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Documentazione
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Adaptive Planning
Concetto: Versioni bloccate, archiviate e nascoste

Concetto: Versioni bloccate, archiviate e nascoste

Quando è necessario bloccare una versione e congelare i dati, è possibile scegliere tra diverse opzioni disponibili nella sezione Controllo accessi delle impostazioni della versione:
  • Casella di controllo Versione bloccata: blocca i dati per tutti gli utenti in modo che non possano modificarli nei fogli o tramite importazioni. Tuttavia, le modifiche al modello o ai dati degli importi effettivi possono comunque influire sui dati nella versione bloccata.
  • Casella di controllo Archivia versione: esegue tutte le operazioni eseguite dalle versioni bloccate e congela i dati archiviando i valori in modo che le modifiche al modello abbiano meno probabilità di influire sui dati.
  • Elenco di valori utente Controllo accessi: fornisce diversi livelli di blocco per tipo di utente. Esempio: è possibile bloccare i dati ma consentire comunque agli utenti di lasciare note.
  • Blocca mesi iniziali: blocca i periodi di tempo passati delle versioni per tutti gli utenti con la stessa limitazione delle versioni bloccate.
  • Nascondi versioni: rende la versione non visualizzabile dagli utenti.
Esistono eccezioni che consentono agli utenti di modificare i dati nelle versioni bloccate e di visualizzare le versioni nascoste.

Versioni bloccate

È possibile bloccare le versioni per ridurre al minimo le modifiche ai dati della versione nei fogli o durante le importazioni.
Le versioni bloccate rimangono visibili in:
  • Dashboard
  • Report
  • Fogli
Quando si bloccano le versioni:
  • Non è possibile modificare i dati nei fogli.
  • Potrebbe essere possibile importare i dati, a seconda dell'opzione di blocco.
  • Non è possibile rendere non disponibili i valori dimensione nella versione quando il valore è già associato ai dati.
  • È possibile esportare i dati.
  • Tutti i conti calcolati ottengono formule sostitutive di sola lettura per bloccare i valori calcolati, a meno che non sia stata selezionata la casella di controllo Disabilita impostazione formula specifica per versione per il conto.
  • Le icone dei lucchetti vengono visualizzate accanto al nome della versione negli elenchi a discesa delle versioni.
Alcune versioni hanno sempre i dati bloccati perché tali dati provengono da altre versioni. I dati cambiano quando il team aggiorna le versioni partecipanti.
Versione
Per impedire modifiche ai dati
Versione virtuale
Bloccare le versioni di origine.
Versioni importi effettivi radice e sottoversioni padre
Bloccare le sottoversioni a livello foglia.
Sovrapposizione degli importi a una parte di un piano bloccato
Nella versione importi effettivi, selezionare
Completamento mese
 per l'opzione
Blocca mese precedente fino a
.

Versioni archiviate

L'opzione Archivia versione consente di congelare in modo più completo i dati a livello di foglia nelle versioni una volta finalizzati i piani. A livello di foglio si intendono i dati che non sono un rollup, a qualsiasi livello, conto o dimensione personalizzata. L'impostazione archivia i valori nella versione per garantire che i conti non vengano ricalcolati o modificati a causa di attività normali che si verificano in futuro.
L'opzione Archivia versione sostituisce e migliora la funzionalità dell'impostazione Calcola valori formula. L'impostazione precedente viene mantenuta per le versioni che la stanno già utilizzando.
Poiché il processo di archiviazione di una versione può gravare sulle prestazioni del modello, si consiglia di evitare l'archiviazione durante i periodi di utilizzo elevato o in cui sono necessari tempi di risposta rapidi in Adaptive Planning. Quando il completamento del processo di archiviazione richiede più di 30 secondi, il processo visualizza il report Processi a esecuzione prolungata nel Planning Center. È possibile annullare il processo da questa pagina. Consultare Monitorare e annullare i processi a esecuzione prolungata.
L'archiviazione delle versioni garantisce l'integrità dei dati archiviando i dati in modo che non siano più dinamici. In questo modo è possibile apportare modifiche al modello senza modificare i valori nella versione archiviata.
Valori archiviati nelle versioni archiviate
Modifiche che non modificheranno i dati archiviati
Valori conto calcolati
Per le formule che fanno riferimento ai valori di rollup, è possibile modificare le strutture gerarchiche senza influire sui valori calcolati dei seguenti tipi di conto:
  • CoGe
  • Personalizzato
  • Modellato calcolato
  • Cubo calcolato
Calcoli delle celle da formule immesse nei fogli
Per le formule che fanno riferimento a dati sovrapposti degli importi effettivi, è possibile rideterminare i dati degli importi effettivi senza influire sui calcoli.
I valori risultanti, non le formule, vengono archiviati nelle versioni archiviate.
Formule condivise
Per le formule condivise che fanno riferimento a:
  • I dati degli importi effettivi si sovrappongono, è possibile rideterminare i dati degli importi effettivi senza influire sui calcoli.
  • Rollup, è possibile modificare le strutture gerarchiche senza influire sui valori calcolati.
Ricerche di valori e distribuzioni nei fogli modellati
È possibile aggiornare le ricerche nel foglio senza influire sui valori nella versione archiviata.
Valori dei conti collegati
È possibile modificare, aggiungere, rimuovere collegamenti o modificare i filtri dei collegamenti e le dimensioni applicate senza influire sul valore nei conti di destinazione.
Nelle versioni archiviate non vengono visualizzate le suddivisioni dei conti collegati. È comunque possibile accedere alle suddivisioni creando un report con il conto di origine.
Valori effettivi sovrapposti
È possibile:
  • Importare gli importi effettivi aggiornati senza influire sulla sovrapposizione degli importi effettivi nella versione pianificata archiviata.
  • Riportare gli importi effettivi come si trovavano al momento dell'archiviazione della versione pianificata.
Inoltre, i report finali del piano non cambiano a causa di rideterminazioni degli importi effettivi.
È consigliabile utilizzare la convalida delle formule nell'area Modellazione per trovare e correggere gli errori delle formule nelle versioni prima di archiviarle. Per le formule con errori, i valori vengono archiviati come zeri o spazi vuoti nelle versioni archiviate, il che può causare una discrepanza al momento dell'archiviazione della versione. Viene fornito un collegamento Visualizzazione errori nelle impostazioni della versione dopo l'archiviazione delle versioni. È possibile fare clic sul collegamento per scaricare un foglio di calcolo contenente un elenco di errori di formula per conto e livello. Se non sono presenti errori, il foglio di calcolo è vuoto. Se si desidera correggere gli errori, è possibile disabilitare l'opzione Archivia versione e correggere gli errori prima di archiviare nuovamente la versione.
La disabilitazione dell'opzione Versione archivio può:
  • Modificare i dati perché le formule nella versione vengono ricalcolate.
  • Eliminare definitivamente i dati archiviati prima delle modifiche strutturali, ad esempio le modifiche alle disponibilità dei fogli.

Eccezioni di blocco e archiviazione

Alcuni elementi di dati rimangono dinamici nelle versioni bloccate e archiviate. Questi elementi dinamici possono modificare i dati o far sembrare che i dati siano stati modificati. Le versioni archiviate hanno meno eccezioni rispetto alle versioni bloccate in quanto lo scopo delle due opzioni è diverso. È consigliabile bloccare una versione per impedire agli utenti finali di modificare i dati tramite l'immissione o l'importazione dei dati. L'utilizzo dell'archiviazione è ottimale per congelare i dati in modo che gli amministratori possano apportare modifiche al modello o rideterminare gli importi effettivi senza influire sui dati nelle versioni storiche.
Eccezioni versioni archiviate
Queste modifiche strutturali possono comunque comportare modifiche ai dati foglia delle versioni archiviate.
  • Il ricaricamento della struttura del calendario comporta l'eliminazione delle versioni pianificate, comprese le versioni archiviate.
  • L'aggiunta di un conto a un conto foglia sposta i dati dal conto foglia precedente al conto foglia appena creato.
  • La rimozione della disponibilità del livello da versioni o fogli nasconde i dati associati in fogli, report, dashboard e formule. È possibile aggiungere nuovamente il livello per mostrare i dati.
  • La rimozione della disponibilità delle dimensioni dai fogli cubo nasconde i dati associati in fogli, report, dashboard e formule. È possibile aggiungere nuovamente il valore dimensione al foglio per mostrare i dati.
  • Rimuovendo la disponibilità delle dimensioni dai fogli modellati, modificare i dati in base alle specifiche, che possono includere l'eliminazione permanente. Se si aggiunge nuovamente il valore dimensione al foglio, i dati non vengono recuperati.
  • L'eliminazione di conti, livelli o valori dimensione personalizzata comporta l'eliminazione dei dati correlati tra le versioni.
  • L'eliminazione dei fogli cubo o modellati, che elimina anche i conti, comporta l'eliminazione dei dati in tutte le versioni.
  • La modifica di un conto da Periodico a Cumulativo modifica il valore tra le versioni.
  • La modifica delle seguenti impostazioni dei conti in conti personalizzati, di contabilità generale, cubo e modellati modifica i dati tra le versioni:
    • Visualizza come: (Numero, Valuta, Percentuale).
    • Tipo di saldo (Avere, Dare).
    • Tipo di rollup
    • Tipo tasso di cambio
  • La modifica di un conto CoGe o personalizzato in un conto collegato in fogli modellati o standard con dati di suddivisione cancellerà i dati di suddivisione nella versione archiviata.
Questi elementi rimangono dinamici nelle versioni archiviate e i loro valori non vengono archiviati:
  • Conti metrica
  • Conti di sistema, come quelli per eliminazioni, ripartizioni, partecipazione di minoranza e CTA.
  • Eseguire il rollup dei valori all'interno di conti, livelli e gerarchie di dimensioni. I valori di rollup cambiano quando si riorganizzano le gerarchie, ma i valori basati su calcoli che fanno riferimento ai rollup rimangono invariati nelle versioni archiviate.
Eccezioni versioni bloccate
Oltre a quanto indicato per le versioni archiviate, le seguenti modifiche strutturali possono comunque modificare i dati nelle versioni bloccate (non influiscono sulle versioni archiviate):
  • Modificare le seguenti impostazioni dei conti nei conti personalizzati, di contabilità generale, a cubo e modellati:
    • La selezione della casella di controllo Disabilita impostazione formula specifica per versione impedisce il blocco della formula quando si blocca la versione. Eventuali modifiche alle formule dei conti modificano i dati tra le versioni, comprese le versioni bloccate.
    • Modificare il Tipo di conto in Collega o da Collega a Cumulativo o Periodico.
    • Modificare o aggiungere altri conti di origine del collegamento.
    • Aggiunta o modifica di dimensioni o filtri dimensione ai collegamenti.
    • Aggiunta o rimozione di importi effettivi in sovrapposizione. Questa azione modifica anche i calcoli delle formule che fanno riferimento alle celle con sovrapposizione degli importi effettivi.
  • La modifica dei tag in livelli e conti modifica i rollup degli attributi e delle dimensioni, che influiscono sui calcoli che fanno riferimento a tali rollup.
  • Modificare la definizione del foglio:
    • Aggiungere e rinominare i fogli.
    • Modificare i conti, i livelli o i valori delle dimensioni personalizzate in un foglio.
    • Modifica delle limitazioni del cubo che non specificano la versione.
  • L'aggiunta, lo spostamento, la modifica del padre o la ridenominazione di questi elementi del modello può influire sui dati, inclusi i calcoli che fanno riferimento ai rollup:
    • Conti
    • Attributi e valori attributo
    • Dimensioni e valori di dimensione
    • Livelli
Le seguenti azioni modificano anche i dati nelle versioni bloccate:
  • Aggiornamento dei dati degli importi effettivi a cui fanno riferimento le formule del piano. Per impedire tali modifiche, è possibile bloccare i mesi precedenti della versione importi effettivi.
  • L'utilizzo dell'opzione Cancella dati per i fogli cubo e modellati rimuove tutti i dati nelle versioni, comprese le versioni bloccate.

Versioni nascoste

Nascondere le versioni per impedire al team o a parte di esso di visualizzare la versione.
Quando si nascondono le versioni, non è possibile visualizzare i dati in:
  • Dashboard
  • Report
  • Fogli
Non è possibile selezionare la versione da:
  • Schede Elementi di grafici e report
  • Elenco valori della versione nella barra degli strumenti principale
Inoltre, quando si nascondono le versioni importi effettivi, Adaptive Planning ignora i
Controlli degli accessi
 per le sottoversioni e le versioni registrazioni a giornale che eseguono il rollup a tale versione.

Eccezioni per versioni nascoste

  • Quando si utilizzano versioni nascoste degli importi effettivi come sovrapposizione importi effettivi, i dati sono visibili nella versione pianificata. Tutti gli utenti che possono visualizzare la versione pianificata possono visualizzare i dati degli importi effettivi sovrapposti.
  • Il nome delle versioni nascoste è ancora visibile nelle aree di:
    • Modellazione
      :
      Visualizza dipendenze
       per i valori dimensione e
      Visualizza capacità
       nei riepiloghi del foglio cubo
    • Integrazione
      : caricatori di dati