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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2026-03-13
Konzept: Student-Sponsorverträge

Konzept: Student-Sponsorverträge

Mit Student-Sponsorverträgen können externe Entitäten wie Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Regierungsstellen oder Drittorganisationen Bildungsaufwendungen für einen oder mehrere Studenten zahlen. Zahlungen werden für Studentenbelastungen gemäß den Regeln für die Rangfolge angewendet.
Workday generiert Student-Sponsor Sponsorrechnungen direkt aus Student-Sponsor Sponsorverträgen. Sie können Student-Sponsor -Sponsorrechnungen in Workday Student erstellen, verwalten, konsolidieren, drucken, per E-Mail versenden und Berichte dazu erstellen. Workday generiert Buchungsjournale aus Student-Sponsor Sponsorrechnungen basierend auf konfigurierten Kontierungsregeln.

Sponsorprofile

Sie erstellen und verwalten Sponsor mit der Funktion Grant Management von Workday Financials . Siehe Sponsorinformationen einrichten und verwalten .

Auszahlungs- und Fakturierungs-Workflows

Sie können den Workflow erstellen, der am besten für Ihre Organisation geeignet ist. Sie können den Geschäftsprozess
Student-Sponsorrechnung - Ereignis
 verwenden, um Rechnungen aus Vertrag zu erstellen.
Sie können:
  • Erstellen Sie Rechnungen für auswählbare Vertrag .
  • Wählen Sie diese Option, um die Sponsor auszuzahlen, bevor Sie die Rechnung.
  • Wählen Sie diese Option, um Sponsoren eine Rechnung zu stellen, bevor Sie Zahlungen erfassen und Geldmittel auszahlen.
    Diese Option erfordert Rückabstimmung mit Ihrem Workday Financials Grants Accounting-Mitarbeiter, um ein ordnungsgemäßes Design der Hauptbuch-Buchhaltung sicherzustellen.
  • Synchronisieren Sie Rechnungen mit Änderungen der Vetragsposition . Für die Vertrag gilt Folgendes:
    • Verringern: Workday generiert Gutschriften und Neufakturierungsrechnungen.
    • Erhöhen: Workday erstellt eine neue Rechnung für den zusätzlichen Betrag.

Sponsorzahlungen

Contract Administrators erfassen die Vertrag und ordnen sie direkt den Student-Sponsor Sponsorrechnungen zu.
Sie können folgende Elemente verwenden:

Konsolidierte Student-Sponsorrechnungen

Sie können mehrere genehmigte Student-Sponsor Sponsorrechnungen zu einer einzigen konsolidierten Rechnung für einen Sponsor zusammenfassen.
Wenn Sie Rechnungen konsolidieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Fügen Sie nur genehmigte Rechnungen mit dem Status
    Genehmigt
     hinzu.
  • Nehmen Sie nur Rechnungen mit dem Status
    Nicht gezahlt
     oder
    Teilweise gezahlt
     auf.
  • Zeigen Sie alle individuellen Rechnungen an, die im konsolidierten Dokument enthalten sind.
  • Verfolgen Sie Zahlungen, drucken Sie die konsolidierte Rechnung und senden Sie sie per E-Mail.

Drucken und Versenden von E-Mails

Sie können einzelne und konsolidierte Student-Sponsor Sponsorrechnungen drucken und per E-Mail versenden.
Wenn Sie die Rechnung verwalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Drucken Sie Rechnungen in Batches mithilfe von Filtern wie Akademische Einheit, Sponsor und Rechnung .
  • Senden Sie Rechnung direkt per E-Mail an Sponsoren.
  • Zeigen Sie die Historie der Druckläufe und den Übermittlungsstatus gesendeter E-Mails an.
Wenn Sie Rechnungen per E-Mail senden, können Sie die Rechnung erst übermitteln, wenn Sie zuerst eine geschäftliche E-Mail-Adresse für den Sponsor konfigurieren.

Rechnungsnummerierung

Wir verwenden konfigurierbare ID-Generatoren für Student-Sponsor Sponsorrechnungen. Sie können Nummerierungssequenzen für Standardrechnungen, Neufakturierungsrechnungen, Anpassungsgutschriften und konsolidierte Rechnungen auf Mandant oder Unternehmen definieren.

Anmerkungen und Anhänge

Sie können mehrere Anmerkungen und Anhänge zu einzelnen Student-Sponsor Sponsorrechnungen verwalten.
Wenn Sie die Rechnung verwalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Fügen Sie einer vorhandenen Rechnung neue Anmerkungen oder Dateien hinzu.
  • Bearbeiten Sie vorhandene Anmerkungen auf deren Genauigkeit.
  • Entfernen Sie Anmerkungen oder Anhänge, die nicht mehr relevant sind.