Concepto: devengos de cuentas por pagar y servicio de asistencia técnica de cuentas por pagar
Auditoria.AI SmartBots for Workday proporciona las siguientes funciones de cuentas por pagar (AP) para ayudarle a gestionar las tareas en su proceso de aprovisionamiento a pago:
- Acumulaciones de cuentas por pagar
- Servicio de asistencia técnica de cuentas por pagar
Solo puede integrar las plataformas de correo electrónico de Gmail y Microsoft Outlook con la oferta de producto Auditoria.AI SmartBots for Workday y:
- Las suscripciones a estas plataformas de correo electrónico no se incluyen como parte de la oferta del producto.
- Las integraciones entre estas plataformas de correo electrónico y la oferta de producto no se incluyen como parte del Servicio.
Para usar estas funciones, debe suscribirse a Innovation Services si tiene un acuerdo de servicio de suscripción de tipo MSA (consulte a continuación). Si no se ha suscrito a Innovation Services, póngase en contacto con su ejecutivo de cuenta para solicitar el Anexo de Innovation Services. Para obtener más información, consulte Workday Innovation Services en Workday Community.
Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Su organización está en el Acuerdo de servicio principal (MSA) o en el Acuerdo de servicio principal universal (UMSA). Para determinar el acuerdo de servicio de suscripción de su organización:
- Seleccione su avatar de perfil en Workday Community.
- SeleccionePerfil.
- En su página de perfil, seleccione el nombre de su organización, que se encuentra debajo de su nombre y junto al título de su puesto.
- Consulte el valor de suacuerdo de servicio de suscripción.
Si el valor es:
- UMSA, la función está disponible automáticamente. Puede omitir el pasoActivación de funciones de Innovation Services y contribuciones de datos de aprendizaje automático para clientes de MSA. Para obtener más información sobre las contribuciones de datos de aprendizaje automático, consulte Concepto: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
- MSA, debe activar esta función a través de Innovation Services mediante el pasoEnable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions for MSA Customers.
Nota: los clientes de UMSA no tienen tareas ni informes de Innovation Services en sus entornos de cliente, ya que estos son solo para clientes de MSA. Los clientes de UMSA pueden ignorar toda la información relacionada con Innovation Services.
Para obtener más información sobre actualizaciones, correcciones y problemas conocidos, consulte
Acumulaciones de cuentas por pagar
Accruals de cuentas por pagar utiliza SmartBots para enviar correos electrónicos a las partes interesadas internas y a los proveedores con el fin de solicitar estimaciones de acumulación y acceder a los datos de los siguientes documentos de gestión en Workday Financial Management:
- Órdenes de compra
- Facturas de proveedor
- Proveedores
En el tablero de control Acumulaciones de cuentas por pagar, puede consultar lo siguiente:
- Cadenas de correos electrónicos cuando los proveedores responden a solicitudes de estimación de acumulación.
- Estados para solicitudes de estimación de acumulación y asientos
Los SmartBots utilizan datos de las respuestas de los proveedores para generar borradores de asientos, que puede modificar antes de publicarlos en Workday.
Puede asignar proveedores a grupos de acumulación y, a continuación, asignar propietarios que puedan revisar y aprobar las acumulaciones de cada grupo. También puede profundizar en los grupos de acumulación para consultar los detalles de:
- Líneas de asiento
- Datos de orden de compra
- Registrar datos
- Resúmenes de proveedor
Servicio de asistencia técnica de cuentas por pagar
El servicio de asistencia técnica de AP se conecta a Workday Financial Management, lo que le permite acceder a los datos de Workday desde:
- Facturas
- Pagos
- Órdenes de compra
- Proveedores
Los SmartBots utilizan estos datos para finalizar tareas y procesar consultas internas y de proveedor:
- Automatizar y derivar consultas a los miembros del equipo.
- Clasificar correos electrónicos por intención y tipo de remitente.
- Marcar posibles envíos de facturas duplicadas
- Verificación de contactos autorizados y envío de respuestas.
También puede utilizar el tablero de control del servicio de asistencia técnica para:
- Acceda a un buzón compartido para ver todos los correos electrónicos.
- Consulte las métricas de la actividad del buzón de correo, incluido el volumen de correo electrónico, los intents detectados por SmartBot y las acciones de SmartBot.
Asignamos niveles de prioridad a las tareas del tablero de control y las categorizamos en una de estas fichas:
Opción | Descripción |
|---|---|
Tareas de SmartBot
| Muestra las tareas que los SmartBots han resuelto. Puede profundizar en cada tarea para ver:
|
Tareas de usuario
| Muestra las tareas que los SmartBots derivan a los miembros del equipo, que pueden asignarse a sí mismos o a otras personas para resolver las tareas manualmente. |
Revisión de tareas
| Permite a los miembros del equipo revisar, editar y aprobar las respuestas de SmartBot.
También puede hacer lo siguiente:
|
Baja
Para finalizar el proceso de baja, e independientemente de su acuerdo de servicios, envíe una notificación de interrupción a través de su gestor de satisfacción del cliente (CSM) de Workday o de los canales de asistencia.
Si ha activado la función a través de Innovation Services, también debe descartar el servicio a través de Innovation Services Enablement. Si opta por no participar, la funcionalidad podría estar disponible para los usuarios finales hasta que Workday valide su solicitud de exclusión.