Pasos: creación de flujos de aprobación de proyecto
Puede requerir aprobaciones de proyecto a personas y grupos de su empresa. Con las aprobaciones de proyecto, puede hacer lo siguiente:
- Cree reglas para automatizar el proceso de aprobación y el orden de las aprobaciones.
- Permita que se realicen cambios ad hoc en los flujos de aprobación.
Cuando activa los cambios de aprobación ad hoc, estos roles pueden editar los workflows de aprobación de los proyectos:
- Administradores de empresa con permiso de lectura/escritura
- Administradores de departamento con permiso de lectura/escritura
- Gerentes de sourcing con permiso de lectura/escritura
- El responsable de sourcing del proyecto
Cuando añade aprobadores ad hoc, Strategic Sourcing envía correos electrónicos de notificación a los aprobadores recién añadidos y sustituidos cuando se envían las aprobaciones. Cuando se realizan ediciones en un flujo de aprobación, estas ediciones no se mantendrán si se retira el estado de aprobación. Cuando se retira un registro y se vuelve a enviar para su aprobación, se debe volver a definir la aprobación ad hoc. No puede eliminar usuarios del grupo de aprobación existente en el proyecto. Solo puede cambiar el orden de los aprobadores para los grupos de aprobación que ya tienen un orden determinado.
Cuando activa las aprobaciones de proyectos, los proyectos nuevos y existentes requerirán que los usuarios envíen los proyectos para su aprobación antes de pasar a Finalizado, aunque no se hayan configurado grupos de aprobación o flujos de aprobación. Si no configura grupos de aprobación o flujos de aprobación, Strategic Sourcing aprueba automáticamente los proyectos cuando los mueve a Enviar para aprobación.
- Al crear grupos de aprobación, no puede enviarlos a roles. Debe crear grupos de aprobación con usuarios específicos.
- Acceda a desdeParámetros.
- Haga clic enCrear nuevo flujopara crear un nuevo flujo de aprobación de proyecto.
- SeleccioneActivar cambios de aprobación ad hocpara editar los flujos de trabajo de aprobación de proyecto dentro de un proyecto (opcional).
- En el nuevo flujo de aprobación, haga clic enAñadir una nueva fase.
- Haga clic enCrear nueva regla.
- Para añadir criterios de workflow de aprobación de proyecto, haga clic enEditar reglas. Seleccione filtros y columnas para definir los criterios que debe cumplir un proyecto para iniciar el flujo de aprobación.Cuando añade varios campos a la regla, el proyecto debe incluir un valor de cada uno de los campos añadidos.Cuando añade varios valores a un campo, el proyecto debe incluir uno de los valores.
- Haga clic enAñadir grupos de aprobación. Seleccione grupos de aprobación para los criterios definidos.Los grupos de aprobación que están en:
- Una sola fase recibirá todas las solicitudes de aprobación simultáneamente a menos que defina un orden en la secciónEnviar a….
- fases consecutivas reciben las solicitudes de forma secuencial.
Todas las reglas se ejecutan simultáneamente en una fase. Una vez aprobadas todas las reglas aplicables en una fase, el proceso de aprobación pasa a la siguiente fase. - Añada reglas y fases adicionales para satisfacer sus necesidades empresariales.
Puede hacer lo siguiente:
- Enviar y supervisar las solicitudes de aprobación antes de que finalice el proyecto
- Retirar solicitudes de aprobación
- Registrar los detalles de la aprobación
Este ejemplo ilustra cómo crear una regla que excluya un tipo de proyecto específico.
Los tipos de proyecto para GMS, Inc. son los siguientes:
- Proyecto general
- Revisión de desempeño
- Abastecimiento
- Incorporación de proveedor
Para enviar todos los tipos de proyecto excepto el tipo de proyecto
Revisión de desempeño
al Grupo de aprobación de aprovisionamiento:
- Para añadir una nueva regla, haga clic enEditar reglas.
- Haga clic enSeleccionar filtros y columnas.
- SeleccioneTipo de proyectoen la sección Campos de cartera de proyectos.
- Haga clic enGuardar.
- En la lista de valoresPor tipo de proyecto, seleccione las siguientes opciones:
- Proyecto general
- Abastecimiento
- Incorporación de proveedor
- Haga clic enAñadir.
- Añada elgrupo de aprobación de aprovisionamiento.
- Guarde la regla.