Consideraciones de definición: compensación neta de factura

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la compensación neta de factura. Encontrará información sobre:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Cuando tiene clientes externos o clientes interempresa directos que también son sus proveedores, puede compensar en neto sus facturas y liquidar el saldo como un importe único por pagar o por cobrar. Ejemplo: una organización de servicios alimentarios vende bienes a sus clientes y también les compra ciertos bienes, lo que los convierte en proveedores.

Si desea usar la funcionalidad de compensación neta, debe configurar las reglas de compensación neta para establecer relaciones entre los clientes, patrocinadores y proveedores de una empresa determinada. Workday le permite crear criterios de elegibilidad de factura para determinar qué facturas de cliente y proveedor pueden compensar.

Puede hacer lo siguiente:

Programar las transacciones de compensación neta para su proceso automático.

Imprimir un extracto de compensación neta que pueda añadir como archivo adjunto al correo electrónico de pago a proveedor.

Personalizar el formato de extracto de compensación neta mediante el formulario Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT) de compensación neta en Report Designer de Workday Studio.

Beneficios para la empresa

Cuando utiliza la funcionalidad de compensación neta, Workday le permite:

Eliminar la solución alternativa de calcular las diferencias entre los importes de factura de proveedor y de cliente, registrar automáticamente el pago en los asientos y compensar las transacciones correspondientes.

Simplificar su proceso de liquidación eliminando la necesidad de procesar las facturas de proveedor y de cliente por separado, lo que mejora la eficacia.

Reducir sus costos operativos eliminando varias liquidaciones bancarias.

Mejorar su previsión de caja financiera, ya que ahora puede financiar adecuadamente las cuentas relevantes.

Mejorar el riesgo de cobros, ya que ahora puede compensar las cuentas por cobrar globales con las cuentas por pagar a la vez.

Ejemplos de uso

Los proveedores y los clientes son la misma entidad de gestión, pero tienen perfiles diferentes con un acuerdo para compensar el importe consolidado de las cuentas por pagar y por cobrar. Pueden registrar las facturas y generar una transacción de compensación neta al final de cada periodo que compensa todo.

Los proveedores y los clientes son la misma entidad de gestión con un acuerdo para compensar las transacciones. El cliente envía una factura por cada venta. El proveedor se pone en contacto con el cliente para compensar el importe de la orden de compra al final del plazo de pago. Si el cliente está de acuerdo, el proveedor realiza el pago del importe de compensación mediante transferencia bancaria.

Los proveedores y los clientes son entidades de gestión distintas y puede compensar la transacción según su acuerdo.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta	Consideraciones
¿Tiene contratos o acuerdos externos con sus entidades de gestión?	Asegúrese de finalizar primero los acuerdos de compensación neta, ya que determinan cómo configurar las reglas de compensación neta. En el caso de una sola empresa, puede configurar reglas de compensación neta para establecer relaciones entre: Clientes y proveedores específicos Proveedores y patrocinadores de concesiones específicos Clientes específicos más patrocinadores y proveedores
¿Necesita compensar facturas específicas cuando las facturas anteriores aún están abiertas?	Puede gestionar las facturas que desea compensar: Definiendo la prioridad de compensación neta de las facturas al configurar las reglas de elegibilidad de factura. Seleccionando facturas y ajustes específicos al ejecutar el proceso de compensación neta manualmente.
¿Puede compensar cualquier factura de cliente y de proveedor?	Solo puede incluir aquellas facturas en una transacción de compensación neta que tengan saldos abiertos, aunque únicamente sea elegible el importe parcial para la compensación neta.
¿Tiene facturas vencidas que forman parte de una solicitud de pago?	Incluso cuando una factura forma parte de una transacción de compensación neta, Workday la incluye en la solicitud de pago siempre que la transacción de compensación neta tenga el estado de borrador. Si desea excluir esa factura de la solicitud de pago, finalice en primer lugar la transacción de compensación neta.
¿El proceso de compensación neta también incluye las facturas que aún no están vencidas?	La funcionalidad de compensación neta utiliza la fecha de factura para determinar si una factura es elegible para la transacción de compensación neta. Por lo tanto, puede incluir facturas que aún no están vencidas. Una vez finalizada la transacción de compensación neta, Workday liquida el neto por pagar en la fecha de vencimiento de esa factura según las condiciones de pago.
¿Tiene descuentos de pago como parte de sus condiciones de pago?	Cuando compensa facturas de proveedor y de cliente, Workday calcula el descuento por pago solo en el saldo restante una vez finalizada la transacción de compensación neta.
¿Necesita cancelar una transacción de compensación neta? ¿Qué efecto tiene?	Cuando cancela una transacción de compensación neta, Workday: Revierte el estado de pago de las facturas de proveedor y de cliente. Revierte los asientos contables del importe de transacción en el mismo periodo del libro mayor siempre que el periodo esté abierto. De lo contrario, Workday revierte los asientos contables en el siguiente periodo abierto. Libera las facturas de proveedor y de cliente. A continuación, puede incluir esas facturas en otra transacción de compensación neta o en una ejecución de liquidación. Cuando su transacción de compensación neta se incluye en un grupo de transacciones de compensación neta, debe cancelar el grupo y Workday cancela todas las transacciones del grupo.
¿Puede editar una transacción de compensación neta?	Puede editar una transacción de compensación neta, pero no puede cambiar la información de la cabecera. Sin embargo, puede añadir o eliminar facturas, cambiar los importes de factura y añadir archivos adjuntos. Al editar transacciones de compensación neta interempresa, no puede cambiar los importes de factura ni añadir facturas. Puede eliminar facturas al editarlas.
¿Puede compensar las facturas en una moneda de transacción diferente?	Para la compensación neta, puede compensar en una moneda de transacción diferente, pero tanto las facturas de proveedor como las facturas de cliente deben estar en la misma moneda. Para la compensación neta interempresa directa cuando las facturas de proveedor y las facturas de cliente utilizan monedas distintas, debe crear un grupo de transacciones de compensación neta que compense con una moneda de referencia. Cuando la moneda de transacción de compensación neta es diferente de la moneda de factura, la diferencia entre los dos tipos de cambio crea un asiento de ganancia o pérdida cambiaria realizada.
¿Tiene el cuadre contable mediante worktags activado en su entorno de cliente?	Cuando define las reglas de compensación neta, Workday le permite especificar los worktags, incluido el cuadre contable mediante worktags opcional. Workday utiliza el worktag que especifique para calcular los asientos de cuadre contable interworktags al compensar facturas de cliente y de proveedor.
¿Necesita compensar facturas procedentes de concesiones?	Al ejecutar la compensación neta, Workday le permite facturar al patrocinador los costos de concesión tanto directos como indirectos.
¿Utiliza ejecuciones de liquidación programadas para la remesa?	Workday recomienda procesar las transacciones de compensación neta antes de las ejecuciones de liquidación programadas. Una vez que inicie la ejecución de compensación neta, las facturas incluidas no estarán disponibles para su liquidación o pago hasta que finalice la transacción de compensación neta.
¿Necesita anular un cheque una vez finalizada la liquidación?	Cuando anula un cheque una vez finalizada la liquidación, las facturas asociadas vuelven a ser elegibles para la compensación neta.
¿Puede enviar extractos de compensación neta a sus proveedores?	Workday le permite imprimir un extracto de compensación neta desde el menú de acciones relacionadas de la transacción de compensación neta que más adelante podrá añadir como archivo adjunto al correo electrónico de remesa. Solo puede incluir aquellos extractos de compensación neta que tengan un tipo de ejecución de impresión Final .
¿Tiene un gran número de clientes que también son sus proveedores?	Workday proporciona servicios web para cargar de forma masiva las reglas de compensación neta en lugar de crear manualmente una regla a la vez.

Recomendaciones

Configure su política empresarial para incluir un paso de revisión. De este modo, podrá corregir errores de compensación neta y añadir o eliminar facturas antes de que finalice la transacción de compensación neta, ya que no podrá cambiarla una vez aprobada.

Cuando haya errores en la transacción de compensación neta, cancele la transacción y cree una nueva, o cree un ajuste.

Utilice nombres de reglas de compensación neta descriptivos y detallados para identificar la empresa, el cliente y la relación con el proveedor que desea compensar. Esto le ayudará a identificar fácilmente la regla que debe utilizar al crear una transacción de compensación neta.

A la hora de configurar las reglas de compensación neta, seleccione la jerarquía de empresas o varios clientes y proveedores para incluir facturas de varias entidades dentro de la misma empresa. En el caso de las reglas de compensación neta interempresa directa, puede seleccionar una o varias empresas, pero no puede seleccionar una jerarquía de empresas.

Si desea determinar las facturas que compensará primero, especifique una prioridad de compensación neta al configurar las reglas de elegibilidad de factura.

Cuando crea reglas de elegibilidad de factura, puede hacer que las reglas sean más restrictivas especificando las fechas o el tipo de factura para excluir determinadas facturas de la compensación neta, como el patrocinador.

Requisitos

Active la generación de IDs exclusivos para transacciones de compensación neta a nivel de entorno de cliente o de empresa.

Configure al menos una regla de compensación neta para definir la relación de compensación neta entre los clientes y los proveedores deseados de una empresa determinada.

Configure las reglas de elegibilidad de factura para definir las facturas de cliente que pueden formar parte de la transacción de compensación neta.

Si desea adjuntar un extracto de compensación neta al correo electrónico de remesa del proveedor, primero liquide la factura compensada y genere un extracto de compensación neta final.

Para activar la compensación neta directa de facturas interempresa, acceda a la tarea

Mantenimiento de empresas como clientes o proveedores

y seleccione

Activar compensación neta

para cada entidad de gestión para la que quiera poder compensar transacciones interempresa directas.

Limitaciones

La compensación neta no incluye proveedores 1099.

Solo puede compensar una empresa a la vez.

La compensación neta no incluye cálculos de descuento. Workday aplica el descuento al saldo final durante el proceso de liquidación.

No puede seleccionar las facturas que forman parte de una ejecución de liquidación. Puede liquidar el saldo restante de las facturas después de aprobar la transacción de compensación neta.

Workday no incluye facturas con actividad pendiente, retenidas o en disconformidad.

No puede cambiar una transacción de compensación neta una vez aprobada. Sin embargo, puede crear un ajuste adicional de factura de proveedor o cliente cuando la transacción de compensación neta es incorrecta.

Definición de entorno de cliente

Utilice la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

para activar el generador de secuencia de ID de transacción de compensación neta en su entorno de cliente.

Seguridad

Dominios	Consideraciones
Setup: Netting Rule en el área funcional Common Financial Management.	Le permite crear reglas de compensación neta.
Process: Netting Transaction en las áreas funcionales Customer Accounts y Supplier Accounts.	Le permite crear transacciones de compensación neta. Workday utiliza reglas de compensación neta y reglas de elegibilidad de factura para recuperar facturas para compensación neta. En Workday, todas las transacciones de compensación neta se producen mediante relaciones de compensación neta. Solo puede ver los clientes y proveedores a los que tiene acceso.
Subdominios para Process: Netting Transaction en las áreas funcionales Customer Accounts y Supplier Accounts: Process: Netting Transaction – Add Attachment Process: Netting Transaction – Cancel Process: Netting Transaction – Change Proceso: transacción de compensación neta - Ejecución de compensación neta interempresa directa Process: Netting Transaction – Reporting Process: Netting Transaction – View	Le permite proteger el acceso a una función de compensación neta específica, lo que le brinda un mayor control sobre las actividades de los usuarios.

Procesos de gestión

Configure los siguientes procesos de gestión en las áreas funcionales Customer Accounts y Supplier Accounts:

Evento de transacción de compensación neta
para revisar, editar y aprobar transacciones de compensación neta.

Evento de grupo de transacciones de compensación neta interempresa directa
para revisar, editar y aprobar grupos de transacciones de compensación neta interempresa directa. Para aprobar, necesita un rol en la empresa que inicia.

Informes

Utilice el informe

Búsqueda de transacciones de compensación neta

para consultar:

Las transacciones de compensación neta finalizadas en un periodo determinado.

La regla de compensación neta utilizada para cada transacción.

El número de facturas de proveedor y de cliente compensadas.

Puede profundizar en todos los parámetros para acceder a los detalles.

Utilice el informe

Búsqueda de grupos de transacciones de compensación neta interempresa directa

para consultar los grupos de transacciones de compensación neta interempresa directa por:

Empresa iniciadora

Regla de compensación neta interempresa

Moneda de referencia

Workday proporciona los siguientes orígenes de datos de informe para crear informes personalizados:

Ejecuciones directas de compensación neta interempresa

Grupo de transacciones de compensación neta interempresa directa

Aplicación de factura de cliente para compensación neta

Netting Rules

Actividad de aplicación de proveedor para compensación neta

Transacciones de compensación neta

Netting Transaction for Netting Transaction Printing Run

Workday también incluye la compensación neta y la actividad de compensación neta interempresa directa en los siguientes informes de clientes y proveedores existentes:

Detalles de actividad de cliente y Resumen de actividad de cliente

Detalles de saldo de cliente y Resumen de saldo de cliente

Ítems abiertos de cliente

Extractos de cliente

Informe personalizado de cartas de solicitud de pago

Antigüedad de facturas - Consulta compuesta

Antigüedad de cuentas por pagar

Detalle de antigüedad de cuentas por pagar

Resumen de excepciones de conciliación de saldos de proveedor y cuentas por pagar

Detalle de antigüedad de cuentas por cobrar y Resumen de antigüedad de cuentas por cobrar

Conciliación de saldos de proveedor y retenciones por pagar

Extractos de patrocinador

Detalles de actividad de proveedor y Resumen de actividad de proveedor

Consulta de facturas de cliente

Consulta de extractos de cliente

Integraciones

Servicio web	Consideraciones
Get Invoice Eligibility Rules for Netting Transaction Put Invoice Eligibility Rule for Netting Transaction	Sirve para crear, actualizar o recuperar reglas de elegibilidad de factura para transacciones de compensación neta.
Get Netting Rules Put Netting Rule	Sirve para crear nuevas reglas de compensación neta, actualizar o eliminar las existentes y recuperarlas.
Cancel Netting Transaction Get Netting Transactions Submit Netting Transaction	Sirve para cancelar, recuperar o cargar de forma masiva transacciones de compensación neta en Workday. Cuando envía el servicio web, creamos una transacción de compensación neta en curso.

Las plantillas de integración

SAF-T Core

SAF-T Norway

admiten la compensación neta de facturas y la cuenta para la compensación neta de facturas atrasadas.

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Otros impactos

El grupo de actividad de cierre de periodo de transacción de compensación neta le permite categorizar las transacciones de operaciones y la actividad contable. Puede cerrar el grupo independientemente de los grupos de cuentas de cliente o de aprovisionamiento.

Cuando la moneda de transacción de compensación neta es diferente de la moneda de factura, la diferencia entre los dos tipos de cambio crea un asiento de ganancia o pérdida cambiaria realizada.

Siguiente nivel: introducción a la compensación neta de facturas entre proveedores y clientes