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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-02-07
Ereignisbasierte Spesen erstellen

Ereignisbasierte Spesen erstellen

  • Aktivieren Sie das Modul
    Spesen und Anpassungen
    .
  • Sie benötigen die Berechtigung
    Expenses.event_based_settings.admin
    , damit die Seite mit den Einstellungen für
    ereignisbasierte Spesen
    angezeigt wird.
Ereignisbasierte Spesen sind Spesenabrechnungen, die vom System erstellt werden, wenn sie durch ein Ereignis getriggert werden. Sie können sie so konfigurieren, dass sie zeitbasiert sind, d. h. sie werden durch die Übermittlung eines Zeitnachweises ausgelöst werden, oder geplant, d. h., sie werden basierend auf einem festgelegten Zeitplan getriggert. Die Automatisierung dieser wiederkehrenden Spesen reduziert den Aufwand für die Benutzer und stellt sicher, dass die Gelder den richtigen Bereichen zugewiesen werden, um später bei der Rechnungsstellung identifiziert zu werden. Beispiel: Sie können eine ereignisbasierte Spesenart für ein wiederkehrendes Ereignis erstellen, z. B. für den Bezug einer Verpflegungskostenerstattung, nachdem Sie mindestens 10 Stunden pro Tag gearbeitet haben. Mit Kriterien geben Sie an, dass, wenn ein Zeitnachweis mit mindestens 10 Stunden pro Tag übermittelt wird, das tägliche Verpflegungssaldo von 10 USD angewendet werden soll.
  1. Wählen Sie im Header die Option
    Weitere
    Unternehmenseinstellungen
    .
  2. Wählen Sie im Abschnitt
    Buchhaltung
    die Option Ereignisbasierte Spesen
    .
  3. Klicken Sie auf
    Erstellen
    .
  4. Bei der Erstellung des Ereignisses ist Folgendes zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Ereignisart
    Geben Sie an, ob das Ereignis durch Zeitnachweis oder Geplant getriggert wird.
    Durch die Auswahl von
    Zeitnachweis
    wird sichergestellt, dass der ereignisbasierte Aufwand erstellt wird, wenn der Zeitnachweis übermittelt wird.
    Durch die Auswahl von
    Geplant
    wird sichergestellt, dass die ereignisbasierten Spesen im definierten Intervall erstellt werden.
    Intervall
    Geben Sie die Häufigkeit des geplanten Ereignisses an.
    Genehmigungsstrategie
    Geben Sie an, wie die Spesen genehmigt werden sollen:
    • Automatisch genehmigen
    • Vorhandene Workflow-Genehmigung verwenden
    • Mit Zeitnachweis genehmigen
    Kriterien
    Wählen Sie Kriterien aus, um die Szenarien einzugrenzen, in denen Spesen automatisch erstellt werden sollen. Beispiel: Sie möchten, dass nur Spesen, die für die USA erstellt wurden, automatisch genehmigt werden. Erstellen Sie ein Kriterium für
    Land
    und schließen Sie die
    USA
    ein.
    Art der Spesenabrechnung
    Geben Sie die Art der Spesenabrechnung an, die erstellt werden soll. Sie können auf
    Ich kann die Berichtsart nicht sehen, die ich benötige,
    klicken, um bei Bedarf die entsprechende Berichtsart zu erstellen.
    Spesenabrechnungskategorie
    Gibt die Spesenkategorie an, die für die Spesen verwendet werden soll.
    Sie können auf
    Ich kann die Berichtsart nicht sehen, die ich benötige,
    klicken, um bei Bedarf die entsprechende Kategorie zu erstellen.
    Spesenart
    Die Spesenart in der ausgewählten Kategorie.
    Sie können auf
    Ich kann die Berichtsart nicht sehen, die ich benötige,
    klicken, um bei Bedarf die entsprechende Art zu erstellen.
    Spesenwert
    Gibt den Betrag der Spesen an.
Hängen Sie das erstellte Ereignis an den Arbeitsauftrag des Mitarbeiters an. Sie haben die folgenden beiden Möglichkeiten:
  • Erstellen Sie eine neue Arbeitsreihenfolge.
  • Ändern Sie eine vorhandene Arbeitsreihenfolge und wählen Sie das Ereignis aus, das Sie erstellt haben.