Konzept: Import aus E-Mails
Mit „Import aus E-Mail“ können Sie Daten aus E-Mails parsen und extrahieren, die an Workday gesendet werden. Workday-Anwendungen können die extrahierten Daten verwenden, um automatisch Ereignisse und Aufgaben zu erstellen. Dadurch sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Arbeit. Anwendungen, die den Empfängerdomänen zugeordnet sind, initiieren Aktionen basierend auf dem Inhalt eingehender E-Mails. Beispiel: Wenn ein autorisierter Lieferant eine E-Mail-Rechnung übermittelt, verarbeitet Workday den Inhalt als Lieferantenrechnungsanforderung.
Arten von Empfängerdomänen
Sie können Ihre Workday-Mandanten so konfigurieren, dass eingehende E-Mails an bestimmte Empfängerdomänen gesendet werden, damit sie beim Import aus E-Mails verarbeitet werden können. Sie können entweder eine von Workday bereitgestellte Empfängerdomäne oder eine vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomäne für den Import aus E-Mails verwenden. Workday richtet die von Workday bereitgestellte Empfängerdomäne für Sie ein und verwaltet sie. Alternativ müssen Sie die vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomäne selbst einrichten und verwalten. Workday empfiehlt die Verwendung der von Workday bereitgestellten Empfängerdomäne aus folgenden Gründen:
- Spart Zeit durch die Verwendung einer Empfängerdomäne, die Workday für Sie konfiguriert. Wenn Sie eine vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomäne erstellen, müssen Sie die DNS-Konfiguration für Ihr Unternehmen aktualisieren, wozu Sie möglicherweise die Hilfe Ihres IT-Teams benötigen.
- Vereinfacht Aktualisierungen von Nicht-Produktionsumgebungen, indem zusätzliche Konfigurationsschritte eliminiert werden, die für vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomänen erforderlich sind.Sie müssen die Aufgabe"Einstellungen für Import aus E-Mail konfigurieren"in Ihrem Nicht-Produktionsmandanten öffnen, um die von Workday bereitgestellte Empfängerdomäne nach jeder Aktualisierung für Nicht-Produktionsmandanten erneut auszuwählen.
Weiterleiten und umleiten mit Import aus E-Mail
Sie können E-Mails entweder an eine von Workday bereitgestellte Empfängerdomäne oder an eine vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomäne in Ihrem Workday-Mandanten weiterleiten und umleiten. Sie können verschiedene E-Mail-Clients von Drittanbietern verwenden, um E-Mails weiterzuleiten und umzuleiten. Beispiele:
- Apple-Mail
- Google Mail
- Microsoft Outlook
Wenn Sie Ihre Einstellungen für den Import aus E-Mails konfigurieren, können Sie der Liste zulässiger Absender eine weiterleitende oder umleitende E-Mail-Adresse hinzufügen. Anschließend können Sie Ihren E-Mail-Client so konfigurieren, dass E-Mails an die Empfängerdomäne weitergeleitet oder umgeleitet werden.
Beispiel: Sie konfigurieren eine Empfängerdomäne in Ihrem Mandanten: email@ziel.com. Sie richten auch eine Weiterleitungsadresse in Ihrem E-Mail-Client ein: email@forward.com. Ihr E-Mail-Client leitet dann alle an email@forward.com gesendeten E-Mails an Ihre Empfängerdomäne um: email@destination.com.
Wenn Sie eine E-Mail verfassen, die Sie an eine Empfängerdomäne für Import aus E-Mail weiterleiten möchten, fügen Sie nur die Weiterleitungsadresse im Feld
An
der E-Mail hinzu. Fügen Sie im Feld Cc
alle zusätzlichen Empfängeradressen hinzu, damit „Import aus E-Mail“ die E-Mail erfolgreich importieren kann.Schritte zum Beenden des Imports aus E-Mails
Wenn Sie den Import aus E-Mails nicht mehr verwenden möchten und entweder die von Workday bereitgestellte Empfängerdomäne oder die vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomäne verwenden, müssen Sie Folgendes tun:
- Löschen Sie die Einstellungen für den Import aus E-Mails.
- Entfernen Sie alle Weiterleitungsregeln, die Sie erstellt haben.
Wenn Sie die vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomäne verwenden, müssen Sie außerdem Folgendes ausführen:
- Löschen Sie die Empfängerdomäne für Import aus E-Mail.
- Arbeiten Sie mit Ihrem IT-Administrator zusammen, um Daten aus dem Import aus E-Mails aus Ihrer DNS-Konfiguration zu entfernen.