Konzept: Automatisches Kenntnismanagement

Die Workday Skills Cloud führt regelmäßig automatisierte Hintergrundprozesse durch, um Kenntnisse im Mandanten zu bereinigen und zu verwalten. Diese Hintergrundprozesse führen Folgendes aus:

Management von doppelten Kenntnissen
Management von Kenntnissynonymen
Management von veralteten Kenntnissen

Diese Hintergrundprozesse reduzieren die Anzahl der Kenntnisse im Mandanten, die Synonyme oder Duplikate von Skills Cloud-Kenntnissen sind, und erhöhen die Nutzbarkeit von Kenntnisdaten im Mandanten. Sobald Sie die Skills Cloud in Ihrem Mandanten aktiviert haben, ist kein Opt-out mehr für diese Hintergrundprozesse möglich.

Die Hintergrundprozesse evaluieren in jedem stündlichen Batch 1.000 Kenntnisse. Daher benötigen Mandanten mit einer großen Anzahl an Kenntnissen oder neuen Übersetzungen für Kenntnisse zusätzliche Zeit, um die Konvertierung von doppelten und synonymen Kenntnissen abzuschließen. Workday empfiehlt, nach der ersten Aktivierung der Skills Cloud mindestens eine Woche zu warten, bevor Sie Ihre verbleibenden mandantendefinierten Kenntnisse prüfen.

Das Management von doppelten Kenntnissen reduziert die Anzahl an Crowdsourcing- und verwalteten Kenntnissen im Mandanten. Workday führt eine Reihe von Hintergrundjobs durch, die regelmäßig alle Kenntnisse im Mandanten dahingehend evaluieren, ob sie genau mit einer Skills Cloud-Kenntnis übereinstimmen. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, führt Workday Folgendes automatisch aus:

Erstellt die kanonische Skills Cloud-Kenntnis im Mandanten, wenn sie noch nicht vorhanden ist.
Verwendungen der doppelten mandantendefinierten Kenntnis werden zur entsprechenden Skills Cloud-Kenntnis migriert.
Kommentare für die doppelte mandantendefinierte Kenntnis werden in die übereinstimmende Skills Cloud-Kenntnis migriert.
Workday behält das höchste eingegebene Kenntnisniveau für die Skills Cloud-Kenntnis bei.
Die doppelte mandantendefinierte Kenntnis wird gelöscht.

Der Hintergrundprozess für das Management von doppelten Kenntnissen wird stündlich ausgeführt und identifiziert Kenntnisse als Duplikate, wenn ihr Text exakt mit einer Skills Cloud-Kenntnis übereinstimmt. Workday ersetzt doppelte Kenntnisse durch die Skills Cloud-Kenntnisse mit demselben Namen und entfernt sie aus den Berichten

Kenntnisse verwalten

und

Kenntnisse suchen

. Wenn für ein Kenntnisduplikat eine zusammengeführte Kenntnis vorhanden ist, entfernt Workday die zusammengeführte Kenntnis aus dem Bericht

Kenntnisse verwalten

.

Workday konvertiert Übersetzungen von doppelten Kenntnissen in Sprachen, die von der Skills Cloud unterstützt werden, in Skills Cloud-Kenntnisse. Workday konvertiert keine mandantenbasierten Übersetzungen von doppelten Kenntnissen in Sprachen, die nicht von der Skills Cloud unterstützt werden. Die übersetzten Kenntnisse werden Benutzern jedoch weiterhin angezeigt.

Beispiel: Wenn eine auf Englisch verwaltete Kenntnis mit einer spanischen mandantenbasierten Übersetzung in eine Skills Cloud-Kenntnis konvertiert wird, entfernt Workday diese Kenntnis aus dem Bericht „Kenntnisse verwalten“. Benutzer, deren bevorzugte Sprache Spanisch ist, sehen diese Kenntnisse jedoch weiterhin in der zuvor konfigurierten Sprache.

Dieser Hintergrundprozess wirkt sich auf Kenntnisse aus, die für alle für Kenntnisse aktivierten Workday-Objekte verwendet werden.

Das Management von Kenntnissynonymen ermöglicht eine Reihe von Hintergrundjobs, die regelmäßig alle Kenntnisse im Mandanten dahingehend evaluieren, ob sie ein Synonym für eine Skills Cloud-Kenntnis sind. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, führt Workday Folgendes automatisch aus:

Erstellt die kanonische Skills Cloud-Kenntnis im Mandanten, wenn sie noch nicht vorhanden ist.
Verwendungen der synonymen mandantendefinierten Kenntnisse werden zur übereinstimmenden Skills Cloud-Kenntnis migriert.
Workday migriert Kommentare für die synonyme mandantendefinierte Kenntnis in die entsprechende Skills Cloud-Kenntnis.
Workday behält das höchste eingegebene Kenntnisniveau für die Skills Cloud-Kenntnis bei.
Löscht die mandantendefinierte Kenntnis.

Der Hintergrundprozess für das Management von synonymen Kenntnissen wird stündlich ausgeführt und identifiziert Kenntnisse im Mandanten, die synonym mit einer Skills Cloud-Kenntnis sind. Workday entfernt diese Kenntnisse aus Ihrem Mandanten und ersetzt sie durch die synonyme Skills Cloud-Kenntnis. Diese Konvertierung wirkt sich auf alle über Crowdsourcing erstellten, verwalteten und Skills Cloud-Kenntnisse in Ihrem Mandanten aus, mit Ausnahme der Kenntnisse, die von Kandidaten verwendet werden.

Dieser Hintergrundprozess wirkt sich auf Kenntnisse aus, die für alle für Kenntnisse aktivierten Workday-Objekte verwendet werden.

Sie können einzelne Kenntnisse von der Konvertierung ausschließen, indem Sie die Kenntnis im Bericht

Kenntnisse verwalten

bearbeiten und das Kontrollkästchen

Von Synonymmanagement ausschließen

aktivieren. Wenn Sie die Skills Cloud zum ersten Mal aktivieren, schließt Workday standardmäßig automatisch alle verwalteten Kenntnisse aus dem Synonymmanagement aus. Workday empfiehlt die Verwendung des Webservice „Put Skills“, um diese Option für verwaltete Kenntnisse in großen Mengen zu ändern.

Skills Cloud-Kenntnisse können als „Veraltet“ markiert und aus der Skills Cloud entfernt werden. Workday zeigt Kenntnisse als veraltet an, wenn sie nicht mehr der Definition einer Kenntnis von Workday entsprechen, einschließlich Prüfungen auf Arbeitsmarktrelevanz, Mehrdeutigkeit und Relevanz für die berufliche Entwicklung. Wenn die Skills Cloud eine Skills Cloud-Kenntnis, die in einem Kundenmandanten verwendet wird, als veraltet markiert, führt Workday Folgendes aus:

Erstellt eine inaktive verwaltete Kenntnis mit demselben Namen wie die veraltete Kenntnis.
Verschiebt die Verwendungen von der veralteten Kenntnis in die neu erstellte inaktive verwaltete Kenntnis.
Workday behält das höchste eingegebene Kenntnisniveau für die Skills Cloud-Kenntnis bei.
Entfernt die veraltete Kenntnis aus dem Mandanten des Kunden.

Workday erstellt inaktive verwaltete Kenntnisse, um sicherzustellen, dass Kundenverwendungen für die veraltete Kenntnis beibehalten werden. Workday löscht Kundenverwendungen einer Kenntnis nicht im Auftrag der Kunden.

Dieser Hintergrundprozess ersetzt die veralteten Kenntnisse in Ihrem Mandanten durch inaktive verwaltete Kenntnisse. Workday aktiviert diesen Hintergrundprozess automatisch, wenn Sie den Hintergrundprozess für die Konvertierung doppelter Kenntnisse aktivieren.

Eine Verwendung ist eine Verbindung zwischen einer Kenntnis und einem anderen Objekt in Workday. Beispiele für Verwendungen:

Kenntnisse in Kenntniskategorien
Kenntnisse für Mitarbeiter
Kenntnisse für Kandidaten
Kenntnisse in Tätigkeitsprofilen

Workday migriert automatisch alle Verwendungen im Auftrag von Kunden.

Zusätzliche zu berücksichtigende Anmerkungen:

Sie können Crowdsourcing-Kenntnisse nicht ausschließen. Workday ersetzt Crowdsourcing-Kenntnisse automatisch, wenn es sich um ein Duplikat oder ein Synonym einer Skills Cloud-Kenntnis handelt.
Workday ändert nicht die Kenntnisse für die Personenkategorie des Kandidaten. Wenn Workday bei einem Kandidaten eine Kenntnis findet, die ein Synonym einer Skills Cloud-Kenntnis ist, erstellt Workday eine Crowdsourcing-Kenntnis, die die Kenntnisse des Kandidaten darstellt. Workday migriert und ersetzt alle anderen Verwendungen der synonymen Kenntnisse in jedem anderen Objekt.
Wenn Sie eine verwaltete Kenntnis als Duplikat einer anderen verwalteten Kenntnis markieren, löscht Workday automatisch die doppelte Kenntnis und führt alle ihre Verwendungen zusammen.