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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Konzept: AP-Rückstellungen und AP-Helpdesk

Konzept: AP-Rückstellungen und AP-Helpdesk

Auditorium.AI SmartBots für Workday bietet die folgenden Features für die Kreditorenbuchhaltung, die Sie bei der Verwaltung von Aufgaben in Ihrem Procure-to-Pay-Prozess unterstützen:
  • AP-Rückstellungen
  • AP Helpdesk
Sie können nur die E-Mail-Plattformen Gmail und Microsoft Outlook mit dem Produktangebot Auditorio.AI SmartBots for Workday integrieren und:
  • Abonnements für diese E-Mail-Plattformen sind nicht Teil des Produktangebots.
  • Integrationen zwischen diesen E-Mail-Plattformen und dem Produktangebot sind nicht Teil des Service.
Um diese Features zu verwenden, müssen Sie Innovation Services abonnieren, wenn Sie eine Abonnementservicevereinbarung nach MSA-Art (siehe unten) haben. Wenn Sie Innovation Services nicht abonniert haben, wenden Sie sich an Ihren Account Manager, um das Innovation Services Addendum anzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter „Workday Innovation Services“ in der Workday Community.
Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um dieses Feature basierend auf der Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation zu aktivieren. Für Ihre Organisation gilt entweder die MSA- oder die universelle Hauptservicevereinbarung (UMSA). So bestimmen Sie die Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation:
  1. Wählen Sie Ihren Profil-Avatar in der Workday Community aus.
  2. Wählen Sie
    Profil
     aus.
  3. Wählen Sie auf Ihrer Profilseite den Namen Ihrer Organisation aus. Dieser wird unter Ihrem Namen und neben Ihrer Tätigkeitsbezeichnung.
  4. Zeigen Sie den Wert Ihrer
    Vereinbarung für Abonnementservice
     an.
Wenn der Wert:
  • UMSA
     : Das Feature ist automatisch verfügbar. Sie können den Schritt
    "Innovation Services Feature and AI Data Postings for MSA Customers"
     aktivieren. Weitere Informationen zu Machine Learning-Datenbeiträgen finden Sie unter Konzept: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , müssen Sie dieses Feature über Innovation Services aktivieren. Verwenden Sie dazu den Schritt
    "Innovation Services Feature and AI Data Contributions for MSA Customers"
     .
Hinweis: UMSA-Kunden haben keine Innovation Services-Aufgaben und -Berichte in ihren Mandanten, da diese nur für MSA-Kunden gelten. UMSA-Kunden können alle Informationen zu Innovation Services ignorieren.
Weitere Informationen zu Aktualisierungen, Korrekturen und bekannten Problemen finden Sie unter

AP-Rückstellungen

AP Accruals verwendet SmartBots, um an interne Stakeholder und Lieferanten E-Mails zu Anspruchsschätzungen zu senden, und greift auf Daten aus den folgenden Geschäftsdokumenten in Workday Financial Management zu:
  • Bestellaufträge
  • Lieferantenrechnungen
  • Lieferanten
Im Dashboard AP-Ansprüche können Sie Folgendes anzeigen:
  • E-Mail-Threads, wenn Lieferanten auf Anforderungen von Anspruchsschätzungen antworten
  • Statuswerte für Anforderungen von Anspruchsschätzungen und Journaleingaben.
SmartBots verwenden Daten aus Lieferantenantworten, um Journaleingabeentwürfe zu generieren, die Sie vor dem Buchen in Workday ändern können.
Sie können den Anspruchsgruppen Lieferanten zuweisen und dann Eigentümer zuweisen, die die Ansprüche für jede Gruppe prüfen und genehmigen können. Sie können auch einen Drilldown in den Anspruchsgruppen durchführen, um Details zu folgenden Elementen anzuzeigen:
  • Journalpositionen.
  • Bestellauftragsdaten.
  • Erfassen Sie Daten.
  • Anbieterzusammenfassungen

AP Helpdesk

AP Helpdesk stellt eine Verbindung zu Workday Financial Management her, sodass Sie von folgenden Stellen aus auf Workday-Daten zugreifen können:
  • Rechnungen
  • Zahlungen
  • POs
  • Lieferanten
SmartBots verwenden diese Daten, um Aufgaben abzuschließen und interne Abfragen und Lieferantenanfragen mithilfe folgender Schritte zu verarbeiten:
  • Automatisierung und Eskalation von Abfragen an Teammitglieder.
  • Klassifizierung von E-Mails nach Intent und Absenderart.
  • Markierung von potenziellen doppelten Rechnungsübermittlungen.
  • Autorisierte Kontakte verifizieren und Antworten senden.
Sie können das Helpdesk-Dashboard auch für folgende Zwecke verwenden:
  • Öffnen Sie ein geteiltes Postfach, um alle E-Mails anzuzeigen.
  • Zeigen Sie Metriken zur Postfachaktivität an, einschließlich E-Mail-Volumen, vom SmartBot erkannten Intents und SmartBot-Aktionen.
Wir weisen Dashboard-Aufgaben Prioritätsstufen zu und kategorisieren sie in eines der folgenden Register:
Option
Beschreibung
SmartBot-Aufgaben
Zeigt die Aufgaben an, die SmartBots gelöst haben. Sie können für jede Aufgabe einen Drilldown durchführen, um Folgendes anzuzeigen:
  • Angewendete E-Mail-Labels.
  • Zugehörige Lieferanten.
  • E-Mail-Anhänge, Zusammenfassungen und Threads
  • Von SmartBots gesendete Antworten, die auf benutzerdefinierten Vorlagen basieren.
Benutzeraufgaben
Zeigt Aufgaben an, die SmartBots an Teammitglieder eskalieren, die sich selbst oder anderen die Aufgabe zuweisen können, die Aufgaben manuell zu lösen.
Aufgaben prüfen
Ermöglicht es Teammitgliedern, SmartBot-Antworten zu prüfen, zu bearbeiten und zu genehmigen.
Sie haben zudem folgende Möglichkeiten:
  • Passen Sie von SmartBot erkannte Intents und extrahierte Werte an, bevor Sie sie erneut verarbeiten.
  • Schreiben Sie Lieferanten direkt für die E-Mail-Übersicht ein.

Offboarding

Um den Offboarding-Prozess abzuschließen, senden Sie unabhängig von Ihrer Servicevereinbarung eine Einstellungsbenachrichtigung über Ihren Workday Customer Success Manager (CSM) oder Ihre Supportkanäle.
Wenn Sie das Feature über Innovation Services aktiviert haben, müssen Sie auch ein Opt-out für den Service über Innovation Services Enablement setzen. Wenn Sie ein Opt-out setzen, steht die Funktion möglicherweise für Endbenutzer zur Verfügung, bis Workday Ihre Opt-out-Anforderung validiert.