Etapas: usar o fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho é opcional. Quando você define a funcionalidade Fluxo de trabalho, ela simplifica o processo de aprovação e rejeição dos níveis disponíveis para versões de plano e valores reais, sem incluir as subversões de valores reais.

Pré-requisitos

O fluxo de trabalho é um recurso adicional. Solicite-o ao seu representante.

Permissões obrigatórias para gerenciar o fluxo de trabalho: Aprovar níveis

Permissão obrigatória para enviar níveis para aprovação: Acessar planilhas
.

Navegação

Se você pode editar planilhas, no menu de navegação, clique em Planilhas
> Visão geral
. Abra a seção Status do fluxo de trabalho
clicando no:

Indicador de status do fluxo de trabalho na barra de ferramentas para planilhas atribuídas a nível.

Indicador de status ao lado do nome das planilhas de suposições.

Se você pode aprovar o fluxo de trabalho, no menu de navegação, clique em Fluxo de trabalho
. Você pode ver todas as planilhas e os status por nível ou por usuário.

A opção Fluxo de trabalho no menu de navegação principal está disponível somente para usuários com acesso a uma hierarquia de níveis. Os usuários com acesso somente a um nível folha podem visualizar, enviar e aprovar fluxos de trabalho usando uma tarefa de processo.

Como o fluxo de trabalho funciona

O fluxo de trabalho disponibiliza um processo de aprovação para planilhas concluídas, tanto atribuídas a nível quanto de suposições. Quando todas as entradas de dados das planilhas são concluídas ou os dados foram importados para os valores reais, você pode enviá-los a um gestor ou supervisor para aprovação usando a tela Visão geral de planilhas.

O aprovador recebe uma notificação por e-mail e pode revisar, rejeitar (se necessário) e aprovar os dados. Uma vez que o aprovador altera o status, você recebe uma notificação por e-mail.

Se você tem permissão para aprovar status de fluxo de trabalho, na página do fluxo de trabalho, pode ver as planilhas atribuídas a nível e as de suposições. As planilhas atribuídas a nível (na parte superior da guia Status do fluxo de trabalho
) são enviadas e revisadas por nível no fluxo de trabalho. As planilhas de suposições (na parte inferior da guia Status do fluxo de trabalho
) são enviadas por planilha.

Você pode ver todos os níveis e as planilhas que você controla com os respectivos status.

Em andamento
: as planilhas estão prontas para entrada ou importação de dados. Os usuários com acesso ao nível específico ou ao nível pai e os proprietários de nível podem inserir ou importar dados para as planilhas.

Enviado para revisão
: os dados estão prontos para revisão. Somente proprietários de nível e usuários com acesso ao nível pai podem adicionar, atualizar ou substituir linhas nas planilhas.

Aprovado
: o avaliador revisou e aprovou os dados. A aprovação do nível bloqueia as células desse nível. Os usuários com acesso ao nível específico ou ao nível pai e os proprietários de nível não podem editar os dados.

Rejeitado
: o avaliador revisou e rejeitou os dados. A prática recomendada é deixar uma observação explicando o que ainda precisa ser feito. Os usuários com acesso ao nível específico ou ao nível pai e os proprietários de nível podem inserir ou importar dados para as planilhas.

Aprovado e bloqueado
: o avaliador aprovou o nível pai, o que bloqueia todos os subníveis. Os usuários com acesso ao nível específico ou ao nível pai e os proprietários de nível não podem editar os dados do nível e dos subníveis.

O fluxo de trabalho é específico da versão e do nível, portanto, selecione a versão e o nível corretos ao executar ações relacionadas ao fluxo de trabalho.

Habilitar o fluxo de trabalho para valores reais

Vá para Modelagem
> Versões
.

Selecione os valores reais raiz na lista. Os valores reais raiz são a primeira versão de valores reais que aparece.

Na página Detalhes da versão, selecione Habilitar fluxo de trabalho
.

Clique em Salvar
.

Você não pode habilitar o fluxo de trabalho para subversões de valores reais.

Enviar, aprovar ou rejeitar níveis

Quando você envia um nível, também envia todas as respectivas planilhas atribuídas a nível.

Vá para Planilhas > Visão geral
.

Verifique se o nível e a versão corretos foram selecionados no Seletor de nível e no Seletor de versão.

No menu Mais ações do nível, selecione Atualizar status do fluxo de trabalho
.

Se necessário, adicione uma Observação
e clique em

Enviar

Aprovar

Rejeitar

Um nível pai pode ser enviado somente se todos os subníveis foram aprovados. Se você tem permissão, pode aprovar os subníveis como parte do envio de um nível pai.

O envio de um nível pai marca todos os subníveis como aprovados e bloqueados. Você não pode cancelar o envio de subníveis sem primeiro cancelar o envio do nível pai deles.

Enviar, aprovar ou rejeitar planilhas de suposições

Para ver a lista de planilhas de suposições, acesse Suposições
> Visão geral
.

No menu Mais ações da planilha, selecione Atualizar status do fluxo de trabalho
.

Se necessário, adicione uma Observação
e clique em Enviar
, Aprovar
ou Rejeitar
.

Alterar status do fluxo de trabalho

Na barra de navegação, acesse Fluxo de trabalho
.

Verifique se você selecionou a versão correta no menu suspenso de versões, acima da barra de ferramentas.

Na lista, selecione o nível ou a planilha a ser enviada.

No lado direito da página, se necessário, adicione uma Observação
e clique em Enviar, Aprovar
ou Rejeitar
.

Se você tem acesso ao nível superior, pode alterar o status do fluxo de trabalho de uma planilha atribuída a usuário, mesmo que não tenha acesso a ela.

Redefinir

Redefina todas as planilhas e níveis para Em andamento
.

Acesse o Fluxo de trabalho
.

Verifique se você selecionou a versão correta no menu suspenso de versões, acima da barra de ferramentas.

Na lista de níveis, selecione Total Company
.

Clique em Redefinir
.

Se alguma planilha ou nível já estava com o status Em andamento
antes de você redefinir, as colunas dessa planilha ou nível não são atualizadas:

Última atualização por

Data da última atualização

Registrar observações

Adicione comentários no campo Observação
e envie a alteração de status ou clique em Salvar observação somente
. Isso permite que outras pessoas saibam o que você concluiu, as dúvidas que você possa ter ou os motivos da rejeição ou da aprovação. As observações têm um limite máximo de 4.000 caracteres.