

Puede bloquear o desbloquear cargos mientras los ajusta manualmente. Cuando bloquea un cargo, Workday no puede ajustarlo, aunque se produzcan actividades de alumno que afecten a los cargos de alumno.
Ejemplo: cuando asigna cargos manualmente, Workday los bloquea. Debe desbloquear los cargos para que Workday los ajuste automáticamente cuando el alumno cambie su programa de estudios.

Cancelación de cargos a alumno

Puede cancelar los cargos registrados por error. Al cancelar un cargo, también se cancelan todos sus ajustes asociados. Los cargos cancelados no se muestran en las cuentas de alumno ni en los extractos de alumno, y Workday no los incluye en los importes adeudados.
No puede cancelar cargos que:
  • En un plan de pago o un acuerdo de cobro
  • No aprobado.
  • Devolver cargos de recuperación
  • Cancelado
Cuando agrupa asientos, en lugar de crear asientos de reversión para el cargo inicial y cada uno de sus ajustes, Workday:
  • Contabiliza un solo asiento de ajuste.
  • Utiliza el tipo de transacción Cancelación de cargo para llevar el importe total del cargo y sus ajustes anteriores a cero USD.
  • Coloca el nuevo ajuste de cancelación en su propio grupo de transacciones de cargo a alumno .
Si cancela un cargo que ya tiene un saldo de 0 USD, Workday no crea un nuevo asiento.
Para cancelar un cargo, acceda a la tarea
Cancelación de cargo a alumno
 (con protegido en el dominio
Manage: Student Charges - Cancel
 ) seleccionando
Cancelación
de cargo a alumno
 en el menú de acciones relacionadas del cargo a alumno.

Cancelación y reevaluación de todos los cargos a alumno en un periodo académico

Cuando se retrotrae una inscripción o un alumno cambia su programa de estudios o residencia, Workday:
  • Cancela y vuelve a evaluar todos los cargos del periodo académico.
  • No ajusta los cargos existentes.
Estos cambios deben realizarse en una fecha igual o anterior a la fecha inicial estándar del periodo académico.
Puede cancelar y revaluar manualmente todos los cargos en los registros del periodo financiero de alumno mediante la tarea
Cancel and Reassess Student Charges
 (con protegido en el dominio
Manage: Student Charges - Cancel
 ).
Puede cancelar todos los cargos seleccionando la casilla (de selección)
Cancelar solo cargos
 en la tarea
Cancelación y reevaluación de cargos a alumno
 (con protegido en el dominio
Manage: Student Charges - Cancel
 ).