Überlegungen zum Setup: Studentenbelastungen

Worum es geht

Studentenbelastungen stellen die Kosten dar, die Workday den Studenten zuweist. Studentenbelastungsposten beschreiben, was Studenten schulden, z. B. Studiengebühren oder Unterbringung.

Vorteile und Nutzen

Sie können berechnen, wie viel Studenten schulden, und ihnen die Informationen vorlegen. Gebühren ermöglichen nachgelagerte Finanzverarbeitung, z. B. das Einholen von Studentenzahlungen und das Erfassen der Buchung von Finanztransaktionen von Studenten.

Sie können Studentenbelastungen für die Verwendung mit Workday Financial Aid konfigurieren.

Sie können die finanzielle Abstimmung vereinfachen und die Performance verbessern, indem Sie Studentenbelastung in aggregierte Journalpositionen gruppieren.

Anwendungsfälle

Mit Studentenbelastungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

Weisen Sie Studenten im Grundschulabschluss und späteren Studenten unterschiedliche Studiensätze zu.

Erheben Sie Laborgebühren.

Berechnen Sie Studenten für Campus-Services wie Unterbringung, Verpflegungspläne und Gesundheitsdienstleistungen.

Erfassen Sie Bußgelder für verspätete Rückgaben aus Bibliotheken.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Welche Abteilung definiert die Gebühren, die Ihre Einrichtung den Studenten berechnet?	Wenn verschiedene Stellen für die Festlegung verschiedener Gebühren zuständig sind, wenden Sie sich an die einzelnen Stellen, um alle an Ihrer Einrichtung zu konfigurierenden Kostenposten zu verstehen. Beispiele: Der Registrar definiert Studiengebühren, Unterbringung und obligatorische Gebühren. Zusätzliche Services definieren Verpflegungspläne. Durch die Krankenversicherungen werden die Krankenversicherungsgebühren definiert.
Woher stammen Ihre Bildungseinrichtungsgebühren?	Sie können folgende Elemente verwenden: Einschreibungsbasierte Gebühren, um Studenten basierend auf der Anzahl ihrer eingeschriebenen Einheiten zu belasten. Beispiel: Erheben Sie unterschiedliche Studiensätze für Voll- und Teilzeitstudents. Belastungspostenzuweisungen, um allen Studenten in einer Einrichtung oder einem Studienschwerpunkt (POS) einen gemeinsamen Satz von Kosten in Rechnung zu stellen. Beispiel: Weisen Sie allen Studenten der Alma Maater Hochschule obligatorische Gebühren zu. Kursgebühren und zusätzliche Gebühren, um Studenten bestimmte eingeschriebene Kurse in Rechnung zu stellen. Beispiel: Berechnungsgebühren für Studenten, die für einen Abschnitt von BIOL-101 eingeschrieben sind. Kurse mit Kursgebühren werden nicht auf die Gebühren basierend auf der Einschreibung angerechnet. Kurse mit zusätzlichen Gebühren können auf die Gebühren basierend auf der Einschreibung angerechnet werden, wenn für sie keine Kursgebühren anfallen. Kosten können auch aus anderen Quellen stammen. Beispiele: Gebühren für Einzugsvereinbarungen Kosten für Rückerstattungen. Manuell gebuchte Kosten
Welche akademische Struktur hat Ihre Einrichtung?	Akademische Einheiten und POS können registrierungsbasierte Gebühren und Belastungsposten von übergeordneten Einrichtungen Erben . Sie können Untergeordnet Einrichtungen und POS zusätzliche registrierungsbasierte Gebühren und Belastungsposten zuweisen. Sie können geerbte Gebühren oder Belastungsposten nicht überschreiben oder entfernen.
Wie bestimmen Sie das Fälligkeitsdatum für Studentenbelastungen?	Sie können das Fällig am für eine Belastung mit bestimmten Beginn verknüpfen . Beispiele: 20 Tage vor Beginn einer Akademische Periode(). 2 Tage nach Buchung der Belastung. Der fünfte Tag des Monats.
Wie werden Studiengebühren und Gebühren angepasst, wenn ein Student einen Kurs abmeldet oder sein Unternehmen zurückzieht?	Sie können für Studentenbelastung konfigurieren, ob zugehörige Kosten erstattungsfähig sind und welcher Betrag rückerstattet werden soll. Bei teilweise erstattungsfähigen Kosten verwendet Workday einen Zeitplan für Kostenanpassungen, um die Gebühren des Studenten anteilig zu berechnen. Der Zeitplan definiert die anteilig für die Gebühr unter Berücksichtigung des Timings des Ereignis "". Sie können Zeitpläne für Kostenanpassungen Verknüpfung , um Posten über eine Gruppe von Zeitplänen für Kostenanpassungen zu belasten. Richtlinien für Pflegeperioden ermöglichen es Studenten, auswählbare Einschreibungen ohne finanzielle Auswirkungen zu tauschen. Beispiel: Wenn eine verworfene Registrierung mit einer neuen Registrierung gelöscht wird, schreibt Workday keine anteilig für die verworfene Registrierung.
Welche Grenzwerte möchten Sie für die Anzahl oder den Gesamtbetrag festlegen, den Sie Studenten in Rechnung stellen können?	Sie können Regeln für Aggregate von Studentenbelastung mit Studentenbelastung Verknüpfung , um zugehörige Kosten zu begrenzen. Wenn ein Student den Grenzwert erreicht, verhindert die Regel, dass Workday dem Studenten weitere Kosten für den Belastungsposten in Rechnung stellt. Bei Bedarf können Sie eine Belastung, die den Grenzwert überschreitet, manuell buchen.
Welche Einschränkungen setzen Sie für Studenten, die Kurse versuchen?	Sie können eine Richtlinie erstellen, um Studenten eine zusätzliche Gebühr zu berechnen, wenn sie versuchen, einen Kurs zu oft zu wiederholen.
Welche Details müssen Sie für das Buchungsreporting für Studentenbelastungen verfolgen?	Koordination mit Ihrem Finanzamt, wenn Sie Worktags und Ertragskategorien für Studentenbelastungen konfigurieren Analysieren Sie die Finanzstruktur Ihrer Einrichtung in Workday Financial Management und bestimmen Sie die Anforderungen für ein ordnungsgemäßes Reporting zu Studentenbelastungen. Möglicherweise benötigt Ihre Einrichtung auch Ausgleichs-Worktags.
Wie granular sind Ihre Transaktions-Worktags für die Erfassung von Studentenbelastungen?	Folgende Informationen sind zu beachten: Definieren Sie für den Belastungsposten ein akademisches Niveau. Erstellen von Belastungsposten für verschiedene akademische Ebenen, die anderweitig identisch sind.
Betrachten Sie Studiengebühren für Urlaubsbedingungen als abgegrenzter Ertrag?	Wenn Sie für verschiedene akademische Perioden unterschiedliche Ertragsrealisierung haben, müssen Sie separate Belastungsposten mit unterschiedlichen Ertragskategorien erstellen.
Welche Studentengruppen erfordern ggf. Neubeurteilungen der Kosten bei Änderungen des Zugehörigkeit ?	Sie können Workday so konfigurieren, dass die Gebühren für einen Studenten neu einbehalten werden, wenn sich seine Zugehörigkeit zu einer Studentengruppe ändert. Beispiel: Der Student fügt seinen Status zu einem Kohorten- oder Team hinzu, löscht ihn oder ändert es.
Erlaubt Ihre Einrichtung Studenten, "Federal Student Aid" für nicht Bildungseinrichtungsgebühren zu beantragen?	Sie können die Richtlinie für Federal Student Aid Authorizations an Ihrer Einrichtung konfigurieren. Mit dieser Richtlinie können Studenten Finanzhilfe autorisieren, die auf nicht-institutsbezogene Kosten wie Bücher und Betriebsmittel angewendet werden sollen.

Empfehlungen

Erstellen Sie aussagekräftige Namen und Beschreibungen für Studentenbelastung . Vermeiden Sie Akronyme und Kurzcodes, wie z. B. TUIT für Tuition. Wenn Studenten ihre Kontotransaktionen prüfen, können beschreibende Belastungsposten ihnen helfen, ihre Belastungen leichter zu verstehen.

Beschränken Sie Belastungsposten für Studenten auf einen einzigen Ursprung. Verwenden Sie Studentenbelastung nicht für verschiedene Ursprünge Beispiel: Verwenden Sie nicht denselben Kostenposten sowohl als registrierungsbasierte Gebühr als auch als Kostenpostenzuweisung. Kopieren Sie bei Bedarf Kostenposten, um sie in separaten Quellen zu verwenden.

Anforderungen

Einrichtungen müssen Folgendes haben:

Das Unternehmen, das verknüpft ist, um Studentenbelastungen in operative Buchungsjournale zu buchen und Berichte zu diesen Belastungen zu erstellen.

Belastungsposten für die Rückforderung der Rückerstattung, bevor Sie Finanzhilfe, Zahlungen oder Sponsor auszahlen können.

Einschränkungen

Workday unterstützt keine Berechnungen basierend auf nicht standardmäßigen akademischen Perioden für Belastungsposten, die Sie akademischen Einheiten, Studienschwerpunkten oder Programm zuweisen. Die Kosten für diese Gebühren werden immer in akademische Standardperioden gebucht.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Folgende Domänen im funktionaler Bereich „Student-Finanzen“ :

Domänen	Überlegungen
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Zugewiesene Benutzer können auf Aufgaben und Berichte im Zusammenhang mit der Federal Student Aid Authorization zugreifen.
Manage: Student Charge Processing	Zugewiesene Benutzer können Studentenbelastungen verarbeiten.
Manage: Student Charge Adjustment Processing	Zugewiesene Benutzer können Studentengebühren anpassen.
Self-Service: Student-Finanzen	Studenten können ihre Studentenbelastungen anzeigen.
Set Up: Student Charges	Zugewiesene Benutzer können Studentenbelastung konfigurieren.

Geschäftsprozesse

Sie können die Aufgabe

Studentenbelastungen anwenden

verwenden, um Belastungen für einen Studenten ad hoc manuell zu buchen und zu genehmigen. Die Aufgabe initiiert den Geschäftsprozess
Studentenbelastungsereignis
, sodass Sie ein Fällig am, einen Betrag, Worktags und andere Details auswählen können, die sich von folgenden Elementen unterscheiden:

Was Workday mit dem nächtlichen Job„Studentenbelastungen zuweisen“ zuweist.

Wenn Sie die manuelle Aufgabe im Bericht

Student-Finanzen nach Periode ausführen

verwenden.

Sie können den Geschäftsprozess Federal Student Aid Authorizations - Ereignis
als Unterprozess der Geschäftsprozesse Student - Onboarding-Ereignis
und Fortsetzung der Studentenregistrierung - Onboarding-Ereignis
konfigurieren.

Reporting

Sie können folgende Berichte und andere Berichte basierend auf dem Sicherheitszugriff verwenden, wenn Sie die Funktion „Studentenbelastungen“ definieren und verwalten:

Berichte	Überlegungen
Zeitpläne für Kostenanpassungen nach Gruppe suchen	Ermöglicht es Ihnen, Zeitpläne für Kostenanpassungen nach Gruppe, Jahr und Akademische Periode zu Suchen .
Zeitpläne für die Kostenbeurteilung suchen	Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Zeitpläne für die Kostenbeurteilung und verwendet die Datenquelle Charge Assessment Schedules.
Regeln für Fälligkeitsdatum für Belastung suchen	Ermöglicht es Ihnen, Regeln für das Fälligkeitsdatum für Belastungen zu Suchen .
Suchen Sie inaktive Periodendatensätze für Student-Finanzen mit aktiven Belastungs- oder Waivertransaktionen	Ermöglicht die Identifizierung von Studenten mit aktiven Transaktionen in inaktiven Periodendatensätzen für Student-Finanzen.
Regeln für Aggregation von Studentenbelastungen suchen	Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Aggregatregeln für Studentenbelastungen in Ihrem Mandant. Der Bericht verwendet die Datenquelle Student Charge Aggregate Rule .
Studentenbelastungen suchen	Hiermit können Sie Details zu Studentenbelastung anzeigen, einschließlich Belastungsname, Student, Transaktionsdatum, Fällig am, Belastungsbetrag und fälliger Betrag. Sie können einen Drilldown , um eine einzelne Gebühr anzuzeigen. Wir planen, das Legacy Feld „Student für Studentenbelastung“ in einer zukünftigen Version Zurückziehen . Workday empfiehlt, stattdessen das berechnetes Feld Student for Student Charge zu verwenden. Sie können Ihre benutzerdefinierten Berichte aktualisieren, indem Sie das Legacy Feld durch die Version des berechnetes Feld ersetzen, um langfristige Berichtssicherheit zu gewährleisten.
Studentenbelastungsposten suchen	Hiermit können Sie Studentenbelastung basierend auf Art und Ertragskategorie Suchen .
Studentengebührengruppen suchen	Diese Domäne ermöglicht die Suchen Studentengebührengruppen basierend auf Name, akademischer Einheit und akademischem Niveau.
Gebühren auf Basis von Studenteneinschreibung suchen	Hiermit können Sie nach einschreibungsbasierten Gebühren Suchen , indem Sie die Ergebnisse nach Name, Belastungsposten und Berechnung der Gebührenstufe Filter .
Studentengebührenzuweisungen anzeigen	Ermöglicht Ihnen das Anzeigen von Gebührenzuweisungen für akademische Einheiten und Ebenen oder Studienschwerpunkt für eine akademische Periode. Dieser Bericht enthält die Belastungsposten und deren Vererbung.

Integrationen

Sie können die folgenden Service verwenden, um Studentenbelastungen und -belastungsposten zu importieren und zu exportieren:

Webservice	Beschreibung
Gebühren für Studenten abrufen	Stellt Kosteninformationen bereit und listet die an den Kosten vorgenommenen Anpassungen auf.
Rufen Sie Richtlinien für Federal Student Aid Authorizations ab	Stellt Ihnen die Richtlinien für Federal Student Aid Authorizations auf Bildungsebene bereit.
Import Charges for Students	Ermöglicht das Laden einer großen Anzahl von Studentenbelastungen und verarbeitet den Job in kleinen Batches
Import Student Charge Aggregate Beginning Balances	Ermöglicht das Laden von Anfangssalden für Kostenposten mit einer zugehörigen Aggregatregel für Studentenbelastungen.
Put Federal Student Aid Authorizations Policy	Mit dieser Option können Sie Richtlinien für Federal Student Aid Authorizations auf Bildungseinrichtungsebene erstellen oder aktualisieren.
Put Student Charge Item	Mit dieser Option können Sie Studentenbelastungsposten erstellen oder aktualisieren.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Workday Financial Management	Studentenbelastungen erfordern Folgendes: Unternehmen für zugehörige akademische Einheiten. Eine Buchhaltungsstruktur zur Steuerung operativer Journale Worktags Ertragskategorien.
Studentenregistrierung	Workday verwendet die Anzahl der Fakturierungseinheiten, für die sich ein Student einschreibt, um die Studentengebühren zu berechnen.
Finanzhilfe – Auszahlungen	Wenn Sie die voraussichtlichen Finanzhilfe in Bezug auf die Studentenbelastungen berücksichtigen, können Studenten besser abschätzen, was sie nach der Auszahlung ihrer Finanzhilfe schulden. Sie können Workday auch so konfigurieren, dass erwartete Hilfen bei weichen Abmeldungen von überfälligen Salden berücksichtigt werden. Jede Einrichtung muss über einen Kostenposten für die Rückforderung von Rückerstattungen verfügen, bevor Sie die Finanzhilfe auszahlen können.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.