介紹共用情境
預覽日期︰2025-02-08。正式作業日期︰2025-03-15。
您現在可以與其他協作者共用您的個人情境。為建立工作流程並讓相關人員隨時了解最新資訊，我們提供了各種新動作的自動通知。我們支援以下新角色︰
- 擁有者︰建立及共用情境的人員。
- 協作者︰受邀變更情境中資料的人員。
- 經理人員︰具有「管理情境」權限的人員，可協助解決因組織、存取規則或權限變更而產生的任何工作流程問題。
為支援工作流程，我們啟用了以下功能︰
- 協同作業者檢查提交的狀態、下載變更、提交變更或撤回提交的項目。
- 擁有者可檢閱所有協作者的狀態，以及下載、接受、傳回或捨棄變更。
- 經理人員，可與這些人員共用、下載、捨棄和合併變更。我們為經理人員提供了用於共用情境和個人情境的這些功能，以避免工作流程受阻。
商業效益
共用情境可改善協同作業，提供更高的能見度和來自相關人員的意見。這可提高預算和計畫的準確性，並節省時間。
自動通知可提高通訊和工作流程的效率，同時讓協作者隨時了解最新情況，以便他們快速完成任務。
變更
共用情境
我們在
「動作」
功能表中提供了新的 「共用」
選項 (情境清單中情境旁邊的 3 個點)。這可讓情境擁有者︰- 選擇個別使用者和群組進行協同作業。
- 或者，選取內含資料供協作者檢閱和變更的儀表板。
- 選擇性地新增合作者附註，內含特定說明或詳細資料。
擁有者共用情境後，協作者可以選取內嵌於工作表、報告和儀表板基礎版本之下的情境。對於協作者，我們在
「情境」
頁面上情境清單的「 動作」
功能表中提供了以下新選項︰- 提交以供檢閱︰此選項會更新協作者的狀態、向擁有者傳送變更可供檢閱的通知，並鎖定情境中協作者的工作表。
- 提交召回事件︰此選項適用於合作者需要其他變更或更正的情況。這會反轉狀態、將工作表解除鎖定並通知擁有者。
- 檢視合作者︰此選項可讓合作者檢視其他合作者的清單，並檢查其提交內容的狀態。
管理提交內容
我們在
「情境」
頁面上情境清單的「動作 」
功能表中，為經理人員和擁有者提供了一個新選項 「管理提交內容
」。此選項可讓他們檢視協作者清單，包括情境的擁有者。此清單包含每位協作者貢獻的狀態︰- 進行中︰協作者尚未完成變更。
- 已提交︰協作者已提交變更。若要為協作者解除鎖定情境，您可以傳回變更。
- 已核准︰情境擁有者已接受變更。在擁有者或經理人員合併或刪除情境之前，工作表會保持鎖定狀態。
- 傳回︰擁有者將情境傳回給協作者，以進行其他變更。我們會為合作者解除鎖定工作表。
在
「管理提交內容」
對話方塊的 「動作」
功能表 (三個點) 中，擁有者和管理者可以執行以下動作︰- 下載變更︰下載 Excel 工作表，以便檢閱協作者或擁有者所做的所有變更。
- 捨棄變更︰捨棄協作者或擁有者所做的變更。
在
「管理提交內容」
對話方塊中，我們也為擁有者提供以下額外動作︰- 核准 (勾號圖示)︰接受協作者所做的變更。
- 傳回 (x 圖示)︰將情境傳回給協作者，以進行其他變更。我們提供了一個選項，讓您在傳回時也捨棄所有協作者的變更。
- 全部核准︰接受所有協作者的所有變更，包括他們自己。
情境通知
為支援建立明智且順暢的工作流程，我們現在會在每個步驟中向擁有者和合作者傳送通知。通知包括︰
- 情境名稱
- 相關當事人的名稱。
- 連結至觀點 (若包含) 或「情境」頁面。
- 附註(如果提供)
我們在應用程式的工具列中提供使用鈴鐺圖示存取通知的功能。
我們會將通知傳送至︰
- 經理人員或擁有者共用情境時的協作者。
- 當合作者提交情境以供檢閱或撤回時，擁有者。
- 擁有者或經理人員捨棄、接受或傳回變更時的協作者。
- 所有協作者完成變更提交時的擁有者。
- 擁有者或經理人員將情境變更合併至基礎版本時的協作者。
對於僅限 Adaptive Planning 的實例，當您的實例設定可接收電子郵件通知時，我們也會自動傳送電子郵件通知。對於 Adaptive Planning with HCM 或 Financials，我們會透過 Adaptive Planning 和 Workday 傳送通知。
新的情境上限和指引
我們提供了新的上限做為護欄，讓您的模型保持最佳效能︰
- 每個情境可存取情境的所有使用者，儲存 2000 個工作表。
- 每個實例 5,000 個情境。
我們也建議您將自己限制在以下範圍︰
- 每個共用情境可容納 50 位協作者。與群組共用時，請留意群組中有多少使用者。
在此版本中，如果您一次與超過 100 位使用者共用相同的情境，我們就不會傳送通知。
「情境」頁面的變更
我們將
「情境管理」
頁面變更為 「情境」
。在 「情境」
頁面上，我們現在提供新的資料夾︰- 共用︰我們會顯示您擁有或其他人與您共用的所有共用情境。
- 全域︰此資料夾會顯示給情境管理者，讓他們對實例中的所有情境執行動作，包括其他使用者的個人情境，以及未與經理人員共用的共用情境。
新增和變更的權限
為使內容更清楚更精確，我們在
「管理」
的 「權限集」
區段中更新了權限並新增了權限。- 我們新增了「共用情境」權限，讓使用者能夠與協作者共用情境。我們將「建立情境」權限設為先決條件。
- 我們將「存取情境管理者」權限變更為「存取情境」。
- 我們更新了「管理情境」權限的功能。除了「合併情境」權限外，我們還將「共用情境」權限設為先決條件。
我們現在讓具有
「管理情境」
權限的使用者能夠︰- 存取「情境」頁面上的「全域」資料夾。
- 共用、合併、管理提交的內容、捨棄變更，以及下載所有情境的變更。
我們會阻止具有
「管理情境」
權限的使用者執行以下操作︰- 檢視工作表、報告和儀表板中的情境資料我們允許他們下載變更以供檢閱。
- 接收通知。我們會將所有通知傳送給擁有者和合作者。
- 核准或傳回提交內容。您可以合併變更。
如果您透過 Workday Core 管理 Adaptive Planning 安全性，則必須手動啟用「
共用情境」
動作。對於所有其他實例，我們會為任何具有 管理情境的
權限集自動啟用 「共用情境」
權限。匯入和匯出
- 我們啟用了使用設計整合和手動匯出的匯出情境資料。
- 目前，我們不支援使用設計整合載入器、API 或手動匯入資料。
支援共用情境的其他增強功能
- 我們會更新稽核軌跡，以由在情境中進行變更的使用者追踪因情境合併而產生的變更。先前，我們只會顯示合併情境的使用者名稱。我們更新了合併功能。
- 您必須有權存取所有變更的所有交集，才能成功合併。最佳做法是，建議您將存取規則 (提供對所有資料的「編輯」存取權) 」指派給至少 1 位同時具有「管理情境」權限的人員。此做法可防止在共用情境工作流程中發生阻礙。
- 當您建立新版本並選擇複製所有情境時，我們會將任何共用情境轉換為個人情境。
- 當協作者提交共用情境以供檢閱時，我們會自動鎖定情境中協作者的所有工作表。在擁有者核准變更後，情境仍會保持鎖定狀態。我們也會針對已鎖定的儲存格顯示工具提示，其中包含情境提交的狀態。
後續安排
在即將推出的服務方案中，我們將支援超過 100 位協作者的通知。
我需要做什麼？
系統會自動將
「共用情境」
權限新增至任何具有作用中 「管理情境」
權限的權限集。如果您透過 Workday Core 管理 Adaptive Planning 安全性，則必須為 動作群組
手動啟用 「分享情境」
動作。若要為 Adaptive Planning 權限集啟用
共用情境
︰- 從主功能表中選取管理。
- 選取權限集。
- 按一下權限集名稱旁邊的編輯。
- 選取共用情境。如果共用情境已停用，請選取建立情境以啟用該選項。
- 選取提交。
若要從 Workday 啟用動作︰
- 從 Workday 執行「檢視動作詳細資料」報告。
- 使用管理情境篩選動作欄。
- 選取具有「管理情境」動作的動作群組。
- 編輯動作群組。
- 搜尋「共用情境」。
- 選取「共用情境」動作。
- 對所有具有「管理情境」動作的動作群組重複上述步驟。
- (選用) 您可以將「共用情境」動作新增至沒有「管理情境」動作的動作群組。
如果我什麼都不做會怎樣？
具有
「管理情境」
權限的使用者可以開始共用情境。對於使用 Workday Core 管理 Adaptive Planning 安全性的客戶，在您啟用動作之前，任何人都無法開始共用情境。