Consideraciones de definición: Workday Strategic Sourcing

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Workday Strategic Sourcing (WSS). En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

WSS es una plataforma que simplifica el proceso que va del sourcing a la contratación. Puede crear y gestionar lo siguiente:

Los proyectos

Eventos de sourcing

Contratos

Proveedores

Beneficios para la empresa

Visibilidad e informes de proyectos de sourcing en curso y finalizados

Un proceso estandarizado para los equipos de sourcing y las partes interesadas de la empresa

Permitir que las partes interesadas se mantengan al tanto sobre el estado y el progreso del proyecto

Agilidad de la comparación de los precios de los proveedores y la notificación a los proveedores si les adjudica el negocio

Gestión de la comunicación y negociación con los proveedores directamente en WSS

Organización de las obligaciones contractuales, incluidas las renovaciones, en un repositorio centralizado

Obtención del control de las aprobaciones con visibilidad de todo el proceso de sourcing

Centralización de la incorporación de proveedores y la recopilación y aprobación de la información en un solo lugar

Utilización de los informes y el directorio de proveedores para tener una visualización única de todas las actividades con los proveedores

Ejemplos de uso

Gestione los procesos de los proyectos de aprovisionamiento de principio a fin y colabore con los equipos pertinentes.

Automatice los flujos de aprobación de contratos y manténgase al corriente de las próximas actividades de renovación.

Reciba insights sobre información clave de los proveedores, como el riesgo, al incorporar a un proveedor.

Recopile feedback sobre los proveedores de las partes interesadas para impulsar mejoras en el sourcing.

Preguntas que debe tener en cuenta

Asunto	Preguntas	Consideraciones
Portal de proyectos	¿Cómo desea segmentar el acceso a proyectos entre usuarios?	Puede configurar los parámetros del equipo para los proyectos de su portal de proyectos con el fin de activar niveles de acceso distintos para: Usuarios con licencia Partes interesadas
Portal de proyectos / Contratos	¿Qué tipos y procesos de proyectos y contratos utiliza su organización?	Puede definir tipos de proyecto y contrato, así como plantillas de hitos para cada tipo.
Portal de proyectos	¿Qué tipos de proyecto solicitan las partes interesadas?	Puede tener varios tipos de proyecto disponibles en recepción o en una recepción general para varios tipos de solicitudes.
Portal de proyectos / Contratos	¿De qué datos de los proyectos y contratos tiene que hacer un seguimiento y generar informes?	Puede utilizar campos por defecto y personalizados en tipos de proyecto y contrato que las partes interesadas y los usuarios con licencia pueden finalizar.
Portal de proyectos	¿De qué ahorro actual o futuro debe realizar un seguimiento?	Para realizar un seguimiento del ahorro en los proyectos, puede definir los tipos de ahorro en la configuración de la empresa.
Contratos	¿Necesita que otras partes aprueben los contratos antes de cerrarlos?	Puede configurar los flujos de aprobación para que se produzcan antes de que el contrato se active.
Abastecimiento	¿Su equipo de sourcing utiliza en la actualidad alguna plantilla de RFX para estandarizar los procesos?	Puede crear plantillas de eventos de sourcing enteros, cuestionarios y hojas de cálculo. Crear en las RFX plantillas de textos estándar o de preguntas que se formulan en toda su organización contribuye a sentar las bases para que los gestores de sourcing definan sus eventos con mayor rapidez.
Abastecimiento	¿Cómo se notifican a los proveedores las ofertas adjudicadas o rechazadas?	Puede definir plantillas para adjudicaciones y rechazos. La función Resumen de adjudicación puede realizar un seguimiento de las adjudicaciones en Strategic Sourcing para tener una trazabilidad en el futuro.
Gestión de proveedores	¿De qué datos tiene que hacer un seguimiento en los perfiles de proveedor?	Puede realizar un seguimiento y generar informes de los datos de su campo personalizado configurado en los perfiles de proveedor.
Gestión de proveedores	¿Qué información recopila para la incorporación inicial del proveedor?	Puede generar plantillas de formularios de incorporación en la biblioteca de plantillas para estandarizar la información que recopila de los proveedores.
Gestión de proveedores	¿Cuál es el proceso de aprobación que sigue para incorporar a proveedores?	Puede definir formularios de proveedor para asegurarse de que las partes pertinentes revisen y aprueben las respuestas de los formularios antes de finalizar.
Gestión de proveedores	¿En qué áreas de desempeño evalúa a los proveedores?	Puede crear una plantilla de revisión de desempeño para ejecutar este tipo de revisiones. Las cabeceras de sección de la plantilla maestra determinan las áreas de desempeño en las que evalúa a todos los proveedores.
Gestión de proveedores	¿Cómo involucra al proveedor en el proceso de revisión de desempeño?	Puede determinar a qué proveedores se les invita a participar en una revisión de desempeño creada por usted o por su equipo.

Recomendaciones

Contratos y portal de proyectos: Cree al menos un equipo que tenga un acceso total a todos los proyectos.
Mantenga la menor cantidad posible de campos en un formulario de recepción para que a las partes interesadas les resulte más rápido y sencillo enviarlo.
Puede elegir entre poner a disposición varios proyectos y contratos en recepción o crear un solo formulario de recepción para tenerlos organizados. Para que en un formulario de recepción o proyecto haya un número reducido de campos personalizados, mueva todos los campos a Detalles de proyecto.
Utilice campos condicionales para reducir el número de tipos de contrato y proyecto necesarios.
Minimice el número de estados Activo (en el caso de los proyectos) y En curso (en el de los contratos) a través de los cuales los miembros del equipo hacen avanzar los proyectos manualmente.
Utilice hitos para indicar las aprobaciones que se producen mientras un proyecto está Activo o un contrato está En curso.
Utilice plantillas de hitos para gestionar las tareas de las que se deba apropiar una parte interesada que no sea el propietario, o a efectos de generación de informes.
Para que se puedan generar informes, gestione categorías y subcategorías con campos personalizados subordinados de selección simple en lugar del campo de categoría por defecto. El campo de categoría por defecto no le obliga a seleccionar ninguna subcategoría y, si un usuario selecciona una, el campo de categoría no se puede incluir en ningún informe.
Utilice la sincronización bidireccional por defecto de partes interesadas para los proyectos de Strategic Sourcing, a menos que haya un ejemplo de uso específico que requiera una sincronización unidireccional o ninguna en absoluto.
Abastecimiento: Realice un seguimiento de los campos personalizados de un evento a nivel de proyecto para garantizar la disponibilidad de los datos de sourcing pertinentes en los informes del proyecto.
Cree al menos una plantilla de evento para compartirla con
Toda mi empresa
. Esta plantilla proporciona una base que los usuarios pueden editar y ampliar para sus eventos individuales.
Utilice secciones condicionales y preguntas condicionalmente obligatorias cuando genere plantillas de eventos para reducir la cantidad de información necesaria de los proveedores.
Reduzca el número de plantillas de eventos que se comparten con una selección de grupos de partes interesadas para disminuir el mantenimiento administrativo.
Gestión de proveedores: Utilice secciones condicionales y preguntas condicionalmente obligatorias cuando genere plantillas de formularios para reducir la cantidad de información necesaria de los proveedores.
Mantenga la mínima cantidad posible de preguntas de formulario de proveedor que asigna a un perfil de proveedor para que consultar perfiles de proveedor resulte una tarea fácil y sencilla.
En el caso de la información de incorporación que se cumplimenta internamente el mismo día, realice un seguimiento de los campos de una plantilla de proyecto en vez de hacerlo con una de formulario.
En los perfiles de proveedor, utilice campos personalizados en lugar de etiquetas. Estos campos permiten estandarizar la terminología entre los proveedores y actualizar los datos mediante importadores de datos.

Requisitos

Sin efectos.

Limitaciones

Sin efectos.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominio	Consideraciones
En el área funcional Integrations: Dominio Integration Build Dominio Integration Configure	Puede transferir datos de sourcing entre Workday y WSS mediante una integración.
Dominio Security Configuration en el área funcional System.	Puede definir el inicio de sesión único para WSS.

Procesos de gestión

Sin efectos.

Informes

Informe o tablero de control	Descripción
Pipeline Overview	El tablero de control principal de los proyectos que resume sus proyectos y su ahorro.
Tablero de control de eventos	El tablero de control principal de los eventos que resume sus eventos y su gasto.
Tablero de control de contrato	El tablero de control principal de los contratos que resume sus contratos.
Informes personalizados	La página Informes le permite crear informes a partir de los datos que seleccione.

Integraciones

Tipo de integración	Descripción
Supplier Connector	Permite incorporar proveedores y transferir información de proveedor entre WSS y Workday.
Integración de Adjudicación de petición	Automatiza el proceso de creación de peticiones en Workday a partir de adjudicaciones en WSS.

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.