Einstellungen für Formular I-9 verwalten

Sicherheit: Domäne Set Up: Tenant Setup - HCM
im funktionalen Bereich „System“.

Konfigurieren Sie, wie das elektronische Formular I-9 in Ihrem Workday-Mandanten angezeigt wird.

Öffnen Sie die Aufgabe

Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Standard-HR-Mitarbeiterdaten in Abschnitt 1 von Formular I-9	Füllt automatisch folgende Felder für Kontaktdaten und persönliche Daten in Abschnitt 1 aus, wenn die Daten im HR-Datensatz des Mitarbeiters in Workday vorhanden sind: Name Adresse Geburtsdatum SSN Telefonnummer E-Mail-Adresse
Standarddaten aus Name und Titel des HR-Arbeitgebers in Formular I-9	Füllt automatisch folgende Arbeitgeberfelder in den Abschnitten 2 und 3 aus, wenn die Daten im HR-Datensatz des Mitarbeiters in Workday vorhanden sind: Abschnitt 2: Vorname, Nachname und Funktionsbezeichnung des Arbeitgebers oder Berechtigers. Abschnitt 3: Name des Arbeitgebers oder Berechtigers.
Überschreiben Sie das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters mit Daten aus Formular I-9	Füllt automatisch das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer aus dem Ereignis Formular I-9 ausfüllen im Profil eines Mitarbeiters aus. Beurteilen Sie die Auswirkungen der Aktivierung dieses Kontrollkästchens. Workday aktualisiert die Werte für die Sozialversicherungsnummer und das Geburtsdatum des Mitarbeiters automatisch, ohne Benachrichtigungen oder ohne Bestätigung.
Elektronisches Formular I-9 - Abschnitt 2 - Unternehmensname und Adresse	Wenn Sie eine Option aus der Werteliste Standard für Unternehmen und Adresse auswählen, füllt Workday diese Informationen automatisch in Abschnitt 2 aus. Wenn Sie Werte im Grid Unternehmensnamen und Adresse auswählen aus Liste konfigurieren und eine Standardvorgabe auswählen, lädt Workday diese Informationen automatisch in Abschnitt 2.
Remote-Formular I-9 - Abschnitt 2 - Unternehmensname und Adresse	Wenn Sie diesen Abschnitt nicht konfigurieren, füllt Workday automatisch die Unternehmensadresse des autorisierten Mitarbeiters in Abschnitt 2 aus. Bei Remote-Formularen I-9 bezieht sich der autorisierte Mitarbeiter auf den Benutzer oder die Rolle, die Sie im Schritt Remote-Formular I-9 verwalten im Geschäftsprozess Formular I-9 ausfüllen konfiguriert haben.
Formular I-9 - Interne Auditdaten	Schließen Sie die Felder Grund für internen Audit und Abschluss des internen Audits ein. Sie können diese Felder optional anzeigen, ausblenden oder als erforderlich festlegen.
Zuweisung von Formular I-9 verwalten	Erstellen Sie Gründe für die Zuweisung oder Nichtzuweisung eines Formulars I-9 zu einem Mitarbeiter, der bereits über eines in Workday verfügt.
Prozess für Remote-Formular I-9 verwalten	Wählen Sie HR-Rollen aus und wählen Sie einen autorisierten Mitarbeiter aus, damit HR-Rollen einen externen autorisierten Mitarbeiter bestimmen können, der Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllen kann. Standardmäßig können Mitarbeiter in Workday automatisch ihren eigenen externen autorisierten Mitarbeiter bestimmen.
Beziehungen zu autorisierten Mitarbeitern für Remote-Mitarbeiter	Konfigurieren Sie Optionen, die Mitarbeiter als autorisierte Stellvertreter zum Ausfüllen von Formular I-9 auswählen können.
Bestätigungstext für Remote-Formular I-9	Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bestätigungstext, den ein autorisierter Mitarbeiter bestätigen muss, bevor er Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllen kann.
Anweisungen zu Anhängen von Remote-Formular I-9	Erstellen Sie benutzerdefinierte Anweisungen, die angezeigt werden, wenn ein berechtiger Mitarbeiter Dokumente an Abschnitt 2 des Formulars I-9 anhängen soll.
Text für E-Mail-Benachrichtigung für Remote-Formular I-9	Erstellen Sie benutzerdefinierten Text, der in der E-Mail angezeigt wird, die zum Ausfüllen von Abschnitt 2 des Formulars I-9 an einen autorisierten Mitarbeiter gesendet wird.
Gründe für doppelte Fälle bei E-Verify verwalten	Erstellen Sie Gründe für die Übermittlung von doppelten Fällen bei E-Verify. Dieses Feld ist nur für Kunden verfügbar, die E-Verify v30 aktiviert haben.
Standard-Überfälliggrund für Formular I-9	Konfigurieren Sie den Überfälligen Grund, der automatisch in die Integrationsvorlage E-Verify - Employment Verification geladen wird, wenn Sie eine Massenübermittlung von Formularen I-9 an E-Verify durchführen.
Erweitertes Routing für Geschäftsprozess "Formular I-9 revidieren"	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder für erweitertes Routing beim Aktualisieren von Eingängen aus Formular I-9 erfassen , um die Felder Organisation und Unternehmen zur Aufgabe Eingänge von Formular I-9 aktualisieren hinzuzufügen. Konfigurieren Sie diese Felder im Geschäftsprozess Formular I-9 ändern , um ein Formular I-9 korrekt an E-Verify weiterzuleiten. Wenn Sie zwei oder mehr E-Verify- Integrationen haben, können Sie mit dem Kontrollkästchen Formular I-9-Daten an die richtige E-Verify- Integration senden.
Anhangoptionen für Formular I-9	Sie können die Formulare I-9 und Anhänge drucken. Wählen Sie: Vor dem Drucken von Anhängen für Formular I-9 fragen Immer Anhänge für Formular I-9 drucken . Mit dieser Option können Sie auch Anhänge drucken, indem Sie auf das Drucksymbol klicken, während Sie das Formular I-9 eines Mitarbeiters anzeigen. Sie können maximal 100 Dokumente des Formulars I-9 gleichzeitig drucken.
Formular I-9 - Sprachoptionen in Registered	Gibt an, wie das elektronische Formular I-9 für Mitarbeiter in Registered angezeigt wird. Workday zeigt das Formular I-9 in der von Ihnen ausgewählten Sprache an, unabhängig von den Präferenzen des Mitarbeiters. Die Abschnitte 2 und 3, der Bericht View Form I-9 for Worker und die Aufgabe Print Form I-9 werden auch in der von Ihnen ausgewählten Sprache angezeigt. Wenn Sie es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Sprache für das Formular I-9 auszuwählen, müssen Sie die Abschnitte 2 und 3 unabhängig von Ihrer Präferenz in der ausgewählten Sprache ausfüllen.