Concepto: códigos de libro y libros en AP&C

Muchas empresas que se encuentran en distintas jurisdicciones requieren la contabilidad y la notificación de resultados de acuerdo con distintos principios contables. Los distintos métodos de generación de informes suelen contener las mismas transacciones, pero algunas tienen un tratamiento contable y unos ajustes distintos. Ejemplos:

Autoridad contable: los PCGA de EE. UU. elaborados por la Financial Accounting Standards Board (FASB)

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

Organismos reguladores: el Departamento de Educación de EE. UU. (DOE) y la Federal Energy Regulatory Commission (FERC)

Códigos de libro

En Adaptive Planning and Consolidation (AP&C), todos los asientos contables están vinculados a un código de libro. Los códigos de libro definen dónde se contabilizan las transacciones dentro del libro mayor. Workday asocia todas las transacciones de contabilidad a un código de libro. Puede definir códigos de libro para sus transacciones financieras en función de los informes que necesite. Ejemplo: puede definir lo siguiente:

Un código de libro de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) para registrar los ajustes de PCGA del ejercicio actual.

Un código de libro de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para registrar los ajustes de NIIF.

Un código de libro de ajuste de impuestos para registrar los ajustes de impuestos.

El código de libro Ajuste a fin de periodo para registrar los ajustes a fin de periodo.

Código de libro de redeterminaciones de gestión para registrar ajustes en los informes de gestión. Este código de libro no afectará a los informes externos.

Workday proporciona códigos de libro y libros para registrar y segregar las transacciones para los informes financieros.

También puede crear códigos de libro adicionales para satisfacer los requisitos concretos de sus informes. Ejemplo: puede definir códigos de libro de origen y de destino para la revaluación, el método de participación y las asignaciones.

Puede crear un código de libro de ajustes de cierre de ejercicio para registrar los ajustes de cierre de ejercicio y combinarlo con el código de libro en blanco para formar el libro de informes.

Las transacciones de contabilidad se contabilizan directamente en el código de libro en blanco o en el libro común, excepto en los siguientes casos:

Transacciones relacionadas con activos cuando la contabilidad de activos multilibro está activada. Esas transacciones se contabilizarán en el código de libro específico asociado al libro de activos.

Transacciones relacionadas con el contrato de arrendamiento de proveedor cuando se ha finalizado la configuración de código de libro de contrato de arrendamiento
. En su lugar, se contabilizará en un código de libro específico para el contrato de arrendamiento en función de su configuración.

Asientos especiales

Asientos especiales como la revaluación, el método de participación, las asignaciones y la participación no dominante.

El código de libro en blanco o el libro común se muestra tanto en el libro de informes de gestión como en el externo.

Libro

A continuación, cree libros. Puede agrupar códigos de libro en libros para la elaboración de informes financieros. Un libro agrupa la actividad de uno o varios códigos de libro, incluido el código de libro en blanco. Ejemplo:

Libro NIIF = Código de libro en blanco + Código de libro NIIF

Libro de impuestos = Código de libro en blanco + Código de libro de ajuste de impuestos

Libro común

En Workday, la mayoría de las transacciones se registran en el código de libro en blanco o en el libro común. El libro común incluye transacciones contables, que son principalmente asientos de contabilidad en Workday Financials. Los asientos de contabilidad no incluyen un valor de código de libro específico, por lo que el valor de código de libro está en blanco (código de libro en blanco). Por lo tanto, los saldos de libro mayor resultantes forman parte implícitamente de un libro común.

Esta tabla proporciona un ejemplo de cómo puede definir libros y códigos de libro en Workday:

los nombres de los códigos de libro y de los libros son específicos del entorno de cliente de Workday y pueden diferir de los valores sugeridos aquí.

Nombre de libro	Incluye códigos de libro	Incluye código de libro en blanco	Valor por defecto de entorno de cliente	Descripción
Todos los ajustes	Ajustes de NIIF Ajustes de PCGA locales Ajustes de impuestos	No	No	Incluye los 3 códigos de libro especificados. No incluye el código de libro en blanco.
Libro común	PCGA	Sí	Sí	Incluye: Todas las transacciones con un código de libro en blanco (todas las transacciones de contabilidad y asientos manuales con un código de libro en blanco). Todas las transacciones de asiento que tienen un código de libro de PCGA
Libro de NIIF	NIIF Ajustes de NIIF	Sí	No	Incluye: Todas las entradas con un código de libro en blanco (todas las transacciones contables y los asientos manuales con un código de libro en blanco). Todos los asientos que tengan los códigos de libro NIIF o Ajustes NIIF.