Geschäftsprozesse bearbeiten

Administrator Guide

Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:

Business Process Administration

Manage: Business Process Definitions

Die Standardgeschäftsprozesse von Workday werden als Definitionen bereitgestellt und können an Ihre Anforderungen angepasst werden. Standard-Geschäftsprozessdefinitionen enthalten empfohlene Schritte und die Basiskonfiguration. Wenn ein Geschäftsprozess keine Standarddefinition hat, können Sie mit der Aufgabe

„Geschäftsprozessdefinition (Standarddefinition) erstellen“

die Standarddefinition erstellen und konfigurieren.

Sie können eine Geschäftsprozessdefinition ändern, wenn Sie einen Workflow benötigen, der sich von der Standard-Geschäftsprozessdefinition unterscheidet. Sie können benutzerdefinierte Geschäftsprozesse als Basis für eine konfigurierbare Bedingungsregel oder für eine bestimmte Organisation verwenden.

Um Geschäftsprozessdefinitionen anzupassen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Ändern Sie die Standarddefinition.

Kopieren und ändern Sie die Standarddefinition.

Wenn Sie eine Standard-Geschäftsprozessdefinition bearbeiten und für alle Organisationen verwenden, müssen Sie möglicherweise viele Anpassungen hinzufügen, wodurch der Geschäftsprozess komplex und schwer zu verwalten sein kann. Workday empfiehlt, Standard-Geschäftsprozessdefinitionen zu kopieren und für jede Ihrer Organisationen zu ändern. Dadurch können Sie verschiedene Geschäftsprozessdefinitionen in Ihrem Mandanten besser organisieren, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.

Wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition mit einem zukünftigen Gültigkeitsdatum bearbeiten und einen neuen Schritt hinzufügen, zeigt der

Audit-Trail-Bericht

möglicherweise einen Audit-Trail-Eintrag mit dem Schrittnamen und einigen Details im Bericht als

Schritt an

Beispiel: Heute ist der 15.07.2020. Sie fügen einen neuen
Genehmigungsschritt
zu einer Geschäftsprozessdefinition mit dem zukünftigen Gültigkeitsdatum 30.07.2020 hinzu. Wenn Sie den

Audit-Trail-Bericht

anzeigen, sehen Sie einen Audit-Trail-Eintrag für den neuen Schritt „Genehmigung“
und einige Details werden möglicherweise als

Schritt

im Bericht angezeigt.

Für eine optimale Geschäftsprozess-Performance empfiehlt Workday, die Anzahl der Schritte in einer Geschäftsprozessdefinition zu begrenzen.

Wir unterstützen maximal 72 aufeinanderfolgende, nicht manuelle Schritte in einem Geschäftsprozess. Ein nicht manueller Schritt ist ein Schritt, der vom System automatisch ohne Benutzerinteraktion verarbeitet wird. Beispiel: Nicht erforderliche Schritte, ein Integrationsschritt
oder ein Berichtsschritt
. Bei Geschäftsprozessen mit 72 aufeinanderfolgenden, nicht manuellen Schritten empfiehlt Workday, die Geschäftsprozessdefinition zu evaluieren, um die Anzahl dieser aufeinanderfolgenden Schritte zu reduzieren, oder eine regelbasierte Geschäftsprozessdefinition mit bedingten Schritten zu konfigurieren.

Wählen Sie

Geschäftsprozess

Definition bearbeiten

in den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozess.

Wählen Sie ein

Gültigkeitsdatum

für den Zeitpunkt, ab dem Änderungen der Geschäftsprozessdefinition wirksam werden.

Wählen Sie ein

Fälligkeitsdatum

aus, das die verstrichene Zeit von der Initiierung des Geschäftsprozesses bis zum Abschluss wiedergibt.

(Optional) Wählen Sie in der

Werteliste Kanäle für Benachrichtigungen

unterdrücken den Benachrichtigungskanal aus, der das Senden von benutzerdefinierten und System-Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen unterdrücken soll.

Wenn Sie die Wertelistenoption

Mobile Push-Benachrichtigungen

auswählen, sendet Workday keine Push-Benachrichtigung für benutzerdefinierte und Systembenachrichtigungen, die mit Ereignissen für die Geschäftsprozessdefinition verknüpft sind.

Wir zeigen die

Werteliste Kanäle für Benachrichtigungen

unterdrücken in Geschäftsprozessdefinitionen an, unabhängig davon, ob Sie Push-Benachrichtigungen in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen

konfiguriert haben.

Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Zeitzone	Sie können eine Zeitzone eingeben, indem Sie das Kontrollkästchen Zeitzone für Geschäftsprozesskonfiguration in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - System aktivieren. Wenn Sie Folgendes auswählen: Am aktuellen Datum werden die Änderungen sofort wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen sofort. Ein zukünftiges Datum: Die Änderungen werden am angegebenen Datum um Mitternacht wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Uhrzeit in ihren Zeitzonen. Ein vergangenes Datum: Die Änderungen werden um 23:59:59 Uhr am angegebenen Datum wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Uhrzeit in ihren Zeitzonen.
Reihenfolge	Geben Sie einen oder mehrere Buchstaben ein, um den Workflow des Geschäftsprozesses zu definieren. Der Initiierungsschritt lautet a und es gibt keinen weiteren Schritt mit dem Buchstaben a . Wenn Sie die Geschäftsprozessdefinition speichern, sortiert Workday die Geschäftsprozessschritte alphabetisch. Workday erzwingt die englische Sprache für die Anzeige und Verarbeitung von Workflow-Schritten.
Reihenfolge der Parallelschritte in "Meine Aufgaben".	Geben Sie in jedem Schritt mit derselben Reihenfolge mindestens einen Buchstaben ein, um die Reihenfolge zu steuern, in der Parallelschritte in einem Geschäftsprozess unter Meine Aufgaben im Verhältnis zu anderen Parallelschritten angezeigt werden. Beispiel: In der Geschäftsprozessdefinition richtet der Business Process Administrator Parallelschritte in der folgenden Reihenfolge ein: ca cb cc Workday zeigt die Aufgaben unter Meine Aufgaben in der entgegengesetzten Reihenfolge an, die in der Geschäftsprozessdefinition angegeben ist, wenn Sie Meine Aufgaben nach Neueste oben sortieren. Die ältere Aufgabe (oder die nächste Aufgabe) befindet sich unten in Meine Aufgaben, und neuere Aufgaben werden oben angezeigt. Um die Reihenfolge der Parallelschritte mit der Reihenfolge abzugleichen, in der die Aufgaben unter Meine Aufgaben angezeigt werden, sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Älteste oben .
Art	Bestimmte Schrittarten erfordern auch einen Eintrag in der Spalte Angeben . Darüber hinaus erfordern die Schrittarten Batch/Job und Integration , dass Sie eine Benutzer-ID in der Spalte Ausführen als Benutzer angeben. Wenn Sie Konsolidierte Genehmigung auswählen, müssen Sie die Genehmigungskonfiguration abschließen. Sie können die Genehmigungskonfiguration abschließen, nachdem Sie die Bearbeitung des Geschäftsprozesses abgeschlossen haben. In den möglichen Aktionen für den Schritt wählen Sie GeschäftsprozessKonsolidierte Genehmigung konfigurieren . Wenn Sie Genehmigungskette oder Konsolidierte Genehmigungskette auswählen, können Sie den Schritt so konfigurieren, dass er nach Organisationshierarchie und nicht nach Managementhierarchie weitergeleitet wird (stellenbasiertes Routing). Sie können die Schrittart vorhandener Schritte nicht ändern, wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition bearbeiten. Wenn Sie die Schrittart ändern möchten, können Sie den Schritt entfernen und einen neuen Schritt mit einer neuen Schrittart hinzufügen.
Angeben	Wählen Sie die geeignete Aktion für die Schrittart aus.
Optional	Empfänger müssen keine optionalen Schritte ausführen. Die Benachrichtigung enthält einen Link, auf den der Empfänger klicken kann, um den Schritt zu überspringen. Der Empfänger muss einen optionalen Schritt entweder überspringen oder abschließen, um den Prozess zum nächsten Schritt zu verschieben. Wenn ein Empfänger einen optionalen Schritt für später speichert, kann er diesen Schritt überspringen. Wenn Sie eine Benachrichtigung für einen optionalen Schritt einrichten, sendet Workday eine Benachrichtigung an die Person, die in der benutzerdefinierten Benachrichtigung konfiguriert ist, wenn der Empfänger den Schritt überspringt. Sie können das Berichtsfeld Schritt übersprungen verwenden, um eine Bedingungsregel zu erstellen, die verhindert, dass Workday Benachrichtigungen für übersprungene Schritte sendet.
Gruppe	Geben Sie die für diesen Schritt verantwortlichen Sicherheitsgruppen an. Workday zeigt Sicherheitsgruppen an, die die Sicherheitsrichtlinie aktiviert. Wenn der Schritt ein Aktionsschritt ist, der einen anderen Geschäftsprozess initiiert, werden die verfügbaren Sicherheitsgruppen durch die Sicherheitsrichtlinie des Unterprozesses definiert. Sie können bestimmte Geschäftsprozessschritte an Organisationsrollen in der aktuellen Organisation oder einer vorgeschlagenen Organisation weiterleiten. Wenn Sie einen Genehmigungskettenschritt hinzufügen und den Schritt so konfigurieren, dass er nach Organisationshierarchie weitergeleitet wird, können Sie nur eingeschränkte rollenbasierte Sicherheitsgruppen auswählen.
Routing-Modifikator	Wählen Sie einen Routing-Modifikator aus. Workday zeigt diese Spalte nur an, wenn der Geschäftsprozess Schrittarten hat, die Routing-Modifikatoren unterstützen. Sie können ein bestimmtes Gruppen-Routing für jede Geschäftsprozessschrittart verwenden, wenn für die Sicherheitsgruppe die Linienorganisation für die zuweisbare Rolle in der Aufgabe Zuweisbare Rollen verwalten aktiviert ist.
Alle	Wählen Sie diese Option aus, wenn jeder in allen angegebenen Sicherheitsgruppen den Schritt ausführen muss.
Fälligkeitsdatum	Sie können ein Fälligkeitsdatum für den gesamten Geschäftsprozess oder für jeden Geschäftsprozessschritt festlegen. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für den Schritt fest. Dies ist die verstrichene Zeit vom Start bis zum Abschluss des Schritts. Für Benutzer, die sich in den Zeitzonen UTC-1 oder höher befinden, zeigt Workday das Fälligkeitsdatum des Schritts in ihrer lokalen Zeitzone an. Zur Bestimmung des Fälligkeitsdatums verwenden wir das Tagesende (23:59:59) in der pazifischen Zeitzone (UTC-8) des Systems und konvertieren das Fälligkeitsdatum in die lokale Zeitzone des Benutzers. Workday zeigt die lokale Zeitzone des Benutzers für das Fälligkeitsdatum in folgenden Bereichen an: Abschnitt Wartet auf Ihre Aktion auf der Seite Workday Home. Element Meine Aufgaben. Prozesshistorie des Elements Meine Aufgaben. Nachricht Up Next . Sie haben Dialogfeld übermittelt . In der Spalte Fälligkeitsdatum auf der Seite Ereignis anzeigen . Dies gilt nicht für Benutzer in den Zeitzonen UTC-2 oder weniger. Das Fälligkeitsdatum wird in Nordamerikanischer Westküstenzeit angezeigt. Für Fälligkeitsdaten, die Workday in Tageseinheiten berechnet, verwendet Workday regelbasierte Kalender, die Sie in der Geschäftsprozessdefinition konfigurieren, um das Fälligkeitsdatum zu berechnen. Bei Geschäftsprozessdefinitionen, die keinen regelbasierten Kalender verwenden oder das Fälligkeitsdatum nicht in Tageseinheiten berechnen, berechnet Workday Fälligkeitsdaten in aufeinanderfolgenden Tagen. Wenn ein Geschäftsprozess als Unterprozess ausgeführt wird, verwendet Workday die regelbasierten Kalender, die in der Geschäftsprozessdefinition des Unterprozesses konfiguriert sind. Es werden nicht die regelbasierten Kalender des übergeordneten Geschäftsprozesses verwendet.
Fälligkeitsdatum basiert auf Gültigkeitsdatum	Sie können ein Fälligkeitsdatum für den gesamten Geschäftsprozess oder für jeden Geschäftsprozessschritt festlegen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit Workday das Fälligkeitsdatum des Schritts basierend auf dem Gültigkeitsdatum dieser Geschäftsprozessinstanz berechnet. Andernfalls berechnet Workday das Fälligkeitsdatum ab dem Zeitpunkt, an dem der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Beispiel: Das Datum, an dem eine Gehaltserhöhung wirksam wird, oder das Startdatum für einen neuen Mitarbeiter kann Wochen nach dem Abschluss des Geschäftsprozesses liegen. Wenn ein Geschäftsprozessschritt mit einem Fälligkeitsdatum konfiguriert ist und das Kontrollkästchen Fälligkeitsdatum basiert auf Gültigkeitsdatum auch für den Schritt oder die Geschäftsprozessdefinition als Ganzes aktiviert ist, kann Workday dem Fälligkeitsdatum einen zusätzlichen Tag hinzufügen Das System persistiert das Gültigkeitsdatum des Geschäftsprozesses.
Nicht weiterleiten	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um bestimmte Schritte von manuell weiterleitbaren Geschäftsprozessarten als Nicht weiterzuleiten zu markieren. Wenn diese Option aktiviert ist, kann ein Ereignis nicht von oder zu einem Schritt weitergeleitet werden, der als Als Nicht weiterleiten markiert ist. Dieses Feature kann verwendet werden, um das Risiko von Problemen zu verringern, die dadurch auftreten können, dass Benutzer Schritte manuell bis zum Abschluss weiterleiten. Hinweis: Diese Funktion ist nur für Schritte verfügbar, die Sie einer Sicherheitsgruppe zuweisen können. Schritte, die Sie einer Sicherheitsgruppe nicht zuweisen können, mit Ausnahme des Berichtsschritts , können nicht als Nicht weiterleiten markiert werden.

Änderungen, die Sie an einer Geschäftsprozessdefinition einer übergeordneten Organisation vornehmen, wirken sich auf alle untergeordneten Organisationen aus, die keine eigene benutzerdefinierte Geschäftsprozessdefinition haben.

Wenn Sie eine Unterprozessdefinition bearbeiten, werden die Änderungen nicht im

Audit-Trail-Bericht

für den übergeordneten Geschäftsprozess angezeigt. Wenn Sie jedoch das Kontrollkästchen

Initiierungsdatum von Unterprozess verwenden

für eine Geschäftsprozessdefinition deaktivieren oder aktivieren, die für Auditing getaggt ist, werden möglicherweise zusätzliche Einträge im

Audit-Trail-Bericht

angezeigt.

Nachdem Sie die Bearbeitung des Geschäftsprozesses abgeschlossen haben, können Sie Ihre Geschäftsprozessdefinition weiter anpassen, z. B. Folgendes konfigurieren:

Erweitertes Routing für die Geschäftsprozessschritte Genehmigung
, Konsolidierte Genehmigung
und To-do
. In den möglichen Aktionen für den Schritt wählen Sie

Geschäftsprozess

Erweitertes Routing verwalten

Organisationsbasiertes Routing für die Schritte Genehmigungskette
und Konsolidierte Genehmigungskette
. In den möglichen Aktionen für den Schritt wählen Sie

Geschäftsprozess

Erweitertes Routing verwalten

. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen

Organisationsbasiertes Routing

Schrittverzögerung für Geschäftsprozessschritte. In den möglichen Aktionen für den Schritt wählen Sie

GeschäftsprozessSchrittverzögerung

verwalten

Einen Aktionsschritt
, um Validierungsbedingungen auszulösen, wenn Prüfer zum Geschäftsprozessschritt zusätzliche Genehmiger hinzufügen. In den möglichen Aktionen für einen Aktionsschritt
wählen Sie

GeschäftsprozessSchrittbedingungen

verwalten

. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen

Validierungsbedingungen für "Genehmiger hinzufügen" aktivieren

Einen Schritt als Abschluss
-Schritt. In den möglichen Aktionen für den Schritt wählen Sie

Geschäftsprozess

Als Abschluss festlegen

. Wir zeigen

„Ja“

in der Spalte

Abgeschlossen

in der Geschäftsprozessdefinition an.

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen, die bei einem beliebigen Geschäftsprozessschritt oder beim Status des gesamten Geschäftsprozesses ausgelöst werden. Sie können das Senden einer benutzerdefinierten Benachrichtigung auch verzögern, indem Sie eine Benachrichtigungsverzögerung für Ihre Geschäftsprozesse konfigurieren. In den möglichen Aktionen für eine Geschäftsprozessdefinition wählen Sie

Geschäftsprozess

Benachrichtigung hinzufügen

Blenden Sie Details zur Geschäftsprozesshistorie für die Person aus, die mit dem Geschäftsprozess verknüpft ist, z. B. einen internen Mitarbeiter. Öffnen Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie und aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Prozesshistorie für Person ausblenden

. Aktivieren Sie dann die anstehende Änderung der Sicherheitsrichtlinie.

Die Funktion zum Ausblenden der Geschäftsprozesshistorie funktioniert nicht bei Geschäftsprozessen für Modellkomponenten, die Sie in Workday Extend erstellen.