Cuestiones relativas a la configuración: calendarios de periodos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de calendarios de periodos. Encontrará información sobre:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Un calendario de periodos es un conjunto de periodos secuenciales de duración estándar que Workday utiliza en los siguientes productos:
- Workday Absence para determinar la frecuencia de acumulación de ausencias de los planes de vacaciones y permisos que realizan un seguimiento de los saldos, y para definir la elegibilidad de trabajador para un plan de vacaciones y permisos.
- Workday Payroll para determinar la frecuencia con la que se paga a los trabajadores y el número de días a los que corresponde el pago. También controlan los anticipos de devengo de los asientos contables.
- Workday Time Tracking para controlar cuándo pueden los usuarios introducir y ajustar las horas laborales.
Beneficios para la empresa
Puede definir varios calendarios de periodos con distintas frecuencias en función de las necesidades de su empresa.
Puede ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia utilizando:
- Una integración de EIB para crear un calendario de periodos o para añadir periodos a un calendario existente.
- Los mismos calendarios de periodos para varios productos de Workday
Workday aumenta la flexibilidad al permitirle ajustar automáticamente las fechas de pago que suelen caer en fin de semana.
Ejemplos de uso
- Defina la duración y las fechas de pago de los distintos ciclos de nómina. Ejemplo: defina un calendario bisemanal para la nómina ordinaria y un calendario anual para los pagos de bonus.
- Defina periodos de horas coincidentes y fechas de periodo de pago para pagar a los empleados por las horas trabajadas en las mismas fechas cubiertas por el periodo de pago.
- Establezca cuándo pueden los trabajadores introducir las horas trabajadas, y cuándo pueden los administradores realizar ajustes en las horas de los trabajadores (para cada periodo).
- Defina fechas límite de nómina para excluir los pagos únicos a partir de una fecha determinada en cada periodo.
- Integrar calendarios de festivos para ajustar automáticamente las fechas de pago y dar cabida a los días no laborables.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuántos ciclos de nómina distintos hay en su empresa para la nómina, el seguimiento de tiempo y las ausencias? | Debe crear al menos un calendario para cada ciclo de seguimiento de tiempo y pago.
Puede compartir los calendarios en Workday Absence Management, Workday Time Tracking y Workday Payroll cuando las fechas del periodo temporal y el de pago se alinean. Cuando no sea así, cree calendarios de periodos independientes para cada producto y asigne cada periodo a periodos de pago. En Payroll, los grupos de pago con el mismo ciclo de pago y las mismas fechas de pago pueden compartir un calendario. Ejemplo: los grupos de pago para trabajadores por horas y contingentes pueden compartir un calendario de periodos bisemanal. |
¿Utiliza Workday Payroll en más de un país? | Puede usar el mismo calendario de periodos para varios países. Si es necesario, puede definir una fecha de pago diferente en un periodo para cada país. Especifique la sustitución de fecha antes de realizar pagos para el periodo. |
¿Realiza un seguimiento de los saldos en sus planes de vacaciones y permisos? | Si su plan de vacaciones y permisos realiza un seguimiento de los saldos, puede crear un calendario de periodos que coincida con la frecuencia con la que sus trabajadores acumulan vacaciones y permisos. Ejemplo: los trabajadores acumulan 2 días de vacaciones y permisos al mes. |
¿Cuándo quiere que los trabajadores introduzcan sus horas para un periodo? | Puede definir fechas en cada periodo entre las que los trabajadores pueden introducir horas para el periodo en cuestión. |
¿Cómo desea que sus trabajadores acumulen vacaciones y permisos? | Puede configurar su calendario de periodos para que sus trabajadores acumulen sus vacaciones y permisos:
También puede cargar acumulaciones a principio de periodo. Ejemplo: los trabajadores acumulan 5 días por enfermedad al inicio del año. |
¿Tiene su empresa un calendario de festivos? | Puede integrar el calendario de festivos de su empresa para ajustar automáticamente las fechas de pago y dar cabida a los días no laborables. |
Recomendaciones
Para ahorrar tiempo y reducir la duplicación de esfuerzos, revise los calendarios de periodos en su entorno de cliente antes de crear otro nuevo. Tal vez pueda reutilizar algún calendario con la misma frecuencia.
La modificación de las fechas de inicio y final de un calendario de nómina puede afectar a los cálculos de pago retroactivo, prorrateado y de la FLSA. En lugar de cambiar las fechas de un periodo, cree un nuevo grupo de pago y traspase a los trabajadores al nuevo grupo de pago en la fecha en que se produzca el cambio.
Cuando cree calendarios de periodos para Seguimiento de tiempo:
- Bloquee la entrada de horas cuando necesite calcular la nómina.
- Cierre la entrada de horas no más de 3 meses después de la fecha final del periodo.
- Defina criterios de elegibilidad de Ausencias y Seguimiento de tiempo que se correspondan con las pautas que utiliza para asignar empleados a grupos de pago.
Cuando cree un calendario, añada periodos para el año actual y el siguiente. Al hacerlo, permite que los trabajadores puedan solicitar vacaciones y permisos para fechas futuras. Para un rendimiento óptimo, Workday recomienda crear calendarios de periodos que no superen los 2 años en el futuro a partir del periodo actual. Para los clientes que utilizan compromisos, puede configurar calendarios de periodos de más de 2 años.
Requisitos
Necesita al menos un periodo en cada calendario con fechas anteriores a la fecha efectiva de sus primeras transacciones de Workday Payroll o HCM.
Cuando crea un calendario de periodos quincenal, el primer periodo de cada mes debe finalizar el día 15 para garantizar el correcto procesamiento del seguimiento de tiempo.
Limitaciones
Workday no ajusta automáticamente las fechas de pago que caen en un día festivo oficial.
No puede cambiar la fecha de pago ni la configuración de acumulación de un periodo después de haber calculado la nómina para ese periodo. Cancele el cálculo de pago, realice los cambios en el calendario de periodos y vuelva a ejecutar el cálculo de pago.
Workday no admite el uso de cálculos que hagan referencia a periodos de pago académico o periodos de plan de desembolso en los campos de cálculo de ausencias, ya que no utilizan calendarios de periodos de ausencias. Consulte:
Cuando genera periodos en un calendario de periodos para ampliar un calendario existente:
- Solo puede añadir periodos para calendarios semanales, bisemanales, quincenales, mensuales y anuales.
- Solo puede añadir periodos a calendarios de periodos que ya tengan añadidos menos de dos años de periodos futuros.
- Debe editar el calendario para actualizar la información correspondiente a los periodos generados relativa al seguimiento de tiempo, a los devengos de nómina - Libro mayor y a las sustituciones de fecha de liquidación de nómina.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
| Le permite crear y gestionar calendarios de periodos para nómina. |
Set Up: Period Schedule en el área funcional Project Tracking. | Le permite crear y gestionar calendarios de periodos para proyectos. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) en el área funcional Time Off and Leave. | Le permite crear y gestionar calendarios de periodos para planes de vacaciones y permisos. |
Set Up: Time Tracking en las áreas funcionales Time Tracking y Time Tracking Hub. | Le permite crear y gestionar calendarios de periodos para el seguimiento de tiempo. |
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Auditoría de trabajadores con varios calendarios de periodos para entrada de horas
| Le permite identificar a los trabajadores que cumplen los requisitos de elegibilidad para más de un calendario de periodos de Seguimiento de tiempo de Workday. |
Tenant Analyzer
| Le permite verificar la definición de los calendarios de periodos con respecto a las recomendaciones de Workday. |
Consulta de calendario de periodos
| Después de añadir periodos a un calendario, le permite verificar que las fechas sean correctas para todos los periodos nuevos. |
Integraciones
Integraciones o servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Get Period Schedule
| Recupera la información del calendario de periodos. |
Put Period Schedule
| Carga un nuevo calendario de periodos o añade periodos a uno existente. |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Cálculo de nómina continuo | Puede definir un calendario de periodos que le permita que, automáticamente:
|
Grupos de pago | Cuando cree un grupo de pago, seleccione el calendario de periodos que Workday utiliza para cada categoría de ejecución. |
Contabilidad de nómina | Workday crea anticipos de devengo cuando un periodo de pago abarca varios periodos de informes contables. |
Cálculo de nómina | Workday calcula los resultados de nómina para un periodo de pago especificado. Con cada grupo de pago, complete la nómina de un periodo para calcular la nómina del periodo siguiente. |
Recibos de nómina | Un recibo de nómina muestra el pago correspondiente al periodo temporal que defina. |
Planes de vacaciones y permisos | Puede ejecutar informes de Gestión de ausencias basados en los calendarios de periodos. Workday utiliza el calendario de periodos para lo siguiente:
|
Workday le ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.