Consideraciones de definición: registro de Formulario I-9 externo

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de registros del Formulario I-9 externo. En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Configuraciones de requisitos de seguridad y procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Puede importar datos y archivos adjuntos críticos de Formularios I-9 creados fuera de Workday, creando un registro de Formulario I-9 externo. Puede usar estos registros para consultar datos importantes, lo que facilita el cumplimiento de los objetivos de cumplimiento. Los registros del Formulario I-9 externo siempre tienen un estado de Verificación de empleo en EE. UU. de Registro externo
.

Beneficios para la empresa

Cargue los Formularios I-9 en papel y los Formularios I-9 de los sistemas heredados en Workday, lo que proporciona una mayor visibilidad de los datos.

Flexibilidad a la hora de introducir y cargar datos externos del Formulario I-9 a través de tareas o servicios web.

Ejemplos de uso

Tiene Formularios I-9 de estos orígenes y necesita transferir los datos a Workday:

Papel

Sistemas heredados

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta	Consideraciones
¿Es preferible utilizar las tareas o los servicios web para importar datos de Formularios I-9 creados fuera de Workday?	Depende de la cantidad de Formularios I-9 que tenga. Los servicios web son más adecuados para introducir datos de forma masiva, mientras que las tareas son más adecuadas para cantidades más pequeñas.

Recomendaciones

Sin efectos.

Requisitos

Debe configurar las siguientes acciones de inicio en las siguientes políticas de seguridad de proceso de gestión:

Cumplimentación de registro de Formulario I-9 externo
en el proceso de gestión Cumplimentación de Formulario I-9
.

Complete Record of External Form I-9 Section 3
en el proceso de gestión Complete Form I-9 Section 3
.

Limitaciones

No puede modificar los registros del Formulario I-9 externo, pero puede corregir los siguientes eventos:

Cumplimentación de Formulario I-9 - Registro externo

Cumplimentación de la Sección 3 del Formulario I-9 - Registro externo

Entorno de cliente

Sin efectos.

Security

Estos dominios en el área funcional Onboarding:

Dominio	Consideraciones
Auditoría: formularios I-9	Proporciona acceso a los siguientes informes: Seguimiento de auditoría de Formulario I-9 Empleados de EE. UU. con documentos de Formulario I-9 a punto de caducar
Worker Data: I-9 Forms	Proporciona acceso al informe Consulta de estado de verificación de empleo en EE. UU .

Procesos de gestión

Estos procesos de gestión en el área funcional Onboarding:

Proceso de gestión	Consideraciones
Cumplimente el Formulario I-9 en el área funcional Onboarding.	Protege una tarea que le permite introducir manualmente información crítica de la Sección 1 y la Sección 2 de los Formularios I-9 creados fuera de Workday.
Cumplimente la Sección 3 del Formulario I-9 en el área funcional Personal Data.	Protege una tarea que le permite introducir manualmente información crítica de la Sección 3 de los Formularios I-9 creados fuera de Workday.

Informes

Los registros del Formulario I-9 externo se muestran en informes como los siguientes:

Informe	Consideraciones
Seguimiento de auditoría de Formulario I-9	Consulte la traza de auditoría de los procesos de gestión del Formulario I-9 para una o más organizaciones, ubicaciones, establecimientos o trabajadores. Incluye detalles como la fecha de inicio del proceso de gestión, el iniciador y el estado de los procesos de gestión individuales.
Empleados de EE. UU. con documentos de Formulario I-9 que caducan	Consulte los empleados de EE. UU. con documentos de la Sección 2 y la Sección 3 que vencen y que requieren renovación.
Consulta de estado de verificación de empleo en EE. UU.	Consulte el estado de verificación de empleo de los empleados.

Integraciones

Servicio web	Consideraciones
Corrección de registro de Formulario I-9 externo	Le permite corregir un registro del Formulario I-9 externo. Si desea añadir un archivo adjunto mediante los servicios web para corregir información, debe utilizar una sincronización de datos parcial. Para sustituir o eliminar archivos adjuntos, debe utilizar una sincronización de datos completa.
Corrección de registro de Sección 3 de Formulario I-9 externo	Le permite corregir un registro de la Sección 3 del Formulario I-9 externo. Si desea añadir un archivo adjunto mediante los servicios web para corregir información, debe utilizar una sincronización de datos parcial. Para sustituir o eliminar archivos adjuntos, debe utilizar una sincronización de datos completa.
Obtención de Formulario I-9 externo	Recupera los registros del Formulario I-9 externo.
Obtención de Sección 3 de Formulario I-9 externo	Recupera los registros de la Sección 3 del Formulario I-9 externo.
Obtención de origen de Formulario I-9 externo	Recupera el origen de los registros del Formulario I-9 externo.
Envío de Formulario I-9 externo	Crea o actualiza el registro del Formulario I-9 externo.
Introducción de Sección 3 de Formulario I-9 externo	Crea o actualiza el registro de la Sección 3 del Formulario I-9 externo.
Cargar origen de formulario I-9 externo	Crea o actualiza el origen del registro del Formulario I-9 externo.

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.