Überlegungen zum Setup: Studentenzahlungen

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Studentenzahlungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum sie eingerichtet werden sollten.

Wie sie sich in Workday einfügen.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Studentenzahlungen stellen das Geld dar, das Studenten direkt für ihre Studentengebühren zahlen. Studentenbelastungen können auch mit folgenden Arten von Zahlungen erfüllt werden:

Finanzhilfe – Zuwendungen .

Student Sponsor .

Studenten-Waiver .

Vorteile und Nutzen

Mit Studentenzahlungen können Studenten die Gebühren für ihre Konten zahlen. Sie können:

Definieren Sie die Zahlungsmittel, die Sie akzeptieren.

Priorisieren Sie die Zahlungen für die App von.

Geben Sie an, für welche Kosten die Zahlungen gelten.

Anwendungsfälle

Legen Sie Studentenzahlungen so fest, dass sie basierend auf der Rangfolge auf bestimmte Studentenbelastungen vor anderen angewendet werden. Beispiel: Sie können Zahlungen zuerst auf Studiengebühren anwenden, dann auf Unterbringung oder Bücher.

Ermöglichen Sie bequemen Online-Optionen für Studenten die Zahlung ihrer Studentenkontosalden.

Nehmen Sie eine Integration mit Drittanbietern vor, damit Studenten und ihre Proxys Karte vornehmen können.

Wenden Sie externe Stipendien auf Studentenbelastungen an und informieren Sie das Finanzhilfe , damit dieses in die Finanzhilfe für Studenten aufgenommen werden kann.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Welche Zahlungsoptionen möchten Sie Studenten anbieten?	Sie können Studenten Folgendes wählen lassen: Zahlungsweisen, z. B. Kasse , Scheck oder Kreditkarte . Kategorien, z. B. Allgemeine Vergütung oder Studiengebühren
Wie sollen Studenten Gebühren zahlen?	Sie können Studenten Folgendes ermöglichen: Zahlen Sie für individuelle Kosten, z. B. Unterbringung, Studiengebühren oder Bibliotheksgebühren. Sie zahlen bestimmte Kosten getrennt von anderen Kosten.
Planen Sie, Karte für Studentenbelastungen zu aktivieren?	Sie können Karte über einen Drittanbieter aktivieren.
Welche Prioritäten haben Sie für Zahlungen und Gebühren?	In Workday steuern Rangfolge sowohl die Priorität verschiedener Studentenzahlungen als auch deren Kosten. Workday empfiehlt, zusätzliche Rangfolge für mehrere Zahlungsposten zu erstellen, die nur für bestimmte Kosten gelten, und nicht eine Rangfolge für mehrere Zahlungsposten. Workday Student verwendet auch Rangfolge für Folgendes: Zuwendungsposten Sponsorverträge Verzichtsposten
Verwendet Ihre Bildungseinrichtung den Worktag-Ausgleich?	Sie können den Worktag-Ausgleich für Ihren Mandant konfigurieren. Beim Worktag-Ausgleich wird der Seite der Gegenbuchung von Journalen das erforderlich Ausgleichs-Worktag für alle Finanztransaktionen zugewiesen, die Ausgleichsregeln verwenden. Die meisten Einrichtungen verwenden Geldmittel als primäres Ausgleichs-Worktag. Wenn Ihr Mandant den Worktag-Ausgleich verwendet, müssen Sie wie folgt vorgehen: Konfigurieren Sie den Worktag-Ausgleich, bevor Sie Transaktionen in Workday Student-Finanzen erstellen. Definieren Sie ein Standard Ausgleichs-Worktag für überhöhte Studentenzahlungen, da überhöhte Studentenzahlungen keine Ausgleichs-Worktags von zugehörigen Transaktionen Erben . Sobald Sie den Worktag-Ausgleich aktiviert haben, können Sie ihn nicht mehr deaktivieren.

Empfehlungen

Buchen Sie überschüssige Studentenzahlungen auf ein separates Hauptbuch-Konto für Akonto Studentenzahlungen. Mit diesem separaten Konto können Sie Überzahlungen verfolgen und Rückerstattungen an Studenten Initiieren .

Verarbeiten Sie Ihre privaten Stipendienzahlungen mithilfe der Aufgabe

Zahlung für privates Stipendium für Studenten erfassen

. Diese Transaktionen werden automatisch an die Finanzhilfe weitergeleitet, indem sie zur Finanzhilfe gesamt für den Studenten hinzugefügt wird.

Anforderungen

Alle akademischen Einheiten mit einem Unternehmen verknüpfen Mit dieser Zuordnung können Sie Studentenzahlungen in operative Buchungsjournale buchen und Berichte zu den Zahlungen ausführen.

Einschränkungen

Workday Student:

Erfordert einen Drittanbieter für Karte und Liquiditätsmanagement.

Unterstützt keine Zahlungen an Drittanbieter über mobile Geräte.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionaler Bereich „Student-Finanzen“ :

Domänen	Überlegungen
Manage: Student Payment - Cancel Manage: Student Payment Adjustment Processing Manage: Student Payment Processing	Benutzer können Studentenzahlungen anzeigen, verarbeiten, anpassen und abbrechen.
Process: Student Payment/Settlement	Benutzer können Studentenzahlungen anzeigen und abwickeln.
Reports: All Student Payment Transaction Types Reports: Student Payments	Benutzer können Berichte zu Studentenzahlungen erstellen.
Manage: Student Deposits Manage: Student Deposit - Cancel Reports: Student Deposits	Benutzer können Studentenzahlungen einzahlen und die Einzahlungen abbrechen und Berichte dazu erstellen.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Studentenzahlungsereignis	Konfigurieren Sie diese Domäne, um Studentenzahlungen in Workday zu erfassen.
Kontoeinzahlung für Studenten - Ereignis	Konfigurieren Sie diese Option, um Studentenzahlungen in Workday einzuzahlen.

Reporting

Berichte	Überlegungen
Kontoeinzahlungen für Studenten suchen	Benutzer können die Kontoeinzahlungsinformationen einschließlich folgender Elemente anzeigen: Bankkonto Zahlungsdatum Referenz Status Gesamtbetrag
Studentenzahlungsposten suchen	Benutzer können Studentenzahlungsposten basierend auf dem Namen und der Eingang Suchen .
Studentenzahlungen suchen	Benutzer können Zahlungen, die auf Studentenkonten gebucht wurden, und Attribute der Zahlung anzeigen, einschließlich: Betrag Datum Zahlungsart Student
Nicht zugeordnete Zahlungen für Transaktionsarten für Studentenzahlungen	Verwenden Sie diesen Bericht, um nicht zugeordnete Zahlungsbeträge anzuzeigen und vollständig zugeordnete Zahlungen nach Transaktionsart zu identifizieren, einschließlich: Gutschriften Auszahlungen Studentenzahlungen Studenten-Waiver

Integrationen

Webservices	Überlegungen
Get Student Payments	Benutzer können bestimmte Studentenzahlungen oder alle Studentenzahlungen abrufen.
Import Student Application Fee Payments	Benutzer können eine große Anzahl von App für Studenten gleichzeitig laden.
Import Student Payments	Benutzer können eine große Anzahl von Studentenzahlungen gleichzeitig laden.
Put Student Payment Item	Benutzer können einen neuen Studentenzahlung erstellen oder einen vorhandenen Studentenzahlung aktualisieren.
Studentenzahlung übermitteln	Benutzer können eine neue Studentenzahlung für Kosten erfassen.

Beziehungen und Touchpoints

Studentenzahlungen interagieren mit folgenden Komponenten von Workday Financial Management:

Features	Überlegungen
Unternehmen	Workday bucht Buchungseingaben für Studentenzahlungen in das Unternehmen der Akademische Einheit für den Zahlungsposten.
Finanzbuchhaltungsstruktur	Workday verwendet die Buchhaltungsstruktur eines Unternehmen in operativen Journalen, um Studentenzahlungen auf das richtige Konto zu buchen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.