Setup-Überlegungen: Zahlungsabwicklung

Worum es geht

Workday Settlement bietet eine umfassende Plattform, mit der Sie Ihre Zahlungen verarbeiten und verwalten können. Workday generiert die zugehörigen Buchungen zum Zeitpunkt der Zahlungsabwicklung und erfasst die Eingaben gemäß Ihrem Datensatzsystem.

Vorteile und Nutzen

Mit Workday Settlement können Sie alle ein- und ausgehenden Zahlungen unternehmensweit zentral verwalten. Mit dieser einheitlichen Infrastruktur können Sie:

Die finanziellen Zu- und Abflüsse Ihres Unternehmens steuern

Auf die Analysedaten zugreifen, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen

Anwendungsfälle

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Richten Sie Zahlungen ein, indem Sie Ihre Zahlungsarten verwalten und Ihre Scheckdruckoptionen konfigurieren.

Wickeln Sie eingehende elektronische Zahlungen und ausgehende Zahlungen ab.

Richten Sie Zahlungsintegrationen ein, um Zahlungen an Finanzinstitute zu übermitteln und Zahlungsbestätigungen zu erhalten.

Verarbeiten Sie Zahlungen nach der Zahlungsabwicklung, indem Sie Schecks drucken und Zahlungen abbrechen.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Welche Bankkonten möchten Sie verwenden?	Sie können Workday zur Zahlungsabwicklung und für den Scheckdruck mit Bankkonten integrieren. Um Zahlungsdateien für die Verarbeitung der Zahlungsabwicklung zu generieren, haben Sie folgende Möglichkeiten: Erstellen Sie ein oder mehrere Integrationssysteme für jede Kombination aus Bank- und elektronischer Zahlungsart. Weisen Sie einem einzelnen Bankkonto mehrere Integrationssysteme zu. Beispiel: Sie möchten Zahlungen verarbeiten, die von der selben Art, aber in verschiedenen Kategorien oder Ländern sind. Verwenden Sie dieselbe Integration für jedes Konto in derselben Bank mit derselben Zahlungsart.
Für welche Arten von Zahlungen und Funktionen möchten Sie Ihre Bankkonten verwenden?	Sie können ein Bankkonto so konfigurieren, dass es für mehrere Zahlungsarten verwendet werden kann. Sie können auch ein Bankkonto für eindeutige Funktionen erstellen, z. B. ein Konto, das nur die Entgeltabrechnungsausgaben abdeckt.
Wie möchten Sie Ihre Zahlungen weiterleiten?	Sie können Regeln konfigurieren, um festzulegen, durch welche Bankkonten Zahlungen vom Zahlungsprozess geleitet werden. Wenn eine Zahlung keiner Regel entspricht, verwendet Workday Ihr Standardbankkonto. Bank-Routing-Regeln gelten nur für Zahlungen mit Standardkonten. Ein Unternehmen kann nur eine Bank-Routing-Regel haben.
Möchten Sie das Bankkonto angeben, von dem Lieferantenrechnungen und Anforderungen von sonstigen Zahlungen direkt in der Rechnung oder Anforderung gezahlt werden sollen?	Sie können Bank-Routing-Codes konfigurieren und diese in Bank-Routing-Regeln Bankkonten zuordnen.
Wie möchten Sie Zahlungen verarbeiten?	Sie können folgende Rollen zuweisen: Die Rolle „Settlement Specialist“, die für die Verarbeitung aller operativen Transaktionen zuständig ist Rollen, die auf bestimmten funktionalen Bereichen basieren Ob Sie Ihre Zahlungsverarbeitung zentralisieren oder dezentralisieren, hat Auswirkungen darauf: Wie Sie den Geschäftsprozess Zahlungslaufereignis konfigurieren Wie Sie den Druck von Schecks und Zahlungsavisen trennen

Empfehlungen

Um nachgelagerte Integrationsfehler zu vermeiden, richten Sie Bankinstitut-Datensätze in Workday ein. Sie können detaillierte Bankinformationen nach Land speichern, die Mitarbeiter auswählen können, wenn sie Mitarbeiter- und Zahlungsabwicklungskonten erstellen.

Verwenden Sie Zahlungslauf-Filter, um Zeit zu sparen und Ihrem spezifischen Anwendungsfall gerecht zu werden.

Automatisieren Sie wiederkehrende Zahlungsabwicklungen und Testtransaktionsläufe, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.

Anforderungen

Keine Auswirkungen.

Einschränkungen

Wenn Sie einen Zahlungslauf abbrechen, können Sie keine Änderungen mehr an diesem vornehmen.

Mandanten-Setup

Verwenden Sie die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

, um mandantenweite Optionen für Workday Settlement zu konfigurieren.

Sie können die Aufgabe verwenden, um ID-Sequenzgeneratoren für folgende Elemente festzulegen:

EFT-Zahlungen

Zahlungsläufe

Testtransaktionsläufe

In den Abschnitten

Optionen für Zahlungsabwicklung und Bankkonten

können Sie:

Zahlungsläufe für mehrere Währungen aktivieren

Bankkonto-Maskierung für Zahlungsoptionen aktivieren

Dynamisches Datum für Lieferantenzahlungen aktivieren

Fehler deaktivieren, wenn Sie in den Auszahlungsoptionen oder Zahlungsabwicklungskonten ungültige Bank-Identifikationscodes eingeben

Fehler aktivieren, wenn Sie IBANs in Auszahlungsoptionen oder Zahlungsabwicklungskonten eingeben, die Kleinbuchstaben oder Leerzeichen enthalten.

Konsolidieren Sie Lieferantenzahlungen, die Sie im Auftrag mehrerer Unternehmen an denselben Lieferanten zahlen, in einer einzigen Zahlung.

Codes für Zahlungszwecke für Ad-hoc- und Lieferantenzahlungen aktivieren

Sicherheit

Mit der Domäne Process: Settlement
im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“ können Benutzer für alle Zahlungsarten Zahlungen abwickeln und Berichte erstellen. Damit Benutzer nur für bestimmte Zahlungsarten Zahlungen abwickeln und Berichte erstellen können, müssen sie über folgende Domänen gesichert werden:

Domänen	Überlegungen
Prozess: Ad-hoc-Zahlungsabwicklung im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“.	Benutzer können Ad-hoc-Zahlungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Bank Account Transfer for Settlement/Settlement im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“.	Benutzer können Banktransfers zur Zahlung abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Customer Invoice Payment/Settlement im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.	Benutzer können Lastschriftzahlungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Customer Refund Settlement im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.	Benutzer können Zahlungen von Kundenrückerstattungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Expense Report Payment/Settlement im funktionalen Bereich „Expenses“.	Benutzer können Spesenzahlungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Intercompany Payment/Settlement im funktionalen Bereich „Financial Accounting“.	Benutzer können Zahlungen von Intercompany-Posten abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Miscellaneous Payment Request Settlement im funktionalen Bereich „Miscellaneous Payments“.	Benutzer können Anforderungen von sonstigen Zahlungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Payroll Settlement im funktionalen Bereich „Core Payroll“.	Benutzern können Entgeltzahlungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Pending Student Refund/Settlement im funktionalen Bereich „Student Financials“.	Benutzer können Zahlungen von Studentenrückerstattungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Procurement Card Payment/Settlement im funktionalen Bereich „Procurement“.	Benutzer können Zahlungen an Beschaffungskarten abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Schedule Settlement Run im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“.	Benutzer können Zahlungsläufe planen und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Student Payment/Settlement im funktionalen Bereich „Student Financials“.	Benutzer können Studentenzahlungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Student Sponsor Refund/Settlement im funktionalen Bereich „Student Financials“.	Benutzer können Zahlungen von Sponsorrückerstattungen für Studenten abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Supplier Invoice Payment/Settlement im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.	Benutzer können Zahlungen von Lieferantenrechnungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Outsourcing-Zahlungsfreigabe - Ereignis	Hiermit können Sie Schecks an einen ausgelagerten Scheckdruckservice senden.
Zahlungsdruckereignis	Hiermit können Sie Dateien für Positive-Pay-Dateien generieren, die den gedruckten Schecks entsprechen.
Zahlungsfreigabeereignis	Hiermit können Sie die Zahlung für elektronische Zahlungsweisen auslösen.
Scheckdruckaufgabe	Hiermit können Sie Gehaltsabrechnungen und Schecks in Papierform drucken.
Zahlungsverkehrfreigabe - Ereignis	Hiermit können Sie Zahlungsverkehrsdateien erstellen und per Email versenden.
Zahlungslaufereignis	Hiermit können Sie Zahlungen abwickeln. Workday liefert die Standarddefinition dieses Geschäftsprozesses mit minimaler Konfiguration. Sie können Schritte hinzufügen, z. B. Genehmigungen.

Reporting

Berichte oder Dashboards	Überlegungen
Bericht Zahlungen suchen	Verwenden Sie diesen Bericht, um Zahlungen für die Zahlungsabwicklung zu suchen.
Bericht Zahlungsläufe suchen	Verwenden Sie diesen Bericht, um Zahlungsläufe zu suchen und Berichte dazu zu erstellen.
Bericht Regel für Zahlungsabwicklungs-Setup suchen	Verwenden Sie diesen Bericht, um das Zahlungsabwicklungs-Setup zu suchen, das mit einem bestimmten Bankkonto verknüpft ist oder von mehreren Bankkonten geteilt wird.
Dashboard Zahlungsabwicklung	Verwenden Sie dieses Dashboard, um Informationen zur End-to-End-Zahlungsabwicklung anzuzeigen und zu verfolgen. Sie können dieses Dashboard mit Worklets für den Zugriff auf Aufgaben und Berichte für Folgendes konfigurieren: Druck von Schecks und Avisen Zahlungsretouren. Testtransaktionszahlungen. Zahlungsläufe
Bericht Zahlungsabwicklung - Arbeitsbereich	Verwenden Sie diesen Bericht, um Zahlungsläufe zu erstellen, zu planen und zu suchen.

Die folgenden Berichtsdatenquellen stellen Zahlungsabwicklungsdaten bereit:

Banktransfers zur Zahlungsabwicklung

Offene Posten zur Zahlungsabwicklung

Zahlungsläufe

Integrationen

Workday bietet viele Webservices für allgemeine Eingaben und Konfigurationen der Zahlungsabwicklung. Berücksichtigen Sie die folgenden Webservices, wenn Sie Workday Settlement konfigurieren:

Cancel Payment Return

Import Bank Institution Record Branches

Bestätigungsnachricht für Importzahlung

Bank-Routing-Regeln abrufen

Get Payment Purpose Code

Put Bank Routing Rule

Put Direct Debit Mandate

Put Miscellaneous Payee

Put Miscellaneous Payee Category

Put Miscellaneous Payment Request Category

Put Outsourced Bank Provider

Put Payment Acknowledgement Message

Put Payment Integration

Put Payment Purpose Code

Put Payment Type

Put Settlement Run Custom Filter

Zahlungsretoure übermitteln

Workday unterstützt Integrationen der folgenden Anbieter und Protokolle für die elektronische Zahlung:

Automated Clearing House (ACH)

Bankers' Automated Clearing Services (BACS)

ISO 20022

Zengin

Sie können auch eine Konnektor-Integration für Zahlungen erstellen, mit der Zahlungsdaten aus Workday zu einer Bank oder einem Zahlungsverarbeiter exportiert werden.

Workday empfiehlt die Verwendung von Integrationsvorlagen für eine bessere Performance, sofern verfügbar.

Beziehungen und Touchpoints

Funktionale Bereiche	Überlegungen
Cash	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können Ad-hoc-Zahlungen abwickeln.
Customer Accounts	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können die Zahlung folgender Elemente abwickeln: Kundenrechnungen Kundenzahlungen Kundenrückerstattungen Der Zahlungsabwicklungsprozess gruppiert alle auswählbaren Lastschriftrechnungen und -anpassungen für dasselbe Unternehmen, denselben Zahlungsempfänger und dieselbe Zahlungsart in einer einzelnen Zahlung. Die Gruppierung gilt auch für Kreditkartenrechnungen und -anpassungen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Kundenrechnungen in der Profilgruppe Zahlungsdetails ( Übersicht) des Kundenprofils aktivieren, erstellt der Zahlungsabwicklungsprozess separate Zahlungen für Rechnungen, außer wenn Sie Folgendes verarbeiten: Eine Kreditkartenrechnung und mindestens eine Anpassungsgutschrift. Eine Lastschriftrechnung und mindestens eine Anpassungsgutschrift mit einer gedruckten Vorabinformation für das Lastschriftmandat.
Spesen	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können die Zahlung folgender Elemente abwickeln: Barvorschüsse Spesenkartentransaktionen Spesenabrechnungen
Financial Accounting	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können die Zahlung von Intercompany-Posten abwickeln. Wenn Sie einen Zahlungslauf abschließen, generiert Workday die entsprechenden Buchungseingaben und sendet diese an Workday Financial Accounting.
Miscellaneous Payment Requests	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können Anforderungen von sonstigen Zahlungen abwickeln.
Payroll	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können die Zahlung folgender Elemente abwickeln: Abrechnungsgruppenausnahmen Abrechnungsgruppen Sie können Scheckdrucklayouts konfigurieren, um Gehaltsabrechnungen und Avise zu verwalten. Um genaue Gehaltszahlungen zu gewährleisten, konfigurieren Sie Bankkonten mit speziellen Verwendungsarten für die Entgeltabrechnung.
Procurement	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können Beschaffungskartentransaktionen verifizieren und die entsprechenden Zahlungen abwickeln.
Student	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können die Zahlung folgender Elemente abwickeln: Studentenzahlungen Studentenrückerstattungen Studenten-Sponsorrückerstattungen
Supplier Accounts	Benutzer, die über die zugehörige Domäne gesichert sind, können die Zahlung von Lieferantenrechnungen abwickeln. Der Zahlungsprozess kombiniert alle Rechnungen für einen Lieferanten in einer einzelnen Zahlung. Wenn Sie das Kontrollkästchen Immer separate Zahlungen aktivieren bei der Definition des Lieferanten, wickelt der Prozess die Rechnungen für diesen Lieferanten als separate Zahlungen ab.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.