Konzept: Recruiting-Daten bereinigen
Um Datenschutzvorschriften und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, können Sie in Workday personenbezogene Daten (PII) für die von Ihnen ausgewählten Datentypen von Ihrem Mandanten zu bereinigen.
Sie können bestimmte personenbezogene Daten (PII) aus Ihrem Workday-Mandanten für Populationen bereinigen, die Sie in einem benutzerdefinierten Bericht auswählen.
Beispiele:
- Aktive Mitarbeiter
- Kandidaten
- Potenzielle Kandidaten
- Ausgeschiedene Mitarbeiter
Mit Workday können Sie Bereinigungspläne erstellen und verwalten, in denen Sie Datenpopulationen angeben können, die in eine Bereinigung eingeschlossen werden sollen.
Wenn Sie Daten bereinigen, entfernen Sie sie dauerhaft aus Ihrem Mandanten. Workday kann das Löschen von Daten nicht rückgängig machen oder mit einem flexiblem Anspruchsbeginn versehen.
Zum Schutz vor dem Löschen wichtiger Daten empfiehlt Workday Folgendes:
- Gewähren Sie die Möglichkeit, Daten zu bereinigen. nur Benutzern, die den Bereinigungsprozess und seine Konsequenzen kennen.
- Bereinigen Sie nur die Daten, die Sie in der Sandbox getestet und bestätigt haben, bevor Sie eine Bereinigung in Ihrer Produktionsumgebung durchführen.
Bereinigung von Personendaten
Sie können die Aufgabe
Personendaten bereinigen
verwenden, um nur die personenbezogenen Daten (PII) zu entfernen, die Sie im Bereinigungsplan angeben. Sie können diese Aufgabe verwenden, wenn Sie regelmäßig Datensätze bereinigen müssen. Beispiel: Für ausgeschiedene Mitarbeiter. Bereinigen einer einzelnen Einheit
Mit Workday können Sie eine einzelne Einheit wie einen Kandidaten oder eine Bewerbung über das Menü der möglichen Aktionen dieser Einheit bereinigen. Sicherheitsgruppen mit Zugriff auf die Domäne
Purge Single Entity Data
können einzelne Datensätze bereinigen. Bereinigung von Kandidatendaten
Sie können Kandidaten oder Kandidatendokumente auf Anfrage bereinigen oder wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Beispiel: Kandidatenbewerbungen, wenn sie eine andere Stelle angenommen haben.
Bei der Bereinigung folgender Daten, geschieht Folgendes:
- Bei der Bereinigung von Kandidaten, die Sie nicht einstellen, entfernt Workday die personenbezogenen Daten (PII) der Kandidaten, ihre Benutzernamen für „Kandidat - Home“ und alle mit den Kandidaten verknüpften Dokumente.
- Bei der Bereinigung von Kandidaten, die Sie einstellen, entfernt Workday ihre Benutzernamen für „Kandidat - Home“ und den AbschnittKandidatendokumenteaus dem Mitarbeiterprofil.
Bereinigung von Mitarbeiterdaten
Workday bereinigt nur Mitarbeiterdaten, wenn Folgendes gilt:
- Sie haben die OptionAuswählbar für Bereinigungin einem benutzerdefinierten Bericht, den Sie mit der AufgabePersonendaten bereinigenerstellen können, markiert.
- Sie haben einen Austritt für den Mitarbeiter durchgeführt. Sie können keine Mitarbeiter mit einer aktiven Mitarbeiterstelle oder einem anstehenden Austritt bereinigen.
Workday bereinigt Mitarbeiterdaten nicht, wenn Folgendes gilt:
- Es handelt sich um Kandidaten für eine offene oder gesperrte Stelle.
- Es handelt sich um zukünftige Einstellungen.
Bereinigung von Daten von ausgeschiedenen Mitarbeitern
Wenn Sie Daten ausgeschiedener Mitarbeiter bereinigen, gibt Workday sie nicht mehr bei Suchen zurück und entfernt alle ihre personenbezogenen Daten (PII). Für historische Headcounts gilt Folgendes:
- Workday gibt die bereinigte Instanz alsBereinigte Personendatenan, wo immer ihr Name normalerweise angezeigt wird.
- Workday verknüpft alle verbleibenden Daten mitBereinigte Personendatenanstelle der Daten einer identifizierbaren Person.