Überlegungen zum Setup: Mehrere akademische Datensätze

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung mehrerer akademischer Datensätze dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum sie eingerichtet werden sollten.

Wie sie sich in Workday einfügen.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Jedes Mal, wenn sich ein Student in einen Studienschwerpunkt einschreibt, erstellt Workday einen individuellen akademischen Datensatz. Akademische Datensätze enthalten Details zu den ausbildungsbezogenen Aktivitäten eines Studenten, z. B.:

Ausbildungsziele.

Voraussichtliche Abschlussdaten.

Akademischer Plan.

Kursarbeit

Gruppen.

Sie können mehrere akademische Datensätze für Studenten verwalten, die an Ihrer Einrichtung mehr als ein Ausbildungsziel verfolgen.

Vorteile und Nutzen

Mit mehreren akademischen Datensätzen haben Sie folgende Möglichkeiten:

Verfolgen Sie den Fortschritt von Studenten im Hinblick auf unterschiedliche Ausbildungsziele.

Reduzieren Sie den manuellen Aufwand für die Datensatzverwaltung für Studenten, die mehr als ein Ausbildungsziel verfolgen.

Halten Sie Statistiken, Gutschriften und akademische Historien getrennt.

Anwendungsfälle

Sie können mehrere akademische Datensätze verwenden, um Folgendes zu verfolgen:

Aufeinanderfolgende Einschreibungen für zurückkehrende Studenten.

Überschneidende Einschreibungen für Studenten, die mehr als einen Studienschwerpunkt verfolgen.

Parallele Einschreibung für Studenten, die gleichzeitig mehr als einen Abschluss anfordern

Fragestellungen

Frage	Überlegungen
Was passiert mit dem akademischen Datensatz eines Studenten, wenn er sich in einem Studienschwerpunkt immatrikuliert?	Workday erstellt automatisch einen akademischen Datensatz, wenn sich ein Student in einem Studienschwerpunkt immatrikuliert, es sei denn, Sie haben eine Richtlinie für das Anhängen eingerichtet. Wenn Sie einen Studienschwerpunkt anhängen oder manuell hinzufügen, speichert Workday den Studienschwerpunkt in einem vorhandenen akademischen Datensatz. Alle Programme unterliegen kombinierten Statistiken und Richtlinien. Überlegen Sie, unter welchen Umständen Sie einen oder mehrere akademische Datensätze auswählen würden.
Wie wirkt sich die Anwendung von Kursarbeiten von einem Ausbildungsziel auf ein anderes auf den akademischen Datensatz aus?	Alle Kursarbeiten und Gutschriften in einem akademischen Datensatz werden auf die akademische Historie eines Studenten angerechnet. Dazu gehören: Akademische Anforderungen. Akademische Leistungen. Klassenstellung. Kumulierte Einheiten. Notendurchschnitt (GPA). Ladestatus Wiederholte Kursarbeit. Wenn ein Student mehrere akademische Datensätze hat, wird in der akademischen Historie des Studenten jeder Datensatz einzeln angezeigt.
Wie kann ich Berichte nur zu einem Studienschwerpunkt erstellen, wenn ein Student mehrere Studienschwerpunkte verfolgt?	Sie können mehrere akademische Datensätze verwenden, wenn Sie separate akademische Historien verwalten möchten, z. B. für Reportingzwecke. Beispiel: Ein Student übt gleichzeitig einen Abschluss in Business und Recht aus und Sie möchten nur einen Bericht zu seinem Notendurchschnitt erstellen.
Wie verwaltet Workday Kursgutschriften, die ich in mehr als einem akademischen Datensatz zählen möchte?	Wenn ein Student mehrere akademische Datensätze hat, können Sie die Gutschrift für einen Kurs nur für den akademischen Datensatz gewähren, für den sich die Kursregistrierung befindet. Sie können die interne Artikulation verwenden, um zu ermöglichen, dass Kursgutschriften aus einem akademischen Datensatz für die Gutschrift eines anderen akademischen Datensatzes angerechnet werden.
Wie interagieren akademische Richtlinien mit einzelnen und mehreren akademischen Datensätzen?	Die Richtlinien eines Studenten basieren auf dem primären Studienschwerpunkt in seinem akademischen Datensatz. Wenn ein Student einen akademischen Datensatz mit mehreren Studienschwerpunkten hat, verwendet Workday die Richtlinien, die mit dem primären Studienschwerpunkt verknüpft sind. Wenn ein Student mehrere akademische Datensätze hat, weist Workday mehrere primäre Studienschwerpunkte mit jeweils eigenen Richtlinien zu. Beispiel: Die Richtlinien für die Kurswiederholung in zwei Studienschwerpunkten sind möglicherweise unterschiedlich. Wenn für jeden Studienschwerpunkt ein akademischer Datensatz vorhanden ist, unterliegt der Student der Richtlinie für die Kurswiederholung des akademischen Datensatzes, für den die Registrierung gilt.
Wie wirken sich mehrere Studienschwerpunkte auf den akademischen Datensatz aus?	Um mehrere Studienschwerpunkte in einem einzigen akademischen Datensatz zu verwalten, Studenten diese jedoch unabhängig voneinander abschließen können, konfigurieren Sie die Studienschwerpunkte so, dass sie stapelbar sind. Sie können einen separaten akademischen Datensatz für jeden Studienschwerpunkt erstellen, wenn Folgendes zutrifft: Es gibt Gründe, warum Studienschwerpunkte nicht stapelbar sein können oder dürfen. Sie möchten Studenten die Möglichkeit geben, ihre Studienschwerpunkte zu unterschiedlichen Zeiten abzuschließen.

Empfehlungen

Richten Sie eine Anhängen-Richtlinie ein, um zu definieren, wann Workday eingehende Studienschwerpunkte an einen vorhandenen akademischen Datensatz anhängen soll.

Anforderungen

Keine Auswirkungen.

Einschränkungen

Workday weist automatisch einen akademischen Datensatz als Reporting-Datensatz des Studenten aus, wenn Sie keinen Datensatz festgelegt haben. Der Reporting-Datensatz hat Auswirkungen auf das National Student Clearing House (NSC) und die Finanzservices für Studenten. Sie können den Reportingdatensatz bei Bedarf manuell ändern.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domäne	Überlegungen
Manage: Programs of Study for Load Status im funktionalen Bereich „Financial Aid“.	Ermöglicht die Verwendung des Webservice „Get Reporting Records“ .
Set Up: Academic Records im funktionalen Bereich „Student Records“.	Ermöglicht die Verwaltung von Richtlinien für das Anhängen von akademischen Datensätzen.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess	Überlegungen
Student-Reportingdatensatz ändern - Ereignis	Ermöglicht Folgendes zu ändern: Reporting-Datensatz eines Studenten mithilfe der Aufgabe Student-Reporting-Datensatz ändern . Student-Reporting-Datensätze in großen Mengen über den Webservice Import Reporting Record Changes .
Massenimmatrikulationsereignis	Initiiert die Immatrikulation und erstellt den akademischen Datensatz des Studenten.

Reporting

Berichte oder Dashboards	Überlegungen
Akademische Datensätze suchen	Ermöglicht es Ihnen, alle akademischen Datensätze in Ihrem Mandanten anzuzeigen.
Akademische Datensätze für Beratung und Datensätze	Sie können akademische Trends analysieren sowie Folgendes anzeigen und verwalten: Richtlinienkonfigurationen. Studienschwerpunkte Übertragung von Studienleistungen bei Wechsel.

Workday stellt eine Berichtsdatenquelle

Academic Records

bereit, die Sie in benutzerdefinierten Berichten verwenden können.

Integrationen

Posten	Überlegungen
Webservice Get Reporting Records	Ermöglicht das Abrufen von Reporting-Datensätzen für einen Finanzhilfedatensatz, einen Studenten oder eine akademische Einheit einer Bildungseinrichtung.
Webservice „Import Reporting Record Changes“	Mit dieser Option können Sie Student-Reporting-Datensätze in großen Mengen ändern.
Integrationsvorlage NSC Enrollment Reporting Outbound	Hiermit können Sie Einschreibungsdaten an den benannten Support-Ansprechpartner senden. Wenn ein Student mehrere akademische Datensätze hat, verwendet Workday den als Reporting-Datensatz festgelegten akademischen Datensatz, wenn es Einschreibungsdaten an den nicht beherrschenden Anteilsanbieter sendet.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Studentenregistrierung	Sie können Studenten Registrierungstermine basierend auf folgenden Kriterien zuweisen: In jedem ihrer akademischen Datensätze Die erste verfügbare Anstellung für alle ihre akademischen Datensätze. Wenn sich Studenten mit mehreren akademischen Datensätzen für Kurse anmelden, vergleicht Workday die Einschreibungen mit dem entsprechenden akademischen Datensatz. Beispiel: Ein Student hat separate akademische Datensätze für einen Abschluss in Business und einen Abschluss in Rechtsberatung. Wenn sich der Student für einen High-Level-Wirtschaftskurs einschreibt, speichert Workday die Registrierung im akademischen Datensatz, wobei Business der primäre Studienschwerpunkt ist. Sie können Registrierungen manuell von einem akademischen Datensatz zu einem anderen neu zuweisen, einschließlich der Übertragung von Studienleistungen bei Wechsel.
Bewertung von Studienleistungen bei Wechsel	Bei automatischen Bewertungen für die Übertragung von Studienleistungen bei Wechsel gewährt Workday den akademischen Datensätzen eines Studenten die Übertragung von Studienleistungen bei Wechsel in folgender Reihenfolge: Ein aktiver akademischer Datensatz, der bereits über eine Übertragung von Studienleistungen bei Wechsel für dieselbe Ausbildungseinrichtung oder denselben Ausbildungstest verfügt. Der früheste aktive akademische Datensatz, basierend auf dem Startdatum des akademischen Datensatzes, gefolgt von Erstellungsdatum und -zeit. Sie können Übertragungen von Studienleistungen bei Wechsel auch manuell für einen bestimmten akademischen Datensatz zuweisen und verwalten.
Akademische Beratung	Studenten haben basierend auf jedem einzelnen akademischen Datensatz unterschiedliche akademische Pläne und Anforderungen.
Finanzhilfe	Studenten haben einen Finanzhilfedatensatz und einen Teilnahmeplan, unabhängig von der Anzahl der akademischen Datensätze. Der Hauptfach des Studenten in seinem Berichtsdatensatz steuert die folgenden Bereiche der Finanzhilfe: Anwesenheitspläne. Kosten der Teilnahme Finanzhilfepakete. Verzugskosten

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.