Periodenkalender für Entgeltabrechnung und Zeiterfassung einrichten (Englisch).

Administrator Guide

Lesen Sie die Überlegungen zum Setup von Periodenkalendern.

Wenn Sie Workday Payroll und Time Tracking verwenden, legen Sie fest, ob gemeinsame Periodenkalender für beide erstellt werden sollen.a

Sicherheit:

Domäne Set Up: Payroll - Pay Group Specific
im funktionalen Bereich „Core Payroll“.

Domäne Set Up: Payroll Interface
im funktionalen Bereich „Payroll Interface“.

Domäne Set Up: On-Demand Pay

Domäne Set Up: Period Schedule
im funktionalen Bereich „Projects“.

Domäne Set Up: Time Tracking
im funktionalen Bereich „Time Tracking“.

Sie können aufeinanderfolgende Perioden für die Entgeltverarbeitung und Zeiterfassung definieren, z. B. wöchentlich oder monatlich. Wenn die Daten für Zeitperioden und Abrechnungsperioden übereinstimmen, können Sie denselben Zeitplan für Entgeltabrechnung und Zeiterfassung verwenden. Abrechnungsgruppen mit demselben Intervall können denselben Periodenkalender verwenden.

Sie können vorhandene Periodenkalender für On-Demand-Zahlungen einrichten, um zu definieren, wann Mitarbeiter eine vorzeitige Zahlung beantragen können und die Funktion zur automatischen Anpassung des Zahlungsdatums für Wochenenden.

Für Einmalzahlungen empfiehlt Workday, On-Demand-Zahlungen für einen oder mehrere Mitarbeiter zu erstellen, anstatt mehrere kurze Periodenkalender zu erstellen.

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Periodenkalender mindestens eine Periode mit Datumsangaben vor dem Gültigkeitsdatum Ihrer ersten Workday Payroll- oder HR-Transaktionen enthält.

Wenn Sie bestimmte Anforderungen haben, die über Zahlungsdaten oder Zeiterfassungsdaten hinausgehen, können Sie mit der Aufgabe

Benutzerdefiniertes Objekt erstellen

ein benutzerdefiniertes Feld erstellen. Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

Fügen Sie das Feld zu einem Periodenkalender hinzu, z. B. für einen Einstellungsstichtag.

Fügen Sie das Feld zu einer oder mehreren Abrechnungsperioden hinzu, z. B. zu einem Stichtag für Entgeltabrechnung. Perioden erben keine benutzerdefinierten Objekte, die Sie auf der Ebene des Periodenkalenders definieren.

Mit den folgenden Webservices können Sie Periodenkalender laden oder abrufen:

Periodenkalender - Put

Periodenkalender abrufen

Öffnen Sie die Aufgabe

Periodenkalender erstellen

Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Verwendung	Aktivieren Entgeltabrechnung und Zeiterfassung .
Regulärer Abrechnungstag	Workday meldet den Regulären Abrechnungstag in den gesetzlichen Vergütungsaufstellungen von Mitarbeitern. Workday meldet die Zahl aus dem Periodenkalender, den Sie für die reguläre Laufkategorie der Abrechnungsgruppe eines Mitarbeiters festgelegt haben. Um Werte für dieses Feld zu erstellen, wählen Sie Regulären Abrechnungstag erstellen .
Regulärer Abrechnungstag	Dieses Feld ist nur für die USA bestimmt.
Zahlungsdatum automatisch anpassen	Geben Sie Werte in die folgenden Felder ein, um Zahlungsdaten, die auf Wochenenden oder Feiertage fallen, in einen Wochentag zu ändern: Samstag Standardmäßig wird „0“ angezeigt, was bedeutet, dass aktuell keine automatische Anpassung für Wochenendzahlungsdaten erfolgt. Geben Sie einen Wert ein, um das Zahlungsdatum für einen Samstag anzupassen. Beispiel: Geben Sie -1 ein, um Zahlungsdaten von Samstag in den vorherigen Freitag zu verschieben. Sonntag Standardmäßig wird „0“ angezeigt, was bedeutet, dass aktuell keine automatische Anpassung für Wochenendzahlungsdaten erfolgt. Geben Sie einen Wert ein, um das Zahlungsdatum am Sonntag anzupassen. Beispiel: Geben Sie -2 ein, um Zahlungsdaten auf den vorherigen Freitag zu verschieben. Feiertagskalender Wählen Sie einen Feiertagskalender aus, um zu verhindern, dass Zahlungsdaten auf Feiertage fallen. Sie können nur auswählen 1 Feiertagskalender. Feiertage automatisch anpassen Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Nach Feiertag Vor Feiertag Wenn Sie neue Perioden manuell in einem vorhandenen Periodenkalender generieren, werden die Zahlungsdaten automatisch angepasst und die Feiertage werden übersprungen, je nachdem, welche Option Sie auswählen. Wenn Sie die Einstellung für die automatische Anpassung der Feiertage in einem vorhandenen Periodenkalender, der mit Kalenderereignissen verknüpft ist, von Nach Feiertag in Vor Feiertag ändern, werden diese Zahlungsdaten nicht automatisch angepasst. Sie müssen die Zahlungsdaten manuell anpassen. Sie können Zahlungsdaten, die an Feiertagen liegen, für zusätzliche Perioden hinzufügen, die nicht im Periodenkalender angezeigt werden. Workday passt diese Zahlungsdaten nicht automatisch an. Um den Feiertagskalender hinzuzufügen, verwenden Sie die Aufgabe Kalender für zusätzliche Perioden bearbeiten .
Fortlaufende Entgeltberechnung	(Optional) Wird angezeigt, wenn Sie die fortlaufende Entgeltberechnung in Ihrem Mandanten aktivieren. Sie können eine Standardzeit für folgende Zwecke planen: Führen Sie eine vollständige Berechnung aus, um jede Abrechnungsperiode zu öffnen. Stoppen Sie die Erstellung neuer Jobs für die fortlaufende Berechnung für die Periode. Sie können die vollständige Berechnung und die automatischen Stoppzeiten für einzelne Perioden ändern.
On-Demand-Zahlung	(Optional) Wird angezeigt, wenn Sie Sicherheitszugriff auf die Domäne Set Up: Pay On-Demand haben und die Verwendung der Entgeltabrechnung im Periodenkalender identifiziert hat. Tage nach Periodenstartdatum bis "Anforderungen öffnen “: Wenn Sie die Anzahl der Tage in dieses Feld eingeben, füllt Workday das Feld Anforderungen öffnen im Abschnitt On-Demand-Zahlung des Periodenkalenders mit dem tatsächlichen Datum aus. Tage von Periodenenddatum bis "Anforderungen schließen “: Wenn Sie die Anzahl der Tage in dieses Feld eingeben, füllt Workday das Feld Schließungsanforderungen im Abschnitt "On-Demand-Zahlung" des Periodenkalenders mit dem tatsächlichen Datum aus. Automatische Anpassung des Zahlungsdatums abgeschlossen, um zu verhindern, dass Zahlungsdaten auf ein Wochenende fallen. Das Zahlungsdatum für eine Anforderung aus On-Demand-Zahlungen wird durch folgende Felder bestimmt: Standardversatz Samstag Sonntag Standardversatz gibt die Anzahl der Tage an, die Workday zum Antragsdatum der On-Demand-Zahlung addiert, um das Zahlungsdatum zu bestimmen. Wenn das aus dem Standardversatz abgeleitete Zahlungsdatum auf einen Samstag oder Sonntag fällt, fügt Workday den Wert im Feld Samstag oder Sonntag zum Zahlungsdatum hinzu. Beispiel: Sie konfigurieren folgende Felder: Standardversatz = 1 Samstag = 2 Sonntag = 1 Ein Mitarbeiter stellt am Samstag, den 01.01., einen Antrag für On-Demand-Zahlung. Der Standardversatz von 1 gibt als Zahlungsdatum den 1.2. am Sonntag an. Da jedoch 1/2 auf einen Sonntag fällt und der Wert für Sonntag 1 ist, ist das tatsächliche Zahlungsdatum Montag, 3.1. Um zu verhindern, dass Anträge für On-Demand-Zahlungen verarbeitet werden, wenn eine Abrechnungsperiode ein Kalenderjahr überschreitet, ändern Sie manuell das Datum für Offene Anträge für diese Abrechnungsperioden.
Perioden	Geben Sie das Periodenstartdatum , das Periodenenddatum und, falls es vom Periodenenddatum abweicht, das Entgeltzahlungsdatum an . Nachdem Sie den Periodenkalender gespeichert haben, können Sie Workday so konfigurieren, dass ein Zahlungsdatum basierend auf der Anzahl der Tage nach dem Periodenenddatum ausgewählt wird. Wählen Sie Periodenkalender Bearbeiten in den möglichen Aktionen für den Periodenkalender und geben Sie einen Wert für das Feld Standard für Zeitversatztage für Zahlungsdatum ein. Passen Sie alle Zahlungsdaten an, die auf einen Feiertag fallen.
Überschreibung für Buchungsdatum	Geben Sie ein Datum zwischen dem Periodenstartdatum und ein 31 Tage nach dem Periodenenddatum. Abhängig von Ihrer Konfiguration legt Workday das neue Überschreibungsdatum als anfängliches Buchungsdatum für die folgenden operativen On-Cycle- und Off-Cycle-Journale fest: Ist-Nebenleistungen Zusätzliche On-Demand-Zahlung On-Demand-Ersatz Ist-Entgelt Anpassungen für Entgeltbuchung Beispiel: Für den Monat August ist Ihr Periodenstartdatum der 17.08.2020 und das Periodenenddatum der 30.08.2020. Sie können dann ein Buchungsdatum auswählen, das im Bereich vom 17.08.2020 und 30.09.2020 liegt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Off-Cycle - Zahlungsdatum als Buchungsdatum verwenden im Abschnitt „Entgeltbuchung“ der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll aktivieren und auch eine Überschreibung für Buchungsdatum im Periodenkalender eingeben, verwendet Workday das Überschreibungsdatum als Ausgangsdatum Buchungsdatum für Off-Cycle-Zahlungen

Wählen Sie

Periodenkalender

Bearbeiten

in den möglichen Aktionen für den Periodenkalender.

(Optional) Wählen Sie

Zusätzliche Daten

Bearbeiten

in den möglichen Aktionen für den Periodenkalender oder für jede Periode. Wählen Sie dann das benutzerdefinierte Feld aus der Werteliste

Benutzerdefiniertes Objekt

Wenn Sie einen gemeinsamen Periodenkalender mit Workday Time Tracking erstellen, definieren Sie, welche Mitarbeiter für die Zeiterfassung zugewiesen werden sollen:

Erweitern Sie den Abschnitt

Zeiterfassung

Wählen Sie für

Mitarbeiterauswählbarkeit

alle Bedingungen, die Mitarbeiter erfüllen müssen, damit der Zeitkalender zugewiesen wird.

Sie können aus Regeln wählen, die mit der Aufgabe

Selektionsregel für Zeiterfassung erstellen

erstellt wurden.

Geben Sie beim Erstellen eines geteilten Periodenkalenders mit Workday Time Tracking die verfügbaren Daten für die Zeiteingabe an:

Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Zeiteingabe öffnen	Das Datum und die Zeit, zu denen Mitarbeiter mit der Eingabe der Zeit für die Periode beginnen können. Lassen Sie das Feld leer, wenn keine Beschränkungen bestehen. Sie können Berechnungen nur für eine offene Periode ausführen.
Zeiteingabe sperren	Das Datum und die Zeit, nach denen Mitarbeiter keine Zeit mehr eingeben oder Zeiteingaben für diese Periode ändern können. Als Best Practice sollten Sie die Periode für die Entgeltverarbeitung sperren. Sie können Administratoren für die Entgeltabrechnung und andere Benutzer von der Sperrung ausnehmen, sodass sie in letzter Minute Änderungen an Zeitblöcken während der ersten Sperrzeit vornehmen können. Ausgeschlossene Benutzer müssen zu einer benutzerbasierten oder rollenbasierten Sicherheitsgruppe gehören, die der Domäne Time Tracking: Exempt from Lockout zugeordnet ist.
Für Anpassungen entsperren	Wählen Sie diese Option, um die Periode nach Abschluss der Entgeltabrechnung zu entsperren, sodass Sie die Zeit für die Periode auf eine der folgenden Arten eingeben und korrigieren können: Entgeltrückrechnungen mit Workday Payroll zur automatischen Verarbeitung von Korrekturen. Manuelle Anpassungen.
Zeiteingabe schließen	Das Datum und die Zeit der endgültigen Schließung für die Periode. Verhindert, dass alle Benutzer zusätzliche Zeiteingaben und Korrekturen für die Periode vornehmen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Projekttransfer in geschlossenen Perioden zulassen in der Aufgabe Konfiguration der Projektfakturierungstransaktion einrichten aktivieren , können Benutzer Projektzeitblöcke in geschlossenen Zeiteingabeperioden transferieren. Workday empfiehlt, ein Datum auszuwählen, das nicht mehr als 3 Monate nach dem Periodenenddatum liegt.

Periodenkalender werden immer in Nordamerikanischer Westküstenzeit geöffnet, gesperrt, entsperrt und geschlossen.

Die Felder

Öffnungsanforderung

und

Schließungsanforderung

im Abschnitt

On-Demand-Zahlung

werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie

Tage nach Periodenstartdatum bis "Anforderungen

öffnen" und

Tage ab Periodenstartdatum bis "Anforderungen schließen"

eingeben. Sie können diese Daten überschreiben.

(Optional) Füllen Sie den Abschnitt

Rückstellungen für Entgeltabrechnungs-Hauptbuch

aus, um eine vorgetragene Rückstellung für die Periode zu erstellen.

Sie können die Anspruchsoptionen nicht aktualisieren, wenn Entgeltberechnungen für die Periode in Bearbeitung sind.

Option	Bezeichnung
Vorgetragene Rückstellung erstellen	Wenn sich eine Abrechnungsperiode über mehrere Reportingperioden erstreckt, schätzt Workday die Entgeltabrechnungskosten bis zum Ende einer Finanzreportingperiode. Workday: Workday berechnet die vorgetragene Rückstellung als Steuerbetrag x Summe aus rückgestellten Bezügen/Bezüge gesamt x vorgetragenes Rückstellungsverhältnis. Erstellt eine vorgetragene Rückstellung als Verhältnis von Tage für Rückstellung zu Tage in Basis . Workday schließt Folgendes aus: Rückrechnung für Bezüge. Bezüge, für die Von vorgetragener Rückstellung ausschließen auf dem Register Ohne Gültigkeitsdatum in der Aufgabe Bezug bearbeiten aktiviert ist. Spesen, wenn diese in der Aufgabe Optionen für Entgeltbuchung verwalten ausgewählt wurden. Die vorgetragene Rückstellung berechnet keine Off-Cycle-Ergebnisse für On-Demand- oder manuelle Zahlungen. Um sicherzustellen, dass Sie Arbeitgeberaufwendungen in die vorgetragenen Rückstellungen einschließen, verwenden Sie die Entgeltkomponentengruppe Vom Arbeitgeber gezahlte Zusatzleistungen für eine Entgeltkomponente. Wenn Sie On-Demand-Zahlung für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten konfiguriert haben, berechnet Workday vorgetragene Rückstellungen für mehrere Brutto-zu-Netto-Beträge innerhalb einer Abrechnungsperiode als Summe aller vom Arbeitgeber gezahlten gesetzlichen Steuern, einschließlich aller On-Demand-Ergebnisse in der Abrechnung Periode.
Tage für Rückstellung	Anzahl der Tage in der Abrechnungsperiode, für die Zahlungen geschätzt werden sollen.
Tage in Basis	Anzahl der Arbeits- oder Kalendertage in einer vollständigen Finanzreportingperiode, in der Regel der letzten vollen Abrechnungsperiode.
Rückstellungsdatum	Datum, an dem die vorgetragene Rückstellung erstellt werden soll. Dieses Datum wird für die Buchungseingabe verwendet und ist in der Regel der letzte Tag der Buchungsperiode. Sie können das Anspruchsdatum auch am oder nach dem Startdatum der Abrechnungsperiode festlegen.
Umkehrdatum für Rückstellung	Jeder Tag nach dem Anspruchsdatum. In der Regel der erste Tag der nächsten Buchungsperiode.

(Optional) Fügen Sie eine Zeile zum Abschnitt

Überschreibungen für Entgeltabwicklungsdatum

hinzu, um unterschiedliche Zahlungsdaten pro Land zu definieren. Beispiel: Definieren Sie Überschreibungsdaten für Länder mit unterschiedlichen Bankzeitplänen, um sicherzustellen, dass Zahlungen an den Bankarbeitstagen erfolgen.

Option	Bezeichnung
Land	Workday wendet das Überschreibungsdatum an, wenn sich das Bankkonto, das die Zahlung erhält, in diesem Land befindet. Sie können das Land des Bankkontos in der Aufgabe Bankkonto anzeigen.
Überschreibungsdatum	Überschreibt das Entgeltzahlungsdatum . Nur für On-Cycle-Zahlungen. Workday wendet das Überschreibungsdatum bei der Zahlungsabwicklung an, zeigt jedoch das Standardzahlungsdatum in den Ergebnissen der Entgeltabrechnung und der Gehaltsabrechnung an.

Workday weist jeder Periode, die ein Zahlungsdatum im selben Kalenderjahr hat, eine sequenzielle

Periodennummer

zu.

Sie können keine Periode löschen, die im Feld

Erste Verarbeitungsperiode überschreiben

des Berichts

Abrechnungsgruppe anzeigen

als erste Verarbeitungsperiode festgelegt ist.

Sie können keine Perioden löschen, für die Obligoergebnisse generiert wurden. Wenn eine Periode Obligoergebnisse enthält, wird die

Spalte

Obligos im Abschnitt

Wird verwendet in

des Grids ausgewählt.

Für Payroll for Canada zeigt Workday das Register

Canadian Annualisierungsfaktoren

an, wenn Sie Periodenkalender anzeigen oder bearbeiten. Er listet die aus der Anzahl

der Periodennummern

abgeleiteten Faktoren auf, die zur Annualisierung und Denannualisierung von Löhnen und Steuern verwendet werden. Für Teiljahreskalender verwendet Workday den Annualisierungsfaktor für das Abrechnungsperiodenintervall.

Fügen Sie Perioden hinzu, um den Zeitplan zu erweitern. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Fügen Sie Perioden einzeln mit der Aufgabe

Periodenkalender bearbeiten hinzu

Generieren Sie mehrere Perioden mit der Aufgabe

Perioden für Periodenkalender generieren

. Für jede Periode gibt Workday automatisch relevante Daten vor.

Laden Sie Perioden mit dem Webservice Put Period Schedule
. Geben Sie alle relevanten Daten in die EIB-Tabelle ein.

Weisen Sie Abrechnungsgruppen Abrechnungsperiodenkalender zu.

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nicht für mehr als einen Periodenkalender in Frage kommen, prüfen Sie regelmäßig den Bericht

Mitarbeiter mit mehreren Zeitperiodenkalendern - Audit

Öffnen Sie für die Entgeltabrechnung für Großbritannien den Bericht

Periodenkalender - UK Payroll Pay and Tax Period Report,

um für jede Abrechnungsperiode Folgendes anzuzeigen:

Die Periodennummer basierend auf gezählten Perioden.

Die Steuerperiodennummer.