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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-03-14
FAQ: Teilnahmesynchronisierung für die Integration eines virtuellen Präsenztrainings mit Microsoft Teams und Zoom

FAQ: Teilnahmesynchronisierung für die Integration eines virtuellen Präsenztrainings mit Microsoft Teams und Zoom

Was muss ich tun, um die Teilnahmesynchronisierung zu verwenden, wenn ich die Microsoft Teams-Integration bereits nutze?
  1. Erteilen Sie die API-Berechtigung
    OnlineMeetingArtifact.Read.All
     für die neue Anwendung im Microsoft Azure-Portal.
  2. Öffnen Sie den Abschnitt
    Learning
     in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
     . Wählen Sie aus der
    Werteliste Integrationen für virtuelle Präsenztrainings
     die Microsoft Teams-Integration aus, die Sie verwenden möchten.
  3. Geben Sie Werte für die folgenden Felder ein:
    • Minimaler Prozentsatz für vollständige Teilnahme
    • Minimaler Prozentsatz für teilweise Teilnahme
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Nichtteilnahme für virtuelles Präsenztraining
     verfolgen.
Was muss ich tun, um die Teilnahmesynchronisierung zu verwenden, wenn ich die Zoom-Integration bereits nutze?
  1. Fügen Sie Ihrer Server-zu-Server-OAuth-Anwendung die folgenden Bereiche hinzu:
    • meeting:read:list_past_participants:admin
    • meeting:read:list_past_instances:admin
  2. Öffnen Sie den Abschnitt
    Learning
     in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
     . Wählen Sie aus der Werteliste
    Integrationen für virtuelle Präsenztrainings
     die gewünschte Zoom-Integration.
  3. Geben Sie Werte für die folgenden Felder ein:
    • Minimaler Prozentsatz für vollständige Teilnahme
    • Minimaler Prozentsatz für teilweise Teilnahme
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Nichtteilnahme für virtuelles Präsenztraining
    verfolgen.
Ich habe die Funktion zur Teilnahmesynchronisierung konfiguriert, möchte die Teilnahme jedoch nicht verfolgen. Was soll ich tun?
  1. Geben Sie 0 als Wert für die folgenden Felder in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
     ein:
    • Minimaler Prozentsatz für vollständige Teilnahme
    • Minimaler Prozentsatz für teilweise Teilnahme
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie das Kontrollkästchen
    Nichtteilnahme für virtuelles Präsenztraining verfolgen
     nicht aktiviert haben.
Wie wird die Teilnahme von Lernenden vermerkt, die nicht über den spezifischen Microsoft Teams- oder Zoom-Link an dem Meeting teilnehmen?
Für eingeschriebene Lernende, die nicht selbst an den Microsoft Teams- oder Zoom-Meetings teilnehmen, muss der Administrator ihren Teilnahmedatensatz mithilfe der Aufgabe
Bewertungsergebnisse und Teilnahme verwalten
 manuell hinzufügen.
Aktualisiert Workday immer die Teilnahmedetails für Lernende?
Wenn ein Administrator manuell Werte in die Felder
Teilnahmedauer
 oder
Teilnahme gesamt
 eingibt, aktualisiert Workday diese nicht automatisch.
Wenn die E-Mail-Adresse für einen Teilnahmedatensatz nicht mit der bevorzugten geschäftlichen E-Mail-Adresse eines eingeschriebenen Lernenden übereinstimmt, aktualisiert Workday die Teilnahmedetails nicht.
Wer steuert die Informationen, die im Abschnitt „Teilnahmedatensätze aus Integration“ in der Aufgabe „Bewertungsergebnisse und Teilnahme verwalten“ angezeigt werden?
In diesem Abschnitt werden alle Datensätze der Lernenden angezeigt, die über den Microsoft Teams- oder Zoom-Link an der virtuellen Präsenzlerneinheit teilgenommen haben. Wenn die Teilnahme im Abschnitt
Eingeschrieben
als
Nicht eingegeben
 angezeigt wird, muss der Trainer die Teilnahme manuell mithilfe der Informationen aus den
Teilnahmedatensätzen aus Integration
 verifizieren und eingeben.
  • Microsoft Teams und Zoom senden Details
    zur Anzeige des Teilnehmers
     und
    zur Dauer (Minuten) des Teilnehmers
     an Workday.
  • Workday steuert die Details
    Teilnehmer - Prozentsatz
     und
    Automatisch abgeglichen
     .
  • Workday erhält auch die Details der E-Mail-Adressen für Lernende von Microsoft Teams und Zoom, behält diese persönlichen Informationen jedoch im Hintergrund.
Wenn sich ein externer Lernender nicht für die virtuelle Präsenzlerneinheit eingeschrieben, aber über einen weitergeleiteten Microsoft Teams- oder Zoom-Link daran teilgenommen hat, werden sein Name, sein Teilnahmeprozentsatz und seine Teilnahmedauer im Abschnitt
Teilnahmedatensätze aus Integration
 angezeigt, aber nicht unter
Eingeschrieben
 Abschnitt.
Workday erhält die Teilnahmedetails nur für eine abgeschlossene virtuelle Präsenzlerneinheit von Microsoft Teams und Zoom, sobald der Batch-Job ausgeführt wird. Obwohl der Job stündlich ausgeführt wird, erfasst er nur Teilnahmedaten aus Microsoft Teams- und Zoom-Meetings, die 4 Stunden vor dem Integrationslauf vergangen sind. Workday zeigt die Fehlermeldung
„Teilnahmedatensätze für Ihr virtuelles Präsenztraining sind noch nicht verfügbar“ an,
 wenn der Stundenjob noch nicht ausgeführt wurde.
Wie werden E-Mail-Adressen für virtuelle Präsenzlerneinheiten in Workday verwaltet?
Wenn sich ein Lernender für ein Kursangebot registriert und über einen Microsoft Teams- oder Zoom-Link daran teilnimmt, ruft Workday seine E-Mail-Adressen und Teilnahmedaten von Microsoft und Zoom ab. Workday prüft, ob die bevorzugte geschäftliche E-Mail-Adresse im Workday-Konto mit dieser E-Mail übereinstimmt.
  • Wenn eine Übereinstimmung vorliegt, markiert Workday die E-Mail als
    Abgeglichen
     , indem das Kontrollkästchen in der Spalte
    Automatisch abgeglichen
     aktiviert wird.
  • Wenn keine Übereinstimmung vorliegt, markiert Workday die E-Mail als
    Nicht abgeglichen
     , indem das Kontrollkästchen in der Spalte
    Automatisch abgeglichen
     nicht aktiviert wird.
Wie rundet Workday die Teilnahmeprozentsätze für die Integration des virtuellen Präsenztrainings mit Microsoft Teams und Zoom?
  • Wenn ein Lernender weniger als 1 % der Zeit an einem Meeting teilnimmt, erhält er automatisch einen Teilnahmeprozentsatz von 1 %.
  • Wenn ein Lernender mehr als 1 % der Zeit an einem Meeting teilnimmt, entspricht der Prozentsatz dem tatsächlichen Wert, und Workday rundet ihn nicht auf oder ab.
Wie kann ich ein fehlgeschlagenes Integrationsprozessereignis beheben?
Die Integration wird gestartet, wenn Sie das Rückgängigmachen-Ereignis
Kursangebot verwalten
 durchführen. Wenn ein Integrationsprozessereignis während eines Rückgängigmachen-Ereignisses fehlschlägt, wird das Microsoft Teams-Meeting zwischen Workday und Microsoft Teams desynchronisiert, da die Integration die Meetingdetails im Mandanten von Microsoft Teams nicht aktualisieren konnte. Öffnen Sie die Aufgabe
Kursangebot bearbeiten
 , um die Lerneinheit zu bearbeiten und dieses Problem zu beheben. Der Geschäftsprozess führt die Integration aus. Die Lösung ist dieselbe für ein fehlgeschlagenes Zoom-Integrationsprozessereignis.
Wie gleicht Workday einen Lernenden ab, der einem Meeting telefonisch und nicht über einen E-Mail-Link beitritt?
Teilnehmer werden nicht anhand ihrer Telefonnummer abgeglichen. Wenn ein Teilnehmer einem Meeting mit einer Telefonnummer und ohne E-Mail-Adresse beitritt, kann dieser nicht mit einem eingeschriebenen Lernenden in der virtuellen Präsenzlerneinheit abgeglichen werden.
Kann ich der Microsoft- oder Zoom-Integration beliebige Trainer zuweisen?
Verwenden Sie für die Microsoft-Integration nur Trainer, die Benutzer in Microsoft Entra sind. Verwenden Sie für die Zoom-Integration nur Trainer aus Ihrem Zoom-Mandanten. Dies ist eine Microsoft- und Zoom-Beschränkung und kann nicht von Workday gesteuert werden.
Wie kann ich die Teilnahmedaten für einen Lernenden bereinigen?
Sie können die Berichtsdatenquelle
Virtual Classroom Attendance Record
 filtern, um Namen von bestimmten Lernenden und Teilnahmedatensätze anzuzeigen. Verwenden Sie diese Option in der Aufgabe
Personendaten bereinigen
 , um Folgendes zu bereinigen:
  • Anzeigenamen und E-Mail-Adressen für Ihre virtuellen Präsenzlerneinheiten.
  • Daten für nicht abgeglichene Lernende mithilfe des neuen Geschäftsobjekts
    Virtual Classroom Attendance Record,
     um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen.
Wie verfolgt Workday die Teilnahmedetails eines Lernenden, dessen bevorzugte geschäftliche E-Mail-Adresse in Workday nicht mit der E-Mail-Adresse übereinstimmt, mit der er am virtuellen Präsenzmeeting in Microsoft Teams oder Zoom teilgenommen hat?
Wenn ein Lernender im Abschnitt
Eingeschrieben
 angezeigt wird, aber seine
Teilnahme
 als
Nicht eingegeben
markiert ist, wird die Teilnahmedauer nicht erfasst und das Kontrollkästchen in der Spalte
Automatisch abgeglichen
 bleibt deaktiviert. Das bedeutet, dass seine E-Mail-Adresse nicht mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse übereinstimmt, die in seinem Workday-Konto aufgeführt ist. Im Abschnitt
Teilnahmedatensätze aus Integration
 wird ein Datensatz für diesen Lernenden angezeigt, bei dem
Teilnahmedauer
 und
Teilnehmer - Prozentsatz
 berechnet wurden, da er mit einer persönlichen E-Mail-Adresse teilgenommen hat. Wenn Workday die Datensätze aller Lernenden für die virtuelle Präsenzlerneinheit extrahiert, sind die Datensätze dieses Lernenden enthalten. Die Spalte
Automatisch abgeglichen
 ist leer, da eine persönliche E-Mail-Adresse verwendet wurde. Daher muss der Trainer oder Administrator die Teilnahme manuell verifizieren und eingeben.
Wie verwaltet Workday Lernende, die mit einem Anzeigenamen anstelle einer E-Mail-Adresse teilnehmen?
Wenn ein Lernender im Abschnitt
Eingeschrieben
 angezeigt wird, aber seine
Teilnahme
 als
Nicht eingegeben
markiert ist, wird die Teilnahmedauer für ihn nicht erfasst und das Kontrollkästchen in der Spalte
Automatisch abgeglichen
 bleibt deaktiviert. Das bedeutet, dass keine Übereinstimmung mit der registrierten geschäftlichen E-Mail-Adresse bei Workday vorhanden ist. Im Abschnitt
Teilnahmedatensätze aus Integration
 wird kein Datensatz für diesen Lernenden angezeigt. Er hat möglicherweise an der virtuellen Präsenzlerneinheit teilgenommen, indem er einen Microsoft Teams- oder Zoom-Link auf seinem Mobiltelefon oder die Teams- oder Zoom Mobile-App unter einem anderen Anzeigenamen verwendet hat. Der Trainer oder Administrator muss prüfen, welchen Anzeigenamen der Lernende verwendet hat, und seine Teilnahme manuell eingeben. Dazu gehören Lernende, die als Gastbenutzer an virtuellen Präsenzlerneinheiten teilnehmen und sich nicht bei Microsoft Teams oder Zoom anmelden.
Welches Zeitlimit gibt es für die Neuplanung einer virtuellen Präsenzlerneinheit?
Es gibt kein Zeitlimit, aber Workday empfiehlt Ihnen, eine virtuelle Präsenzlerneinheit mindestens 24 Stunden vor ihrem Beginn neu zu planen, um Probleme bei der Erfassung der Teilnahme zu vermeiden.
Kann ich eine zuvor generierte Zoom- oder Microsoft Teams-Meeting-URL wiederverwenden?
Als Best Practice und um Probleme mit der Teilnahmeverfolgung zu vermeiden, empfiehlt Workday, dass Sie eine zuvor generierte Zoom- oder Microsoft Teams-Meeting-URL nicht wiederverwenden.
Kann ich einen Trainer als Mitorganisation einer trainergeführten Lerneinheit im virtuellen Präsenztraining für ein vorhandenes Kursangebot für die Microsoft Teams-Integration festlegen?
Bei vorhandenen Kursangeboten mit einer trainergeführten virtuellen Präsenzlerneinheit, zu der Sie bereits einen Trainer auf der Ebene der Lerneinheit hinzugefügt haben, müssen Sie eine geringfügige Änderung am Titel oder der Beschreibung der Lerneinheit vornehmen, damit die Microsoft Teams-Integration getriggert wird und die neuen Änderungen übernommen werden um dem Trainer Co-Organisationsberechtigungen zu gewähren. Beispiel: Fügen Sie dem Titel ein Sonderzeichen wie ein Anführungszeichen hinzu.
Wie kann ich über meinen Browser auf Breakout-Räume zugreifen, wenn ich die Microsoft Teams-Integration nutze?
Die Schaltfläche für Breakout-Räume ist nur über die Microsoft Teams-App verfügbar. Er ist nicht verfügbar, wenn Sie über einen Browser auf Microsoft Teams zugreifen.
Kann ich beliebige Trainer als Co-Organisationen für die Microsoft Teams-Integration festlegen?
Wenn Sie Kursangebote erstellen oder bearbeiten, können Sie jeden Trainer als Mitorganisation für die Microsoft Teams-Integration festlegen, solange er bei Microsoft Entra registriert ist. Die Zuweisung der Rolle des Präsentators oder Mitorganisators zu Benutzern, die nicht in Microsoft Entra registriert sind, wird derzeit nicht von Microsoft unterstützt.
Kann ich beliebige Trainer als Co-Hosts für die Zoom-Integration festlegen?
Ein Organisator ist immer der Host einer virtuellen Präsenzlerneinheit mit der Zoom-Integration. Wenn Sie Kursangebote erstellen oder bearbeiten, können Sie jeden Trainer als Co-Host oder alternativen Host für die Zoom-Integration festlegen, wenn es sich um Benutzer von Zoom handelt. Um während des Meetings jemanden als Host festzulegen, müssen Sie die Option
Co-Host
 in Ihrer Zoom-Anwendung aktivieren.
Kann ich mehrere Zoom-Konten mit einem einzelnen Workday-Mandanten verbinden?
Ja. Sie müssen für jedes Zoom-Konto ein eindeutiges Integrationssystem erstellen. Das Feld „Konto-ID“ in den Integrationssystemen referenziert die einzelnen Zoom-Konten.
Authentifiziert die Zoom-Integration die Meeting- und Webinar-Teilnehmer standardmäßig?
Nein. Sie müssen die Option
Nur authentifizierte Meeting-Teilnehmer und Webinar-Teilnehmer können an Meetings und Webinaren teilnehmen
in der Zoom-Konsole aktivieren, um die Teilnehmer zu authentifizieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Benutzer für die Integration in einer Gruppe sind. Beispiel: Standardpostfach im Integrationssystem und allen Trainern.
Wie kann ich die Teilnahmedaten am besten verwalten, damit sie die Zeit, die Lernende in Breakout-Räumen aufgewendet haben, genau widerspiegeln?
Microsoft unterstützt derzeit keine Teilnahmedaten aus Breakout-Räumen als Teil seiner Diagramm-API, die von dieser Integration genutzt wird. Diese Einschränkung bedeutet, dass Workday von Microsoft keine Details darüber erhält, wie lange Lernende in Breakout-Räumen bleiben.  Beispiel:
  • Ein virtuelles Präsenzangebot ist von 8:00 bis 9:00 Uhr geplant.
  • Ein Lernender tritt dem Hauptmeeting um 8:00 Uhr bei.
  • Sie kommen um 8:15 Uhr in den Breakout-Raum und bleiben dort 30 Minuten.
  • Sie verlassen den Breakout-Raum und nehmen um 8:45 Uhr wieder am Hauptmeeting teil.
  • Er bleibt für die verbleibenden 15 Minuten der Lerneinheit im Hauptmeeting und verlässt dann die virtuelle Lerneinheit.
Die Teilnahmedaten, die Workday von Microsoft Teams erhält, umfassen eine Teilnahmedauer von 30 Minuten, die sich aus 15 Minuten für die Hauptbesprechung am Anfang und weiteren 15 Minuten am Ende zusammensetzt. Die 30 Minuten, die er im Breakout-Raum aufgewendet hat, werden nicht berücksichtigt, sodass der Lernende nur eine 50 %-ige Teilnahme erhält, was falsch ist.
Wir empfehlen, sich bei Microsoft Teams anzumelden und den Anwesenheitsbericht manuell herunterzuladen. Der auf der Benutzeroberfläche von Microsoft Teams bereitgestellte Teilnahmebericht enthält die Teilnahmedaten des Lernenden aus dem Breakout-Raum. Verwenden Sie die Aufgabe
Bewertungsergebnisse und Teilnahme verwalten
 in Workday, um die Teilnahme des Lernenden manuell zu aktualisieren.
Zoom unterstützt Teilnahmedaten aus Breakout-Räumen und die Daten werden zur Berechnung der Teilnahme verwendet.
Erfolgt die Synchronisierung der Teilnahme für eine Lerneinheit sofort nach dem Ende eines Meetings?
Workday erhält die Teilnahmedetails nur für eine abgeschlossene virtuelle Präsenzlerneinheit von Microsoft Teams und Zoom, sobald der Batch-Job ausgeführt wird. Obwohl der Job stündlich ausgeführt wird, erfasst er nur Teilnahmedaten aus Microsoft Teams- und Zoom-Meetings, die 4 Stunden vor dem Integrationslauf vergangen sind.
Wie berechnet Workday den Prozentsatz für die Teilnahmedauer eines Lernenden?
Workday berechnet die Teilnahmedauer in % eines Lernenden mithilfe der folgenden Formel:
Prozentsatz für Teilnahmedauer eines Lernenden = (Teilnahmedauer des Lernenden)/(Tatsächliche Dauer der MILT-Lerneinheit) x 100.
  • Die tatsächliche Dauer der MILT-Lerneinheit erstreckt sich von der Startzeit der Workday-Lerneinheit bis zur letzten Abwesenheit des Trainers.
  • Die Teilnahmedauer eines Lernenden ist die Dauer zwischen Teilnehmer - Endzeit und Teilnehmer - Startzeit.
  • Logik zur Berechnung der Teilnehmer-Startzeit: Wenn der Teilnehmer der Video-Lerneinheit am oder vor der geplanten Startzeit der Workday-Lerneinheit beitritt, entspricht die Teilnehmer-Startzeit der Startzeit der Workday-Lerneinheit. Wenn der Teilnehmer nach der geplanten Startzeit der Workday-Lerneinheit in dieViLT-Lerneinheit wechselt, ist die Startzeit des Teilnehmers die tatsächliche Uhrzeit, zu der der Teilnehmer der Video-Lerneinheit beigetreten ist.
  • Logik zur Berechnung der Endzeit für Teilnehmer: Wenn der Teilnehmer die MILT-Lerneinheit am oder nach dem Datum für „Letzte Abwesenheit des Trainers“ verlässt, entspricht die Endzeit für Teilnehmer dem Datum der letzten Abwesenheit des Trainers. Wenn der Teilnehmer die NILT-Lerneinheit vor dem Datum für Letzte Abwesenheit des Trainers verlässt, ist die Endzeit des Teilnehmers die Zeit, die der Teilnehmer die DILT-Lerneinheit tatsächlich verlassen hat. Wenn kein Trainer an der MILT-Lerneinheit teilnimmt, ersetzt Workday die Zeit für Letzte Abwesenheit des Trainers durch Workday-Ende für die Lerneinheit.