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Administrator Guide
Schritte: Geschäftsprozess „Formular I-9 ausfüllen“ einrichten

Schritte: Geschäftsprozess „Formular I-9 ausfüllen“ einrichten

  • Um die
    E-Verify
     -Integration zu verwenden, erstellen Sie die Integration, bevor Sie die Integrationsschritte im Geschäftsprozess
    Complete Form I-9
     konfigurieren.
  • Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
Sie können den Geschäftsprozess
Complete Form I-9
 so einrichten, dass Mitarbeiter ein elektronisches Formular I-9 erstellen können, um die Auswählbarkeit für die Beschäftigung in den USA zu prüfen. Sie können den Geschäftsprozess
Complete Form I-9
 unabhängig oder als Aktion im Geschäftsprozess
Onboarding
 verwenden. Sie können Integrationsschritte in den Geschäftsprozess
Complete Form I-9
 einschließen, um Mitarbeiterdaten an die
E-Verify-
 Integration zur Arbeitsberechtigung zu übermitteln.
Wenn der Aktionsschritt
Formular I-9 ausfüllen
 Teil des Geschäftsprozesses
Onboarding
 ist, muss er nach folgenden Schritten kommen:
  • Die Aufgaben
    Namen ändern
     und
    Kontaktdaten ändern
     sind abgeschlossen. Wenn Sie das Formular I-9 vorausfüllen, stellt Workday den Namen und die Privatadresse des Mitarbeiters für das Formular I-9 zur Verfügung.
  • Abschlussschritt
     im Geschäftsprozess
    Onboarding
     , um die Beschäftigungsverifizierung zu beschleunigen, da die Integration pausiert, bis
    das Onboarding
     abgeschlossen ist.
Mit Workday können Sie ein Formular I-9 erstellen, übernehmen jedoch keine Verantwortung für die Compliance.
  1. Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Complete Form I-9
     im funktionalen Bereich „Onboarding“.
    Verwenden Sie die folgende Reihenfolge für Geschäftsprozessschritte:
    • Wenn Sie die
      E-Verify-
       Integration verwenden, schließen Sie die Schritte
      a
       -
      j
      ein.
    • Wenn Sie Daten manuell in die E-Verify-Website eingeben oder E-Verify nicht verwenden, müssen Sie die Schritte
      a
      ,
      b
      und
      j
      ausführen.
    Reihenfolge
    Wenn
    Art
    Angeben
    a
    Initiierung
    b
    Aktion
    Prüfen Sie das Formular I-9
    c
    US-Beschäftigungsverhältnis noch nicht autorisiert? (Eigentümer von Workday)
    Service
    E-Verify - Erstverifizierung oder erneute Verifizierung
    d
    E-Verify identifiziert Fälle mit derselben SSN in den letzten 365 Tagen? (Eigentümer von Workday)
    Aktion
    E-Verify-Prüfung für doppelte Fälle
    e
    Fallduplikate schließen und neuen Fall erstellen bei E-Verify? (Eigentümer von Workday)
    Service
    E-Verify: Duplikat schließen und neuen Fall erstellen
    f
    Fall befindet sich in Warteschlange? (Eigentümer von Workday)
    Service
    E-Verify-Fall in Warteschlange
    g
    Fall erfordert Fotoabgleich? (Eigentümer von Workday)
    Aktion
    E-Verify Photo Match
    h
    Fall erfordert Fotoabgleich? (Eigentümer von Workday)
    Service
    E-Verify - Foto bestätigen
    i
    Fall erfordert Prüfung potenziell falscher Daten? (Eigentümer von Workday)
    Service
    Neues I-9-Ereignis für erneute E-Verify-Verifizierung erstellen
    j
    Auswählbarkeit für Beschäftigung (USA) anstehend? (Eigentümer von Workday)
    Aktion
    Endgültiger Status der Verifizierung des US-Beschäftigungsverhältnisses
    (Optional) Fügen Sie nach
    b
     und vor
    c
     einen
    Genehmigungsschritt
     hinzu, um zusätzliche Dokumente für Formular I-9 zu prüfen.
    Der Schritt
    Abschluss
     muss Schritt
    b
     oder der optionale Schritt
    Genehmigung
     sein. Legen Sie den Schritt
    Genehmigung
     als Schritt
    Abschluss
     des Geschäftsprozesses fest.
  2. (Optional) Wählen Sie
    GeschäftsprozessSchrittbedingungen
    verwalten
     in den möglichen Aktionen für Schritt
    b
    .
    Um eine Sozialversicherungsnummer in Abschnitt 1 des Formulars I-9 als erforderlich festzulegen, fügen Sie eine Zeile auf dem Register
    Validierungsbedingungen
     hinzu und wählen Sie
    Bedingungsregel erstellen
     aus der Werteliste
    Regel
     .
    Erstellen Sie eine Bedingungsregel basierend auf folgendem Workday-Berichtsfeld für IDs:
    Quelle - Externes Feld für Bedingungsregel
    Relationaler Operator
    Vergleichsart
    Vergleichswert
    Ist Sozialversicherungsnummer für Ereignis "Formular I-9" verfügbar?
    gleich
    In diesem Filter angegebener Wert
    Nein
  3. Wählen Sie
    Geschäftsprozess → Erweitertes Routing verwalten
     in den möglichen Aktionen für den Schritt
    Review Form I-9
     .
    Fügen Sie eine Routing-Beschränkung hinzu, um sicherzustellen, dass HR Partner dem Schritt für ihr eigenes Formular I-9 nicht zugewiesen werden.
  4. (Optional) Wählen Sie
    Geschäftsprozess → Hilfetext verwalten
     in den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozess.
    Fügen Sie Hilfetext für E-Verify hinzu, indem Sie Anweisungen für Schritt
    b
    bereitstellen.
    Geben Sie in die Spalte
    Hilfetext
     folgende Nachricht ein:
    Bei Verwendung von E-Verify muss jedes für Art B vorgelegte Dokument ein Foto enthalten, das mit dem Mitarbeiter übereinstimmt.
  5. (Optional) In den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozess wählen Sie
    Geschäftsprozess → Definition bearbeiten
    .
    Wenn Sie E-Verify verwenden, klicken Sie auf folgende Schaltflächen, um die Integration zu konfigurieren:
    • Konfigurieren Sie E-Verify Erstverifizierung oder erneute Verifizierung
    • E-Verify "Duplikate schließen" und "Neuen Fall erstellen" konfigurieren
    • E-Verify-Bestätigung von Foto konfigurieren
    Wählen Sie auf der Seite
    Configure E-Verify Event Service
     das gleiche
    E-Verify
     -Integrationssystem aus.
  6. (Optional) Wählen Sie
    Geschäftsprozess → Überschreibung für Schrittlabel verwalten
     in den möglichen Aktionen für die Schritte
    g
     und
    j
    .
    Wenn Sie E-Verify verwenden, geben Sie folgende Überschreibungen für Schrittlabels an:
    • Schritt
      g
      : Fotoabgleich
    • Schritt
      j
      : Finalisieren
  7. Informieren Sie für E-Verify einen HR Partner, wenn ein Mitarbeiter keine Arbeitsberechtigung hat. Verwenden Sie das Berichtsfeld
    US Employment Verification Status,
     um eine Benachrichtigungsregel zu erstellen.