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Étapes : générer des feuilles standard

Étapes : générer des feuilles standard

Générez des feuilles standard pour saisir les données de base de vos comptes et périmètres. Utilisez les subdivisions pour marquer les données par dimension ou pour créer des sous-catégories par ligne.
L'assistant des feuilles standard est un outil destiné à vous aider à générer la feuille.

Conditions préalables

Créez :
  • Des comptes, dimensions et périmètres à ajouter à la feuille.
  • Des profils utilisateur pour les feuilles affectées à des utilisateurs.
Sécurité : autorisation
Modèle inclut : feuilles, comptes, dimensions et formules
.

Étapes de base

  2. Créez des groupes de comptes et ajoutez des comptes.
  3. Facultatif. Ajoutez des dimensions personnalisées.
  4. Définissez la vue initiale.
  5. Affectez des feuilles à des périmètres ou à des utilisateurs.
  6. Pour les feuilles affectées à des utilisateurs uniquement, ajoutez-lui des périmètres.
  7. Facultatif. Personnalisez l'accès à chaque périmètre sur chaque compte.

Créer des groupes de comptes et ajouter des comptes

  • La section
    Comptes pour la feuille
     contient les groupes et les comptes affichés dans la feuille. Lorsque vous créez une feuille pour la première fois, ce cadre ne contient qu'un seul groupe de comptes.
  • La section
    Détail du compte
    ou
    Détail du groupe
     contient les paramètres de la feuille, du compte ou du groupe.
  • La section
    Sélectionner le compte
     contient tous les comptes de votre modèle. Vous pouvez ajouter ces comptes au groupe pour qu'ils apparaissent dans la feuille.
Pour ajouter des comptes, des groupes et modifier les paramètres :
  1. Indiquez si vous voulez afficher ou masquer les soldes initiaux dans la feuille.
  2. (Facultatif) Renommez le nouveau groupe par défaut.
  3. (Facultatif) Ajoutez de nouveaux groupes à la feuille et sélectionnez les paramètres de groupe : affichez les en-têtes et les sous-totaux.
  4. Organisez les groupes de comptes dans les feuilles.
  5. Ajoutez des comptes aux groupes.
  6. (Facultatif) Indiquez si vous voulez que les comptes soient en lecture seule dans tous les périmètres.
  7. Cliquez sur
    Suivant
    .

Afficher ou masquer les soldes initiaux

De nombreux comptes ont des soldes initiaux. Au-dessus du détail du groupe ou du compte, cochez la case
Afficher le solde initial
 pour afficher le solde initial en tant que colonne dans la feuille. Laissez la case vide pour masquer cette colonne.

Renommer le premier groupe de comptes

  1. Dans le cadre Compte de la feuille, sélectionnez
    Nouveau groupe
    .
  2. Dans la section Détail du groupe, saisissez un nom pour le groupe dans le champ En-tête.

Ajouter de nouveaux groupes

  1. Cliquez sur le bouton
    Nouveau groupe
    .
  2. Saisissez un nom dans le champ En-tête.
  3. Cochez les cases facultatives.
    • Afficher l'en-tête :
       l'en-tête du groupe de comptes apparaît dans la feuille et regroupe les comptes que vous y ajoutez.
    • Afficher le sous-total :
       la feuille affiche un sous-total de tous les comptes du groupe.
  4. Cliquez sur le bouton
    Enregistrer
    dans la section Détail du groupe.

Organiser les groupes

Vous pouvez réorganiser les groupes de comptes, mais pas les comptes, afin de contrôler la façon dont ils s'affichent dans la feuille.
  1. Sélectionnez un groupe dans le cadre Comptes pour les feuilles.
  2. Cliquez sur les boutons
    Déplacer vers le haut
     ou
    Déplacer vers le bas
    , en bas du cadre.

Ajouter des comptes au groupe

  1. Dans le cadre Comptes pour la feuille, sélectionnez un groupe.
  2. Dans le cadre Sélectionner des comptes, à droite, sélectionnez les comptes à ajouter. Pour aller plus vite, ajoutez un compte parent ; tous ses descendants seront inclus automatiquement :
    • Filtrez la liste à l'aide du menu déroulant Type
    • Saisissez des mots-clés ou des codes de compte dans le champ Rechercher
  3. Cliquez sur le bouton
    Ajouter au groupe
    . Le compte et ses descendants apparaissent dans le cadre Comptes pour la feuille, à gauche.

Bloquer les comptes en lecture seule

Une fois que vous avez ajouté des comptes à des groupes, vous pouvez créer des comptes spécifiques en
lecture seule
 pour toute personne autorisée à consulter la feuille. Les données de compte qui y figurent ne sont pas modifiables.
Les comptes parents sont toujours en lecture seule, car ils affichent la valeur d'agrégat de tous leurs comptes descendants. Si vous créez un compte parent en lecture seule, vous masquez ses descendants.
  1. Dans le cadre Comptes pour la feuille, sélectionnez un compte.
  2. Dans le cadre Détail du compte, cochez la case
    Lecture seule
    .
  3. Cliquez sur
    Enregistrer
    .
  4. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des comptes, cliquez sur
    Suivant
    .

Ajouter des dimensions

Vous pouvez attribuer des dimensions à la feuille. Les dimensions fournissent des filtres personnalisés pour classer et analyser les données de plan. Utilisez les dimensions pour afficher des données ou les inclure dans des formules. Les dimensions que vous ajoutez s'affichent après la première colonne de la feuille.
Pour ajouter une dimension à la feuille :
  1. Dans Dimensions disponibles, sélectionnez une dimension.
  2. Cliquez sur la flèche droite
    >>
     pour ajouter la dimension à celles déjà sélectionnées dans la feuille.
  3. Après avoir ajouté toutes les dimensions, utilisez les boutons
    Déplacer vers le haut
    ,
    Déplacer vers le bas
     pour définir l'ordre des dimensions dans la feuille.
  4. Cliquez sur
    Suivant
    .

Choisir la vue initiale

Choisissez la vue de la feuille lors de sa première ouverture. Chaque utilisateur peut modifier les options d'affichage lorsqu'il ouvre la feuille.
  • Démarrer en mode Afficher par périmètre
     : permet d'afficher les périmètres dans les lignes. Si cette option n'est pas sélectionnée, la feuille affiche les comptes à la place.
  • Supprimer les lignes si elles sont toutes nulles ou vides :
     permet de masquer les lignes vides ou contenant uniquement des zéros.
Cliquez sur
Suivant
.

Définition avancée de la vue initiale

Une fois que vous avez généré la feuille, vous pouvez gérer d'autres aspects de la vue initiale si vous disposez à la fois :
  • De l'autorisation Accès à la gestion du modèle > Modèle.
  • Des autorisations Accès aux feuilles.
Configurez la vue initiale afin que l'utilisateur qui ouvrira la feuille pour la première fois la voie exactement tel que vous l'avez décidé. Ils peuvent toujours modifier la vue de la feuille, mais ils ont également la possibilité de réinitialiser la vue par défaut en cliquant sur le bouton
Revenir à la vue par défaut
 de la barre d'outils de la feuille.
  1. Dans le menu de navigations, sélectionnez
    Feuilles
    et cliquez sur la feuille de votre choix.
  2. Dans la barre d'outils, cliquez sur
    Options d'affichage
    .
  3. Modifiez les options d'affichage dans les onglets : Temps, Comparaison des versions et Graphiques sparkline.
  4. Cochez la case
    Définir par défaut pour tous les utilisateurs
    .
  5. Cliquez sur
    Appliquer
    . Vérifiez la feuille pour vous assurer qu'elle ressemble à ce que vous vouliez.
  6. Cliquez sur
    Enregistrer
    .

Affecter à des périmètres ou à des utilisateurs

  • Par définition, les feuilles affectées à un périmètre sont des feuilles auxquelles sont attribués des périmètres.
  • De manière similaire, avec les feuilles affectées à des utilisateurs, vous affectez des utilisateurs à la feuille.
Les utilisateurs peuvent accéder aux feuilles affectées à un périmètre depuis le menu de navigation >
Feuilles
. Pour ouvrir la liste des feuilles affectées à des utilisateurs, il suffit de développer le panneau de gauche et de cliquer sur
Hypothèses
.

Affecter à des périmètres

Cette étape n'apparaît que pour les feuilles affectées à un périmètre. Gardez à l'esprit ceci :
  • Si vous attribuez uniquement un périmètre parent, les utilisateurs ne peuvent pas modifier les données dans les comptes.
  • Vous pouvez attribuer des périmètres parents sans affecter de périmètres enfants. Lorsque vos collaborateurs consultent la feuille dans le périmètre parent, ils peuvent explorer une cellule pour voir les contributions des périmètres enfants. Les utilisateurs qui ont accès uniquement aux périmètres enfants ne peuvent pas ouvrir la feuille.
  • Lorsque vous affectez un périmètre enfant, vous attribuez automatiquement son parent et tous ses ascendants.
  • Personnalisez l'accès de chaque périmètre à chaque compte avec l'option Personnaliser les sous-périmètres. Voir ci-dessous.
Pour attribuer des périmètres :
  1. Développez la liste des périmètres autant que nécessaire.
  2. Sélectionnez les périmètres qui peuvent accéder à cette feuille. Si vous sélectionnez un périmètre parent, mais pas ses descendants, la feuille affiche le périmètre (uniquement). Ces données ne sont pas des données d'agrégat : elles sont spécifiques au périmètre (uniquement).
  3. Sélectionnez
    Créer une feuille
    pour terminer ou
    Personnaliser les sous-périmètres
    pour définir davantage l'accès des périmètres à la feuille.

Affecter à des utilisateurs

Cette étape ne concerne que les feuilles affectées à des utilisateurs.
  1. Dans le cadre Utilisateurs disponibles, sélectionnez un utilisateur à la fois.
  2. Cliquez sur la flèche avant pour assigner l'utilisateur.
  3. Facultatif. Sélectionnez
    Exclu du workflow
     pour supprimer la feuille de Workflow, si votre instance l'utilise. Pour plus d'informations, voir Étapes : utiliser le workflow .
  4. Cliquez sur
    Suivant
    .

Ajouter des périmètres aux feuilles affectées à des utilisateurs

Cette section s'applique uniquement aux feuilles affectées à des utilisateurs.
Les utilisateurs affectés à la feuille peuvent consulter tous les périmètres que vous lui ajoutez. Ils peuvent uniquement modifier les périmètres feuilles ou les périmètres qui n'ont pas de périmètres enfants.
  1. Développez la liste de périmètres autant que nécessaire.
  2. Sélectionnez les périmètres à ajouter à la feuille. Lorsque vous sélectionnez un périmètre enfant, les périmètres ascendants sont automatiquement ajoutés à la feuille.
  3. Sélectionnez
    Créer une feuille
    pour terminer ou
    Personnaliser les sous-périmètres
    pour définir davantage l'accès des périmètres à la feuille.

Personnaliser les sous-périmètres

Personnalisez l'accès à chaque périmètre sur chaque compte.
Voici quelques règles :
  • Vous pouvez personnaliser uniquement les périmètres que vous avez déjà affectés ou ajoutés à la feuille.
  • Si un compte est masqué à un périmètre parent, il est également masqué aux périmètres enfants.
  • Si un compte a été marqué comme étant en
    Lecture seule
    sur la page Sélectionner des comptes du générateur de feuilles, vous ne pouvez pas autoriser les modifications ici, vous pouvez simplement le masquer ou le verrouiller en lecture seule.
Pour personnaliser les sous-périmètres :
  1. Sélectionnez un compte dans la zone de gauche. La liste inclut tous les comptes que vous avez ajoutés dans la feuille. Vous ne pouvez pas sélectionner un groupe de comptes.
  2. Développez la liste de périmètres et cochez les cases jusqu'à ce qu'elles affichent ce que vous souhaitez :
    • Une case vide masque le compte sélectionné pour le périmètre.
    • Une case bleue verrouille le compte sélectionné.
    • Une coche permet de modifier le compte sélectionné dans le périmètre.
  3. Sélectionnez
    Enregistrer et fermer
    .

Étapes suivantes

Vérifiez régulièrement l'utilisation et les performances de la feuille. Voir Vérifier les métriques de la feuille.