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Documentazione
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Adaptive Planning
Ultimo aggiornamento: 2023-07-14
Procedura: Utilizzare Workflow

Procedura: Utilizzare Workflow

Workflow è una funzionalità facoltativa. Quando si imposta la funzionalità Workflow, si semplifica il processo di approvazione e rifiuto dei livelli disponibili per le versioni pianificate e gli importi effettivi, escluse le sottoversioni degli importi effettivi.

Prerequisiti

  • Workflow è una funzionalità aggiuntiva. Richiederlo al proprio rappresentante.
  • Autorizzazioni obbligatorie per gestire Workflow:
    Approva livelli
  • Autorizzazione obbligatoria per inoltrare i livelli per l'approvazione:
    Accedi a Fogli

Navigazione

Navigation Icon5.png Se è possibile modificare i fogli, fare clic su
Fogli
>
Panoramica
dal menu di navigazione. Aprire la sezione
Stato workflow
 facendo clic su:
  • Indicatore Stato workflow nella barra degli strumenti per i fogli assegnati a livelli.
  • Indicatore di stato accanto al nome del foglio per i fogli di ipotesi.
Navigation Icon5.png Se è possibile approvare il workflow, fare clic su
Workflow
nel menu di navigazione. È possibile visualizzare tutti i fogli e i relativi stati per livello o per utente.
L'opzione Workflow nel menu di navigazione principale è disponibile solo per gli utenti con accesso a una gerarchia di livelli. Gli utenti con accesso solo a un livello foglia possono visualizzare, inoltrare e approvare i workflow utilizzando un'attività di elaborazione.

Come funziona Workflow

Workflow fornisce un processo di approvazione per i fogli completati, sia per fogli assegnati a livelli, sia per fogli di ipotesi. Quando l'immissione dei dati per i fogli o l'importazione dei dati per gli importi effettivi è completata, è possibile inoltrare i dati a un manager o un supervisore per l'approvazione da Panoramica fogli.
Il responsabile dell'approvazione riceve una notifica e-mail e può quindi rivedere, rifiutare (se necessario) e approvare i dati. Una volta che il responsabile dell'approvazione ha modificato lo stato, si riceve una notifica e-mail.
Se si è in grado di approvare gli stati di Workflow, dalla pagina del workflow è possibile visualizzare sia i fogli assegnati a livelli sia i fogli di ipotesi. I fogli assegnati a livelli (nella parte superiore della scheda
Stato workflow
) vengono inoltrati e rivisti in base al livello in Workflow. I fogli di ipotesi (nella parte inferiore della scheda
Stato workflow
) vengono inoltrati per foglio.
È possibile visualizzare tutti i livelli e i fogli di cui si ha il controllo con il relativo stato.
In corso
: i fogli sono pronti per l'immissione o l'importazione dei dati. Gli utenti con accesso al livello specifico o al livello padre e i proprietari del livello possono immettere dati o importare dati nei fogli.
Inoltrato per revisione
: i dati sono pronti per la revisione. Solo i proprietari del livello e gli utenti con accesso al livello padre possono aggiungere, aggiornare o sostituire le righe dei fogli.
Approvato
: il responsabile della valutazione ha esaminato e approvato i dati. L'approvazione di un livello blocca le celle per quel livello. Gli utenti con accesso al livello specifico o al livello padre e i proprietari del livello non possono modificare i dati.
Rifiutato
: il responsabile della valutazione ha rivisto e rifiutato i dati. La best practice consiste nel lasciare una nota in cui viene spiegato cosa è ancora necessario fare. Gli utenti con accesso al livello specifico o al livello padre e i proprietari del livello possono immettere dati o importare dati nei fogli.
Approvato e bloccato
: il responsabile della valutazione ha approvato il livello padre, che blocca tutti i sottolivelli. Gli utenti con accesso al livello specifico o al livello padre e i proprietari del livello non possono modificare i dati del livello e dei sottolivelli.
Il workflow è specifico della versione e del livello, quindi assicurarsi di selezionare la versione e il livello corretti quando si eseguono azioni relative al workflow.

Abilitare Workflow per importi effettivi

  1. Accedere a
    Modellazione
    >
    Versioni
  2. Selezionare gli importi effettivi radice dall'elenco. Importi effettivi radice è la prima versione degli importi effettivi elencata.
  3. Nella pagina Dettagli versione, selezionare
    Abilita workflow
    .
  4. Fare clic su
    Salva
    .
Non è possibile abilitare il workflow per le sottoversioni degli importi effettivi.

Inoltrare, approvare o rifiutare i livelli

Quando si inoltra un livello, vengono inoltrati tutti i fogli assegnati a quel livello.
  1. Accedere a
    Fogli > Panoramica
  2. Verificare che per i selettori Livello e Versione siano selezionati rispettivamente il livello e la versione corretti.
  3. Dal menu Altre azioni del livello, selezionare
    Aggiorna stato workflow
    .
  4. Se necessario, aggiungere una
    Nota
    e fare clic su
    Inoltra
    ,
    Approva
     o
    Rifiuta
    .
Un livello padre può essere inoltrato solo se tutti i relativi sottolivelli sono stati approvati. Se si dispone dell'autorizzazione, è possibile approvare i sottolivelli durante l'inoltro di un livello padre.
L'inoltro di un livello padre contrassegna tutti i relativi sottolivelli come approvati e bloccati. Non è possibile annullare l'inoltro di sottolivelli senza prima annullare l'inoltro del padre.

Inoltrare, approvare o rifiutare fogli di ipotesi

  1. Accedere a
    Ipotesi
    >
    Panoramica
    per visualizzare l'elenco dei fogli di ipotesi.
  2. Dal menu Altre azioni del foglio, selezionare
    Aggiorna stato workflow
    .
  3. Se necessario, aggiungere una
    Nota
    e fare clic su
    Inoltra
    ,
    Approva
     o
    Rifiuta
    .

Modificare lo stato del workflow

  1. Passare a
    Workflow
     dalla barra di navigazione.
  2. Verificare di aver selezionato la versione corretta dal relativo elenco a discesa sopra la barra degli strumenti.
  3. Selezionare il livello o il foglio da inoltrare dall'elenco.
  4. Se necessario, aggiungere una
    Nota
    sul lato destro della pagina e fare clic su
    Inoltra, Approva
     o
    Rifiuta
    .
Se si dispone dell'accesso al primo livello, è possibile modificare lo stato del workflow di un foglio assegnato a utenti anche se non si dispone dell'accesso a tale foglio.

Reimposta

Reimpostare tutti i fogli e i livelli su
In corso
.
  1. Passare a
    Workflow
    .
  2. Verificare di aver selezionato la versione corretta dal relativo menu a discesa sopra la barra degli strumenti.
  3. Selezionare
    Totale azienda
     dall'elenco dei livelli.
  4. Fare clic su
    Reimposta.
Se prima della reimpostazione alcuni fogli e livelli erano già nello stato
In corso
, quando viene eseguita la reimpostazione per tali fogli e livelli non vengono aggiornate le seguenti colonne:
  • Autore ultimo aggiornamento
  • Data ultimo aggiornamento

Lasciare delle note

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Nota
 e inoltrare la modifica di stato oppure fare clic su
Salva solo la nota
. In questo modo gli altri utenti potranno vedere cosa è stato completato, le eventuali domande o i motivi di un rifiuto o di un'approvazione. Le note hanno un limite massimo di 4000 caratteri.