Workflow-Benachrichtigungen für Kundenrechnungs-E-Mails einrichten

Konfigurieren Sie die folgenden Geschäftsprozesse und Sicherheitsrichtlinien im funktionalen Bereich „Customer Accounts“:

E-Mail-Ereignis für Kundenrechnung

E-Mail-Ereignis für konsolidierte Rechnung

Siehe:

Schritte: Funktionale Bereiche und Sicherheitsrichtlinien aktivieren

Schritte: Sicherheitsberechtigungen einrichten

Um Rechnungen zu prüfen, zu genehmigen und per E-Mail an Kunden zu senden, können Sie die Workflow-Benachrichtigungen im Geschäftsprozess konfigurieren. Sie können auch segmentbasierte Sicherheitsgruppen erstellen, sodass nur autorisierte Benutzer Vorlagen erstellen oder bearbeiten können.

Mit Workflow-Benachrichtigungen können Sie Folgendes definieren:

E-Mail-Vorlage.

Zeit zum Triggern des E-Mail-Ereignisses.

Bedingungen und Regeln für den E-Mail-Versand entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen

Sicherheitsgruppen, die auf diese Aufgabe zugreifen können.

E-Mail-Optionen und -Empfänger.

E-Mail- oder SMS-Nachricht.

Verhalten bei Anhängen.

Öffnen Sie den Bericht

Geschäftsprozessdefinition für Geschäftsobjekt

Wählen Sie aus der Werteliste

Geschäftsobjekt

Ihre Organisation.

Klicken Sie auf

Öffnen Sie in der Spalte

Geschäftsprozessdefinition

E-Mail-Ereignis für Kundenrechnung

Auf dem Register

Benachrichtigungen

öffnen Sie

Geschäftsprozess

- Benachrichtigung zu Bearbeitung

in den möglichen Aktionen in der Spalte

Benachrichtigung

im Grid

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Klicken Sie auf

Führen Sie die Aufgabe

Workflow-Benachrichtigung bearbeiten

aus:

Option	Bezeichnung
E-Mail-Vorlage überschreiben	Wählen Sie die benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für Rechnungen aus, die das Aussehen und den Inhalt Ihrer E-Mail definiert.
Trigger	Wählen Sie den Status des Geschäftsprozesses oder die Zeit zum Starten des Ereignisses aus.
Bedingungen und Regeln	Sie können Regeln konfigurieren, um zu bestimmen, ob oder wann Workday die Benachrichtigung senden soll.
Wiederholen für	Workday setzt diese Werteliste automatisch auf Customer Invoices to Be Emailed . In einigen Fällen verhindert Workday, dass Sie Ihre Rechnungen per E-Mail senden, wenn Folgendes zutrifft: Mehr als einen Kunden in der Drucklaufgruppe. Eine ungültige Wiederholungskonfiguration. Eine Liste der gültigen Instanzen für die Wiederholung finden Sie unter Referenz: Wiederholungsinstanzen für Geschäftsprozessereignisse für Kundendokumente.
Wiederholen Sie den Vorgang "Zu Bedingungen und Regeln".	Sie können Bedingungen konfigurieren, um die zugehörigen Instanzen nach externen Feldern zu filtern und nur für die gefilterten Instanzen Benachrichtigungen zu senden. Beispiel: Sie drucken Kundenrechnungen für eine Unternehmenshierarchie für Global Modern Service (GMS) Nordamerika. Sie müssen mehrere benutzerdefinierte E-Mail-Konfigurationen für Unternehmen in der Hierarchie verwenden, z. B. GMS USA East, GMS US West, GMS Canada und GMS Mexiko. Sie ändern die Geschäftsprozessdefinition E-Mail-Ereignis für Kundenrechnung für die Unternehmenshierarchie Nordamerika, um benutzerdefinierte Benachrichtigungen mit der Bedingungsregel „Wiederholen für“ basierend auf einem Unternehmen im Drucklauf und der E-Mail-Konfiguration basierend auf den E-Mail-Einstellungen des Unternehmens zu erstellen. Sie verwenden dann eine entsprechende E-Mail-Konfiguration für Von-Postfach , Von-Anzeigename und Antworten an im Drucklauf.
Empfänger	Wählen Sie mindestens einen Empfänger aus, an den die E-Mails gesendet werden sollen. Sie können im Abschnitt E-Mail-Adressen zusätzliche E-Mails angeben. Workday sendet E-Mails an die Rechnung-an-Kontakte, die Sie im Kundenprofil definieren, und an alle E-Mail-Adressen, die Sie hier eingeben.
Gruppen	Wählen Sie mindestens eine Sicherheitsgruppe aus, die diese Aufgabe ausführen kann.
E-Mail-Option	Wählen Sie aus: Standardmäßig werden E-Mails eines Fakturierungskontakts sowohl an private als auch geschäftliche E-Mail-Adressen gesendet. Zuerst geschäftlich, dann privat, um zuerst eine Benachrichtigung an die geschäftliche E-Mail-Adresse zu senden. Wenn Sie keine geschäftliche E-Mail-Adresse festlegen, aber mindestens eine private E-Mail-Adresse haben, sendet Workday die Benachrichtigung an die private E-Mail-Adresse. Nur privat, um nur eine Benachrichtigung an die private E-Mail-Adresse zu senden. Wenn Sie keine private E-Mail-Adresse definiert haben, sendet Workday keine Benachrichtigung. Wenn Sie mehr als eine private E-Mail-Adresse haben, sendet Workday die E-Mail an die bevorzugte private E-Mail-Adresse. Nur geschäftlich , um nur eine Benachrichtigung an die geschäftliche E-Mail-Adresse zu senden. Wenn Sie keine geschäftliche E-Mail-Adresse definiert haben, sendet Workday keine Benachrichtigung. Wenn Sie mehr als eine geschäftliche E-Mail-Adresse haben, sendet Workday die E-Mail an die bevorzugte geschäftliche E-Mail-Adresse.

Bearbeiten Sie den Abschnitt

Anhänge

der Aufgabe:

Anhangoption	In einer Rechnung angegebenes Anhangkennzeichen	Ergebnis
Mit Rechnung verknüpfte Anhänge	N/V	Workday schließt alle mit der Kundenrechnung verknüpften Anhänge in die E-Mail ein und ignoriert das Anhangkennzeichen, das Sie in der Rechnung angeben. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Rechnungen mit einer Drittanbietersoftware erstellen.
Anhänge, die nicht für Kunden bereitgestellt werden	N/V	Workday stellt keine direkten oder referenzierten Anhänge für Kunden bereit.
PDF für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess für Drucklauf	Für Kunden bereitstellen ist Wahr Mit Rechnung drucken ist Wahr	Nimmt alle Anhänge in die PDF-Datei auf, wenn Sie die Rechnung drucken.
Für Kunden bereitgestellte, aber nicht im Drucklauf enthaltene Anhänge und PDF für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess für Drucklauf	Für Kunden bereitstellen ist Wahr Mit Rechnung drucken ist Falsch	Druckt alle Rechnungen in einer PDF-Datei und nimmt alle Anhänge separat in die E-Mail-Benachrichtigung für jede Rechnung auf.
Anhänge, die nicht für Kunden bereitgestellt werden und PDF für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess für Drucklauf	Für Kunden bereitstellen ist Wahr Mit Rechnung drucken ist Wahr Mit Rechnung drucken ist Falsch	Druckt eine Rechnung und nimmt nur die Anhänge in die resultierende PDF auf, für die das Kennzeichen Mit Rechnung drucken aktiviert ist. Workday sendet die Anhänge, für die das Kennzeichen nicht aktiviert ist, separat in der E-Mail-Benachrichtigung.
Anhänge, die nicht für Kunden bereitgestellt werden und PDF für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess für Drucklauf	Für Kunden bereitstellen ist Falsch Mit Rechnung drucken ist Falsch	Druckt alle Rechnungen in einer PDF-Datei und nimmt die Anhänge, die für interne Zwecke gekennzeichnet sind, separat in die E-Mail-Benachrichtigung auf.

Die Ausgabe des Anhangs hängt von dem Kennzeichen ab, das Sie beim Hinzufügen eines Anhangs zu einer Rechnung angeben.

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