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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Sequenzgeneratorregeln für Rechnungen konfigurieren

Sequenzgeneratorregeln für Rechnungen konfigurieren

Sicherheit: Domäne
Set up: Company General
 im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
Um globale Auditstandards einzuhalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Definieren Sie Regeln für die Sequenzgeneratoren, damit Workday Rechnungsdokumenten lückenlose Sequenznummern im gewünschten Format zuweisen kann.
  • Konfigurieren Sie separate Sequenzregeln für alle Rechnungen, Rechnungsanpassungen und Dokumente für die Neufakturierung von Rechnungen.
  • Erstellen Sie im Abschnitt
    Regelbedingungen für Sequenzgenerator
     separate Regeln für gesetzliche Rechnungen.
Diese Sequenzierungsregeln legen Folgendes fest:
  • Reihenfolge der Sequenz.
  • Lebensspanne der einzelnen Sequenzgeneratoren.
  • Zeitrahmen für die Sequenzierung Ihrer Dokumente durch Workday.
Workday erstellt Generatoren für lückenlose Sequenzen für jede Rechnungsdokumentart, wenn Sie eine Periode für das angegebene Unternehmen schließen und wieder öffnen. Wenn in der Periode bereits ein aktiver Generator vorhanden ist, erstellt Workday keinen neuen Generator.
Nachdem ein Sequenzgenerator einer Rechnung eine Sequenznummer zugewiesen hat, können Sie folgende Aktionen nicht mehr ausführen:
  • Die lückenlose Sequenzierung für das Unternehmen deaktivieren.
  • Die Lebensspanne ändern.
In Workday können Sie die Formatzeichenfolge jedoch bearbeiten.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Regelkonfiguration von Generator für Rechnungssequenzen erstellen
    .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Lebensspanne des Sequenzgenerators
    Wählen Sie einen Wert aus, um die Dauer für den Sequenzgenerator anzugeben.
    • Der Sequenzgenerator weist nur denjenigen Rechnungen lückenlose Sequenznummern zu, die in der von Ihnen ausgewählten Lebensspanne gebucht wurden.
    • Die Sequenznummer wird zu Beginn jeder neuen Periode oder jedes neuen Jahres zurückgesetzt.
    • Workday startet und stoppt eine neue Sequenz basierend auf der von Ihnen ausgewählten Lebensspanne.
  3. Bei der Bearbeitung der Abschnitte
    Standardregel für Sequenzgenerator
     und
    Regelbedingungen für Sequenzgenerator
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Sequenzstartnummer
    Geben Sie eine beliebige Zahl ein, mit der die Sequenz beginnen soll. Sie können auch eine Zahl eingeben, die eine bestehende Sequenz aus einem anderen ID-Generator fortsetzt.
    Sequenzerhöhung
    Workday setzt den Wert automatisch auf „1“, sodass die Sequenznummern in einer lückenlosen Reihenfolge sind.
    Sequenzlänge
    Geben Sie eine Zahl ein, um die Länge der Zeichenfolge für die lückenlose Sequenznummer anzugeben. Workday sortiert Rechnungssequenzen basierend auf dieser Konfiguration, wenn Sie Berichte generieren.
    Beispiel: Wenn Sie für die
    Sequenzlänge
     einen Wert von
    3
     eingeben, zeigt Workday die Sequenznummer folgendermaßen an:
    • 1
       als
      001
      .
    • 321
       als
      321
      .
    Sequenzformatzeichenfolge
    Geben Sie einen benutzerdefinierten Text und folgende Variablenregeln ein, um sicherzustellen, dass Workday keine doppelten Sequenznummern für mehrere Generatorlebensspannen generiert:
    • [aa]
      : Fügt nur die letzten zwei Ziffern des Kalenderjahres ein.
    • [aaaa]
      : Fügt das vierstellige Kalenderjahr ein.
    • [A]
      : Fügt einen ein- oder zweistelligen Kalendermonat ein.
    • [AA]
      : Fügt einen zweistelligen Kalendermonat ein.
    • [f]
      : Fügt die gesamte Nummer des Geschäftsjahres ein.
    • [ff]
      : Fügt den Namen des Geschäftsjahres ein.
    • [pp]
      : Fügt den Namen der Geschäftsperiode ein.
    • [seq]
      : Fügt die nächste Sequenznummer ein.
    Schließen Sie
    [seq]
     in die Formatzeichenfolge jeder Regelkonfiguration ein, um die Sequenznummer vorzugeben.
    Wenn Sie
    Geschäftsjahr
     als Lebensspanne des Sequenzgenerators wählen, kann die Formatzeichenfolge Folgendes enthalten:
    • [f]
    • [ff]
    Wenn Sie
    Geschäftsperiode
     als Lebensspanne des Sequenzgenerators wählen, kann die Formatzeichenfolge Folgendes enthalten:
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Art der gesetzlichen Rechnung
    Wählen Sie eine länderspezifische Art der gesetzlichen Rechnung aus, wenn Sie Rechnungsarten verwenden, um Ihre Rechnungen entsprechend den behördlichen Anforderungen zu kategorisieren.
    Workday zeigt nur dann Optionen in diesem Feld an, wenn Sie eine gesetzliche Rechnung für das Unternehmen in einem bestimmten Land konfigurieren.
Workday erstellt einen lückenlosen Sequenzgenerator für jede Rechnungsdokumentart für die angegebene Periode für ein bestimmtes Unternehmen.
Sie möchten einen Sequenzgenerator für die Geschäftsperiode Mai 2019 oder das Geschäftsjahr und den Kalendermonat November 2019 oder das Kalenderjahr erstellen:
Standardregel für Sequenzgenerator
Feld
Wert
Sequenzstartnummer
1
Sequenzlänge
3
Sequenzformatzeichenfolge für eine Geschäftsperiode
INV-[f]-[pp]-[seq]
Sequenzvorschau
INV-2019-05-001
Sequenzformatzeichenfolge für ein Geschäftsjahr
INV-[f]-[seq]
Sequenzvorschau
INV-2019-001
Sequenzformatzeichenfolge für ein zweistelliges Kalenderjahr
INV-[aa]-[seq]
Sequenzvorschau
INV-19-001
Sequenzformatzeichenfolge für ein vierstelliges Kalenderjahr und einen zweistelligen Kalendermonat
INV-[aaaa]-[AA]-[seq]
Sequenzvorschau
INV-2019-11-001