Consideraciones de definición: documentos para formatos

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Docs para formatos. En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos y configuraciones de seguridad

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Docs for Layouts es una herramienta de edición visual para crear formatos de documentos. Un formato de documento es un diseño específico para un PDF que utiliza datos de un informe de Workday. Puede usar Docs for Layouts para crear formatos personalizados para sus informes avanzados personalizados.

Docs for Layouts es un método alternativo para crear formatos en lugar de utilizar Report Designer (BIRT) y admite varios tipos de documentos y aplicaciones. La interfaz de edición de Docs for Layouts es fácil de usar en comparación con BIRT y, dado que los formatos de documento se crean desde la interfaz de usuario de Workday, no desde una herramienta externa, no es necesario implementar el formato en Workday.

Para utilizar Docs for Layouts, debe comprender los conceptos de informes, objetos de gestión, campos de datos y lógica condicional de Workday. No es necesario que conozca los detalles de la creación, copia y edición de informes de Workday, pero sí debe comprender los campos de datos de informe subyacentes y las condiciones disponibles que puede añadir.

Puede crear y gestionar formatos de documento con Docs for Layouts, además de gestionar diseños con Report Designer (BIRT). Cuando crea un formato de formulario de gestión, puede seleccionar un formato de documento o un archivo de diseño de informe como origen. En muchos casos, puede optar por usar Docs for Layouts para crear formatos de documentos debido a su facilidad de uso. Sin embargo, si su documento tiene requisitos especiales que Docs for Layouts no admite actualmente, puede seguir utilizando un diseño de informe. Para obtener más información sobre las limitaciones de producto, consulte Limitaciones
.

Beneficios para la empresa

Docs for Layouts le permite controlar el diseño y la composición exactos de sus archivos PDF. Le permite adaptar la presentación de los datos de Workday a sus requisitos empresariales exactos.

Puede usar Docs for Layouts para personalizar:

Formato de texto enriquecido

Tablas

Imágenes

Cabeceras y pies de página

Saltos de página

Configuración de página (tamaño de página, orientación, márgenes)

Imágenes de fondo

Campos de datos y texto condicional

Ejemplos de uso

Puede usar Docs for Layouts cuando quiera:

Cree un formato para un informe avanzado personalizado que haya creado en Workday.

Sustituya el formato de formulario de gestión existente para un informe u otro tipo de acción de impresión.

Docs for Layouts está disponible para informes personalizados avanzados para orígenes de datos admitidos específicos. Consulte Referencia: orígenes de datos admitidos en Docs para formatos para obtener más información.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta	Consideraciones
¿Los formatos de informe de Workday existentes satisfacen mis necesidades?	Si todos los informes de Workday que ejecuta tienen un formato distribuido que se ajusta a sus necesidades, no es necesario que utilice Docs for Layouts.
¿Necesito la funcionalidad adicional de Report Designer/BIRT para mis formatos de documento?	Docs for Layouts no admite todas las funciones de BIRT. Puede haber situaciones en las que deba seguir usando Report Designer. Revise las limitaciones para determinar si Docs for Layouts es una buena opción para su caso de uso.
¿En qué difiere mi flujo de trabajo entre usar Report Designer y usar Docs para formatos?	Al desarrollar el formato de su documento, todo su trabajo se realizará en el entorno de Workday; no utilizará Workday Studio ni Report Designer. En muchos casos, al crear un formato de formulario de gestión, el flujo de trabajo sigue siendo el mismo, salvo que en lugar de seleccionar un diseño de informe para el formato de formulario de gestión, se selecciona un formato de documento Docs for Layouts.

Requisitos

Docs for Layouts requiere lo siguiente:

Utilice un solo informe personalizado avanzado que contenga los datos que desea incluir en un formato de documento.

Active el informe para servicios web marcando la opción Activar para servicios web
en la ficha

Avanzado

del informe.

Comparta el informe con usuarios que crearán formatos de documento basados en el informe.

Conceda acceso de grupo de seguridad a los usuarios para que puedan ver los orígenes de datos, los campos y las tareas pertinentes relacionados con los formatos de documento en los que trabajarán.

Limitaciones

Los formatos creados con Report Designer no se pueden convertir automáticamente al formato Docs for Layouts. Debe crear nuevos formatos de documento manualmente.

El contenido no se puede reutilizar automáticamente entre formatos de documento. Si se utiliza el mismo contenido en dos formatos de documento, debe actualizarlo en ambos.

Solo hay una fuente disponible. El editor de formato de documento, los PDF de vista previa y los PDF generados utilizan la fuente Roboto.

No se puede utilizar JavaScript. Para los formatos que necesitan JavaScript, debe usar Report Designer.

La impresión masiva que dure más de 12 horas no finalizará. Los tamaños de lote grandes de más de 50 000 documentos pueden tener problemas de rendimiento y deben agruparse en lotes más pequeños para su impresión.

Actualmente no se admite la siguiente funcionalidad:

Expresiones comparativas en condiciones (como: si [value] es mayor que [value])

Manipulación de datos (como: filas agregadas (suma, total, etc.), agrupación de tablas, ordenación de tablas)

Idiomas de derecha a izquierda

Localización

Posicionamiento preciso del contenido

Diagramas, gráficos y visualizaciones de datos

Versiones e historial

Impresión con archivos adjuntos

Impresión consolidada

Saltos de página calculados

Columnas de estilo periódico

Protección con contraseña en archivos PDF

Códigos MICR para verificar cheques

Códigos de barras y códigos QR

Integración de firma electrónica

Sustituciones de alias XML

Importar archivos

Fichas de imagen

Definición de entorno de cliente

En algunas implementaciones de aplicaciones, para utilizar los formatos personalizados de Docs for Layouts, debe sustituir los formatos distribuidos por Workday en el área funcional correspondiente.

Security

Dominio	Consideraciones
Documentos para formatos	Proporciona acceso a Docs for Layouts para diseñar formatos de documentos impresos.
Custom Report Creation	Le permite crear y modificar informes personalizados.

Para generar un PDF a partir de un informe, debe tener permiso de seguridad para ver todos sus campos, por lo que el autoservicio no siempre es posible. Ejemplo: es posible que un administrador deba generar declaraciones de compensación porque los trabajadores individuales carecen de seguridad para algunos de los campos relevantes.

Procesos de gestión

Puede utilizar un formato de documento en un proceso de gestión añadiendo un paso de informe y especificando el informe personalizado que se ejecutará y el formato de formulario de gestión que se utilizará para el resultado.

Informes

Puede basar el formato de su documento en los datos de cualquier informe personalizado avanzado. No puede tener datos de varios informes en un solo formato.