Envoyer les rapports planifiés sous forme de pièces jointes
- Sur la page d'administration Paramétrage général, sélectionnez les options suivantes pour votre instance :
- Autoriser les pièces jointes avec des notifications planifiées
- (Facultatif)Exiger un mot de passe pour les fichiers joints. Si vous sélectionnez cette option, vous devez indiquer un mot de passe et le partager avec les utilisateurs finaux qui reçoivent les pièces jointes.
- Si vous avez configuré la synchronisation utilisateur entre Workday et Adaptive Planning, vous devez également configurer les notifications pour recevoir des e-mails avec pièces jointes. Voir Étapes : définir les notifications Workday.
- Sécurité :
- AutorisationCréer des planifications de rapport.
- AutorisationEnvoyer les pièces jointes dans les notifications.
- (Facultatif) AutorisationGérer toutes les planifications de rapport.
- AutorisationTélécharger dans Excel. Les chargés de planification et les destinataires ont besoin de cette autorisation.
- Vérifiez qu'il existe des identifiants d'e-mail pour les destinataires des notifications.
Vous pouvez planifier des rapports matriciels et modèles sous forme de pièces jointes Excel dans les notifications par e-mail. Les destinataires peuvent ensuite télécharger le rapport joint à partir de leurs notifications par e-mail. Vous pouvez également appliquer la protection par mot de passe au planning. Les utilisateurs doivent ensuite saisir ce mot de passe pour télécharger la pièce jointe. Si vous appliquez la protection par mot de passe au niveau de l'instance, le champ
Protéger par mot de passe
s'affiche comme obligatoire. Si vous appliquez la protection par mot de passe ultérieurement, toutes les planifications précédentes que vous avez créées sans mot de passe échoueront. Vous devez ensuite mettre à jour vos plannings.Vous pouvez :
- Planifiez la distribution du rapport en fonction des droits d'accès aux données de l'expéditeur ou du destinataire.
- Planifier et distribuer un rapport à plusieurs utilisateurs en utilisant l'accès aux données du destinataire. Chaque destinataire reçoit sa propre tranche du rapport en fonction de son accès.
- Distribuer les rapports en fonction de paramètres ou dimensions spécifiques.Exemple : vous créez un rapport répétitif dans lequel vous organisez les données en utilisant les périmètres sous forme d'onglets de feuille. Vous vous assurez également que les destinataires des rapports ont accès aux données que vous souhaitez leur envoyer. Ensuite, vous planifiez la distribution de ce rapport en fonction des droits d'accès du destinataire. Dans ce cas, chaque destinataire voit uniquement les données du périmètre ou de l'onglet de feuille auquel il a accès.
- SélectionnezRapportsdans le menu principal.
- Dans les dossiersPartagésouFavoris, cliquez sur lemenu Actions(trois points verticaux) d'un rapport matriciel ou modèle et sélectionnezCréer une planification.
- Indiquez le détail de l'horaire tel que le nom, la fréquence et l'heure. Sélectionnez une date de fin pour faire expirer votre calendrier.
- Pourl'Action, sélectionnezEnvoyer le rapport en tant que pièce jointeet cliquez surSuivant.
- Indiquez le détail de la pièce jointe et enregistrez-la. Exécutez la tâche :
Option Description ÀIndiquez les destinataires (utilisateurs, groupes ou périmètres) de la notification de rapport planifiée.MessageVous pouvez également indiquer un message pour les destinataires.Protection par mot de passeDans la mesure où les utilisateurs peuvent télécharger le rapport Excel, vous pouvez éventuellement indiquer un mot de passe pour la pièce jointe. Si vous appliquez la protection par mot de passe au niveau de l'instance, vous devez indiquer un mot de passe. Utilisez un canal distinct tel que l'e-mail pour partager ce mot de passe avec les destinataires.Sortie par défautPar défaut, la sortie est Excel pour toutes les notifications planifiées avec pièces jointes.Si un modèle est joint au rapport, vous pouvez sélectionnerModèlecomme sortie par défaut.Règles d'accèsSélectionnezAccès de l'expéditeurpour autoriser les destinataires indiqués à afficher les données du rapport en fonction des droits d'accès du chargé de planification.SélectionnezAccès du destinatairepour décomposer ou distribuer des rapports en fonction des droits d'accès aux données du destinataire.ConfirmationConfirmez que vous autorisez les destinataires indiqués à afficher les données du rapport en fonction de l'accès du chargé de planification.Inclure l'URL du rapport dynamiqueSélectionnez l'option pour inclure le lien vers le rapport dynamique dans la notification planifiée.