Concepto: gestión de archivos y carpetas en Drive

Administrator Guide

Esta tabla resume las acciones principales que puede realizar con archivos y carpetas en Drive si:

Tiene los permisos adecuados.

Ha seleccionado gestionar ese tipo de archivo al configurar Drive.

Drive admite la acción para ese tipo de archivo.

La aplicación (como Workday Slides o Workday Worksheets) está disponible en el entorno de cliente.

Acción	Notas
Cargar archivos Convertir archivos en libros de trabajo de Workday Worksheets	Seleccione Añadir nueva carga o arrastre uno o varios archivos a la página de Drive. Drive convierte automáticamente los archivos de tipo hoja de cálculo cargados en libros de trabajo si se dan todas estas condiciones: Workday Worksheets está activado en el entorno de cliente. Está en el dominio de seguridad Worksheets . El archivo es de tipo XLS, XLSX, CSV o HTML. Para cargar archivos multimedia (vídeo y contenido empaquetado), ya debe haber firmado el formulario de pedido de términos y condiciones de Workday Media Cloud y estar en el dominio de seguridad Manage: Media . Drive analiza automáticamente los elementos en busca de virus cuando los carga. El análisis de virus no se aplica a los archivos añadidos a Drive desde integraciones ni a los archivos multimedia. El tamaño máximo de archivo de carga es de 30 MB.
Creación de un libro de trabajo de Workday Worksheets	En Drive, seleccione Añadir nuevo libro de trabajo para crear un nuevo libro de trabajo en blanco. Desde un informe de Workday, seleccione Exportar a Workday Worksheets para exportar los datos del informe de Workday y crear un nuevo libro de trabajo. Puede realizar esta acción si se dan las dos condiciones siguientes: Workday Worksheets está activado en el entorno de cliente. Está en el dominio de seguridad Worksheets .
Creación de una presentación de Workday Slides	Puede seleccionar Añadir nueva presentación si se dan las dos condiciones siguientes: Slides está activado en el entorno de cliente. Está en el dominio de seguridad Slides .
Creación de un Discovery Board	Puede seleccionar Añadir nuevo Discovery Board si se da esta condición: Se encuentra en el dominio de seguridad Discovery Boards: Create .
Creación de una plantilla de notificación	Puede seleccionar Añadir nueva plantilla de notificación si se dan las dos condiciones siguientes: El Notification Designer está activado en el entorno de cliente. Está en el dominio de seguridad Notification Designer .
Creación de una plantilla de documento de Workday Docs	Puede seleccionar Añadir nueva plantilla de documento si se dan las dos condiciones siguientes: Workday Docs está activado en el entorno de cliente. Está en los dominios de seguridad Docs y Document Library .
Descargar un elemento	Las opciones de descarga dependen de si la descarga está activada para ese tipo de elemento en particular: Para los tipos de elementos admitidos, seleccione el elemento y haga clic en Descargar . Para tipos de elementos como libros de trabajo, presentaciones de Slides y plantillas de notificación, abra el elemento y seleccione Archivo Descargar como y seleccione uno de los tipos de archivo disponibles. Para los tipos de elemento que no tienen un visor o una vista previa, al hacer doble clic en el nombre del elemento puede descargarlo.
Filtrar la visualización de ítems	Seleccione una de las vistas del lado izquierdo de la página de inicio para ver los elementos de esas categorías, o haga clic en el botón Filtrar en la parte superior derecha para ver opciones de filtrado adicionales. Tenga en cuenta que la vista Mis archivos es simplemente un filtro que muestra los elementos de su propiedad en una lista plana que no muestra la estructura de carpetas; no recomendamos utilizar esta vista para gestionar elementos de Drive.
Compartir un elemento mediante un vínculo (URL)	Puede compartir un elemento con muchos usuarios a la vez dándoles un vínculo, que se genera en el cuadro de diálogo Compartir . Los usuarios solo pueden acceder a los archivos compartidos si están en el dominio Drive o en el dominio View Drive File and Media . Además, para cada elemento que desee compartir, asegúrese de que el destinatario esté en cualquier otro dominio obligatorio para el tipo de elemento. Ejemplo: si desea compartir un libro de trabajo de Workday Worksheets, la persona con la que lo comparte debe estar en el dominio Worksheets . Seleccione un archivo en Drive y haga clic en Compartir . Active la opción Uso compartido de vínculo si aún no está activada. La capacidad de utilizar el uso compartido mediante vínculo es un parámetro de entorno de cliente. Si no ve la opción, consulte con su administrador para asegurarse de que esté activada. Seleccione el nivel de permiso. Todas las personas que accedan al archivo mediante el vínculo tendrán este nivel de acceso al archivo. Haga clic en Copiar vínculo . Proporcione esta URL a las personas con las que quiera compartir el archivo. Cuando utilice el uso compartido mediante vínculo, tenga en cuenta lo siguiente: Drive admite el uso compartido mediante vínculo para todos los tipos de archivos de Drive, excepto para los Discovery Boards. No puede compartir carpetas mediante un vínculo. Al compartir un elemento mediante un vínculo, el elemento se comparte con el grupo de seguridad Todos los usuarios . Cualquier usuario con acceso a la aplicación relacionada puede acceder al elemento si tiene la URL. A diferencia del uso compartido con usuarios individuales, cuando comparte un archivo mediante un vínculo, Workday no envía notificaciones. Es posible que desee notificar a las personas que ha compartido un elemento con ellas; por ejemplo, si ha compartido un libro de trabajo de Workday Worksheets con un grupo, puede enviarles un vínculo al mismo por correo electrónico. En Drive, los archivos que comparte mediante un vínculo muestran un icono Vínculo junto a los avatares Quién tiene acceso . Puede abrir el cuadro de diálogo Compartir haciendo clic en el icono o en un avatar. Si alguien comparte un archivo con usted enviándole un vínculo, el archivo compartido no se muestra en Drive ni en los resultados de búsqueda. El archivo se muestra en Drive o en los resultados de búsqueda solo si lo han compartido con usted mediante el área Compartir con personas del cuadro de diálogo Compartir . Si cambia el nivel de permiso del elemento más tarde, el nivel de acceso se actualiza inmediatamente. Ejemplo: originalmente definió el nivel de permiso Editar y le dio el vínculo a Cara, que ahora está editando el archivo. Si cambia el nivel de permiso de uso compartido mediante vínculo a Consulta, el permiso de Cara cambia inmediatamente y ya no puede editar el archivo. La configuración de uso compartido de archivos individuales en el área Compartir con usuarios individuales del cuadro de diálogo Compartir permanece activa si desactiva el uso compartido mediante vínculo. Si utiliza la compartición mediante vínculo para un elemento y también lo comparte con usuarios individuales o grupos, la persona obtiene el nivel de permiso más alto posible. Ejemplo: comparte un archivo con Bibi individualmente y le otorga acceso de consulta. También utiliza la compartición mediante vínculo y establece el nivel de permiso en Editar. Bibi tiene permiso de edición para el archivo. Si más tarde desactiva el uso compartido mediante vínculo, Bibi seguirá teniendo el permiso de consulta que especificó para ella individualmente. No puede utilizar la compartición mediante vínculo para compartir archivos con usuarios implementadores.
Compartir un elemento con grupos de seguridad	Puede compartir un elemento con grupos de usuarios escribiendo los nombres de los grupos de seguridad en el cuadro de diálogo Compartir . Puede activar el uso compartido de grupo para cada tipo de elemento de Drive en la tarea Configuración de uso compartido de grupo en Drive . Los usuarios solo pueden acceder a los archivos compartidos si están en el dominio Drive o en el dominio View Drive File and Media . Además, para cada elemento que desee compartir, asegúrese de que el destinatario esté en cualquier otro dominio obligatorio para el tipo de elemento. Ejemplo: si desea compartir un libro de trabajo de Workday Worksheets, la persona con la que lo comparte debe estar en el dominio Worksheets . Seleccione un elemento en Drive y haga clic en Compartir . En el área Compartir con grupos , seleccione un nivel de permiso para el elemento en el menú desplegable Permisos . En el área Compartir con grupos , escriba los nombres de los grupos con los que desea compartir el elemento. Si es el propietario del elemento, puede hacer clic en Avanzado para seleccionar si desea permitir que los editores compartan el archivo y si desea que los comentaristas y lectores copien o impriman o descarguen el elemento (opcional). En el caso de los archivos multimedia (vídeo), puede activar o desactivar la posibilidad de que los propietarios permitan copiar o descargar mediante la configuración adecuada en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Sistema . Estas consideraciones especiales se aplican al uso compartido de carpetas: Todos los usuarios a los que conceda acceso de edición de carpetas pueden añadir, eliminar y cambiar el permiso de los colaboradores. Todos los usuarios con los que comparte la carpeta pueden descargar, copiar e imprimir archivos de la carpeta. Al compartir con grupos de seguridad, tenga en cuenta lo siguiente: Drive permite compartir con grupos de seguridad todos los tipos de elementos de Drive, incluidas las carpetas. A diferencia del uso compartido con usuarios individuales, cuando comparte un elemento con un grupo, Workday no envía notificaciones. Es posible que desee notificar a las personas que ha compartido un elemento con ellas; por ejemplo, si ha compartido un libro de trabajo de Workday Worksheets con un grupo, puede enviarles un vínculo al mismo por correo electrónico. Puede consultar y gestionar qué grupos tienen acceso (y el nivel de acceso) a un archivo compartido de grupo en la ficha Quién tiene acceso del cuadro de diálogo Compartir . Si gana o pierde la pertenencia a un grupo, automáticamente gana o pierde el acceso a los elementos que alguien compartió con ese grupo. Estos se mostrarán en su Drive. Si utiliza la compartición mediante vínculo para un elemento y también comparte un elemento con un grupo, el miembro del grupo obtiene el nivel de permiso más alto posible. Ejemplo: comparte un archivo con el grupo Gerentes, del que Bibi es miembro, y otorga al grupo acceso de consulta; también utiliza la compartición mediante vínculo y establece el nivel de permiso en Editar. Bibi tiene permiso de edición para el archivo. Si más tarde desactiva el uso compartido mediante vínculo, Bibi seguirá teniendo el permiso de consulta que especificó para el grupo de gerentes. En general, los grupos con los que comparte archivos pueden ver cualquier dato de los archivos, excepto: En el caso de los Discovery Boards, se aplica la seguridad de nivel de fila y los grupos solo ven los datos a los que tienen acceso. En el caso de los libros de trabajo, puede ocultar el contenido, pero si permite que los usuarios copien el libro de trabajo, podrán mostrar el contenido después de copiar el libro de trabajo.
Compartir un elemento con usuarios individuales	Puede compartir elementos en Drive con usuarios individuales. Compartir con usuarios individuales le permite definir un nivel de permiso específico para la persona. Los usuarios solo pueden acceder a los archivos compartidos si están en el dominio Drive o en el dominio View Drive File and Media . Además, para cada elemento que desee compartir, asegúrese de que el destinatario esté en cualquier otro dominio obligatorio para el tipo de elemento. Ejemplo: si desea compartir un libro de trabajo de Workday Worksheets, la persona con la que lo comparte debe estar en el dominio Worksheets . Seleccione un archivo en Drive y haga clic en Compartir . En el área Compartir con usuarios individuales , seleccione un nivel de permiso para el elemento en la lista desplegable Permisos . En el área Compartir con usuarios , introduzca los nombres de los usuarios con los que desea compartir el elemento. Escriba un mensaje para los usuarios con los que va a compartir (opcional). El mensaje se muestra en la notificación de Workday que reciben los usuarios después de hacer clic en Aceptar . Si es el propietario del elemento, puede hacer clic en Avanzado para asignar parámetros de uso compartido más específicos para editores, comentaristas y lectores (opcional). Las siguientes opciones no se aplican a las carpetas: Todos los usuarios a los que conceda acceso de edición de carpetas pueden añadir, eliminar y cambiar el permiso de los colaboradores. Todos los usuarios con los que comparte la carpeta pueden descargar, copiar e imprimir archivos de la carpeta. Al compartir con usuarios individuales, tenga en cuenta lo siguiente: Drive permite compartir archivos con usuarios individuales para todos los tipos de archivos de Drive. También puede compartir carpetas con usuarios individuales. Si utiliza la compartición mediante vínculo para un elemento y también comparte un elemento con usuarios individuales o grupos, la persona obtiene el nivel de permiso más alto posible. Ejemplo: comparte un archivo con Bibi individualmente y le otorga acceso de consulta; también utiliza la compartición mediante vínculo y establece el nivel de permiso en Editar. Bibi tiene permiso de edición para el archivo. Si más tarde desactiva el uso compartido mediante vínculo, Bibi seguirá teniendo el permiso de consulta que especificó para ella individualmente. Si cambia el nivel de permiso del elemento más tarde, el nivel de acceso se actualiza inmediatamente. Ejemplo: originalmente concedió permiso Puede editar a Cara, que ahora está editando el archivo. Si cambia el nivel de permiso a Consulta, el permiso de Cara cambia inmediatamente y ya no puede editar el archivo. Cuando comparte un elemento, el usuario recibe una notificación de Workday y un correo electrónico (si ha activado las notificaciones por correo electrónico). En general, los usuarios con los que comparte archivos pueden ver cualquier dato en los archivos, excepto: En el caso de los Discovery Boards, se aplica la seguridad y los usuarios solo ven los datos a los que tienen acceso. En el caso de los libros de trabajo, puede ocultar el contenido, pero si permite que los usuarios copien el libro de trabajo, podrán mostrar el contenido después de copiar el libro de trabajo.
Editar un archivo	Haga doble clic en un nombre de archivo para abrirlo y editarlo. Para vídeos: Haga doble clic en el archivo para abrir la página Consulta de elementos multimedia . Haga clic en Editar elementos multimedia . El botón Editar elementos multimedia se muestra para los vídeos (pero no para el contenido empaquetado) si se dan las siguientes condiciones: Se encuentra en el dominio de seguridad Manage: Media . Usted es el propietario del vídeo o el propietario le ha dado permiso de edición.
Mover un elemento	Haga clic con el botón derecho en el nombre del elemento y seleccione Mover ; a continuación, navegue hasta la ubicación en la que desea colocar el archivo.
Copiar un elemento	Cuando copia un archivo en la interfaz de usuario de Drive, el destino por defecto es la ubicación del archivo original. Puede navegar a una ubicación diferente desde el cuadro de diálogo Copiar. Cuando copia un elemento desde una de las aplicaciones de integración, como al copiar un libro de trabajo desde la interfaz de usuario de Workday Worksheets o una presentación desde Slides, el destino por defecto puede diferir de lo que ve en Drive.
Cambiar el nombre de un elemento	Haga clic con el botón derecho en el nombre del elemento y seleccione Cambiar nombre . Para archivos de vídeo: Haga doble clic en el archivo para abrir la página Consulta de elementos multimedia . Haga clic en Editar elementos multimedia . Haga clic en el icono de lápiz (Cambiar nombre) para cambiar el nombre del archivo. El botón Editar elementos multimedia se muestra para los vídeos (pero no para el contenido empaquetado) si se dan las siguientes condiciones: Se encuentra en el dominio de seguridad Manage: Media . Usted es el propietario del vídeo o el propietario le ha dado permiso de edición. Al cambiar el nombre de un elemento en Drive se actualiza el nombre del archivo: En Drive Cuando alguien abre el elemento mediante un vínculo compartido o directamente en Drive. En un artículo de ayuda, si ha adjuntado un archivo de Drive o ha añadido un vínculo desde un archivo de Drive y, a continuación, cambia el nombre del archivo, el archivo sigue abriéndose correctamente después de cambiar el nombre. Le recomendamos que actualice el valor del campo Texto para que coincida con el archivo cuyo nombre ha cambiado. Ejemplo: En un artículo, utilice Insertar vínculo para vincular a un archivo en Drive, o utilice Insertar elemento multimedia o Seleccionar archivo de Drive para adjuntar los resultados de 2022 del archivo de Drive a un artículo. En el campo Texto , escriba Resultados de 2022 . Cambie el nombre del archivo en Drive a 2023 Results . Navegue hasta el artículo en el espacio de trabajo de artículos de ayuda, seleccione Editar el artículo y actualice el valor en el campo Texto a Resultados de 2023 .
Sustituir un elemento	Seleccione el elemento y haga clic en Sustituir ; a continuación, navegue hasta el archivo de sustitución. La acción de sustitución conserva los permisos de uso compartido y el vínculo al archivo. Cuando un usuario selecciona un vínculo que anteriormente abría el archivo original, abre el archivo de sustitución en su lugar. Actualmente, Drive no admite estos archivos para su sustitución: Discovery Boards Plantillas de documento Archivos multimedia (archivos ZIP, SCORM y de vídeo/audio) Plantillas de notificación Presentaciones de Slides Libros de trabajo y plantillas de Worksheets Mientras utiliza la nueva función, tenga en cuenta lo siguiente: Drive no guarda el archivo original sustituido una vez sustituido. En el caso de los tipos de archivo que Drive convierte automáticamente en archivos de Workday, como la conversión de archivos XLSX o CSV en libros de trabajo de Worksheets, la conversión no se produce para los nuevos archivos sustituidos. El tipo de archivo de sustitución debe ser el mismo que el tipo de archivo original. Puede cambiar el nombre de un archivo durante la acción de sustitución. No puede deshacer la acción de sustitución. En un artículo de ayuda, si ha utilizado Insert Media o File Select from Drive para adjuntar un archivo de Drive al artículo, Drive no sustituye el archivo adjunto por el nuevo archivo. Un archivo adjunto es una copia del archivo de Drive original. Debe editar el artículo e insertar el archivo sustituido en el artículo en lugar del original. En un artículo de ayuda, si ha utilizado Insertar vínculo para añadir un vínculo a un archivo de Drive, el archivo sigue abriéndose correctamente después de ser sustituido. Si ha cambiado el nombre del archivo al sustituirlo, le recomendamos que actualice el valor en el campo Texto para que se corresponda con el nombre del archivo sustituido.
Eliminar a la carpeta Papelera y recuperar de la papelera	En la página de inicio de Drive, haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta y seleccione Eliminar para moverlo a la carpeta Papelera . Después de mover un elemento a la papelera, ningún otro usuario puede acceder a él aunque lo haya compartido anteriormente con ellos. Para restaurar un elemento, en la página de inicio de Drive, seleccione el icono Papelera . Seleccione la fila que contiene el elemento y haga clic en el icono Restaurar . Workday coloca los elementos restaurados en la vista Drive Home. Si elimina un elemento que alguien ha compartido con usted, se elimina a sí mismo de la lista de usuarios compartidos. El elemento desaparece de la vista de archivo y no se muestra en la Papelera .
Eliminar elementos de forma definitiva	Puede eliminar de forma definitiva hasta 1000 elementos de Drive que pertenezcan a un usuario específico. Acceda a la tarea Eliminación de archivo permanente de Drive .
Transferir la propiedad de archivos o carpetas individuales	Asegúrese de haber compartido el elemento con la persona a la que desea transferir la propiedad. A continuación, seleccione Compartir el elemento y seleccione Transferir propiedad en la lista desplegable de permisos para ese usuario. Cuando transfiere la propiedad: Su nivel de permiso cambia a Puede editar. El nuevo propietario puede eliminar su acceso. Si el elemento transferido es un libro de trabajo de Workday Worksheets: No podrá editar ningún rango protegido. Workday Worksheets cancela todos los programas de actualización de datos activos existentes; el nuevo propietario debe crear un nuevo horario. Algunos productos que se integran con Drive no permiten transferencias de propiedad. Solo los usuarios individuales (no los grupos) pueden ser propietarios de elementos en Drive.
Transferir la propiedad de hasta 1000 archivos y carpetas de un usuario a otro	Acceda a la tarea Transferencia de propiedad de elementos de Drive .
Personalizar el panel de navegación	Haga clic en el icono Configuración para: Asigne una vista por defecto (página de inicio) para Drive arrastrando el elemento a la parte superior de la lista. La nueva vista por defecto se muestra cuando inicia sesión en Workday y navega hasta Drive. Si abre un elemento y luego vuelve a Drive, Drive muestra la última vista utilizada. Reordene los filtros estándar en el panel de navegación arrastrándolos a la posición deseada, u oculte los elementos arrastrándolos a la lista Elementos de menú ocultos . Añada una o varias carpetas al panel de navegación para acceder a ellas rápidamente haciendo clic en el vínculo Añadir carpeta . Puede añadir hasta 10 carpetas en la lista visible de filtros y hasta 100 carpetas en total, incluidos los elementos de la lista Elementos de menú ocultos .
Navegar a un perfil de usuario desde un elemento de Drive	Haga clic en el vínculo de: Los campos Propietario del cuadro de diálogo de información , Creado por y Última modificación . El campo Usuario con acceso del cuadro de diálogo Compartir. La información de usuario se muestra como texto normal cuando el usuario aplicable es el mismo que consulta el elemento.
Contraer o expandir el panel derecho	Haga clic en el icono de flecha en el separador del panel derecho.

Referencia: funciones móviles y notas de usabilidad para Drive

Workday 31 What's New Post: Link Sharing in Drive