概念: ロック済、アーカイブ済、非表示のバージョン
バージョンをロックしてデータを固定する必要がある場合は、バージョン設定の "アクセス制御" セクションで選択可能なさまざまなオプションから選択できます。
- ロック済バージョン チェック ボックス: すべてのユーザーのデータをロックし、ユーザーがシート内またはインポートを通じてデータを変更できないようにします。ただし、モデルまたは実績データへの変更は、ロック済バージョンのデータに影響を与える可能性があります。
- "アーカイブ バージョン" チェック ボックス: "ロック済バージョン" が実行するすべての処理に加えて、値を保存することでデータを固定します。これにより、モデルへの変更がデータに影響する可能性が低くなります。
- "アクセス制御" ユーザー プロンプト: ユーザー タイプごとにさまざまなレベルのロックを提供します。例: データをロックして、ユーザーがメモを入力できるようにすることができます。
- 次の時点までのすべてのユーザーをロック: ロック済バージョンと同じ制限付きで、すべてのユーザーのバージョンの過去の期間をロックします。
- バージョンを非表示: ユーザーにバージョンが表示されないようにします。
ユーザーがロック済バージョンのデータを変更したり、非表示のバージョンを表示したりできる例外があります。
ロック済バージョン
バージョンをロックして、シート内またはインポートによるバージョン データへの変更を最小限に抑えることができます。
ロック済バージョンは、以下の場所で引き続き表示されます。
- ダッシュボード
- レポート
- シート
- シートのデータは変更できません。
- ロックのオプションによっては、データをインポートできる場合があります。
- 値がすでにデータに関連付けられている場合、バージョンで属性値を使用不可にすることはできません。
- データをエクスポートできます。
- 科目の "バージョン固有の数式設定を無効化" チェックボックスをオンにしていない限り、すべての算出科目は、読み取り専用のオーバーライド数式を取得して計算値をロックします。
- バージョンのドロップダウン リストのバージョン名の横に、ロックアイコンが表示されます。
特定のバージョンでは、データが他のバージョンからのものであるため、常にデータがロックされています。チームが関連するバージョンを更新すると、データが変更されます。
バージョン | データ変更を防ぐには |
|---|---|
仮想バージョン | ソース バージョンをロックします。 |
ルート実績および親のサブバージョン | 最下位組織のサブバージョンをロックします。 |
ロック済計画の実績オーバーレイ部分 | 実績バージョンで、"次の時点までのすべての月をロック" の "完了月" を選択します。 |
アーカイブ済バージョン
"アーカイブ バージョン" オプションを使用すると、計画の確定後にバージョンの最下位組織のデータをより完全に固定できます。最下位組織は、任意の組織、科目、またはカスタム属性における合計ではないデータです。この設定によってバージョンに値が保存され、将来発生する使用ベースのアクティビティによって科目が再計算されたり変更されたりすることがなくなります。
"アーカイブ バージョン" オプションは、"数式値を計算" 設定の機能に置き換えられ、改善されました。すでにこの設定を使用しているバージョンでは、古い設定が保持されます。
バージョンをアーカイブするプロセスはモデルのパフォーマンスに負担を与える可能性があるため、使用率が高い場合や、Adaptive Planning で素早い応答時間が必要な場合は、アーカイブしないことをお勧めします。アーカイブ プロセスが完了するまでに 30 秒以上かかる場合は、プランニング センターに "長期実行プロセス" レポートが表示されます。このページからプロセスをキャンセルできます。参照 長期間実行中のプロセスの監視とキャンセル。
バージョンをアーカイブすると、データが動的ではなくなるように保存することで、データの整合性を確保することができます。これにより、アーカイブ済みバージョンの値を変更することなく、モデルに変更を加えることができます。
アーカイブ済バージョンに保存された値 | アーカイブ済のデータを変更しない変更 |
|---|---|
算出科目の値 | 合計値を参照する数式の場合、以下の科目タイプの計算値に影響を与えずに階層構造を変更できます。
|
シートに入力された数式からのセル計算 | 実績のオーバーレイ データを参照する数式については、計算に影響を与えずに実績データを再設定できます。 数式ではなく結果の値がアーカイブ済バージョンに保存されます。 |
共有数式 | 共有数式によって以下を参照:
|
モデル シートの値とスプレッド ルックアップ | アーカイブ済バージョンの値に影響を与えずに、シート内のルックアップを更新することができます。 |
リンク元科目の値 | ターゲット科目の値に影響を与えることなく、リンクの変更、追加、削除、リンク フィルタと適用された属性の変更ができます。 アーカイブ済のバージョンでは、リンクされた科目の分割は表示されません。ソース科目を使用してレポートを作成すると、分割にアクセスできます。 |
実績のオーバーレイ値 | 以下が可能です。
また、最終的なプラン レポートは、実績の修正によって変更されることはありません。 |
アーカイブする前に、"モデリング" 領域で "数式の検証" を使用してバージョンの数式エラーを検索および修正することをお勧めします。エラーのある数式については、アーカイブ済バージョンに値がゼロまたは空白として保存されるため、バージョンをアーカイブした際に不一致が発生する可能性があります。バージョンをアーカイブした後、バージョン設定に "エラーの表示" リンクが追加されました。リンクをクリックすると、科目別および組織別の数式エラーのリストを含むスプレッドシートをダウンロードできます。エラーがない場合、スプレッドシートは空白になります。エラーを訂正する場合は、"バージョンのアーカイブ" オプションを無効にし、エラーを訂正してからバージョンを再度アーカイブすることができます。
"アーカイブ バージョン" オプションを無効にすることで、以下を行うことができます。
- バージョン全体の数式が再計算されるので、データを変更します。
- シートの使用可否設定への変更など、構造的な変更を行う前に保存したデータを恒久的に削除します。
例外のロックとアーカイブ
ロック済およびアーカイブ済のバージョンでは、一部のデータ要素が動的のままになります。これらの動的要素により、データが変化したり、データが変化しているように見えたりすることがあります。アーカイブ済バージョンの場合、2 つのオプションの目的が異なるため、ロック済バージョンより例外が少なくなります。バージョンのロックは、エンド ユーザーがデータ入力やデータ入力などでデータを変更できないようにするために最適です。アーカイブは、過去のバージョンのデータに影響を与えずに、モデルへの変更や実績の再確認を行うために、データを凍結するのに最適です。
アーカイブ済バージョンの例外
これらの構造上の変更によって、アーカイブ済みバージョンの最下位データが変更される可能性があります。
- カレンダー構造を再ロードすると、アーカイブ済バージョンを含め、計画バージョンが削除されます。
- 最下位科目の下に科目を追加すると、データが前の最下位科目から新しく作成された最下位科目に移動します。
- バージョンまたはシートから組織の使用可否を削除すると、シート、レポート、ダッシュボード、数式の関連データが非表示になります。組織を再び追加してデータを表示できます。
- キューブ シートから属性の使用可否設定を削除すると、シート、レポート、ダッシュボード、数式の関連データが非表示になります。属性値をシートに戻してデータを表示できます。
- モデル シートから属性の使用可否を削除し、指定に従ってデータを変更します。これには恒久的な削除が含まれる場合があります。属性値をシートに再び追加しても、データは取得されません。
- 科目、組織、またはカスタム属性値を削除すると、バージョン全体の関連データが削除されます。
- キューブ シートまたはモデル シートを削除すると (科目も削除されます)、すべてのバージョンのデータが削除されます。
- 科目をフローからストックに変更すると、バージョン間で値が変更されます。
- カスタム科目、総勘定元帳科目、キューブ科目、およびモデル科目で以下の科目設定を変更すると、バージョン全体でデータが変更されます。
- 表示形式: (数値、通貨、パーセント)
- 残高タイプ (貸方、借方)。
- 合計タイプ
- 為替レート タイプ
- 分割データを含むモデル シートまたは標準シートで、GL またはカスタム科目をリンク元科目に変更すると、アーカイブ済みバージョンでその分割データが消去されます。
以下の要素はアーカイブ済バージョンでも動的なままであり、それらの値は保存されません。
- メトリック科目
- 相殺消去、配賦、少数株主持分、CTA などのシステム科目
- 科目、組織、属性階層内の合計値階層を再配置すると合計値が変更されますが、合計を参照する計算に基づく値は、アーカイブ済みバージョンで変更されません。
ロック済バージョンの例外
アーカイブ済バージョンに関するすべての設定に加えて、以下の構造の変更によってロック済バージョンのデータが変更される場合があります (アーカイブ済バージョンには影響しません)。
- カスタム科目、総勘定元帳科目、キューブ科目、およびモデル科目で以下の科目設定を変更する。
- "バージョン固有の数式設定を無効化" チェックボックスをオンにすると、バージョンをロックしたときに数式がロックされません。科目の数式に変更を加えると、ロック済バージョンを含め、バージョン全体のデータが変更されます。
- "科目タイプ" を "リンク"、または "リンク" から "ストック" または "フロー" に変更。
- リンク ソース科目の変更または追加。
- リンクに対する属性または属性フィルタの追加または変更。
- 実績のオーバーレイを追加または削除する。このアクションによって、実績のオーバーレイのセルを参照する数式も変更されます。
- 組織および科目へのタグを変更すると、これらの合計を参照する計算に影響する特性および属性の合計が変更されます。
- シート定義を変更すると、以下のようになります。
- シートの追加および名前変更
- シート上の科目、組織、またはカスタム属性値を変更すること。
- バージョンを指定しないキューブ制限の変更。
- 以下のモデル要素の追加、移動、親の再設定、名前の変更は、合計を参照する計算を含むデータに影響を与える可能性があります。
- 科目
- 特性および特性値
- 属性および属性値
- 組織
これらのアクションによって、ロック済バージョンのデータも変更されます。
- 計画の数式の参照先である実績データの更新。これらの変更が行われないようにするため、実績バージョンの先行月をロックすることができます。
- キューブ シートおよびモデル シートで "データの消去" オプションを使用すると、ロック済バージョンを含むバージョン内のすべてのデータが削除されます。
非表示のバージョン
バージョンを非表示にすると、チームまたはそのメンバーはそのバージョンを表示できなくなります。
バージョンを非表示にすると、次の中に含まれるデータを表示できなくなります。
- ダッシュボード
- レポート
- シート
以下からバージョンを選択することはできません。
- グラフおよびレポートの "要素" タブ
- メイン ツールバーのバージョン プロンプト
また、実績バージョンを非表示にすると、Adaptive Planning では、ロールアップされたサブバージョンと仕訳入力バージョンの
"アクセス制御"
は無視されます。例外の非表示
- 非表示の実績バージョンを実績のオーバーレイとして使用する場合、データは計画バージョンに表示されます。計画バージョンを表示できるすべてのユーザーが、オーバーレイしている実績データを表示できます。
- 非表示のバージョンの名前は、以下の領域では引き続き表示されます。
- モデリング: 属性値の"依存関係を表示"およびキューブ シートのサマリの"容量を表示"
- インテグレーション: データ ローダ。