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Documentazione
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Adaptive Planning
Ultimo aggiornamento: 2023-06-23
Presentazione degli scenari condivisi

Presentazione degli scenari condivisi

Data anteprima: 08/02/2025. Data produzione: 15/03/2025.
È ora possibile condividere gli scenari personali con altri collaboratori. Per stabilire flussi di lavoro e tenere informati gli stakeholder, vengono fornite notifiche automatiche per varie nuove azioni. Sono supportati i seguenti nuovi ruoli:
  • Proprietari: la persona che crea gli scenari e li condivide.
  • Collaboratori: le persone invitate a modificare i dati nello scenario.
  • Manager: la persona con l'autorizzazione Gestione scenari che può fornire assistenza per eventuali problemi del flusso di lavoro dovuti a modifiche all'organizzazione, alle regole di accesso o alle autorizzazioni.
Per supportare il workflow, abilitiamo:
  • I collaboratori possono controllare lo stato degli invii, scaricare le modifiche, inoltrare le modifiche o richiamare gli invii.
  • I proprietari per rivedere lo stato di tutti i collaboratori e per scaricare, accettare, rinviare o annullare le modifiche.
  • Ai manager di condividere e a cui scaricare, ignorare e unire le modifiche. Sono disponibili ai manager queste funzionalità per gli scenari condivisi e personali per evitare blocchi nel workflow.

Vantaggi per l'azienda

Gli scenari condivisi migliorano la collaborazione, fornendo maggiore visibilità e input da parte degli stakeholder. Ciò migliora la precisione nei budget e nei piani e consente di risparmiare tempo.
Le notifiche automatiche aumentano l'efficienza della comunicazione e del workflow, informando i collaboratori in modo che possano completare rapidamente le loro attività.

Modifiche

Condividere gli scenari
È disponibile una nuova opzione
Condividi
nel menu
Azioni
(i tre punti accanto allo scenario nell'elenco degli scenari). Ciò consente ai proprietari degli scenari di:
  • Selezionare singoli utenti e gruppi per collaborare.
  • Facoltativamente, selezionare il Dashboard che contiene i dati che i collaboratori possono rivedere e modificare.
  • Facoltativamente, aggiungere una
    Nota ai collaboratori
     con istruzioni o dettagli specifici.
Dopo che i proprietari hanno condiviso gli scenari, i collaboratori possono selezionare lo scenario, nidificato nella versione base per fogli, report e dashboard. Per i collaboratori, sono disponibili le seguenti nuove opzioni nel menu
Azioni
dell'elenco degli scenari nella pagina
Scenari
:
  • Inoltra per revisione
    : questa opzione aggiorna lo stato del collaboratore, invia una notifica al proprietario che le modifiche sono pronte per la revisione e blocca i fogli nello scenario per il collaboratore.
  • Inoltro richiamo
    : questa opzione è utile nei casi in cui i collaboratori richiedono ulteriori modifiche o correzioni. Inverte lo stato, sblocca il foglio e invia una notifica al proprietario.
  • Visualizza collaboratori
    : questa opzione consente ai collaboratori di visualizzare un elenco di altri collaboratori e di controllare lo stato dei loro invii.
Gestire gli invii
Ai manager e ai proprietari viene fornita una nuova opzione,
Manage Submissions
, nel menu
Azioni
dell'elenco degli scenari della pagina
Scenari
. Questa opzione consente loro di visualizzare l'elenco dei collaboratori, incluso il proprietario dello scenario. L'elenco include lo stato del contributo di ogni collaboratore:
  • In corso
    : il collaboratore non ha completato le modifiche.
  • Inoltrato
    : il collaboratore ha inoltrato le modifiche. Per sbloccare lo scenario per il collaboratore, è possibile rinviare le modifiche.
  • Approvato
    : il proprietario dello scenario ha accettato le modifiche. I fogli vengono mantenuti bloccati fino a quando il proprietario o il manager non unisce o elimina lo scenario.
  • Rinviato
    : il proprietario ha rinviato lo scenario al collaboratore per ulteriori modifiche. Sblocchiamo i fogli per il collaboratore.
Dal menu
Azioni
, i tre puntini, nella finestra di dialogo
Gestione inoltri
 , consentono ai proprietari e ai manager di eseguire le seguenti azioni:
  • Scarica modifiche
    : consente di scaricare un foglio Excel in modo da poter rivedere tutte le modifiche apportate dal collaboratore o dal proprietario.
  • Ignora modifiche
    : ignora le modifiche apportate dal collaboratore o dal proprietario.
Nella finestra di dialogo
Gestione inoltri
 sono disponibili anche le seguenti azioni aggiuntive solo per i proprietari:
  • Approva (icona segno di spunta): consente di accettare le modifiche apportate dal collaboratore.
  • Rinvia (icona x): rinvia lo scenario al collaboratore per ulteriori modifiche. È disponibile un'opzione per ignorare anche tutte le modifiche apportate dal collaboratore quando si rinvia.
  • Approva tutto
    : consente di accettare tutte le modifiche di tutti i collaboratori, inclusi se stessi.
Notifiche scenario
Per supportare un workflow informato e senza interruzioni, ora inviamo notifiche a proprietari e collaboratori in ogni fase del processo. Le notifiche includono:
  • Nome scenario
  • Nome delle parti coinvolte
  • Collegarsi alla prospettiva, se inclusa, o alla pagina
    Scenari
    .
  • Nota
    , se specificato.
È possibile accedere alle notifiche tramite l'icona a forma di campana nella barra degli strumenti dell'applicazione.
Le notifiche vengono inviate a:
  • Collaboratori quando manager o proprietari condividono scenari.
  • Proprietari quando i collaboratori inoltrano scenari per la revisione o il richiamo.
  • Collaboratori quando i proprietari o i manager ignorano, accettano o rinviano le modifiche.
  • Proprietari quando tutti i collaboratori completano l'inoltro delle modifiche.
  • Collaboratori quando i proprietari o i manager uniscono le modifiche dello scenario alla versione base.
Solo per le istanze di Adaptive Planning, quando l'istanza è configurata per le notifiche e-mail, viene inviata automaticamente anche una notifica e-mail. Per Adaptive Planning con HCM o Financials, le notifiche vengono inviate sia tramite Adaptive Planning che tramite Workday.
Nuovi massimi e linee guida per lo scenario
Sono disponibili nuovi valori massimi come guardrail per mantenere le migliori performance del modello:
  • 2000 fogli salvati per scenario per tutti gli utenti che hanno accesso allo scenario.
  • 5.000 scenari per istanza.
Si consiglia inoltre di limitarsi a:
  • 50 collaboratori per ogni scenario condiviso. Quando si condivide con i gruppi, prestare attenzione al numero di utenti presenti nel gruppo.
Con questa versione, non vengono inviate notifiche quando si condivide lo stesso scenario con più di 100 utenti alla volta.
Modifiche alla pagina Scenari
La pagina
Gestione scenari
 viene modificata in
Scenari
. Nella pagina
Scenari
sono ora disponibili nuove cartelle:
  • Condivisi
    : vengono visualizzati tutti gli scenari condivisi di cui l'utente è proprietario o che altri hanno condiviso con l'utente.
  • Globale
    : questa cartella viene mostrata ai manager degli scenari in modo che possano eseguire azioni su tutti gli scenari dell'istanza, inclusi gli scenari personali di altri utenti e gli scenari condivisi che non sono stati condivisi con il manager.
Autorizzazioni nuove e modificate
Per favorire chiarezza e precisione, aggiorniamo le autorizzazioni e aggiungiamo una nuova autorizzazione nella sezione
Insiemi di autorizzazioni
 di
Amministrazione
.
  • È stata aggiunta la nuova autorizzazione
    Condividi scenari
    che consente agli utenti di condividere i propri scenari con i collaboratori. L'autorizzazione
    Creazione scenari
     diventa un prerequisito.
  • L'autorizzazione
    Access Scenario Manager
     è stata modificata in
    Access Scenarios
    .
  • Le funzionalità dell'autorizzazione
    Gestione scenari
     vengono aggiornate. L'autorizzazione
    Condividi scenari
     , oltre all'autorizzazione
    Unisci scenari
     , diventa un prerequisito.
È ora possibile consentire agli utenti con l'autorizzazione
Gestione scenari
 di:
  • Accedere alla cartella
    Globale
    nella pagina
    Scenari
    .
  • Condividere, unire, gestire gli invii, ignorare le modifiche e scaricare le modifiche per tutti gli scenari.
Gli utenti con l'autorizzazione
Gestione scenari
 vengono bloccati da:
  • Visualizzazione dei dati dello scenario in fogli, report e dashboard. Consentiamo loro di scaricare le modifiche per esaminarle.
  • Ricezione notifiche Tutte le notifiche vengono inviate ai proprietari e ai collaboratori.
  • Approvare o rinviare gli invii. È possibile unire le modifiche.
Se si gestisce la sicurezza di Adaptive Planning tramite Workday Core, è necessario abilitare manualmente l'azione
Condividi scenari
 . Per tutte le altre istanze, viene abilitata automaticamente l'autorizzazione
Condividi scenari
 per qualsiasi insieme di autorizzazioni con
Gestione scenari
.
Importazioni ed esportazioni
  • Consentiamo l'esportazione dei dati degli scenari con le integrazioni del progetto e l'esportazione manuale.
  • Al momento non è supportata l'importazione dei dati con i caricatori di Design Integration, le API o manualmente.
Altri miglioramenti per supportare gli scenari condivisi
  • L'audit trail viene aggiornato per tenere traccia delle modifiche dovute alle unioni di scenari da parte dell'utente che ha apportato la modifica allo scenario. In precedenza, veniva mostrato solo il nome dell'utente che ha unito lo scenario. La funzionalità di unione è stata aggiornata.
  • Per eseguire l'unione, è necessario disporre dell'accesso a tutte le intersezioni di tutte le modifiche. Come best practice, è consigliabile assegnare regole di accesso, che forniscono l'accesso
    in modifica
    a tutti i dati, ad almeno una persona che disponga anche dell'autorizzazione
    Gestione scenari
     . Questa pratica impedisce che si verifichino blocchi nel workflow dello scenario condiviso.
  • Quando si crea una nuova versione e si sceglie di copiare tutti gli scenari, gli scenari condivisi vengono convertiti in scenari personali.
  • Quando i collaboratori inoltrano scenari condivisi per la revisione, tutti i fogli del collaboratore per lo scenario vengono bloccati automaticamente. Lo scenario rimane bloccato dopo che il proprietario ha approvato le modifiche. Viene anche visualizzata una descrizione comando per le celle bloccate che include lo stato dell'inoltro dello scenario.

Prossimamente

In un pacchetto di servizi in arrivo, supporteremo le notifiche per oltre 100 collaboratori.

Cosa è necessario fare?

L'autorizzazione
Condividi scenari
 viene aggiunta automaticamente a qualsiasi insieme di autorizzazioni con un'autorizzazione
Gestione scenari
 attiva. Se si gestisce la sicurezza di Adaptive Planning tramite Workday Core, è necessario abilitare manualmente l'azione
Condividi scenari
 per
Gruppi di azioni
.
Per abilitare
la condivisione degli scenari
 per un insieme di autorizzazioni di Adaptive Planning:
  1. Selezionare
    Amministrazione
    dal menu principale.
  2. Selezionare
    Set di autorizzazioni
    .
  3. Fare clic su
    Modifica
    accanto al nome dell'insieme di autorizzazioni.
  4. Selezionare
    Condividi scenari
    . Se
    Condividi scenari
     è disabilitato, selezionare
    Crea scenari
     per abilitarlo.
  5. Selezionare
    Inoltra
    .
Per abilitare l'azione da Workday:
  1. Da Workday, eseguire il report
    Visualizzazione dettagli azione
     .
  2. Filtrare la colonna
    Azione
    con
    Gestione scenari
    .
  3. Selezionare un
    Gruppo di azioni
     con l'azione
    Gestisci scenari
     .
  4. Modificare il gruppo di azioni.
  5. Cercare
    scenari di condivisione
    .
  6. Selezionare l'azione
    Condividi scenari
     .
  7. Ripetere l'operazione per tutti
    i gruppi di azioni
    con l'azione
    Gestione scenari
     .
  8. (Facoltativo) È possibile aggiungere l'azione
    Condividi scenari
     ai gruppi di azioni che non dispongono dell'azione
    Gestisci scenari
     .

Cosa succede se non intervengo?

Gli utenti con l'autorizzazione
Gestione scenari
 possono iniziare a condividere gli scenari.
Per i clienti che utilizzano Workday Core per gestire la sicurezza di Adaptive Planning, nessuno può iniziare a condividere gli scenari finché non si attiva l'azione.