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Adaptive Planning
Etapas: construir planilhas padrão

Etapas: construir planilhas padrão

Construa planilhas padrão para entrada básica com base em contas e níveis. Use divisões para marcar dados por dimensão ou para criar subcategorias por linha.
Planilhas padrão usam um assistente para ajudar você a construir a planilha.

Pré-requisitos

Crie:
  • Contas, dimensões e níveis a serem adicionados à planilha.
  • Perfis de usuário para planilhas atribuídas a usuário.
Segurança: permissão
O modelo inclui: planilhas, contas, dimensões e fórmulas
.

Etapas básicas

  2. Crie grupos de contas e adicione contas.
  3. Opcional. Adicione dimensões personalizadas.
  4. Defina a visualização inicial.
  5. Atribua aos níveis as planilhas atribuídas a nível ou atribua aos usuários as planilhas atribuídas a usuário.
  6. Somente para planilhas atribuídas a usuário, adicione níveis à planilha.
  7. Opcional. Personalize o acesso de cada nível a cada conta.

Criar grupos de contas e adicionar contas

  • A seção
    Contas para planilha
     contém grupos e contas que aparecem na planilha. Quando você constrói uma planilha pela primeira vez, essa caixa tem um único grupo de contas.
  • A seção
    Detalhes da conta
     ou
    Detalhes do grupo
     contém configurações para a planilha, a conta ou o grupo.
  • A seção
    Selecionar conta
     contém todas as contas do modelo. Você pode adicionar essas contas ao grupo para que apareçam na planilha.
Para adicionar contas, grupos e alterar configurações:
  1. Opte por mostrar ou ocultar os saldos originais na planilha.
  2. (Opcional) Renomeie o Novo grupo por padrão.
  3. (Opcional) Adicione Novos grupos à planilha e selecione as configurações do grupo: exibir cabeçalhos e subtotais.
  4. Organize os grupos de contas nas planilhas.
  5. Adicione contas aos grupos.
  6. (Opcional) Opte por tornar as contas somente leitura para todos os níveis.
  7. Selecione
    Próximo
    .

Mostrar ou ocultar saldos originais

Muitas contas têm saldos originais. Acima dos Detalhes do grupo ou da conta, marque a caixa de seleção
Mostrar o saldo original
 para exibir o saldo original como uma coluna na planilha. Deixe a caixa de seleção em branco para ocultar essa coluna.

Renomear o primeiro grupo de contas

  1. Na caixa Conta para planilha, selecione
    Novo grupo
    .
  2. Na seção Detalhes do grupo, no campo Cabeçalho, insira um nome para o grupo.

Adicionar novos grupos

  1. Selecione o botão
    Novo grupo
    .
  2. Insira um nome no campo Cabeçalho.
  3. Marque as caixas de seleção opcionais.
    • Exibir cabeçalho
      : o cabeçalho do grupo de contas aparece na planilha e agrupa as contas adicionadas a ele.
    • Exibir subtotal
      : a planilha exibe o subtotal de todas as contas do grupo.
  4. Selecione o botão
    Salvar
     na seção Detalhes do grupo.

Organizar grupos

Você pode reordenar os grupos de contas, não as contas, para controlar como eles são exibidos na planilha.
  1. Selecione um grupo na caixa Contas para planilhas.
  2. Na parte inferior da caixa, selecione os botões
    Mover para cima
     ou
    Mover para baixo
    .

Adicionar contas ao grupo

  1. Na caixa Contas para planilha, selecione um grupo.
  2. Na caixa Selecionar contas, à direita, selecione as contas a serem adicionadas. Uma forma de acelerar esse processo é adicionar uma conta pai para incluir automaticamente todos os descendentes dela:
    • Use o menu suspenso Tipo para filtrar a lista.
    • Use o campo Pesquisar para inserir palavras-chave ou códigos de conta.
  3. Selecione o botão
    Adicionar ao grupo
    . A conta e os descendentes são exibidos na caixa Contas para planilha, à esquerda.

Tornar as contas somente leitura

Depois de adicionar contas a grupos, você pode tornar contas específicas
somente leitura
 para qualquer pessoa que visualize a planilha. Ninguém pode editar os dados da conta na planilha.
As contas pai são sempre somente leitura, pois exibem o valor consolidado de todas as contas descendentes. Se você torna uma conta pai somente leitura, oculta os descendentes.
  1. Na caixa Contas para planilha, selecione uma conta.
  2. Na seção Detalhes da conta, marque a caixa de seleção
    Somente leitura
    .
  3. Selecione
    Salvar
    .
  4. Quando terminar de adicionar contas, selecione
    Próximo
    .

Adicionar dimensões

Você pode atribuir dimensões à planilha. As dimensões disponibilizam filtros personalizados para categorizar e analisar dados do plano. Use as dimensões para visualizar dados ou as inclua em fórmulas. As dimensões que você adiciona são exibidas após a primeira coluna na planilha.
Para adicionar uma dimensão à planilha:
  1. Em Dimensões disponíveis, selecione uma dimensão.
  2. Selecione a seta para a direita
    >>
     para adicionar a dimensão às Dimensões selecionadas da planilha.
  3. Depois de adicionar todas as dimensões, use
    Mover para cima
     e
    Mover para baixo
     para definir a ordem das dimensões na planilha.
  4. Selecione
    Próximo
    .

Definir a visualização inicial

Escolha a visualização inicial da planilha quando ela for aberta pela primeira vez. Todo usuário pode alterar as opções de exibição ao abrir a planilha.
  • Iniciar no modo de visualização por nível
    : mostra os níveis abaixo das linhas. Se não estiver selecionada, a planilha exibe as contas abaixo das linhas.
  • Suprimir linhas somente com zeros ou em branco
    : oculta todas as linhas com zeros ou em branco.
Selecione
Próximo
.

Definição avançada da visualização inicial

Depois de construir a planilha, você pode gerenciar melhor a visualização por padrão se tiver ambas as permissões:
  • Acesso a gerenciamento de modelos > Modelo
  • Acessar planilhas
Defina a visualização inicial para que qualquer pessoa que abra a planilha pela primeira vez a veja exatamente como você definiu. Eles ainda podem alterar a visualização da planilha, mas também têm a opção de redefinir a visualização para o valor por padrão usando o botão
Redefinir como visualização por padrão
 na barra de ferramentas da planilha.
  1. No menu de navegação, selecione
    Planilhas
     e escolha a planilha.
  2. Na barra de ferramentas, clique em
    Opções de exibição
    .
  3. Modifique as opções de exibição nas guias: Tempo, Comparação de versões e Minigráficos.
  4. Marque a caixa de seleção
    Definir como valor por padrão para todos os usuários
    .
  5. Selecione
    Aplicar
    . Verifique a planilha para garantir que ela tenha a aparência desejada.
  6. Selecione
    Salvar
    .

Atribuir a níveis ou usuários

  • Com planilhas atribuídas a nível, você atribui níveis à planilha.
  • Com planilhas atribuídas a usuário, você atribui usuários à planilha.
Os usuários podem localizar planilhas atribuídas a nível no menu de navegação >
Planilhas
. Para abrir a lista de planilhas atribuídas a usuário, expanda o painel esquerdo e clique em
Suposições
.

Atribuir a níveis

Esta etapa aparece somente para planilhas atribuídas a nível. Lembre-se:
  • Se você atribui somente um nível pai, os usuários não podem editar os dados nas contas.
  • Você pode atribuir níveis pai sem atribuir níveis filho. Quando sua equipe visualiza a planilha no nível pai, ela pode explorar uma célula para ver as contribuições do nível filho. Os usuários que têm acesso somente aos níveis filho não podem abrir a planilha.
  • Ao atribuir um nível filho, você atribui automaticamente o nível pai e todos os antecessores.
  • Personalize o acesso de cada nível a cada conta com a opção Personalizar subníveis. Veja a seguir.
Para atribuir níveis:
  1. Expanda a lista de níveis até o ponto que você precisar.
  2. Selecione os níveis que podem acessar esta planilha. Se você seleciona um nível pai, mas não os descendentes, a planilha exibe o nível (único). Esses dados não são consolidados, mas são específicos do nível (único).
  3. Selecione
    Criar planilha
     para finalizar ou
    Personalizar subníveis
     para definir melhor o nível de acesso à planilha.

Atribuir a usuários

Esta etapa aparece somente para planilhas atribuídas a usuário.
  1. Na caixa Usuários disponíveis, selecione um usuário por vez.
  2. Clique na seta para a frente para atribuir o usuário.
  3. Opcional. Se a instância usa fluxo de trabalho, selecione
    Excluído do fluxo de trabalho
     para remover a planilha do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte Etapas: usar o fluxo de trabalho .
  4. Selecione
    Próximo
    .

Adicionar níveis a planilhas atribuídas a usuário

Esta seção se aplica somente a planilhas atribuídas a usuário.
Os usuários atribuídos à planilha podem visualizar todos os níveis que você adicionou à planilha. Eles podem editar apenas níveis folha ou que não tenham níveis filho.
  1. Expanda a lista de níveis conforme necessário.
  2. Selecione os níveis a serem adicionados à planilha. Se você seleciona um nível filho, os níveis antecessores são adicionados automaticamente à planilha.
  3. Selecione
    Criar planilha
     para finalizar ou
    Personalizar subníveis
     para definir melhor o nível de acesso à planilha.

Personalizar subníveis

Personalize o acesso de cada nível a cada conta.
Algumas regras:
  • Você pode personalizar somente os níveis que já atribuiu ou adicionou à planilha.
  • Se uma conta está oculta para um nível pai, também está oculta para os níveis filho.
  • Se uma conta está marcada como
    Somente leitura
     na página Selecionar contas do construtor de planilhas, você não pode torná-la editável. As únicas opções são Oculta ou Somente leitura.
Para personalizar subníveis:
  1. Selecione uma conta na caixa à esquerda. A lista inclui todas as contas que você adicionou à planilha. Você não pode selecionar um grupo de contas.
  2. Expanda a lista de níveis e marque as caixas de seleção até que elas exibam o que você quer:
    • Uma caixa em branco oculta a conta selecionada para o nível.
    • Uma caixa azul bloqueia a conta selecionada.
    • Uma marca de seleção permite que o nível edite a conta selecionada.
  3. Selecione
    Salvar e fechar
    .

Próximas etapas

Monitorar regularmente o uso e o desempenho da planilha. Consulte Verificar métricas da planilha.