Consideraciones de definición: facturación de proyecto

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la facturación de proyecto. En él se explica lo siguiente:

Por qué configurarlo.

Cómo encaja en el resto de Workday.

Impactos posteriores e interacciones entre productos.

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión.

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para ver todos los detalles de configuración.

Qué es

Project Billing forma parte de la solución Workday Professional Services Automation (PSA). Con la información de los contratos de cliente y los proyectos de Workday, puede crear un proceso de facturación completo para proyectos facturables de cara al cliente.

Beneficios empresariales

La facturación de proyectos de Workday le permite:

Facturar a los clientes

Facturar en su organización

Realizar un seguimiento de los ingresos del proyecto

Project Billing también le ayuda a gestionar las finanzas de su proyecto. Workday ayuda a eliminar la conciliación entre aplicaciones y fomenta la colaboración entre el controlador, los gestores de proyectos y los especialistas en facturación.

Cuando se utiliza con Cuentas de cliente y Contratos de cliente en Workday, puede gestionar el abono y el cobro de cuentas por cobrar, mantener las cuentas de cliente y automatizar la facturación, todo a la vez.

Ejemplos de uso

Puede combinar proyectos facturables con las soluciones Workday Revenue y Project Billing y reconocer sus ingresos:

Según lo facturado

Basado en hitos finalizados.

De forma diferida.

Por porcentaje completado.

A través de acumulaciones, lo que le permite reconocer los ingresos independientemente de la facturación.

Preguntas para tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Cómo se gestionan los distintos requisitos de factura e impuestos en los distintos países?	Comprenda los requisitos de facturación específicos de su país y región. Los requisitos de factura e impuestos varían de un país a otro.
¿Qué métodos de facturación utiliza su empresa?	Workday Project Billing admite los siguientes métodos de facturación: Tarifa fija - Cuotas Tarifa fija - Hitos - Fecha Tarifa fija - Hitos - Proyecto Pago anticipado Anticipo/Retención Transacciones - Tiempo y gastos
¿Cuáles son sus requisitos para la fijación de precios de transferencia interempresa?	Workday Project Billing admite las siguientes opciones de fijación de precios interempresa: Costo incrementado Multiparte Transferencia Basado en valor Cree reglas de tarifa estándar o personalizadas para que los precios de transferencia se apliquen al contrato interempresa.
¿Qué tarifas de facturación funcionan con la facturación de proyecto?	Workday Project Billing admite las siguientes configuraciones de facturación: Hojas de tarifas de facturación Reglas de tarifa de facturación Límites personalizados Límites de proyecto para Tiempo y Gastos. Tarifas por niveles Estructure su facturación en torno a estas configuraciones antes de aplicarlas a sus proyectos.
¿Qué reglas de tarifa de facturación específicas necesita su empresa?	Project Billing admite las siguientes configuraciones de regla de tarifa: Topes específicos de contrato Descuentos Márgenes Fijación de precios por niveles Configure estas reglas de tarifa de facturación para añadirlas a la hoja de tarifas de contrato.
¿Qué modificaciones de formato de factura necesita para la facturación de proyectos?	Las modificaciones de los formatos de factura requieren mejoras de Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT). Si el soporte de BIRT no está incluido en el alcance, póngase en contacto con su Workday Customer Success Manager para obtener ayuda.
¿Qué métodos de reconocimiento de ingresos utiliza?	Workday Project Billing admite los siguientes métodos de reconocimiento de ingresos: Tarifa fija - Cuota y distribución equitativa Tarifa fija - Porcentaje completado Hitos Basado en desempeño Anticipo/Retención Transacción - Tiempo y gastos Planifique sus métodos de reconocimiento de ingresos para usarlos con la facturación de proyectos.
¿Siguen sus ingresos de proyecto los worktags de proyecto o los worktags de trabajador?	Workday utiliza las siguientes reglas de worktag: Los proyectos de tarifa fija siguen los worktags de contrato designados en el proyecto. Para reclasificar manualmente los ingresos de tarifa fija a nivel de trabajador, primero debe crear un informe personalizado. Los proyectos basados en transacciones para horas y gastos siguen los worktags de trabajador o los worktags de proyecto.
¿Necesita su organización integrar las horas o los gastos de los trabajadores contingentes en Workday for Project Billing?	Póngase en contacto con su Customer Success Manager de Workday para obtener ayuda.

Recomendaciones

Workday recomienda lo siguiente:

Usar jerarquías de proyectos y grupos de proyectos para mejorar la elaboración de presupuestos y los informes.

Comprender los requisitos de facturación específicos de país o región.

Requisitos

Tenga en cuenta los requisitos de integración dentro y fuera de Workday.

Limitaciones

La facturación de proyecto solo admite contratos de cliente para los siguientes tipos de línea relacionados con el proyecto:

Tarifa fija

Pago anticipado

Tiempo y gastos

Basado en valor

Definición de entorno de cliente

Seleccione la casilla

Incluir solo impuesto no recuperable en transacciones facturables

en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

. Esta casilla excluye el impuesto recuperable de los importes facturables de la factura de proveedor y de gastos.

Seguridad

Dominios	Consideraciones
Process: Billing Schedule – Core en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Cree programas de facturación para contratos de cliente.
Process: Billing Schedule – View en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Consulte los programas de facturación y las cuotas de los contratos de cliente.
Process: Customer Contract - Core en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Gestionar contratos de cliente.
Process: Project Billing - Core en el área funcional Project Billing.	Gestionar transacciones de facturación de proyecto
Process: Project Billing - Invoice Proposal en el área funcional Project Billing. Process: Billing - Invoice Proposal en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Gestionar propuestas de factura de cliente.
Process: Project Billing - Invoicing en el área funcional Project Billing. Process: Billing - Invoicing en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Cree facturas de cliente para cuotas de facturación, transacciones y facturación consolidada.
Process: Revenue Schedule - Core en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Cree programas de reconocimiento de ingresos para contratos de cliente.
Process: Revenue Schedule - View en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Consulte los programas de reconocimiento de ingresos y las cuotas de los contratos de cliente.
Set Up: Customer Contracts - Templates and Types en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Cree plantillas para programas de facturación y reconocimiento de ingresos.
Set Up: Customer Milestones en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Gestione hitos de fecha para clientes en: Programas de facturación Programas de reconocimiento de ingresos
Set Up: Milestone Types en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.	Mantenga y consulte los tipos de hitos.

Mientras activa los grupos de seguridad, tenga en cuenta lo siguiente:

Grupos de seguridad	Consideraciones
Especialista en ingresos y especialista en contratos de cliente	Defina los contratos de cliente.
Especialista en cuentas por pagar	Cree facturas de proveedor para los costos asociados al proyecto.
Gerente de proyecto	Revise y apruebe las transacciones facturables de un proyecto.
Especialista en facturación	Generar facturas de cliente.
Contador de ingresos	Gestionar la contabilidad y los informes relacionados.

Mientras asigna roles de seguridad para los dominios de facturación de proyecto y contratos de cliente, tenga en cuenta lo siguiente:

Roles de seguridad	Consideraciones
Asigne roles a trabajadores en el proyecto y en el nivel de jerarquía de proyectos.	Puede asignar roles a nivel de proyecto o de jerarquía de proyectos. Los proyectos de estas jerarquías heredan las asignaciones y reducen el mantenimiento de seguridad.
Asigne roles a trabajadores en la empresa y en el nivel de jerarquía de empresas.	Puede asignar roles a nivel de empresa o de jerarquía de empresas. Los proyectos de estas jerarquías heredan las asignaciones y reducen el mantenimiento de seguridad.

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Evento de transacción de proyecto ad hoc	Cree y apruebe transacciones ad hoc en proyectos.
Evento de programa de facturación	Cree y apruebe programas de facturación.
Evento de hoja de tarifas de contrato	Cree y apruebe hojas de tarifas de contrato.
Evento de modificación de contrato de cliente	Cree y apruebe modificaciones de contrato de cliente.
Evento de asiento de reclasificación de activo y pasivo de contrato de cliente	Cree y apruebe asientos para reclasificaciones de activos y pasivos de contratos de cliente.
Evento de contrato de cliente	Cree y apruebe contratos de cliente.
Evento de cuota de costo diferido	Cree y apruebe cuotas de costo diferido.
Evento de ajuste de transacción de proyecto	Cree y apruebe ajustes de transacción de proyecto.
Evento de cuota de reconocimiento de ingresos	Cree y apruebe cuotas de reconocimiento de ingresos.
Evento de programa de reconocimiento de ingresos	Cree y apruebe programas de reconocimiento de ingresos.

Elaboración de informes

Puede utilizar tareas e informes estándar de proyectos para crear su tablero de control Facturación de proyecto.

Integraciones

Servicios web	Consideraciones
Obtención de transacciones de proyecto ad hoc	Recupera todas las transacciones de proyecto ad hoc.
Obtención de hojas de tarifas de contrato	Recupera todas las hojas de tarifas de contrato.
Obtención de hojas de tarifas de facturación de proyecto	Recupera todas las hojas de tarifas para la facturación de proyecto.
Obtención de tarifas de facturación de trabajador	Recupera todas las tarifas de facturación de trabajador.
Importar tarifa de facturación de trabajador	Añade o actualiza las tarifas de facturación de trabajador.
Transacción de proyecto ad hoc Put	Añade o actualiza transacciones de proyecto ad hoc.
Carga de hoja de tarifas de contrato	Añade o actualiza las hojas de tarifas de contrato.
Cargar hoja de tarifas de facturación de proyecto	Añade o actualiza hojas de tarifas para la facturación de proyecto.

Conexiones y puntos de contacto

Project Billing interactúa con estas otras áreas de Workday:

Función	Consideraciones
Cuentas de cliente	Tiempo y gastos de proyecto aprobados para el flujo de facturación de Facturación de proyecto
Contratos de cliente	Los programas de facturación y de pago anticipado, y las hojas de tarifas de facturación basadas en uso y de proyecto se transfieren a Facturación de proyecto.
Proyectos	El tiempo y los gastos de proyecto facturables y las facturas de proveedor facturables fluyen a Facturación de proyecto.

Workday ofrece un kit de puntos de contacto con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

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