Créer des tâches standard pour les processus
- Pour les tâches par groupe, assurez-vous que ces utilisateurs appartiennent à un groupe d'utilisateurs dansAdministration.
- Pour envoyer des notifications aux utilisateurs avec des tâches qui leur ont été affectées, cochez la casedes alertes Workflow et Suivi de processusdans .
- Sécurité :
- AutorisationAccès au suivi du processus.
- AutorisationTerminer les tâches que je me suis affectées.
- AutorisationTerminer toutes les tâches.
- AutorisationGérer les tâches.
- AutorisationGérer les processus.
Les processus et les tâches de processus permettent aux équipes de collaborer pour exécuter leurs cycles de planification. Les équipes peuvent utiliser des processus pour :
- Créer, gérer et exécuter des tâches.
- Surveiller la progression des tâches à mesure que les équipes se rapprochent des dates d'échéance configurées.
- Communiquer à l'aide de notes sur les tâches ou de notifications envoyées par les administrateurs des processus.
- Des utilisateurs individuels.
- Des groupes d'utilisateurs.
- Inclure les noms, descriptions et dates d'échéance des tâches, ainsi que des pièces jointes et des notes.
- Être liées directement aux feuilles, rapports, tableaux de bord ou workflows pertinents affectés à un périmètre. Les utilisateurs affectés peuvent agir directement dans leur guide de processus, auquel ils peuvent accéder depuis le suivi du processus ou les notifications.
Exemple : vous affectez à vos directeurs des ventes une tâche consistant à réviser la feuille Performances commerciales. Les directeurs peuvent alors modifier la feuille directement dans la tâche du guide de processus et marquer cette dernière comme étant terminée.
Pour gagner du temps, vous pouvez cloner des tâches existantes et modifier les clones.
- Sélectionnez dans le menu principal.
- Accédez à votre processus.
- SélectionnezCréer une tâche.
- Lorsque vous créez vos tâches de processus, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de tâcheSélectionnezTâche standard.Type d'affectationAffectez des tâches à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs spécifique. Une fois la tâche créée, vous ne pouvez plus modifier le type d'affectation. Pour une tâche avec un type d'affectation différent, créez une autre tâche.StatutMarquez la tâche comme terminée lorsque vous la créez.Affecté àVous pouvez rechercher un nom, une adresse e-mail ou un groupe d'utilisateurs dans la barre de recherche.Après avoir créé une tâche que vous affectez à un groupe, vous ne pouvez plus modifier le titulaire du groupe. Pour une tâche avec un titulaire de groupe différent, créez une autre tâche.Combien de membres du groupe doivent exécuter cette tâche ?Sélectionnez la condition requise pour terminer une tâche de groupe.- Tous les membres du groupe: chaque utilisateur du groupe doit exécuter sa part de l'affectation pour terminer la tâche. Par exemple, démarrez un processus de planification dans lequel tous les membres du groupe doivent intervenir dans leurs feuilles de frais.
- N'importe quel membre du groupe: un seul utilisateur du groupe doit finaliser l'affectation pour marquer la tâche comme terminée. Cette option partage une même tâche entre plusieurs utilisateurs. Par exemple, n'importe quelle personne du groupe Bureau du DAF peut mettre à jour le taux de calcul de la rémunération au mérite pour son unité légale.
Une fois la tâche créée, vous ne pouvez plus modifier cette valeur.ContenuSélectionnez le contexte de la tâche pour le titulaire. Les utilisateurs affectés peuvent accéder à ce contenu directement dans leur tâche à partir de leur guide de processus.- Aucun: permet aux utilisateurs de terminer la tâche sans utiliser Adaptive Planning. Exemple : vous envoyez un e-mail de rappel à tous vos salariés pour leur rappeler de soumettre leurs notes de frais avant une date limite afin que vos montants réels soient à jour.
- Feuille: vous permet de sélectionner une feuille affectée à un périmètre et une version pour la tâche.
- Feuille d'hypothèse: vous permet de sélectionner une feuille d'hypothèse et une version pour la tâche.
- Rapport: vous permet de sélectionner un rapport partagé et une version pour la tâche.
- Tableaux de bord: vous permet de sélectionner des tableaux de bord, puis une perspective ou un tableau de bord spécifique pour la tâche. Les titulaires peuvent voir le contexte utile dans le guide du processus.
- Workflow: vous permet de sélectionner une version pour le workflow. Quand l'utilisateur soumet le périmètre, l'approbateur reçoit une notification.
Lorsque vous affectez des tâches, Adaptive Planning ne vérifie pas si les utilisateurs et groupes d'utilisateurs concernés ont accès au contenu. Nous vérifions l'accès et les autorisations lorsque ces utilisateurs accèdent à leurs guides de processus pour voir les tâches qui leur sont affectées.Date d'échéance ou Nombre de jours avant la date cible du processusDate d'échéance ou Nombre de jours après la date cible du processusSélectionnez une date d'échéance ou le nombre de jours restants avant la date cible à laquelle la tâche doit être terminée.Les dates d'échéance et les dates cible tiennent compte des fuseaux horaires. Les utilisateurs les voient en fonction de leur heure locale. Exemple : un administrateur processus à Los Angeles crée une tâche qui doit être terminée à 1:00:00 PST. Le titulaire à New York voit la date d'échéance à 1:00:00 EST, même s'il travaille dans un autre fuseau horaire.
Lorsque vous créez des tâches, elles sont automatiquement classées selon la logique suivante :
- Une date d'échéance. Les premières tâches s'affichent en haut de la pile et les tâches les plus récentes en bas.
- Si la date d'échéance est identique, triez les données par nom de tâche.
- Si la date d'échéance et le nom de la tâche sont identiques, triez par nom de titulaire.
- Si toutes les options ci-dessus sont identiques, classez les données par date de création de tâche.