Konzept: Projektfakturierung

Administrator Guide

Die Projektfakturierung verwendet Informationen aus Kundenverträgen und Workday Projects, um einen umfassenden Fakturierungsprozess für fakturierbare Projekte zu erstellen.

Projektsatztabellen

Mit Workday können Sie mehrdimensionale Projektsatztabellen für folgende Zwecke konfigurieren:

Stellen Sie Ihren Kunden Projekte in Rechnung.

Definieren Sie die Projektpreisdimension mithilfe von Satzkategorien.

Erstellen Sie Projektpreislisten für mehrere Projekte.

Erstellen Sie Projektpreislisten basierend auf Satzkategorien wie Tages- oder Stundensätzen, Kundengröße oder Projektart.

Sie können die Projektsatztabelle verwenden, um die Vertragssätze zu konfigurieren.

Fakturierungssatzregeln

Mit Workday können Sie Standardregeln für Fakturierungssätze erstellen, die Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Fakturierungssätze für fakturierbare Zeit- und Spesenprojekte geben.

Standard-Fakturierungssatztabellen

Mit Workday können Sie regel- und mitarbeiterbasierte Standard-Fakturierungssatztabellen erstellen, um Fakturierungssätze auf mehrere Verträge für Ihre Projekte anzuwenden. Mithilfe der folgenden Aufgaben können Sie für jede Währung, die Sie fakturieren müssen, eine Satztabelle erstellen:

Standardfakturierungssätze nach Regeln verwalten

Standardfakturierungssätze nach Mitarbeiter verwalten

Workday Time Tracking und Workday Project Billing

Workday integriert Projekte, Zeiterfassung und Projektfakturierung, sodass Sie die Fakturierung Ihrer Projekte konfigurieren und verwalten können. Die folgenden Rollen sind für den Prozess verantwortlich:

Time Tracking Administrators konfigurieren die Projektzeiteingabe in Workday Time Tracking als einmalige Aufgabe.

Mitarbeiter geben Zeitblöcke in der Zeiterfassung ein und verknüpfen sie mit einer Projektaufgabe.

Contract Administrators erstellen Kundenverträge, Fakturierungszeitpläne und Vertragssatztabellen anhand von Fakturierungssatzregeln.

Project Managers genehmigen Zeitblöcke oder lehnen sie ab.

Aufgaben von Billing Specialists:

Sie bearbeiten Sätze und berechnen sie neu.

Sie generieren und drucken Rechnungen für Kunden.

Sie prüfen fakturierbare Transaktionen und genehmigen sie bzw. lehnen sie ab.

Customer Collections Specialists verfolgen und verwalten Kundenrechnungen.

Anpassungen von Zeitblöcken

Bis zur Fakturierung für Ihre Kunden können Sie Ihre Zeitblöcke anpassen. Das heißt, wenn sich der Fakturierungsstatus einer Transaktion in Fakturiert oder Fakturierung in Bearbeitung ändert, können Sie den Zeitblock nicht mehr bearbeiten. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, nachdem Sie die Rechnung für Ihre Kunden erstellt oder Erträge realisiert haben, müssen Sie Ihre Zeitblöcke löschen und erneut eingeben. Wenn ein Manager einen Zeitnachweis mit einem gelöschten Zeitblock genehmigt, kehrt Workday den ursprünglichen Zeitblock aus der fakturierbaren Transaktion um. Umkehrtransaktionen umfassen auch alle Gegenbuchungen der Fakturierungssatzregel.

Worktag-Ableitungslogik für fakturierbare Transaktion

Workday bietet eine Hierarchie für Ableitungsregeln für alle Ihre Transaktionsarten. Mithilfe dieser Regeln können Sie die resultierenden Worktags für fakturierbare Transaktionsrechnungen und die Ertragsbuchungen abstimmen und identifizieren.

Transaktionsarten	Regeln für die Worktag-Ableitungslogik
Ad-hoc-Aufwendungen Sonstige Ad-hoc-Aufwendungen Ad-hoc-Zeit Spesen Zeitblock	Workday wendet Folgendes an: Quell-Worktags. Ableitungsregeln für Worktags, die noch nicht enthalten sind. Mitarbeiter-Worktags basieren auf dem Gültigkeitsdatum, Projekt-Worktags hingegen auf dem aktuellen Moment. Vertragspositions-Worktags für Worktags, die nicht in Quell- oder Ableitungsregeln enthalten sind.
Ad-hoc-Lieferantenrechnung Sonstige Aufwendungen Lieferantenrechnung	Workday wendet Folgendes an: Quell-Worktags. Ableitungsregeln für Worktags, die noch nicht enthalten sind.

Beispiel:

Dimension	Worktags
Worktag-Ableitungsregeln	Mitarbeiter: Kostenstelle Projekt: Region
Mitarbeiter-Worktags	TSerrano 1.1.2019: Kostenstelle: 50000 Büro des CFO Region: Firmenzentrale Änderung 01.02.2020: Kostenstelle: 32200 F&E Produktmanagement Region: USA – Südosten der USA
Projekt	Kostenstelle: 36100 – Consulting-Service – Nordamerika Region: USA – Nordosten der USA
Vertragsposition	Kostenstelle: 71200 Vertrieb im Außendienst – Nordamerika Region: USA – Mitte der USA

Szenario: Zeitblock in Projekt für

Mitarbeiter: TSerrano

Transaktion	Datum	Worktags
Zeitblock	3.1.2020	Kostenstelle: 35000 Programm-Management Region: (Nicht eingegeben)
Ertragsrückstellung	3.1.2020	Kostenstelle: 35000 Programm-Management Region: USA – Nordosten der USA
Kundenrechnung	1.2.2020	Kostenstelle: 32200 F&E Produktmanagement Region: USA – Nordosten der USA

Meilensteine

Sie können Meilensteine erstellen, um den Abschluss von Aufgaben zu verfolgen und anzugeben, wann Workday Zeitpläne und Raten für die Fakturierung und Ertragsrealisierung verarbeiten kann. Sie können Zeitplänen und Raten mehrere Meilensteine zuweisen. Workday verarbeitet keine Zeitpläne oder Raten mit anstehenden Meilensteinen.

Sie können die folgenden Aufgaben verwenden, um Standardmeilensteine zu konfigurieren:

Arten von Datumsmeilensteinen verwalten

Datumsmeilenstein erstellen

Standardmeilensteine werden zu Kundenmeilensteinen, sobald Sie sie einem Kunden hinzufügen. Sie können Details zu Kundenmeilensteinen mit dem Bericht

Meilensteine suchen

anzeigen. Kundenmeilensteine sind für jede Kombination aus Kunde und Unternehmen eindeutig.

Workday unterstützt folgende Meilensteinarten:

Fakturierungszeitplan - Erste Rechnung: Verwenden Sie diesen Meilenstein, um die Ertragsrealisierung zu initiieren, sobald die Fakturierung erfolgt ist.

Datumsmeilensteine: Verwenden Sie Standard-Datumsmeilensteine als Grundlage für die Erstellung von Kunden-Datumsmeilensteinen.

Projektaufgaben: Markieren Sie Projektaufgaben als Meilensteine im Projekt. Verwenden Sie Projektmeilensteine, um zu steuern, wann Sie Projekttransaktionen fakturieren und Erträge realisieren. Sie können Projektmeilensteine für eine Projektphase oder für das Gesamtprojekt definieren, um zu bestimmen, wann Transaktionen für die Fakturierung verfügbar sind. Sie können als Meilensteine markierte Projektaufgaben als Vertragsmeilensteine verwenden. Sie können keine Projektaufgaben löschen, die für einen Vertrag verwendet werden. Sie können voraussichtliche und tatsächliche Abschlussdaten eingeben. Sobald die Projektaufgabe abgeschlossen ist und Sie ein Enddatum eingeben, kann die Fakturierung erfolgen. Workday verwendet das Enddatum als Erreichungsdatum für den Meilenstein.

Fakturierungszeitpläne und Raten

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Verknüpfen Sie Vertragspositionen, die mehrere Verträge für dasselbe Unternehmen und denselben Kunden umfassen, mit demselben Fakturierungszeitplan.

Definieren Sie Zeitplanarten, um Ihre Zeitpläne zu klassifizieren. Dieser Prozess vereinfacht Suchen, Genehmigungen und das Erstellen von Berichten.

Erstellen Sie raten- oder transaktionsbasierte Fakturierungszeitpläne, um bestimmte Arten von Vertragspositionen zu verwalten, oder Zeitpläne für konsolidierte Fakturierung, um Raten-, Transaktions- und Vorauszahlungsvertragspositionen in einem Zeitplan zu verwalten.

Workday erstellt Raten basierend auf dem geplanten Start- und Enddatum, das vom Start- und Enddatum der Vertragsposition abweichen kann. Sie können auch das zuzuweisende Rechnungsdatum konfigurieren, das vom Ratenstartdatum abweichen kann.

Workday unterstützt diese Fakturierungsmethoden für jeden Fakturierungszeitplan. Sie können die Methoden während der gesamten Laufzeit des Zeitplans ändern:

Definierte Rate
: Definieren Sie den ersten und den letzten Ratenbetrag für jede Vertragsposition. Workday verteilt den Restbetrag gleichmäßig auf die anderen Raten. Sie können diese Fakturierungsmethode nicht für Zeitpläne für konsolidierte Fakturierung verwenden.

Gleichmäßige Verteilung
: Definieren Sie eine festgelegte Anzahl von Raten mit gleichen Beträgen.

Benutzerdefiniert
: Kontrollieren Sie alle Aspekte der Raten.

Ein Fakturierungszeitplan enthält eine oder mehrere Raten. Für jede Fakturierungsrate gilt Folgendes:

Sie erstellt eine Kundenrechnung.

Sie wird zur Rechnungsposition.

Sie leitet Attribute aus der zugehörigen Vertragsposition ab.

Sobald Sie Raten generiert haben, können Sie:

Einzelne Raten manuell aktualisieren.

Die Fakturierungsraten automatisch neu generieren, wenn Änderungen an den Vertragsbeträgen vorgenommen wurden. Diese Funktion gilt nur für die Fakturierungsmethode Gleichmäßige Verteilung
oder die Ertragsrealisierungsmethoden Gleichmäßige Verteilung
und Anzahl Tage
.

Ihre Zeitpläne automatisch aktualisieren, wenn Sie Änderungen an den Vertragspositionen vornehmen.

Alle Raten auf einmal bearbeiten, wenn Sie einen benutzerdefinierten Zeitplan haben.

Workday weist den Status Nicht ausgeglichen
zu:

Wenn Sie Ihre Raten für die Vertragsposition nicht genau planen

Wenn ein benutzerdefinierter Zeitplan zu hohe Rechnungen erstellt

Sie können Kundenrechnungen aus Fakturierungsraten erstellen, nachdem Sie den Fakturierungszeitplan genehmigt haben.

Kundenrechnungen erstellen aus Fakturierungsraten

Mit der Aufgabe

Kundenrechnungen erstellen aus Fakturierungsraten

können Sie diese Aufgabe bei Bedarf oder als geplanten Prozess ausführen. Mit dieser Aufgabe können Sie:

Verfügbare Fakturierungsraten für die Rechnung auswählen

Rechnungen markieren, die zur automatischen Genehmigung übermittelt werden sollen

Sie können:

Eingeschränkte Änderungen an der Kundenrechnung vornehmen und weitere Positionen hinzufügen

Rechnungen erstellen, die bei Rechnungsanpassungen auf Vertragspositionen verweisen

Workday berücksichtigt alle Änderungen von Rechnungspositionsbeträgen in der Fakturierungsrate. Der fakturierte Betrag der Vertragsposition enthält alle genehmigten Rechnungen.