Consideraciones de definición: secuenciación sin interrupciones
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de números de secuencia sin interrupciones en facturas. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
La secuenciación sin interrupciones le permite crear y asignar números de factura secuenciales sin interrupciones en uno o más ejercicios o periodos de libro mayor para una empresa. Este número se muestra en lugar del número de factura estándar, tanto en las facturas de clientes como en las de proveedores. Puede secuenciar los números de la siguiente manera:
- Fecha de aprobación de una factura de cliente
- Fecha de contabilización de una factura de proveedor
- Fecha contable
- Restablecer cada periodo de libro mayor, ejercicio de libro mayor o año natural para que coincida con el periodo de contabilización de un tipo de factura determinado.
- Definir el patrón de secuencia de los números de factura.
Beneficios para la empresa
El uso de la secuenciación sin interrupciones:
- Aumenta la visibilidad de los detalles de sus transacciones y reduce las preocupaciones de auditoría.
- Le ayuda a cumplir con los requisitos de informes de la entidad fiscal local.
- Le permite cumplir con los requisitos de facturación obligatorios.
Ejemplos de uso
- Su empresa factura en un país que requiere un número de secuencia sin interrupciones en las facturas.
- Cuando haya una auditoría de su empresa, es posible que los auditores seleccionen un número de factura aleatorio para probar. Si no encuentran dicho número, comenzarán a tener dudas. En ese caso, necesitarían pruebas adicionales para demostrar que la factura realmente no existe.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuándo quiere comenzar a asignar números sin interrupciones a sus facturas? | Workday crea generadores de secuencia sin interrupciones tras el inicio de nuevo periodo o ejercicio contable, siempre que no existan ya generadores de secuencia para la empresa. Esto se aplica tanto al ejercicio contable principal como al alternativo cuando se activa la secuenciación sin interrupciones. Para crear un generador de secuencia sin interrupciones para un calendario contable alternativo, la fecha inicial del calendario alternativo debe coincidir con la fecha inicial de un periodo de libro mayor principal. La duración de un ejercicio contable alternativo debe estar cubierta por los ejercicios contables principales correspondientes. |
¿Cuándo se puede cambiar la configuración de reglas o la vida útil del generador de secuencia? | Los cambios solo se aplican a:
|
¿Quiere seguir usando reglas de aplicación automática con el tipo de aviso de remesa? | Puede seguir usando las reglas de aplicación automática. El tipo de aviso de remesa tiene la opción de hacer referencia al Número de factura sin interrupciones , si existe. |
¿Hay que aplicar alguna restricción de fecha en las facturas de cliente? | Workday asigna el número de factura sin interrupciones a las facturas de cliente una vez que estén aprobadas. Las facturas pueden estar fuera de orden en función de si utiliza fechas de factura o fechas contables a periodo vencido. Si quiere que la secuencia sin interrupciones sea cronológica en cualquiera de estas fechas, utilice validaciones personalizadas para restringir las fechas al día actual. |
Recomendaciones
- No puede cambiar los generadores de secuencia una vez que están en uso. Primero verifique el patrón en su entorno de pruebas para asegurarse de que los números de secuencia coincidan con sus expectativas.
- Si quiere secuenciar todos los tipos de documento de factura a la vez, utilice la misma regla de generador de secuencia. Si prefiere una secuencia independiente para cada documento de factura, cree distintas reglas.
- Para evitar la creación de brechas, no vuelva a abrir un periodo cerrado para aplicar el número de documento sin interrupciones a facturas y ajustes de factura de proveedor recién aprobados. Si la fecha contable es anterior a la fecha contable del último documento, la secuencia puede tener un intervalo.
- Para evitar confusiones, asigne a sus números de factura sin interrupciones un formato diferente al de los números de factura existentes. Puede usar las reglas de secuenciación específicas de su empresa y país para determinar el patrón de números sin interrupciones.
- Si desea cumplir con los requisitos de informes legales locales para las transacciones de operaciones, puede configurar sus empresas con el fin de permitir la contabilidad por la fecha de aprobación de la factura de cliente.
Requisitos
- Para crear generadores de secuencia sin interrupciones, active la funcionalidad para la empresa que desee.
- Especifique el periodo de inicio de la secuenciación sin interrupciones para determinar cuándo quiere que Workday empiece a crear generadores.
- Para tener un número sin interrupciones, las facturas de cliente deben estar aprobadas. Sin embargo, en el caso de las facturas de proveedor, debe cerrar el periodo.
- Configure o seleccione una regla de generador de secuencia para cada factura, ajuste de abono, ajuste de cargo, y abono y nueva factura. Workday asigna el número de factura sin interrupciones en función de estas reglas.
- Para incluir el número de factura sin interrupciones en una factura, actualice su formato BIRT personalizado, ya que es un atributo independiente del número de factura estándar.
Limitaciones
- Una vez que Workday asigna un número de secuencia sin interrupciones a una factura, ya no puede cancelar ni cambiar esa factura. En su lugar, utilice ajustes de facturas para realizar modificaciones.
- Si cambia una regla de configuración existente, las actualizaciones se aplican solo a los nuevos generadores de secuencia.
- Solo puede editar o sustituir los generadores de secuencia si no están en uso.
- Una vez que haya creado la primera factura con secuenciación sin interrupciones para un calendario contable alternativo, no podrá volver a utilizar la secuenciación sin interrupciones para el calendario contable principal.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Configure los siguientes dominios de seguridad para la secuenciación sin interrupciones:
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Dominio Set Up: Company General en el área funcional Common Financial Management. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden activar la funcionalidad de secuencia sin interrupciones y configurar reglas de generador de secuencia. |
Dominio Set Up: Tax en el área funcional Common Financial Management. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden configurar reglas de generador de secuencia sin interrupciones en facturas de cliente o proveedor aprobadas por tipo de factura preceptivo por ley. |
Dominio Public Reporting Items . | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden crear informes personalizados para mostrar el número de factura o el número de documento sin interrupciones. |
Procesos de gestión
Para configurar un número de secuencia cronológico sin interrupciones en las facturas de cliente cuando la fecha del documento de factura no es la fecha actual, puede añadir validaciones personalizadas en las condiciones de regla de proceso de gestión.
Informes
Si el número sin interrupciones existe en un periodo determinado, puede usar todos los informes estándar existentes para realizar un seguimiento de las facturas con un número de documento sin interrupciones de una empresa.
Puede usar el campo de informe personalizado
Invoice date is in Closed Period
en el objeto de gestión Documento de factura de cliente
de sus validaciones personalizadas para configurar un número de secuencia cronológico sin interrupciones en las facturas de cliente.Integraciones
Puede usar estos servicios web para la secuenciación sin interrupciones:
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Get Company ID Definitions
Put Company ID Definitions | Recupera los ID obligatorios para permitir la secuenciación sin interrupciones en una empresa. |
Get Customer Invoices
Get Customer Invoice Adjustments | Actualice sus plantillas de EIB para estos servicios web con el fin de admitir números de factura sin interrupciones. |
Import Customer Invoice
| Le permite añadir o actualizar facturas de cliente con un número de secuencia sin interrupciones. |
Submit Customer Invoice
Submit Customer Invoice Adjustment | Le permite crear facturas de cliente y ajustes con un número de secuencia sin interrupciones. |
Cuando active esta funcionalidad, actualice sus plantillas de integración para usar el número de factura sin interrupciones en lugar del número de factura estándar.
Conexiones y puntos de contacto
Cuando activa la secuenciación sin interrupciones para una empresa, esta se extiende a todas las facturas y ajustes que se originan en concesiones, programas de facturación y proyectos facturables.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.