Consideraciones de definición: conciliación de cuentas
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificación la configuración y el uso de la conciliación de cuentas. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
La conciliación de cuentas es una solución completa e integral para comparar dos conjuntos de registros financieros con el fin de garantizar que sean precisos y coincidan. La conciliación de cuenta soporte a multimoneda, lo que le permite convertir importes en distintas monedas de transacción o de libro mayor a una moneda especificada para la conciliación.
Beneficios para la empresa
Esta funcionalidad le permite identificar y resolver rápida y fácilmente las discrepancias en los registros financieros durante el cierre de mes, lo que le ayuda a garantizar que sus datos financieros sean correctos y fiables.
Puede hacer lo siguiente:
- Optimice las operaciones supervisando el progreso y priorizando el trabajo de forma eficaz.
- Ahorre tiempo accediendo a toda la información y las acciones obligatorio desde una única ubicación.
- Reduzca el esfuerzo manual mediante una comprobación de cobertura de conciliación que verifique que se incluyan todas las cuentas de libro mayor.
- Gestione fácilmente los ítems de conciliación, incluida la transferencia automática de ítems pendientes al siguiente periodo y el seguimiento de la antigüedad de los ítems.
- Comprenda rápidamente el contexto de las conciliaciones mediante historiales de comentarios y una traza de auditoría completa.
- Ofrezca a sus equipos la opción de certificar las conciliaciones de forma manual o automática.
- Gestione el riesgo y mantenimiento (noun), mantener (verb) el control sobre el proceso de conciliación de cuentas mediante informes detallados.
Ejemplos de uso
Los administradores del sistema pueden:
- Controlar el acceso a tareas e informes de conciliación de cuentas.
- Defina grupos de preparadores y aprobador .
- Defina definiciones de conciliación de cuenta y asigne usuarios a roles en esas definiciones.
- Defina la certificación automática para conciliaciones que no estén iniciadas, que no tengan actividad en el periodo que se está conciliado y que no tengan ítems de conciliación ni saldos justificativos.
Los contables pueden:
- Consultar las conciliaciones de cuentas que les ha asignado un administrador de sistema.
- Asignarse a sí mismo a conciliaciones como preparador.
- Preparar conciliaciones añadiendo saldos justificativos e ítems de conciliación.
- Envío de conciliaciones para certificación.
Los gerentes y los controllers de contabilidad pueden hacer lo siguiente:
- Consultar las conciliaciones de cuentas que les ha asignado un administrador de sistema.
- Certificar o devolver conciliaciones.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué criterios desea utilizar para definir sus definiciones de conciliación de cuenta? | Una definición de conciliación de cuenta especifica los saldos que se deben conciliar.
Puede definir definiciones de conciliación de cuentas por empresa o jerarquía, cuentas de libro mayor y agrupaciones de cuenta de libro mayor , libro, worktag, calificación de riesgo y frecuencia. En cada definición de conciliación de cuenta, también asigna usuarios a los roles de preparador y aprobador para las conciliaciones creadas a partir de la definición. |
¿En qué moneda desea realizar la conciliación? | Puede realizar conciliaciones en la moneda de transacción, la moneda de libro mayor y la moneda de conciliación que elija. Seleccione una moneda de conciliación en cada definición de conciliación de cuenta.
No puede realizar una conciliación en una moneda de libro mayor alternativo (ALC). |
¿Quién será responsable de definir la conciliación de cuentas? | Workday recomienda que los administradores del sistema finalicen la configuración inicial.
Puede permitir que otros usuarios, como los gerentes de contabilidad, gestionen la asignación de rol en las conciliaciones de las empresas y jerarquías a las que tienen acceso. Para ello, concédales acceso de consulta solo al dominio Set Up: Account Reconciliation en el área funcional Financial Accounting a través de roles en empresas o jerarquías, y añádalos a la columna Asignado/Revisado por grupos de seguridad para el rol en el campo Mantenimiento de roles asignables. tarea. Podrán asignar usuarios a roles en las definiciones de conciliación de cuentas para empresas o jerarquías a las que esos usuarios tengan acceso. |
¿Quién será responsable de preparar y aprobar las conciliaciones de cuentas? | Puede definir y asignar usuarios a los siguientes roles:
Los usuarios que asigne a estos roles pueden asumir la responsabilidad de preparar y aprobar las conciliaciones de cuentas creadas a partir de una definición de conciliación de cuentas en particular. Estos roles están vinculados a definiciones de conciliación de cuentas individuales en lugar de a empresas o jerarquías de empresa . Como resultado, los usuarios asignados a estos roles pueden consultar la información de conciliación derivada de empresas a las que no tienen acceso cuando esas empresas se especifican en la definición de conciliación de cuenta. |
¿Qué acceso a informes tienen los preparadores y aprobadores previstos? | En la sección Resumen de conciliación de una conciliación de cuentas, los preparadores y los aprobadores pueden consultar los asientos subyacentes profundizando en el saldo de libro mayor para acceder al informe Balance de comprobación de cada empresa de la conciliación.
Para acceder a este informe, los usuarios deben tener acceso a:
Cuando un usuario no tiene este acceso, puede profundización (noun), profundizar (verb) en los saldos de libro mayor para ver un detalle por empresa, pero Workday no muestra un vínculo al informe Balance de comprobación . |
¿Qué acciones quiere que realicen los aprobadores en las conciliaciones de cuentas? | Los aprobadores pueden devolver, comentar y certificar las conciliaciones.
Los dominios Process: Account Reconciliation - Reconciling Items y Process: Account Reconciliation - Supporting Balances controlan si los usuarios pueden consultar o modificar los ítems de conciliación y los saldos justificativos. Asegúrese de que su rol de aprobador de conciliación de cuentas solo tiene acceso de consulta a los informes y tareas de estos dominios. Esto evita que los aprobadores modifiquen las conciliaciones y conserva los controles internos. |
¿Qué calendarios contables utilizan las empresas de sus jerarquías de empresa ? | La conciliación de cuentas no admite jerarquías de empresa que contengan empresas con distintos calendarios contables principales. No puede seleccionar estas jerarquías de empresa al definir una definición de conciliación de cuenta.
Cuando utilice una jerarquía de empresas en una definición de conciliación de cuentas, asegúrese de no añadir posteriormente a la jerarquía una empresa que utilice un calendario contable principal diferente. |
¿Con qué frecuencia puede cambio (noun), cambiar (verb) las definiciones de conciliación de cuenta? | Después de crear conciliaciones para un periodo mediante una definición, los únicos parámetros que puede cambio (noun), cambiar (verb) en la definición son las asignaciones de rol y la regla de certificación automática. Para cambio (noun), cambiar (verb) cualquier otro parámetro, puede hacer lo siguiente:
|
¿Cómo se realiza un seguimiento de la antigüedad de los ítems de conciliación? | Workday muestra la antigüedad de los ítems de conciliación en rangos, como 1-30 días o 30-60 días.
Workday calcula la antigüedad como el número de días entre la fecha del ítem de conciliación y la primera de las siguientes:
|
Recomendaciones
Si va a migrar parcialmente a la conciliación de cuentas y no ha incluido todas las cuentas de libro mayor en sus definiciones de conciliación , le recomendamos que haga una copia del informe estándar
Comprobación de cobertura de definición de conciliación
y añada un filtro para excluir las cuentas de libro mayor.Cuando ejecute el informe personalizado, utilice este filtro para excluir cualquier cuenta de libro mayor que no quiera conciliar mediante la funcionalidad de conciliación de cuentas.
Si actualmente utiliza la certificación de cuentas básica , para obtener el máximo beneficio y simplificar sus información financiera, le recomendamos que no utilice la certificación de cuentas básica y la conciliación al mismo tiempo.
Si decide adoptar un enfoque por fases sin dejar de utilizar la certificación de cuentas, tenga en cuenta que no verá una información general holística de su estado de conciliación a fin de mes en el
centro de operaciones de conciliación de cuentas
.Cuando acceda por primera vez a las tareas de conciliación de cuentas, le recomendamos que inmovilizar, cambiar tamaño de, reordene y ocultar columnas en las distintas cuadrículas para mostrar la información más importante para usted de la forma que prefiera.
Puede personalizar:
- cuadrículaConciliacionesen la fichaInformación generaldelCentro de operaciones de conciliación de cuenta.
- Las cuadrículasÍtems de conciliaciónySaldos justificativosen el informeConsulta de espacio de trabajo de conciliación
Para garantizar un rendimiento continuo, le recomendamos que no supere los 5000 ítems de conciliación o saldos justificativos en cada conciliación.
Requisitos
Sin efectos.
Limitaciones
La conciliación de cuentas no se admite para la moneda de libro mayor alternativo (ALC). Workday solo soporte a la conciliación del libro mayor principal.
Actualmente, Workday no proporciona una pista de auditoría para el proceso de gestión
Evento de periodo de conciliación
en el informe Consulta de espacio de trabajo de conciliación
. En su lugar, puede consultar la traza de auditoría a través del informe Búsqueda de eventos
(con protegido en el dominio Business Process Administration
en el área funcional System).Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominio | Consideración |
|---|---|
Set Up: Account Reconciliation en el área funcional Financial Accounting . | Permite a los usuarios acceder a las tareas de definición de definiciones de conciliación de cuentas. Los usuarios con acceso a este dominio pueden consultar todas las definiciones de conciliación de cuenta.
Puede añadir los siguientes tipos de grupo de seguridad a este dominio:
|
Process: Account Reconciliation - Run Period en el área funcional Financial Accounting . | Permite a los usuarios acceder a tareas para crear conciliaciones de cuentas. |
Process: Account Reconciliation en el área funcional Financial Accounting . | Permite a los usuarios acceder a tareas e informes para consultar y gestionar conciliaciones de cuentas.
Este dominio tiene 5 subdominios:
|
Process: Automatic Certification for Account Reconciliation en el área funcional Financial Accounting | Permite a los usuarios configurar Workday para que certifique automáticamente las conciliaciones de cuentas que no tengan actividad en el periodo que se está conciliado. |
Reports: Financial Accounting en el área funcional Financial Accounting | Permite a los usuarios acceder al informe Balance de comprobación .
Los preparadores y aprobadores de conciliación de cuentas con acceso a este dominio pueden profundización (noun), profundizar (verb) en los saldos de las conciliaciones y consultar los asientos subyacentes de las empresas y las cuentas de libro mayor a las que tienen acceso. |
Procesos de gestión
Defina el proceso de gestión
Evento de periodo de conciliación
para gestionar las aprobaciones de conciliaciones. Cuando los aprobadores recibir una conciliación, pueden aprobarla o devolverla al preparador. El proceso de gestión soporte a la delegación y la ruta avanzadas. Consulte:
Para añadir varias aprobaciones, añada dos o más pasos
de aprobación
en la secuencia obligatorio .Cuando se asigna más de un aprobador a una conciliación, no puede asignar un aprobador en particular a pasos
de aprobación
específicos, pero puede configurar el proceso de gestión para requerir un aprobador diferente para aprobaciones posteriores.Este proceso de gestión no admite actualmente la aprobación condicional.
Le recomendamos que defina el proceso de gestión para mostrar las tareas de conciliación de cuentas únicamente a través del
centro de operaciones de conciliación de cuentas
.Si decide mantener las notificaciones de la bandeja de entrada , Workday proporciona un vínculo desde el elemento de bandeja de entrada al espacio de trabajo de conciliación para facilitar la navegación.
Informes
Objeto de informe | Nombre | Descripción |
|---|---|---|
Informe avanzado | Comprobación de cobertura de definición de conciliación
| Este informe avanzado permite a los administradores financieros y a los gerentes de contabilidad determinar si las líneas de asiento del ejercicio actual están cubiertas por una definición de conciliación de cuenta. Este informe utiliza el origen de datos de informe Comprobación de cobertura de definición de conciliación .
Valores obligatorios: Estructura contable , Empresas/Jerarquías , Periodo . |
Informe de búsqueda | Búsqueda de eventos
| Este informe de búsqueda permite a los usuarios acceder a las pistas de auditoría del proceso de gestión Evento de periodo de conciliación . |
origen de datos de vista de negocio | Vista de negocio para ítems de conciliación de conciliación de cuenta
| Proporciona una perspectiva completa de los ítems de conciliación y las definiciones de conciliación de cuenta.
Permite a los usuarios consultar detalles sobre la conciliación de ítems en conciliaciones de cuenta y la definición de conciliación de cuenta a partir de la cual se creó cada conciliación . Solo devuelve datos a los que el usuario tiene acceso. Incluye la empresa, la cuenta de libro mayor, el tipo de ítem, los importes, la antigüedad del ítem y otros datos, como comentarios y archivos adjuntos. El nivel de detalle más bajo para cada fila de datos es un ítem de conciliación en una conciliación. Cuando cree informes personalizados con este origen de datos de vista de negocio , le recomendamos que desmarque la casilla (de selección) Optimizado para rendimiento para asegurarse de que puede filtro y lista de valores por todos los campos de informe en la vista de negocio.Si desea más información, consulte:
|
origen de datos de vista de negocio | Vista de negocio para saldos justificativos de conciliación de cuentas
| Proporciona una perspectiva completa de los saldos justificativos y las definiciones de conciliación de cuentas.
Permite a los usuarios consultar detalles sobre los saldos justificativos en las conciliaciones de cuentas y la definición de conciliación de cuentas a partir de la cual se creó cada conciliación . Solo devuelve datos a los que el usuario tiene acceso. Incluye la empresa, la cuenta de libro mayor, el importe, la fecha de saldo y otros datos, como comentarios y archivos adjuntos. El nivel de detalle más bajo para cada fila de datos es un saldo justificativo en una conciliación. |
origen de datos de informe | Comprobación de cobertura de definición de conciliación
| Accede a Comprobación de cobertura de definición de conciliación como su objeto de gestión principal y devuelve una fila por cada combinación de empresa, cuenta de libro mayor, código de libro y worktags en líneas de asiento que no coincida con la combinación en una definición de conciliación de cuenta. Solo evalúa las líneas de asiento desde el principio del año hasta el final del periodo especificado. Le solicita que introduzca el periodo para filtro los resultados del informe. |
Puede acceder a los siguientes campos de informe a través del origen de datos de vista
de negocio Vista de negocio para ítems de conciliación de conciliación de cuenta
(con protegido en el dominioProcess: Account Reconciliation - Reporting
):Para las definiciones de conciliación :
- Inactivo
- Nombre de definición de conciliación
- Calificación de riesgo
Para conciliar ítems:
- Añadido por
- Antigüedad en días
- Antigüedad en días en fecha de informe
- Archivos adjuntos
- Código de libro
- Comentarios
- Empresa
- Fecha añadida
- Descripción
- Cuenta de libro mayor
- Importe de libro mayor
- Moneda de libro mayor
- Definición de conciliación
- Ítem de conciliación
- Fecha de ítem de conciliación
- Estado de ítem de conciliación
- Estado de ítem de conciliación en fecha de informe
- Tipo de ítem de conciliación
- Nota de referencia
- Fecha de resolución
- Importe de transacción
- Moneda de transacción
- Worktags
Puede acceder a los siguientes campos de informe a través del origen de datos de
vista de negocio Vista de negocio para saldos justificativos de conciliación de cuenta
(con protegido en el dominioProcess: Account Reconciliation - Reporting
):Para las definiciones de conciliación :
- Inactivo
- Nombre de definición de conciliación
- Calificación de riesgo
En el caso de los saldos justificativos:
- Archivos adjuntos
- Fecha de saldo
- Código de libro
- Comentarios
- Empresa
- Descripción
- Cuenta de libro mayor
- Definición de conciliación
- Nota de referencia
- Origen
- Saldo justificativo
- Importe de transacción
- Moneda de transacción
- Worktags
También puede utilizar los siguientes campos de informe en el objeto de gestión Comprobación de cobertura de definición de conciliación (derivada) (con protegido en el dominio
Public Reporting Items
) en sus informes personalizados:
- Worktag contable
- Código de libro
- Empresa
- Cuenta de libro mayor
Integraciones
Integración o servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Operación de servicio web Get Account Reconciliation Definitions
Operación de servicio web Put Account Reconciliation Definition | Puede utilizar estas operaciones de servicio web para crear, actualizar y recuperar definiciones de conciliación de cuenta. |
Operación de servicio web Get Reconciliation Items
Operación de servicio web Put Reconciliation Item | Puede utilizar estas operaciones de servicio web para crear, actualizar y recuperar ítems de conciliación en conciliaciones de cuentas. Para utilizar la operación de servicio web Get Reconciling Items , necesita lo siguiente:
Para utilizar la operación de servicio web Put Reconciling Item , necesita lo siguiente:
|
Operación de servicio web Obtención de saldos justificativos
Operaciones de servicio web Put Supporting Balance | Puede utilizar estas operaciones de servicio web para crear, actualizar y recuperar saldos justificativos en conciliaciones de cuentas.
Para utilizar la operación de servicio web Get Supporting Balances , necesita lo siguiente:
Para utilizar la operación de servicio web Put Supporting Balance , necesita lo siguiente:
|
Operación de servicio web Assign Roles
| Puede utilizar esta operación de servicio web para asignar usuarios a roles en las definiciones de conciliación de cuenta. |
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.