Concepto: empaquetado de ayuda financiera
Puede empaquetar a un alumno con ayuda financiera para varios periodos académicos en un año de concesión de ayuda financiera a la vez. Workday crea un paquete de ayuda financiera por periodo académico para un alumno. Cada paquete de ayuda financiera contiene al menos una concesión o un origen de pago, como un contrato de patrocinador, una exención o una beca privada.
Proceso de concesión
A la hora de procesar concesiones en un paquete de ayuda financiera, Workday tiene en cuenta detalles como el índice de ayuda al alumno (SAI), las necesidades no cubiertas y el costo de asistencia (COA) no cubierto del alumno. Workday tiene en cuenta la necesidad de ayuda financiera del alumno, así como:
- Cualquier cambio manual que realice en una concesión. Ejemplo: bloquea la concesión en el informeTotal de asistencia financiera.
- El tipo de concesión. Ejemplo: la concesión es una concesión externa o un origen de pago que afecta a la necesidad de ayuda financiera.
- El método de necesidad del ítem de concesión. Ejemplo: configura un ítem de concesión con un método de necesidad deEFC/SAI Sustitución.
- La estrategia de empaquetado de concesión. Ejemplo: no incluye la concesión en una estrategia de empaquetado ni la coloca en último lugar en su estrategia.
Workday trata los valores de SAI negativos como cero al calcular la necesidad.
Workday procesa las concesiones en este orden, lo que reduce la necesidad no satisfecha del alumno y el COA con:
- Concesiones bloqueadas manualmente que no están en una estrategia de paquete, incluidas las concesiones PLUS y de préstamos alternativos.
- Concesiones externas que no están en una estrategia de empaquetado.
- Orígenes de pago con impacto en la necesidad de ayuda financiera, como contratos de patrocinadores, exenciones y becas privadas
- Concesiones en una estrategia de empaquetado, incluidas las concesiones bloqueadas. Workday procesa estas concesiones en el orden que especifique.
- Concesiones de préstamo PLUS que no están en una estrategia de empaquetado.
- Concesiones de préstamo alternativas que no están en una estrategia de paquete.
Periodos de empaquetado
Un periodo de empaquetado determina a qué periodos académicos aplica Workday el SAI del alumno durante el trabajo de empaquetado. Workday utiliza el importe de SAI una vez por periodo de empaquetado. Puede configurar más de un periodo de empaquetado por año de concesión, lo que le permite utilizar el SAI varias veces en un año de concesión. Ejemplos:
- Empaqueta a un alumno una vez para otoño y primavera y una segunda vez solo para verano. Como resultado, el alumno tendrá dos periodos de empaquetado en el año de concesión. Workday utilizará SAI una vez en su totalidad para el periodo de empaquetado de otoño y primavera, y de nuevo en su totalidad para el periodo de empaquetado solo de verano.
- Para el año de concesión 2024-2025, un alumno BBAY 1 tiene dos periodos de empaquetado: uno para el verano y el otoño de 2024 y otro para la primavera y el verano de 2025.
Puede identificar los periodos académicos que contiene un periodo de paquete accediendo a la ficha
Detalles de periodo
del plan de asistencia de un alumno. Un periodo académico con un valor de Inicio de periodo de empaquetado
de Sí
es el primer periodo académico del periodo de empaquetado. Workday trata los periodos desde ese periodo hasta el siguiente periodo con un valor Sí
como un periodo de empaquetado.
Durante el trabajo de empaquetado, Workday ignora y no empaqueta los periodos académicos en un periodo de empaquetado que no son elegibles para el empaquetado. Ejemplo: un periodo académico para el que el alumno no tiene una inscripción prevista o real.
Puede haber una discrepancia entre los periodos académicos de un periodo de empaquetado configurado en el plan de asistencia y los que Workday puede empaquetar correctamente durante el trabajo de empaquetado de necesidad.
También puede usar el campo de informe
Academic Periods of Packaging Period
para devolver los periodos académicos que componen el periodo de empaquetado que contiene un registro de periodo de ayuda financiera (FAPR) determinado.Puede actualizar el valor
de Inicio de periodo de empaquetado
para los periodos académicos que comiencen con el año de concesión 2024-2025 seleccionando:
- Cambie el inicio del periodo de empaquetadodesde el menú de acciones relacionadas de una FAPR.
- Cambio de inicio de periodos de empaquetadoen el informeEjecución de procesos de ayuda financiera de alumno por periodo.
Cambiar los periodos de empaquetado después de que Workday haya empaquetado a un alumno puede afectar a los cálculos de necesidad de ayuda financiera y a la elegibilidad de concesión. Workday no ajustará los importes de concesión bloqueados aunque cambie la elegibilidad del alumno, y también puede afectar a las concesiones de alumno y a los periodos de préstamo. Le recomendamos que vuelva a empaquetar todos los periodos académicos afectados y revise la ayuda bloqueada después de cambiar el inicio de un periodo de empaquetado.
Workday rellena
Sí
con el valor Inicio de periodo de empaquetado
para el primer periodo académico de una nueva secuencia de año académico o grupo de niveles de grado. No puede sustituir este valor. Tampoco puede cambiar el valor de Inicio de periodo de empaquetado
para los alumnos solicitantes.Funciones de empaquetado de concesión
Cuando empaqueta la ayuda financiera, Workday:
- Identifica:
- Alumnos que cumplen sus criterios de selección.
- La estrategia de paquete de concesiones para cada alumno en función de su unidad académica y su nivel o programa de estudios.
- Cualquier retención que impida el empaquetado.
- Determina:
- Los periodos académicos que se van a empaquetar en función de:
- Inscripción prevista o inscripción real según la fechainicial de uso de inscripción real.
- Plan de asistencia de ayuda financiera
- Los tipos de año de concesión de ayuda financiera y periodo académico para los que está ejecutando el proceso de empaquetado.
- Las concesiones que se van a procesar, incluidas las concesiones externas.
- Evalúa la elegibilidad de un alumno para cada concesión, incluido si:
- Tener un COA, para paquetes de necesidades y primas basadas en méritos que requieran un COA.
- Tener un ISIR activo con un nivel de grado que coincida con el FAPR del alumno, solo para el empaquetado de necesidades.
- Cumplir con los criterios de elegibilidad para la concesión.
- Transición de un programa de grado a un programa de posgrado durante el año de concesión.
- Calcula:
- El importe de la concesión de alumno, observando las exenciones, los límites y la configuración del paquete.
- Importes y fechas de desembolso previstos, de acuerdo con el programa de desembolso y las reglas del programa.
- Establece el estado de concesión en el estado de concesión inicial configurado en el ítem de concesión.
- Muestra los desembolsos anticipados en las cuentas de los alumnos, en función de sus reglas de visualización de pago anticipado.
Reempaquetado
Puede ejecutar el proceso de empaquetado con la frecuencia que necesite. Sin embargo, Workday recomienda no ejecutar el empaquetado para grandes volúmenes de alumnos fuera de la orquestación de trabajo nocturno de alumno. No puede ajustar manualmente el paquete de ayuda financiera de un alumno mientras haya un trabajo de empaquetado que incluya al alumno en curso.
Workday realiza lo siguiente de forma automática:
- Vuelve a evaluar el paquete de ayuda financiera existente del alumno cada vez que ejecuta el proceso de empaquetado para el alumno.
- Ajusta los importes de desembolso cuando cambia un importe de concesión y refleja los ajustes en la cuenta de alumno. Workday también ajusta los datos de originación y desembolso de COD.
- Marca a los alumnos para que se revisen manualmente o se vuelvan a empaquetar cuando haya un cambio en los datos en función de sus políticas de reacción de empaquetado. Workday también marca a los alumnos para volver a empaquetarlos cuando se elimina su retención por necesidad o méritos.
Workday recomienda volver a ejecutar el proceso de empaquetado para:
- Vuelva a empaquetar todos los periodos académicos de un alumno cuando reciba un nuevo ISIR o cambien sus semanas de instrucción. Los cambios en el ISIR o en el WOI de un alumno pueden afectar a su elegibilidad para ayuda financiera.
- Adoptar actualizaciones de cumplimiento distribuidas por Workday.
- Utilice los importes máximos y mínimos más actualizados de la Beca Pell. Consulte Mantenimiento de límites de beca Pell para primas de alumno.
- Asegúrese de que sus datos sean precisos después de realizar cambios en la configuración de empaquetado.
Consulta de ejecuciones de trabajo de empaquetado
Puede utilizar el informe
Búsqueda de ejecuciones de trabajo de ayuda financiera
para consultar una descripción detallada de las ejecuciones de trabajo de empaquetado de los últimos 30 días. El informe muestra información como los importes de concesión, los alumnos no procesados y los motivos de error de empaquetado.