Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Adaptive Planning
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Présentation des scénarios partagés

Présentation des scénarios partagés

Date de Preview : 08/02/2025. Date de production : 15/03/2025.
Vous pouvez désormais partager vos scénarios personnels avec d'autres collaborateurs. Pour établir des workflows et tenir les parties prenantes informées, nous proposons des notifications automatiques pour diverses nouvelles actions. Les nouveaux rôles suivants sont pris en charge :
  • Responsables : la personne qui crée les scénarios et les partage.
  • Collaborateurs : les personnes invitées à modifier les données du scénario.
  • Responsables : la personne disposant de l'autorisation Gérer les scénarios qui peut aider à résoudre les problèmes de workflow liés à des modifications apportées à l'organisation, aux règles d'accès ou aux autorisations.
Pour prendre en charge le workflow, nous activons :
  • Les collaborateurs de vérifier le statut des soumissions, de télécharger leurs modifications, de soumettre leurs modifications ou de rappeler leurs soumissions.
  • Les responsables de réviser le statut de tous les collaborateurs et de télécharger, accepter, renvoyer ou ignorer les modifications.
  • Partager, télécharger, ignorer et fusionner des modifications. Nous proposons aux responsables les fonctionnalités suivantes pour les scénarios partagés et personnels afin d'éviter tout blocage dans le workflow.

Avantages pour l'entreprise

Les scénarios partagés améliorent la collaboration en offrant une plus grande visibilité et une plus grande saisie des parties prenantes. Cela améliore la précision de vos budgets et plans et vous fait gagner du temps.
Les notifications automatiques améliorent l'efficacité de la communication et du workflow, tout en tenant les collaborateurs informés pour qu'ils puissent effectuer rapidement leurs tâches.

Changements

Partager des scénarios
Une nouvelle option
Partager
est disponible dans le menu
Actions
(3 points en regard du scénario dans la liste des scénarios). Cela permet aux responsables de scénarios de :
  • Choisissez des utilisateurs et des groupes pour collaborer.
  • Vous pouvez également sélectionner le Tableau de bord qui contient les données que les collaborateurs peuvent réviser et modifier.
  • Vous pouvez également ajouter une
    Remarque sur les collaborateurs
     avec des instructions ou des détails spécifiques.
Une fois que les scénarios ont été partagés par les responsables, les collaborateurs peuvent sélectionner le scénario imbriqué sous la version de base pour les feuilles, les rapports et les tableaux de bord. Pour les collaborateurs, nous proposons les nouvelles options suivantes dans le menu
Actions
de la liste des scénarios sur la page
Scénarioses
 :
  • Soumettre pour révision
     : cette option met à jour le statut du collaborateur, envoie une notification au propriétaire pour l'indiquer que les modifications sont prêtes pour révision et verrouille les feuilles dans le scénario pour le collaborateur.
  • Soumission de rappel
     : cette option s'applique aux cas pour lesquels des collaborateurs doivent effectuer des modifications ou des corrections supplémentaires. Il inverse le statut, déverrouille la feuille et envoie une notification au propriétaire.
  • Afficher les collaborateurs
     : cette option permet aux collaborateurs d'afficher une liste de leurs collègues et de vérifier le statut de leurs soumissions.
Gérer les soumissions
Nous proposons aux responsables et responsables une nouvelle option
Gérer les soumissions
dans le menu
Actions
de la liste des scénarios sur la page
Scénarios
. Cette option leur permet d'afficher la liste des collaborateurs, y compris le responsable du scénario. La liste indique le statut de contribution de chaque collaborateur :
  • En cours
     : le collaborateur n'a pas terminé les modifications.
  • Soumis
     : le collaborateur a soumis les changements. Pour déverrouiller le scénario de collaborateur, vous pouvez renvoyer les modifications.
  • Approuvé
     : le propriétaire du scénario a accepté les modifications. Les feuilles sont verrouillées jusqu'à ce que le propriétaire ou le responsable fusionne ou supprime le scénario.
  • Renvoyé
     : le propriétaire a renvoyé le scénario au collaborateur pour effectuer des modifications supplémentaires. Les feuilles sont déverrouillées pour le collaborateur.
Dans le menu
Actions
, trois points de la boîte de dialogue
Gérer les soumissions
 , nous permettons aux propriétaires et aux responsables d'effectuer les actions suivantes :
  • Télécharger les modifications
     : téléchargez une feuille Excel afin de pouvoir réviser toutes les modifications effectuées par le collaborateur ou le propriétaire.
  • Ignorer les modifications
     : ignorez les modifications apportées par le collaborateur ou le propriétaire.
La boîte de dialogue
Gérer les soumissions
 propose également les actions supplémentaires suivantes uniquement pour les propriétaires :
  • Approuver (icône de coche) : acceptez les modifications apportées par le collaborateur.
  • Renvoyer (icône x) : renvoyez le scénario au collaborateur pour effectuer des modifications supplémentaires. Nous proposons également une option permettant d'ignorer toutes les modifications effectuées par le collaborateur lorsque vous le renvoyez.
  • Approuver tout
     : accepte toutes les modifications de tous les collaborateurs, y compris eux-mêmes.
Notifications de scénario
Pour prendre en charge un workflow informé et transparent, nous envoyons désormais des notifications aux responsables et aux collaborateurs à chaque étape du processus. Les notifications incluent :
  • Nom du scénario.
  • Nom des personnes impliquées.
  • Lien vers la perspective, si elle est incluse, ou vers la page
    Scénarios
    .
  • Remarque
    si des informations sont fournies.
Pour accéder aux notifications, cliquez sur l'icône en forme de veille dans la barre d'outils de l'application.
Nous envoyons des notifications aux :
  • Les collaborateurs lorsque des responsables ou des responsables partagent des scénarios.
  • Les responsables lorsque les collaborateurs soumettent des scénarios pour révision ou un rappel.
  • Les collaborateurs lorsque les responsables ou les responsables refusent, acceptent ou renvoient des modifications.
  • Les propriétaires lorsque tous les collaborateurs ont fini de soumettre les modifications.
  • Les collaborateurs lorsque les responsables ou les responsables fusionnent des modifications du scénario dans la version de base.
Pour les instances Adaptive Planning uniquement, lorsque votre instance est configurée pour les notifications par e-mail, nous envoyons automatiquement une notification par e-mail. Pour Adaptive Planning avec HCM ou Finances, nous envoyons les notifications via Adaptive Planning et Workday.
Nouveaux scénarios maximum et guide
Nous proposons de nouveaux maximum comme clôtures qui permettent à votre modèle de rester performant :
  • 2 000 enregistrements de feuille par scénario pour tous les utilisateurs ayant accès au scénario.
  • 5 000 scénarios par instance.
Nous vous recommandons également de vous limiter à :
  • 50 collaborateurs pour chaque scénario partagé. Lorsque vous partagez des groupes, faites attention au nombre d'utilisateurs de ce groupe.
Dans cette version, nous n'envoyons pas de notifications lorsque vous partagez le même scénario avec plus de 100 utilisateurs à la fois.
Modification de la page Scénarios
La page
Gestion de scénarios
 a été remplacée par
Scénarios
. La page
Scénarios
propose désormais de nouveaux dossiers :
  • Partagé
     : nous affichons tous les scénarios partagés dont vous êtes propriétaire ou que d'autres ont partagés avec vous.
  • Global
     : nous affichons ce dossier aux responsables de scénarios afin qu'ils puissent effectuer des actions sur tous les scénarios de l'instance, y compris les scénarios personnels d'autres utilisateurs et les scénarios partagés qui n'ont pas été partagés avec le responsable.
Autorisations nouvelles et modifiées
Pour plus de clarté et de précision, nous avons mis à jour les autorisations et en avons ajouté une nouvelle dans la section
Ensembles d'autorisations
 de
la page Administration
.
  • Nous avons ajouté la nouvelle autorisation
    Partager des scénarios
    qui permet aux utilisateurs de partager leurs scénarios avec les collaborateurs. L'autorisation
    Créer des scénarios
     est un prérequis.
  • Nous remplaçons l'autorisation
    Accès au gestionnaire de scénarios
     par
    Accès aux scénarios
    .
  • Nous avons mis à jour les fonctionnalités de l'autorisation
    Gérer les scénarios
     . L'autorisation
    Partager les scénarios
     , en plus de l'autorisation
    Fusionner les scénarios
     , est un prérequis.
Les utilisateurs disposant de l'autorisation
Gérer les scénarios
 peuvent désormais :
  • Accédez au dossier
    Global
    sur la page
    Scénarios
    .
  • Partager, fusionner, gérer les soumissions, ignorer les modifications et télécharger les modifications dans tous les scénarios.
Nous bloquons les utilisateurs disposant de l'autorisation
Gérer les scénarios
 depuis :
  • Consulter les données du scénario dans les feuilles, les rapports et les tableaux de bord. Par contre, ils peuvent télécharger les modifications pour les réviser.
  • Réception des notifications. Nous envoyons toutes les notifications aux responsables et aux collaborateurs.
  • Approbation ou renvoi des soumissions. Cependant, vous pouvez fusionner les modifications.
Si vous gérez la sécurité Adaptive Planning via Workday Core, vous devez activer manuellement l'action
Partager les scénarios
 . Pour toutes les autres instances, l'autorisation
Partager les scénarios
 est automatiquement activée pour tous les ensembles d'autorisations qui incluent
Gérer les scénarios
.
Importations et exports
  • Nous activons l'export des données de scénarios avec Concevoir des intégrations et l'export manuel.
  • Pour l'instant, nous ne prenons pas en charge l'import de données avec des chargeurs de conception d'intégration, des API ou manuellement.
Autres améliorations de la prise en charge des scénarios partagés
  • Nous mettons à jour la piste d'audit pour suivre les modifications apportées par l'utilisateur qui a effectué le changement de scénario suite à la fusion de scénarios. Auparavant, nous affichons uniquement le nom de l'utilisateur qui a fusionné le scénario. Nous avons mis à jour la fonctionnalité de fusion.
  • Vous devez avoir accès à toutes les intersections de toutes les modifications pour pouvoir effectuer une fusion. Nous vous recommandons d'affecter des règles d'accès accordant un accès
    en modification
    à toutes les données à au moins une personne disposant également de l'autorisation
    Gérer les scénarios
     . Cette pratique empêche l'affichage des bloqueurs dans le workflow du scénario partagé.
  • Lorsque vous créez une nouvelle version et que vous choisissez de copier tous les scénarios, les scénarios partagés sont convertis en scénarios personnels.
  • Lorsque des collaborateurs soumettent des scénarios partagés pour révision, toutes les feuilles des collaborateurs du scénario sont automatiquement verrouillées. Le scénario reste verrouillé une fois que le propriétaire a approuvé les modifications. Nous affichons également une infobulle pour les cellules verrouillées qui indique le statut du scénario soumis.

À venir

Dans un prochain package de services, nous prendrons en charge les notifications pour plus de 100 collaborateurs.

Que dois-je faire ?

Nous ajoutons automatiquement l'autorisation
Partager des scénarios
 à tout ensemble d'autorisations contenant une autorisation
Gérer les scénarios
 active. Si vous gérez la sécurité d'Adaptive Planning via Workday Core, vous devez activer manuellement l'action
Partager les scénarios
 dans
les Groupes d'actions
.
Pour activer
Partager les scénarios
 d'un ensemble d'autorisations Adaptive Planning :
  1. Sélectionnez
    Administration
    dans le menu principal.
  2. Sélectionnez
    Ensembles d'autorisations
    .
  3. Cliquez sur
    Modifier,
    à côté du nom de l'ensemble d'autorisations.
  4. Sélectionnez
    Partager des scénarios
    . Si
    Partager les scénarios
     est désactivé, sélectionnez l'
    option Créer des scénarios
     pour l'activer.
  5. Cliquez sur
    Soumettre
    .
Pour activer l'action dans Workday :
  1. Dans Workday, exécutez le rapport
    Afficher le détail de l'action
     .
  2. Filtrez la colonne
    Action
    avec
    l'option Gérer les scénarios
    .
  3. Sélectionnez un
    Groupe d'actions
     avec l'action
    Gérer les scénarios
     .
  4. Modifiez le groupe d'actions.
  5. Rechercher
    des scénarios partagés
    .
  6. Sélectionnez l'action
    Partager les scénarios
     .
  7. Répétez l'opération pour tous
    les groupes d'actions
    avec l'action
    Gérer les scénarios
     .
  8. (Facultatif) Vous pouvez ajouter l'action
    Partager des scénarios
     aux Groupes d'actions qui ne sont pas associés à l'action
    Gérer les scénarios
     .

Que se passe-t-il si je ne travaille pas ?

Les utilisateurs disposant de l'autorisation
Gérer les scénarios
 peuvent commencer à partager des scénarios.
Lorsqu'un client utilise Workday Core pour gérer la sécurité d'Adaptive Planning, personne ne peut démarrer le partage de scénario tant que vous n'avez pas activé l'action correspondante.