ID-Definitionen und ID-Sequenzgeneratoren erstellen

Administrator Guide

Sicherheit:

Domäne Set Up: Company General
im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.

Domäne Set Up: Contact Info, IDs, and Personal Data
im funktionalen Bereich „Contact Information“.

Domäne Set Up: System
im funktionalen Bereich „System“.

ID-Definitionen geben das Format der IDs an, die Workday für verschiedene Geschäftsobjekte und Felder generiert. Mit der Variable [seq] wird die ID-Definition zum Sequenzgenerator. Ein Sequenzgenerator identifiziert Personen, Stellen, Vorfälle oder Felder mit einer Nummer, die innerhalb einer bestimmten Zeitperiode eindeutig ist.

Workday stellt zwei Arten von Sequenzgeneratoren bereit:

Sequenzgeneratoren, die Sequenzen generieren, die eindeutig sind, aber möglicherweise Nummerierungslücken aufweisen. Mit diesen Sequenzgeneratoren können Sie:

Starten Sie die Sequenz am Anfang des Tages, des Monats oder des Jahres und bei einer angegebenen Sequenznummer neu.

Geben Sie ein Verhalten für den Fall eines Überlaufs der Sequenz an.

Sie erstellen diese Sequenzgeneratoren, indem Sie die Aufgabe

ID-Definition/Sequenzgenerator erstellen

öffnen.

Sequenzgeneratoren, die Sequenzen generieren, die niemals Lücken haben. Da diese Sequenzen lückenlos sind, können Sie keine Neustartperiode oder kein Überlaufverhalten auswählen. Sie können diese Art von Sequenzgenerator verwenden, wenn die Verwaltung der Sequenz wichtig ist, z. B. wenn Ihre Auditoren dies erfordern. Sie erstellen diese Sequenzgeneratoren, indem Sie die Aufgabe

ID-Definition erstellen/Generator für lückenlose Sequenzen

öffnen.

Sie können beliebig viele ID-Definitionen und Sequenzgeneratoren erstellen. Öffnen Sie die Aufgaben

Mandanten-Setup bearbeiten

, um auszuwählen, welche für Rechnungen, Aufträge, Eingänge, Mitarbeiter, Begünstigte usw. verwendet werden sollen.

Sie können beide Arten von Sequenzgeneratoren erstellen, aber Workday bestimmt, welche Arten Sie in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten

für eine bestimmte Situation angeben können. Beispiel: Sie können Generatoren für lückenlose Sequenzen nicht für Ausgabenberechtigungen verwenden, aber für Anforderungen von sonstigen Zahlungen in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

Sie können einige Auswahlmöglichkeiten für ein bestimmtes Unternehmen überschreiben, indem Sie die Aufgabe

ID-Definitionen für Unternehmen bearbeiten

öffnen. Wenn Sie keine ID-Definition angeben, generiert Workday eigene interne ID-Codes.

Sequenzgenerator-IDs weisen den in Workday-Anwendungen verwendeten Sequenzen Namen zu. Sie können eine bestimmte ID-Definition in den Berichten

ID-Definition anzeigen/Sequenzgenerator

und

ID-Definition anzeigen/Generator für lückenlose Sequenzen anzeigen

Öffnen Sie eine der folgenden Aufgaben, um die Art des Sequenzgenerators zu erstellen, die Sie benötigen:

ID-Definition/Sequenzgenerator erstellen

ID-Definition erstellen/Generator für lückenlose Sequenzen

Sie können die Aufgabe zur Erstellung des Sequenzgenerators auch direkt in den Feldern in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten

auswählen, in denen sie verwendet werden. In der Dropdown-Liste wird nur die Aufgabe für die Art des Sequenzgenerators angezeigt, die Workday für dieses Feld zulässt.

Geben Sie

im Feld Sequenz-ID erhöhen

um einen Wert ungleich 0 ein, um den die Sequenznummer jedes Mal erhöht wird, wenn Workday eine neue ID generiert.

(Optional) Verwenden Sie

Padding

, um die Anzahl der in der Sequenz vorhandenen Stellen anzugeben.

Geben Sie einen ausreichend großen Padding-Wert ein, damit in der Sequenz keine Überlaufbedingung auftritt. Workday empfiehlt einen Padding-Wert von mindestens 6.

Wenn die Sequenz die Anzahl der hier eingegebenen Stellen überschreitet, bestimmt die Einstellung

Überlaufverhalten für Sequenz-ID

die nächste Zahl in der Sequenz.

Wenn Sie eine 0 oder keinen Wert im Feld

Padding

eingeben:

Die Sequenznummer wird auf unbestimmte Zeit erhöht.

Workday füllt für

Überlaufverhalten für Sequenz-ID

die

Option Padding automatisch ignorieren aus

Geben Sie im Feld

Sequenz-ID-Format

ein Format für die ID an.

Sie können jede Textzeichenfolge mit diesen vier speziellen Variablen verwenden. Die datumsbezogenen Werte stellen das Datum dar, an dem die Aufgabe die ID generiert.

Option	Bezeichnung
[seq]	Die Sequenznummer, für die Folgendes gilt: Erhöhung um den im Feld Sequenz-ID erhöhen nach angegebenen Wert. Enthält die Anzahl der im Feld Padding angegebenen Stellen. Workday verwendet eine separate Sequenz für jede ID-Definition, die diese Variable verwendet.
[day]	Tag des Monats im zweistelligen Format, 01 - 31.
[month]	Monat im zweistelligen Format, 01 - 12.
[year]	Jahr im vierstelligen Format. Beispiel: 2020.

Das Feld

Beispielsequenz

zeigt die nächste Sequenz-ID basierend auf dem

Sequenz-ID-Format

und anderen aktuellen Einstellungen des Sequenzgenerators an.

Wenn Sie das Intervall

Neustartintervall

festlegen, stellen Sie sicher, dass die generierte Sequenznummer eindeutig ist, indem Sie die spezifische Zeitperiode in das Format aufnehmen. Beispiel: Wenn die Zeitperiode

Neustartintervall

Monat
ist, geben Sie [month] und [year] im Format an. Stellen Sie sicher, dass der Padding-Wert groß genug ist, damit beim Sequenzgenerator während der Zeitperiode keine Überlaufbedingung auftritt. Das Feld

Neustartintervall

ist bei Generatoren für lückenlose Sequenzen nicht verfügbar.

Vermeiden Sie Leerzeichen im Format, wenn die Sequenznummern möglicherweise URLs generieren. Beispiel: Einige externe Karrieresites fügen die Personalanforderungs-ID (die während einer Personalanforderungs-Integration generiert wurde) zur URL der Stellenausschreibung hinzu. Wenn eine Site keine Sonderzeichen wie Leerzeichen codiert, ist das Ergebnis eine ungültige URL.

Für folgende Geschäftsobjekte verwendet Workday die von Ihnen eingerichtete Sequenzgenerator-ID als Integrationsreferenz-ID:

Versandavis

Bestellauftrag

Bestellauftragsbestätigung

Eingänge

Zuschläge

Bedarfsanforderung

Antwort auf Anfrage

Für die Geschäftsobjekte gilt Folgendes:

Sie haben mehrere Unternehmen.

Sie möchten, dass Workday IDs in numerischer Reihenfolge für jedes Unternehmen generiert.

Geben Sie Zahlen mit einer großen Lücke zwischen dem

Datum für Letzte verwendete Sequenz

für den Sequenzgenerator für jedes Unternehmen ein. Öffnen Sie die Aufgabe

Unternehmens-ID bearbeiten

, um diese eindeutigen Sequenzgeneratoren den Unternehmen in Ihrem Mandanten zuzuweisen.

Beispiel: Ein Administrator gibt 1000001 in das Feld

„Letzte verwendete Sequenz“

des Sequenzgenerators für Unternehmen A ein. Er gibt außerdem 2000002 in das Feld

„Letzte Sequenz verwendet“

für den Sequenzgenerator für Unternehmen B ein.

Das Ergebnis sind separate Sequenzgeneratoren, die in Bestellaufträgen IDs in numerischer Reihenfolge für jedes Unternehmen erstellen:

Bestellauftrag Nr. 1 - ID von Unternehmen A: CA-PO-2018-09-1000001

Bestellauftrag Nr. 2 - ID von Unternehmen A: CA-PO-2018-09-1000002

PO#3 - ID von Unternehmen B: HB-PO-2018-09-2000002

PO#4 - ID von Unternehmen B: HB-PO-2018-09-2000003

Workday kombiniert diese Sequenzgeneratoren, um IDs unternehmensweit bereitzustellen, wenn Sie:

Behalten Sie das Feld

Letzte verwendete Sequenz

bei.

Geben Sie nur eine kleine Lücke zwischen den Zahlen.

Die Folge sind Lücken zwischen den ID-Nummern in Beschaffungsdokumenten der Unternehmen.

Beispiel: Ein Administrator gibt im Feld

Letzte verwendete Sequenz

für jeden Sequenzgenerator für Unternehmen A und Unternehmen B dieselbe Nummer ein.

Das Ergebnis ist, dass derselbe Sequenzgenerator ID-Nummern bereitstellt, die unternehmensübergreifend in ihren Bestellaufträgen generiert wurden:

PO#1 - ID von Unternehmen A: PO-2018-09-00001

PO#2 - ID von Unternehmen B: PO-2018-09-00002

PO#3 - ID von Unternehmen B: PO-2018-09-00003

PO#4 - ID von Unternehmen A: PO-2018-09-00004

(Optional) Um den Wert [seq] in regelmäßigen Zeitintervallen auf einen Anfangswert zurückzusetzen, beachten Sie Folgendes:

Option	Bezeichnung
Neustartintervall	Das Zeitintervall, in dem die Variable [seq] erneut beim Wert „Neustartnummer“ beginnt. Die Optionen sind „Tag“ , „Monat“ oder „Jahr “. Lassen Sie das Feld leer, wenn [seq] in dieser ID-Definition eindeutig sein soll. Die Tage beginnen um 00:01 Uhr. Die Monate beginnen um 00:01 Uhr am ersten dieses Monats. Die Jahre beginnen am 1. Januar um 00:01 Uhr. Wenn Sie ein Neustartintervall festlegen und Workday so einrichten, dass eine Sequenz aus einem anderen ID-Generierungssystem fortgesetzt wird, müssen Sie Folgendes festlegen: Ein gültiges Datum zuletzt verwendet . Letzte verwendete Sequenz ungleich 0.
Neustartnummer	Den Wert, mit dem [seq] beginnen soll, wenn Sie die ID-Definition zum ersten Mal verwenden und bei jedem Neustart der Sequenz.
Zeitzonenverwendung	Eine alternative Zeitzone, auf der das im Feld Neustartintervall angegebene Intervall basieren soll. Dieser Wert gibt nicht an, wann die ID-Generierung tatsächlich erfolgt. Workday verwendet diesen Wert nur, um das Datum in der angegebenen Zeitzone zu lokalisieren. Wenn Sie keine Zeitzone angeben, verwendet Workday die nordamerikanische Westküsten-Normalzeit/Pacific Daylight Time (PST/PDT).

Diese Felder sind für Generatoren für lückenlose Sequenzen nicht verfügbar.

(Optional) Konfigurieren Sie im Feld

Überlaufverhalten für Sequenz-ID

, wie Workday potenzielle Überlaufbedingungen für Sequenz-IDs behandeln soll. Bei der Bearbeitung des Felds sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Überlauf mit abgeschnittenen Sequenzen zulassen	Workday schneidet die signifikanteste Stelle der Sequenznummer ab, wenn eine Überlaufbedingung auftritt. Beispiel: Bei einem Padding- Wert von 3 ist die nächste Sequenznummer nach 999 1000, aber die „1“ wird abgeschnitten, sodass der nächste Wert als „000“ angezeigt wird.
Padding automatisch ignorieren	Der Sequenzgenerator ignoriert den Padding -Wert, wenn eine Überlaufbedingung auftritt. Beispiel: Bei einem Padding -Wert von 3 ist die nächste Sequenznummer nach 999 1000.

Wenn der Wert

für Padding

0 ist, wählt Workday automatisch die Option

Padding automatisch ignorieren

. Wenn der Padding einen anderen Wert als 0 hat, können Sie eine der beiden Optionen auswählen. Workday empfiehlt

Padding automatisch ignorieren

, da der Sequenzgenerator doppelte Zahlen generieren kann, die sich auf nachgelagerte Systeme auswirken können, wenn Padding nicht ignoriert wird. Beispiel: Ein Sequenzgenerator für Personalausweise, der nur Platz für 3 Ziffern bietet.

Für Generatoren für lückenlose Sequenzen können Sie das

Überlaufverhalten für Sequenz-ID

nicht auswählen.

(Optional) Wählen Sie im Feld

Gruppe von Überlaufbenachrichtigungen für Mandanten-Setup

überschreiben Sicherheitsgruppen für diesen Sequenzgenerator, die die Standardsicherheitsgruppen für Überlaufbenachrichtigungen überschreiben werden. Workday sendet automatisch eine Benachrichtigung an die Sicherheitsgruppen für Überlaufbenachrichtigungen, wenn die Sequenz 80 % des durch den Wert

für Padding

vorgegebenen Grenzwerts erreicht. Die Benachrichtigungen werden dann in Schritten von 5 % versendet.

Wenn Sie in diesem Feld keine Sicherheitsgruppen auswählen, sendet Workday diese Überlaufbenachrichtigungen an:

Die Sicherheitsgruppen, die Sie im Feld

Default Sequenzgenerator-Benachrichtigungsgruppe

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - System

auswählen.

Die Standardsicherheitsgruppen, die Workday für Überlaufbenachrichtigungen angibt, wenn Sie in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - System

keine Standardsicherheitsgruppen für Überlaufbenachrichtigungen auswählen.

(Optional) Wenn Sie zuvor ein anderes ID-Generierungssystem verwendet haben und Workday diese Sequenz fortsetzen soll, beachten Sie Folgendes:

Option	Bezeichnung
Letzte verwendete Sequenz	Die letzte Sequenznummer, die in Ihrem vorherigen ID-Generierungssystem verwendet wurde.
Letztes verwendetes Datum	Das Datum, an dem Ihr vorheriges ID-Generierungssystem die letzte Sequenznummer generiert hat.

Sobald Workday den neuen Sequenzgenerator verwendet, werden diese beiden Felder nicht mehr verwendet.

Wenn Sie

Letztes verwendetes Datum

und ein Intervall für

Neustartintervall

angeben, vergleicht Workday das aktuelle Datum und das Neustartintervall. Dann wird die Sequenznummer entsprechend festgelegt. Beispiel: Wenn Sie Folgendes angeben:

45 für die

Letzte verwendete Sequenz

15. Mai 2020 als

Letztes verwendetes Datum

Monat
als

Neustartintervall

5 für

Sequenz-ID erhöhen um

1 für die

Neustartnummer

Die anfängliche Sequenznummer für den Sequenzgenerator lautet wie folgt:

Fünfzig (50), wenn das aktuelle Datum im Mai liegt.

Eins (1), wenn das aktuelle Datum im Juni liegt.

(Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Kleine Datenmenge

, um sicherzustellen, dass vom Sequenzgenerator generierte Sequenzen keine Lücken enthalten.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie beide der folgenden Situationen auftreten:

Die von Workday generierte Sequenz wird nicht in Transaktionen mit großen Datenmengen verwendet. Beispiel: Sequenzierung für Integration.

In der generierten Sequenz treten unerwünschte Lücken auf.

Wenn Sie den Sequenzgenerator in einer Scrambling-Methode zum Scrambling von Mandantendaten verwenden möchten, aktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen

Kleine Datenmengen

(Optional) Geben Sie im Abschnitt

„Webservice“

einen aussagekräftigen Namen in das Feld

Referenz-ID

ein. Mit dieser ID können Sie bestimmte Sequenzen in Anwendungen von Workday Financial Management, Payroll und HCM identifizieren. Weitere Informationen dazu, wie Ihre spezifische Anwendung dieses Feld verwendet, finden Sie in der Anwendungsdokumentation.

Sie können

Sequenzgenerator-Padding

ausführen, um Sequenzgeneratoren auf potenzielle Überlaufprobleme zu überwachen. Für jeden Sequenzgenerator zeigt der Bericht eine prozentuale Verwendungsmetrik an, die angibt, wie nahe die aktuelle Sequenznummer an der maximal zugewiesenen Sequenznummer ist. Der Bericht zeigt auch das Überlaufverhalten und die Benachrichtigungsgruppen für jeden Sequenzgenerator an.