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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-09-19
Akkreditiv-Inanspruchnahmen erfassen

Akkreditiv-Inanspruchnahmen erfassen

  • Erstellen Sie eine Bank-Routing-Regel für Ihr Unternehmen.
  • Erstellen Sie ein Akkreditiv für Ihren Sponsor mit dem Bankkonto in der Bank-Routing-Regel.
  • Erstellen und genehmigen Sie eine Zuwendung mit dem Akkreditiv im Zuwendungs-Header. Erstellen und genehmigen Sie den Fakturierungszeitplan für die Zuwendung.
  • Erstellen Sie Kundenrechnungen für die Fördermitteltransaktionen.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Akkreditiv-Inanspruchnahme-Ereignis (Standarddefinition)
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Grants Management“:
    • Um Details aus der Inanspruchnahmeanforderung wie Datum der Inanspruchnahmeanforderung und Bestätigungsnummer zu erfassen, fügen Sie den
      Aktionsschritt
       Vorschussanforderung erfassen vor dem Schritt
      Für Akkreditiv-Inanspruchnahme eingegangenen Betrag erfassen
       hinzu.
    • Um Zahlungsbeträge zu erfassen, die andere als Inanspruchnahmebeträge sind, fügen Sie den Aktionsschritt
      Eingegangenen Betrag anpassen
       nach dem Schritt
      Für Akkreditiv
       -Inanspruchnahme eingegangenen Betrag erfassen hinzu.
    • So leiten Sie den Aktionsschritt
      Eingegangenen Betrag anpassen
       nur an den Initiator weiter:
      • Konfigurieren Sie in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie die Sicherheitsgruppen im Aktionsschritt
        Eingegangenen Betrag anpassen
         als Sicherheitsgruppen für die initiierende Aktion
        Akkreditiv
         -Inanspruchnahme erfassen und fügen Sie die Benutzergruppe Initiator hinzu.
      • Fügen Sie in der Geschäftsprozessdefinition den Initiator zu den Sicherheitsgruppen im Aktionsschritt
        Eingegangenen Betrag anpassen
         hinzu.
Sie können eine Akkreditiv-Inanspruchnahme für geltend gemachte Zuwendungsaufwendungen aus staatlichen Fördermitteln, Verträgen und Zusammenarbeitsvereinbarungen erfassen. Die Inanspruchnahme umfasst Aufwendungen für alle Zuwendungen mit demselben Akkreditiv für ein Unternehmen oder eine Unternehmenshierarchie. Bei Zuwendungen für mehrere Unternehmen aggregiert die Akkreditiv-Inanspruchnahme alle fakturierbaren Spesen für die Zuwendung unternehmensübergreifend.
Bevor Sie die Inanspruchnahme erfassen, können Sie eine Vorschau der zu ziehenden Beträge anzeigen und die Inanspruchnahmepositionen exportieren, indem Sie den Bericht
Vorläufige Akkreditiv-Inanspruchnahme öffnen
 .
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Akkreditiv-Inanspruchnahme erfassen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Wählen Sie eine Unternehmenshierarchie, wenn Sie für mehrere zugehörige Unternehmen gleichzeitig eine Abschreibung durchführen möchten.
    Sponsor
    Den Sponsor für das Akkreditiv und den Rechnung-an-Sponsor für die Zuwendungen, die das Akkreditiv verwenden.
    Akkreditiv
    Sie können nur Akkreditive für
    Sponsor
    wählen.
    Nullbetrag für Vorschuss ausschließen
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nur Inanspruchnahmepositionen mit unbezahlten fakturierten Beträgen ungleich 0 anzuzeigen.
  3. Beim Prüfen des Registers
    Positionen für Akkreditiv-Inanspruchnahme
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Vorschuss-ID
    Die Akkreditiv-Inanspruchnahme-ID, die mit mindestens einem Fakturierungszeitplan für die Zuwendung verknüpft ist. Jede Vorschussposition entspricht einer Vorschuss-ID.
    Workday gruppiert Zuwendungspositionen zuerst nach Zuwendung, dann nach der Vorschuss-ID für jede Zuwendung, auch wenn die Vorschuss-IDs für mehrere Zuwendungen verwendet werden. Zuwendungspositionen, die keiner Vorschuss-ID zugeordnet sind, gruppiert Workday diese zu einer Vorschussposition für jeden Zuschlag mit leerer Vorschuss-ID.
    Diese Spalte wird nicht angezeigt, wenn für keine der Zuwendungen eine Akkreditiv-Inanspruchnahme-ID verwendet wird.
    Zuwendungspositionen
    Zuwendungspositionen, die über ihre Fakturierungszeitpläne mit der Vorschuss-ID verknüpft sind, oder Zuwendungspositionen, die keiner Vorschuss-ID zugeordnet sind, für jede Zuwendung.
    Positionsbetrag
    Die Summe der Positionsbeträge in Zuwendungspositionen, die mit der Vorschuss-ID nach Zuschlag verknüpft sind, oder mit dem Zuschlag, wenn keine Vorschuss-ID vorhanden ist. Dieser Wert dient nur zu Ihrer Information und hat keine Auswirkungen auf Ihre Ausgabenverarbeitung.
    Kostenerstattung
    Der Gesamtbetrag der Kostenerstattungsaufwendungen für die Vorschuss-ID nach Zuwendung oder für die Zuwendung, wenn es keine Vorschuss-ID gibt. Dieser Betrag umfasst den direkt ausgegebenen Betrag sowie indirekte Kosten.
    Diese Spalte wird nur angezeigt, wenn das Akkreditiv Spesen mit Kostenerstattung für Zuwendungen enthält.
    In Rechnung gestellter Betrag
    Der Gesamtbetrag, der bereits in genehmigten Kundenrechnungen und Kundenrechnungsanpassungen für die Inanspruchnahme-ID nach Zuwendung oder für die Zuwendung, wenn keine Vorschuss-ID vorhanden ist, in Rechnung gestellt wurde.
    Gezahlter Gesamtbetrag
    Der Gesamtbetrag, der in zuvor abgeschlossenen Inanspruchnahmen für die Vorschuss-ID nach Zuwendung gezahlt wurde, oder für die Zuwendung, wenn keine Vorschuss-ID vorhanden ist.
    A/R-Saldo
    Die Differenz zwischen dem
    in Rechnung gestellten Betrag
     und dem gezahlten
    Gesamtbetrag
    .
    Vorschuss anstehend
    Der noch in Bearbeitung befindliche Gesamtbetrag aus vorherigen Inanspruchnahmen für die Vorschuss-ID nach Zuwendung oder für die Zuwendung, wenn keine Vorschuss-ID vorhanden ist.
    Vorschussbetrag
    Geben Sie den Betrag ein, den Sie für die Vorschuss-ID bei jeder Zuwendung erhalten möchten, oder für die Zuwendung, wenn keine Vorschuss-ID vorhanden ist. Workday füllt dieses Feld mit der Differenz zwischen den Beträgen „
    A/R-Saldo
     “ und „
    Anstehender Vorschuss
     “ aus. Der von Ihnen angegebene Betrag darf den Betrag für das
    Fakturierungslimit
     nicht überschreiten.
  4. (Optional) Um den Gesamtvorschussbetrag für Zuwendungen im Akkreditiv zu prüfen, öffnen Sie das Register
    Zuwendungssummen
     .
    Bei der Prüfung des Registers
    Zuschlagssummen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Fakturierungslimit
    Workday beschränkt Ihren Inanspruchnahmebetrag basierend auf den folgenden Einstellungen im Zuwendungs-Header:
    • Überschreibung für Fakturierungslimit
      .
    • Autorisierter Betrag
      , wenn Überschreibung für
      Fakturierungslimit
       nicht definiert ist.
    Das Fakturierungslimit für den Fakturierungszeitplan gilt, falls definiert, nicht für Akkreditiv-Inanspruchnahmen.
  5. (Optional) Um den Gesamtvorschussbetrag für Unternehmen im Akkreditiv zu prüfen, öffnen Sie das Register
    Unternehmen gesamt
     .
Der Geschäftsprozess
Akkreditiv-Inanspruchnahme-Ereignis
 leitet die Transaktion zu folgenden Schritten weiter:
Schritt
Details
Akkreditiv-Inanspruchnahme prüfen
In diesem Schritt kann der Prüfer einen Betrag eingeben, der vom Standardbetrag abweicht.
Sobald der Prüfer diesen Schritt genehmigt hat, können Sie sich an den Sponsor wenden und die Zahlung beantragen.
Vorschussantrag erfassen
In diesem Schritt können Sie Folgendes erfassen:
  • Datum, an dem Sie den Vorschussantrag im externen Zahlungssystem übermitteln.
  • Bestätigungsnummer, die Sie vom externen Zahlungssystem zur Bestätigung der Vorschussanforderung erhalten
Erfassen Sie den eingegangenen Betrag für die Akkreditiv-Inanspruchnahme
In diesem Schritt können Sie den Betrag und das Datum des Zahlungseingangs eingeben.
Sie können nur dann einen Wert für
Eingegangener Gesamtbetrag
 eingeben, der sich vom
In Anspruch genommenen Gesamtbetrag
 unterscheidet, wenn die Geschäftsprozessdefinition nach diesem Schritt den Schritt
Eingegangenen Betrag anpassen
 enthält.
Eingegangenen Betrag anpassen
In diesem Schritt können Sie den erhaltenen Betrag für jede Zuwendungsposition so anpassen, dass sie den erhaltenen Gesamtzahlungsbetrag ergeben. Workday leitet nur dann zu diesem Schritt weiter, wenn der eingegebene Gesamteingangsbetrag vom entnommenen Gesamtbetrag abweicht.
Bevor Sie fortfahren, müssen Sie Folgendes sicherstellen:
  • Eingegangener Gesamtbetrag
     im Header entspricht der Summe von
    Eingegangener Betrag
     in allen Vorschusspositionen.
  • Neu zu allozierender Betrag
     im Header ist gleich 0.
Workday ordnet die Zahlung für die Inanspruchnahme erst zu:
  • Genehmigungsschritt
     .
  • Schritt
    Eingegangenen Betrag anpassen
     , wenn kein
    Genehmigungsschritt
     vorhanden ist
  • Schritt „
    Eingegangenen Betrag für Akkreditiv
     -Inanspruchnahme“ erfassen, wenn es keinen Schritt „
    Genehmigung
     “ oder „
    Eingegangenen Betrag anpassen
     “ gibt.
Bei der Zahlungszuordnung geschieht Folgendes:
  • Workday erstellt die entsprechende Kundenzahlung und die Kundeneinzahlung.
  • Ordnet die Kundenzahlung den Zuwendungsrechnungen zu.
  • Erstellt die Buchungen für die Inanspruchnahme.
Sie können folgende Berichte öffnen, um Folgendes zu tun:
  • Bericht
    Akkreditiv-Inanspruchnahme
     , um Daten für das Reporting von Drittanbietern zu exportieren.
  • Die
     Aufgabe Akkreditiv-Inanspruchnahme erfassen, um zukünftige Akkreditiv-Inanspruchnahmen zu planen
Um ein Akkreditiv-Inanspruchnahme-Ereignis abzubrechen, nachdem Sie es übermittelt haben, öffnen Sie das Geschäftsprozessereignis
Akkreditiv
 -Inanspruchnahme-Ereignis unter Meine Aufgaben unter
Archivieren
. In den möglichen Aktionen für die
Akkreditiv-Inanspruchnahme
 auf dem Register
Details
 wählen Sie
Akkreditiv-Inanspruchnahme
abbrechen
. Sie können nur ein Inanspruchnahme-Ereignis abbrechen, das Sie initiiert haben.