Rechnungsvorlagen erstellen
Mit Rechnungsvorlagen können Sie einige der wiederkehrenden Felder als Standard vorgeben und die sichtbaren Felder in Rechnungen festlegen. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Rechnungs-PDFs zu steuern und anzupassen. Sie können verschiedene Abschnitte mithilfe der Option oben im Header für optionale Abschnitte aktivieren oder deaktivieren. Beispiel: Sie können den Abschnitt
Zahlung an
deaktivieren, wenn dieser Abschnitt nicht in Ihren Rechnungen angezeigt werden soll. Alle vorgenommenen Änderungen werden in der Rechnungsvorschau auf der rechten Seite angezeigt.- Wählen Sie im Header die .
- Wählen Sie das RegisterVorlagenund klicken Sie aufVorlage hinzufügen.
- Bei der Bearbeitung des AbschnittsFormatierungist Folgendes zu beachten:
Option Bezeichnung Vertikales Layout/Hortiges LayoutKonfigurieren Sie, ob die Rechnung vertikal oder horizontal angezeigt werden soll.RechnungsnummerKonfigurieren Sie, ob die Rechnungsnummer im Header angezeigt werden soll.Workday VNdly-LogoKonfigurieren Sie, ob das Workday VINDly-Logo im Header angezeigt werden soll.SeitenzahlenKonfigurieren Sie, ob die Seitenzahlen in der Fußzeile angezeigt werden sollen. Sie können auch die Ausrichtung konfigurieren: links, center, rechts.ErstellungsdatumKonfigurieren Sie, ob das Erstellungsdatum in der Fußzeile angezeigt werden soll. Sie können auch die Ausrichtung konfigurieren: links, center, rechts. - Berücksichtigen Sie beim Ausfüllen des AbschnittsVorlagentitelfolgende Elemente:
Option Bezeichnung VorlagennameIdentifiziert die Vorlage.Titel des BerichtsStatischer Text, der in der Rechnung angezeigt wird. - Beachten Sie beim Ausfüllen des AbschnittsZahlungsbedingungenfolgende Elemente:
Option Bezeichnung EingabeartWählen Sie, ob Sie die Zahlungsbedingungen manuell eingeben oder aus dem Anbieterprofil lesen möchten.AnzeigeoptionenGeben Sie an, ob Zahlungsbedingungen und das Fälligkeitsdatum in der Rechnung angezeigt werden sollen.Zahlungsbedingungen (in Tagen)Anzahl der Tage nach der Finalisierung der Rechnung, an denen die Rechnung-an-Entität die Zahlung basierend auf der Zahlung-an-Entität ohne Strafzeit bereitstellen kann. Die Nummer ist in der Regel vertraglich und nur verfügbar, wenn Sie als Eingabeart Manuell ausgewählt haben. - Berücksichtigen Sie beim Ausfüllen des AbschnittsRechnung anfolgende Elemente:
Option Bezeichnung Rechnung anDie Entität, die für die Zahlung des Rechnungsbetrags verantwortlich ist.Rechnung-an-LogoErmöglicht das Hochladen einer Datei des Logos der Entität, die für die Zahlung des Rechnungsbetrags verantwortlich ist. - Berücksichtigen Sie beim Ausfüllen des AbschnittsZahlung anfolgende Elemente:
Option Bezeichnung EingabeartWählen Sie, ob Sie die Zahlung-an-Details manuell eingeben oder die Zahlung-an-Details aus dem Anbieterprofil lesen möchten. Wenn SieLesen aus Anbieterprofilauswählen, können Sie die Felder auswählen, die Sie einschließen möchten. Die Verwendung derZahlung-an-Adresseim Anbieterprofil gilt nur für Rechnungen mit einem einzelnen Anbieter. Bei Rechnungen von gemischten Anbietern ist diese Option nicht verfügbar.Zahlung anDie Entität, an die die Zahlung gesendet werden soll.Zahlung-an-LogoHiermit können Sie eine Datei des Logos der Entität hochladen, an die die Zahlung gesendet werden soll. - Berücksichtigen Sie bei der Bearbeitung des AbschnittsSteuern - Headerfolgende Elemente:
Option Bezeichnung Steuerbetrag im Header anzeigenAktivieren Sie diese Option, um den Steuerbetrag im Rechnungs-Header anzuzeigen.Steueridentifikationsnummer anzeigenAktivieren Sie diese Option, um die Steuerregistrierungsnummer im Rechnungs-Header anzuzeigen. Wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie die Eingabeart auswählen. Wenn Sie"Manuell"auswählen, müssen Sie die Steueridentifikationsnummer eingeben. Wenn SieAus Anbieterprofil lesenauswählen, wird die Steuerregistrierungsnummer automatisch aus dem Anbieterprofil abgerufen. - Beachten Sie beim Ausfüllen des AbschnittsBenutzerdefinierte Felderfolgenden Punkt:
Option Bezeichnung Benutzerdefinierte FelderNur benutzerdefinierte Felder, die für die Anzeige in Rechnungen konfiguriert sind, stehen zur Auswahl. Jede Vorlage kann je nach Bedarf für diese Rechnung unterschiedliche benutzerdefinierte Feldkonfigurationen anzeigen. Damit in der Vorlage angezeigt wird, konfigurieren Sie das benutzerdefinierte Feld auf derEbene Geschäftseinheit: Allein den Einstellungen für benutzerdefinierte Felder. - Beim Ausfüllen des AbschnittsMeldungenist Folgendes zu beachten:
Option Bezeichnung Nachricht auf RechnungErmöglicht die Eingabe einer Nachricht, die in der Rechnung angezeigt wird. - Klicken Sie in der Vorlagenvorschau rechts neben dem AbschnittRechnungsdetailsauf Bearbeiten.
- Berücksichtigen Sie beim Ausfüllen des AbschnittsRechnungsdetailsfolgende Elemente:
Option Bezeichnung BerichtWählen Sie den entsprechenden Bericht, der die Felder bestimmt, die zur Auswahl verfügbar sind. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für jedes Feld, das im Bericht enthalten sein soll. Sie können den Feldnamen und die Reihenfolge der Felder bei Bedarf ändern.Spalte erstellenSie müssen den Gruppennamen eingeben und dann die Felder auswählen, die in die Gruppe aufgenommen werden sollen. Klicken Sie aufZur Liste hinzufügen. - Beachten Sie beim Ausfüllen des Abschnitts„Zwischensummen“Folgendes:
Option Bezeichnung ZwischensummeIm AbschnittRechnungsdetailsausgewählte Felder, für die eine Zwischensumme erstellt werden kann, werden hier angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jedes Feld, für das Sie Zwischensummen in die Rechnung aufnehmen möchten. - Beachten Sie Folgendes bei der Bearbeitung des AbschnittsGruppierung von Rechnungsdetails:
Option Bezeichnung Gruppierung von RechnungsdetailsGruppieren von Feldern, die die ausgewählten Werte enthalten Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für ein oder mehrere Felder, nach denen Sie organisieren möchten. - Beachten Sie bei der Bearbeitung des AbschnittsTabellenformatierungFolgendes:
Option Bezeichnung Tabellenzeilen- StripesFügt zur einfacheren Anzeige alternierende graue Zeilen zu Ihren Rechnungstabellen hinzu.Rahmenlinien für TabellenzellenFügt jeder Zelle in den Rechnungstabellen Rahmenlinien hinzu, um die Anzeige zu erleichtern. - Klicken Sie in der Vorlagenvorschau rechts neben dem Abschnitt„Summen“auf Bearbeiten.
- Beachten Sie beim Ausfüllen des AbschnittsSteuern - Footer Folgendes:
Option Bezeichnung Kurs anzeigenDer Steuersatz in % wird in die Rechnungsfußzeile aufgenommen.Steuerbetrag in Fußzeile anzeigenWenn diese Option aktiviert ist, wird der Gesamtbetrag der Steuern in der Fußzeile der Rechnung angezeigt. Wählen SieKombinierte Steuern, um die kombinierte Summe der Steuern anzuzeigen, oderSteuern splitten,um für jede Steuerart in der Rechnung eine Zeile anzuzeigen. - Beachten Sie beim Ausfüllen des Abschnitts„Summen“Folgendes:
Option Bezeichnung Client-Gesamtbeträge anzeigenWählen Sie diese Option, um Kundensummen in der Rechnung anzuzeigen.Gesamtsummen anzeigenWählen Sie diese Option, um Lieferantensummen in der Rechnung anzuzeigen. Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie auch"Client-Zwischensumme anzeigen"oder"Rabatte anzeigen"auswählen.Währungscode in Summen anzeigenWählen Sie diese Option, um die Summen mit dem lokalen Währungscode anzuzeigen. Wenn Sie auch"Summen in Basiswährung anzeigen"aktivieren, werden die Summen mit dem Code für die Basiswährung angezeigt.Summen in Basiswährung anzeigenWählen Sie diese Option, um die Summen in den Basiswährungsbetrag umzurechnen. - Aktivieren Sie das KontrollkästchenAls Standard verwenden,wenn Sie diese Vorlage zur Standardrechnungsvorlage machen möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf der Seiteauf Speichern.