Überlegungen zum Setup: Spesenabrechnungen für Kandidaten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Spesenabrechnungen für Kandidaten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können es Mitarbeitern ermöglichen, Spesenabrechnungen im Auftrag von Kandidaten zu erstellen, um angefallene Spesen an sie zu erstatten.
Vorteile und Nutzen
- Analysieren Sie Spesendaten von Kandidaten, um fundiertere Entscheidungen für HR-Initiativen zu treffen.
- Eliminieren Sie manuelle Problemumgehungen, z. B. Ad-hoc-Zahlungen und die Verwendung von Arten von Zahlungsempfängern, die keine Kandidaten sind.
- Beschleunigen Sie die Erstattung, indem Sie Spesenabrechnungen für Kandidaten an bestimmte Prüfer und Genehmiger weiterleiten.
- Reduzieren Sie Datenduplikate, indem Sie Spesendaten von Kandidaten in Workday zentralisieren.
- Verfolgen Sie Recruiting-Kosten und erstellen Sie Berichte dazu für eine bessere Ausgabenkontrolle.
Anwendungsfälle
- Zahlen Sie Erstattungen an Kandidaten, für die Recruitment-Kosten anfallen, z. B. Flüge zu Interview-Standorten und Hotelaufenthalte.
- Erstellen Sie Berichte zu Gesamtbeträgen für Personalanforderungen, z. B. Gesamtkosten für Lieferantenrechnungen und Kandidatenspesen.
- Übermitteln Sie Spesenabrechnungen, die mehrere Arten von Zahlungsempfängern enthalten, z. B. Kandidaten und Mitarbeiter, die am selben Team-Lunch teilnehmen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Spesendaten verwalten Mitarbeiter? | Sie können segmentierte Sicherheit konfigurieren, damit Mitarbeiter nur auf Spesendaten von Kandidaten zugreifen können. Wenn Sie segmentierte Sicherheit aktivieren, haben Mitarbeiter mit:
Wenn Sie segmentierte Sicherheit nicht aktivieren, können eingeschränkte und uneingeschränkte Mitarbeiter alle Arten von Zahlungsempfängern, die keine Mitarbeiter sind, einschließlich Kandidaten, in der Aufgabe Spesenabrechnung für Nicht-Mitarbeiter erstellen auswählen. Ohne die entsprechenden Sicherheitsberechtigungen haben Mitarbeiter jedoch nicht die Möglichkeit, bestimmte Nicht-Mitarbeiter aus der Werteliste Zahlungsempfänger zu wählen. |
Wie werden Kreditkartentransaktionen für Kandidaten verwaltet? | Obwohl Kandidaten keine Firmenspesenkarten verwenden, können Sie ihnen Kreditkartentransaktionen für Spesenkosten, die in ihrem Auftrag anfallen, neu zuweisen.
Wenn Sie Kandidaten Kreditkartentransaktionen neu zuweisen, zeigt Workday die Transaktionen in ihren Spesenabrechnungen an, damit Sie sie für die Aufnahme auswählen können. Wenn Sie Kandidaten keine Kreditkartentransaktionen neu zuweisen, enthalten Ihre benutzerdefinierten Berichte und Standardberichte möglicherweise begrenzte Spesendaten, was Auswirkungen auf Ihre Analyse der Gesamtspesen haben kann. |
Welche Spesenabrechnungsdaten können Sie für Kandidaten bereinigen? | Wenn Sie den bereinigbaren Datentyp Financials - Expense Reports in der Aufgabe Personendaten bereinigen auswählen, bereinigt Workday Folgendes:
|
Empfehlungen
- Um ein genaues Reporting sicherzustellen, aktivieren Sie die Worktag-Art „Personalanforderung“ in Spesenabrechnungen, um Kostensummen für Personalanforderungen zu verfolgen.
- Wenn Daueranforderungen nicht mit einem Manager oder einer Linienorganisation verknüpft sind, konfigurieren Sie berechnete Felder, um Spesenabrechnungen an andere Prüfer und Genehmiger weiterzuleiten.
Anforderungen
- Weisen Sie Mitarbeiter mit eingeschränktem Sicherheitszugriff den erforderlichen Unternehmen zu, damit sie auf Kandidatendaten und zugehörige Bewerbungen zugreifen können.
- Um Spesenabrechnungen im Auftrag von Kandidaten zu übermitteln, fügen Sie Spesenzahlungen als Option zu ihren Auszahlungsoptionen hinzu.
Einschränkungen
Kandidaten haben nicht die Möglichkeit, eigene Spesenabrechnungen in Workday zu erstellen.
Wir stellen kein Worktag
Kandidat
zur Verwendung in Spesenabrechnungen bereit. Stattdessen können Sie folgende Berichtsfelder verwenden, um Kandidatenspesen zu erfassen:
- Art des Spesenzahlungsempfängers
- Zahlungsempfänger der Spesenabrechnung
Workday unterstützt Folgendes nicht:
- Vertrauliche Personalanforderungen in Spesenabrechnungen für Kandidaten.
- Ausgabenberechtigungen und Barvorschüsse für Kandidaten.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Candidate Data: Candidate Expenses im funktionalen Bereich „Recruiting“. | Ermöglicht das Erstellen von Spesenabrechnungen für Kandidaten und die Zuordnung von Bewerbungen zu Kandidatenspesen. |
Process: Credit Card im funktionalen Bereich „Common Financial Management“. | Ermöglicht die Neuzuweisung von Kreditkartentransaktionen an Kandidaten. |
Process: Expense Reports im funktionalen Bereich „Expenses“. | Ermöglicht die Verwaltung von Spesenabrechnungen und zugehörigen Berichten.
Sie können segmentierte Sicherheit in dieser Domäne konfigurieren, damit Mitarbeiter nur auf Kandidatendaten in Spesenaufgaben und -berichten zugreifen können. |
Manage: Payment Election im funktionalen Bereich „Expenses“. | Ermöglicht die Verwaltung von Auszahlungsoptionen im Auftrag von Kandidaten. |
Geschäftsprozesse
Sie können den Geschäftsprozess
Spesenabrechnungsereignis
so konfigurieren, dass Spesenabrechnungen für Kandidaten zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet werden. Sie können Spesenabrechnungen für Kandidaten auch an bestimmte Prüfer und Genehmiger weiterleiten.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Kreditkartentransaktionen suchen
| Verwenden Sie diese Option, um Kreditkartentransaktionen anzuzeigen, die Sie Kandidaten neu zuweisen. |
Spesenabrechnungspositionen für Organisation suchen
| Verwenden Sie diese Option, um Spesenabrechnungspositionen für Kandidaten nach Organisation anzuzeigen. |
Spesenabrechnungen suchen
| Verwenden Sie diese Option, um Spesenabrechnungen anzuzeigen, die Sie für Kandidaten erstellen. |
Zahlungen suchen
| Verwenden Sie diese Option, um Spesenzahlungen für Kandidaten anzuzeigen:
|
Worktag-Verwendung verwalten
| Verwenden Sie diese Option, um die Worktag-Art „Personalanforderung“ in Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen zu aktivieren.
Um manuelle Korrekturen an Journaleingaben im Zusammenhang mit Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen vorzunehmen, können Sie die Worktag-Art „Personalanforderung“ aktivieren für:
|
Wenn Sie segmentierte Sicherheit aktivieren, können Sie folgende Berichtsdatenquellen und ihre Filter verwenden, um benutzerdefinierte Berichte nur mit Spesendaten von Kandidaten zu erstellen:
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
- Expense Reports for Company
Sie können mehrere Sicherheitssegmente konfigurieren, damit Mitarbeiter in benutzerdefinierten Berichten auf Spesendaten für mehrere Zahlungsempfängerarten zugreifen können. Beispiel: Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht, der Spesendaten von Kandidaten und Studenten enthält, aber keine Spesendaten für externe Gremiumsmitglieder.
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Expense Reports
| Wird verwendet, um Daten für Spesenabrechnungen für Kandidaten abzurufen.
Wenn Sie segmentierte Sicherheit aktivieren, können Sie mit diesem Webservice Spesendaten nur für Kandidaten abrufen. |
Get Payments
| Wird verwendet, um Daten für Spesenzahlungen für Kandidaten abzurufen. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Wird verwendet, um Daten für die benutzerdefinierten Filter hochzuladen und abzurufen, die Sie für Zahlungsläufe für Kandidaten erstellen. |
Get Payment Election Options
Put Payment Election Option | Wird verwendet, um Auszahlungsarten für Kandidatenspesen hochzuladen und abzurufen. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Wird verwendet, um Daten hochzuladen und Spesenabrechnungen für Kandidaten zu übermitteln.
Wenn Sie segmentierte Sicherheit aktivieren, können Sie mit diesem Webservice Spesendaten nur für Kandidaten hochladen. |
Submit Settlement Run
| Wird verwendet, um Daten hochzuladen und Kandidatenspesen abzuwickeln und zu erstatten. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Buchhaltung | Workday generiert automatisch ein Worktag Personalanforderung für Buchungsjournalpositionen, die mit Spesenabrechnungen für Kandidaten und ihren Bewerbungen verknüpft sind. Wir generieren dieses Worktag nur für Ausgabenjournale, aber nicht für folgende Journale:
|
Zahlungsabwicklung | Sie können Folgendes erstellen:
|
Lieferantenkonten | Sie können die Worktag-Art „Personalanforderung“ in Lieferantenrechnungen aktivieren, um detailliertere Kostensummen für Personalanforderungen zu erfassen. |