Wiederkehrende Lieferantenrechnungen erstellen

Bei wiederkehrenden Rechnungen mit variablen Beträgen leiten Sie Rechnungen zur Prüfung weiter und ermöglichen Sie Benutzern, Beträge bei Bedarf zu ändern.

Fügen Sie den Aktionsschritt Lieferantenrechnung prüfen
im Geschäftsprozess Lieferantenrechnungsereignis
hinzu. Fügen Sie eine Bedingungsregel hinzu, die auf variable
wiederkehrende Lieferantenrechnungen prüft.

Richten Sie Lieferantenzahlungsbedingungen ein.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Wiederkehrende Lieferantenrechnung
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.

Definieren Sie eine Lieferantenrechnungsvorlage, um Lieferantenrechnungen für Waren und Services zu erstellen, die Ihr Unternehmen regelmäßig eingeht. Bestimmen Sie, ob wiederkehrende Lieferantenrechnungen feste
oder variable
Ratenbeträge enthalten.

Öffnen Sie die Aufgabe

Wiederkehrende Lieferantenrechnung erstellen

Geben Sie in den Feldern unter

Informationen zur Rechnung

die Header-Details an.

Workday lädt die

Währung

basierend auf dem Lieferanten. Wenn der Lieferant keine Standardwährung hat, lädt Workday die

Währung

aus Ihren Unternehmenseinstellungen. Die ausgewählte Währung muss für den Lieferanten akzeptabel sein.

Füllen Sie folgende Felder unter

Bedingungen und Beträge

aus:

Option	Bezeichnung
Zahlungsbedingungen	Wählen Sie die Zahlungsbedingungen für diesen Vertrag aus. Beispiel: 2% 10, netto 30 oder Netto 45 .
Behoben	Wählen Sie diese Option aus, wenn die Rechnungsbeträge konstant sind und die Benutzer die Raten nicht ändern können.
Variabel	Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die Änderung von Kosten pro Einheit , Menge oder Erweiterter Betrag von Raten ermöglichen möchten.
Intervallart	Wählen Sie das Intervall für wiederkehrende Rechnungen aus, z. B. monatlich oder vierteljährlich.
Separate Zahlung	Wählen Sie diese Option aus, um die Rechnung während eines Zahlungslaufs separat zu zahlen. Sie können dieses Kontrollkästchen in allen Rechnungen für einen Lieferanten aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Immer separate Zahlungen in den Lieferantenzahlungsdetails oder im Standard für die Zahlung-an-Verbindung aktivieren.
Standard für Steueroption	Workday lädt diesen Wert aus den Details zur Unternehmensbuchhaltung. Workday gibt die Steueroption automatisch in der Position aus dem Header vor, Sie können sie jedoch auf Positionsebene überschreiben.
Standardsteuercode	Workday lädt den Standard für den Steuercode aus dem Lieferanten. Sie können bei Bedarf einen anderen Steuercode eingeben. Workday lädt den Steuercode in Positionen automatisch aus dem Header, Sie können ihn jedoch auf Positionsebene überschreiben. Wenn Sie eine Drittanbieter-Steuersoftware verwenden, blendet Workday das Feld aus, um die Nachverfolgung und das Reporting für Steuerberechnungen von Drittanbietern zu unterstützen. Sie können eine Drittanbieter-Serviceintegration in der Aufgabe Edit Company Tax Details einrichten.
Standard für Quellensteuercode	Workday lädt den Standard für den Quellensteuercode aus dem Lieferantenprofil. Sie können bei Bedarf einen anderen Quellensteuercode eingeben. Workday gibt den Quellensteuercode automatisch aus der Position des Headers vor, Sie können ihn jedoch auf Positionsebene überschreiben.
Gültigkeitsdatum	Geben Sie das Datum ein, zu dem diese wiederkehrende Lieferantenrechnung gültig ist.
Datum der ersten Rechnung	Geben Sie das Datum an, an dem die erste Rechnung ausgestellt werden soll.
Enddatum	Geben Sie das Datum an, an dem die wiederkehrende Lieferantenrechnung endet, um sicherzustellen, dass keine weiteren Rechnungen verarbeitet werden. Überspringen Sie dieses Feld, um das Enddatum basierend auf dem Gesamtbetrag zu berechnen.
Gesamtbetrag	Geben Sie eine Summe an, wenn Sie kein Enddatum des Vertrags angegeben haben. Workday verrechnet die Summe aller wiederkehrenden Raten mit dem eingegebenen Gesamtbetrag und erzwingt das Betragslimit.

Füllen Sie die Felder im Register

Positionen der wiederkehrenden Rechnung

aus:

Option	Bezeichnung
Unternehmen	Wenn Sie ein anderes Unternehmen als das Unternehmen im Header auswählen, müssen Sie Intercompany-Beziehungen einrichten, um Transaktionen zwischen den Unternehmen zu ermöglichen.
Posten	Wählen Sie entweder einen Posten oder eine Ausgabenkategorie . Es muss ein Wechselkurs in Workday geladen werden, wenn die Währung, die mit dem Posten verknüpft ist, von der Währung im Header abweicht. Wenn Sie eine wiederkehrende Lieferantenrechnung ohne Kosten erstellen, können Sie einem Einkauf kostenlose Posten hinzufügen, wenn Sie Verträge mit wiederkehrenden Rechnungen haben.
Postenbeschreibung	Wenn Sie einen Posten ausgewählt haben können Sie die Postenbeschreibung überschreiben.
Steueranwendbarkeit	Gibt an, ob die Position steuerpflichtig ist. Falls sie steuerpflichtig ist, wird außerdem die Erstattungsfähigkeit angegeben. Sie können die Steueranwendbarkeit verwenden, um Transaktionen im Reporting zu filtern. Basierend auf der Versand-an-Adresse wird sie automatisch aus der postenspezifischen Steuerregel geladen, zuerst nach Einkaufsposten und dann nach Ausgabenkategorie. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird sie automatisch aus dem Einkaufsposten übernommen. Andernfalls wird sie automatisch aus der Ausgabenkategorie geladen.
Steuercode	Wenn Steuerpflicht besteht, wird der Code automatisch aus dem Standard für Steuercode des Headers übernommen und kann überschrieben werden.
Quellensteuercode	Der Code wird automatisch aus dem Standard für Quellensteuercode im Header geladen und kann überschrieben werden.
Steuererstattungsfähigkeit	Workday lädt den erstattungsfähigen Prozentsatz basierend auf der angegebenen Steueranwendbarkeit und dem Steuercode automatisch in die Transaktionsposition. Sie können diese Auswahl überschreiben. Wenn Sie die Steuererstattungsfähigkeit angeben, wendet Workday den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Allokationsmethode auf den Steuerbetrag für Steuersätze innerhalb eines Steuercodes an. Verwenden Sie die Aufgabe Steuererstattungsfähigkeit verwalten , um die Steuererstattungsfähigkeit mehrerer Steuersätze für die einzelnen Steuercodes anzugeben.
Steueroption	Wählen Sie Selbst einbehaltene Steuer berechnen , wenn Lieferanten oder Zahlungsempfänger keine Steuern erheben. Mit dieser Option können Sie Ihre Steuerverbindlichkeit auf ein separates Hauptbuch-Konto buchen. Andernfalls wählen Sie An Lieferanten fällige Steuer berechnen , um die Steuerzahlung zu verbuchen, die an den Lieferanten oder Zahlungsempfänger geleistet wurde.
Menge	Geben Sie die Menge für eine Rate an.
Kosten pro Einheit	Geben Sie die Kosten für jede Einheit ein.
Erweiterter Betrag	Wenn Sie eine Menge und Kosten pro Einheit auswählen, berechnet Workday den erweiterten Betrag. Andernfalls können Sie einen Gesamtbetrag eingeben.
Memo	Geben Sie ein Memo für diese Rechnungsposition ein.
Worktags	Wählen Sie ein oder mehrere Worktags , z. B. Kostenstelle und Standort.

(Optional) Bei der Bearbeitung des Registers

Wechselkurs

sind folgende Informationen zu beachten:

Bei Rechnungen in Fremdwährung können Sie Anpassungen vornehmen, um einen anderen Umrechnungskurs zu erhalten. Alle Änderungen, die Sie auf dem Register

Wechselkurs

vornehmen, werden im Feld

Gültiger Wechselkurs

registriert, das den verwendeten Kurs anzeigt, mit dem die Buchhaltung Ratenbeträge in die Hauptbuch-Währung umrechnet. Alle Überschreibungen, die Sie eingeben, lösen die Aktivierung des Kontrollkästchens

Kursüberschreibung

aus.

Option	Bezeichnung
Überschreibung für Wechselkursart	Wählen Sie eine Option, um die Standardkursart zu überschreiben, die zum Suchen des Wechselkurses verwendet wird.
Überschreibung für Wechselkursdatum	Wählen Sie ein Datum, um das Standardkursdatum zu überschreiben, das zum Suchen des Wechselkurses verwendet wird.
Manuelle Überschreibung für Wechselkurs	Geben Sie einen Wechselkurs ein, um den vorhandenen Wechselkurs zu überschreiben, oder geben Sie einen Kurs ein, wenn kein Standardkurs verfügbar ist.
Standardvorgaben	Dieser Abschnitt zeigt den Standardwechselkurs des Mandanten basierend auf dem Rechnungsdatum an.

Sobald die wiederkehrende Lieferantenrechnung genehmigt wurde, werden auf dem Register

Geplante Raten

anstehende und gezahlte Raten angezeigt.

Wählen Sie in den möglichen Aktionen die Option

Geplante Rate

Lieferantenrechnung generiere.

Überspringen Sie die Rate.

Wiederkehrende Lieferantenrechnungen manuell erstellen

Schritte: Quellensteuern einrichten