Étapes : utiliser le workflow

Workflow est facultatif. Lorsque vous configurez la fonctionnalité Workflow, vous simplifiez le processus d'approbation et de rejet des périmètres disponibles pour les versions et les montants réels du plan, en excluant les sous-versions des montants réels.

Conditions préalables

Workflow est une fonctionnalité complémentaire. Demandez-la à votre représentant.

Autorisations requises pour gérer le workflow : Approuver les périmètres
.

Autorisation requise pour soumettre les périmètres pour approbation : Accès aux feuilles

Navigation

Si vous pouvez modifier des feuilles, dans le menu de navigation, cliquez sur Feuilles
> Aperçu
. Ouvrez la section Statut du workflow
en cliquant sur :

L'indicateur Statut du workflow situé dans la barre d'outils pour des feuilles affectées à un périmètre.

L'indicateur Statut situé en regard du nom de la feuille pour les feuilles d'hypothèse.

Si vous pouvez approuver le workflow, cliquez sur Workflow
dans le menu de navigation. Vous pouvez voir toutes les feuilles et leurs statuts par périmètre ou par utilisateur.

L'option Workflow dans le menu de navigation principal n'est disponible que pour les utilisateurs ayant accès à une hiérarchie de périmètres. Les utilisateurs ayant accès uniquement au niveau feuille peuvent afficher, soumettre et approuver des workflows en utilisant une tâche de processus.

Comment fonctionne le workflow ?

La fonctionnalité Workflow fournit un processus d'approbation des feuilles terminées - feuilles affectées à un périmètre et feuilles d'hypothèse. Lorsque la saisie des données dans les feuilles est terminée ou que les données ont été importées pour les montants réels, vous pouvez les soumettre à un responsable ou à un superviseur pour approbation à partir de l'aperçu des feuilles.

L'approbateur reçoit une notification par e-mail et peut ensuite réviser, rejeter (si nécessaire) et approuver les données. Une fois le statut modifié par ce dernier, vous recevez une notification par e-mail.

Si vous pouvez approuver les statuts du workflow, vous pouvez voir les feuilles affectées à un périmètre et les feuilles d'hypothèse sur la page du workflow. Les feuilles affectées à un périmètre (en haut de l'onglet Statut du workflow
) sont soumises et révisées par périmètre dans le workflow. Les feuilles d'hypothèse (au bas de l'onglet Statut du workflow
) sont soumises par feuille.

Vous pouvez voir tous les périmètres et toutes les feuilles que vous contrôlez avec leur statut.

En cours
: les feuilles sont prêtes pour la saisie de données ou l'import de données. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de périmètre peuvent saisir ou importer des données dans les feuilles.

Soumis pour révision
: les données sont prêtes à être revues. Seuls les responsables de périmètre et les utilisateurs ayant accès au niveau parent peuvent ajouter, mettre à jour ou remplacer des lignes pour les feuilles.

Approuvé
: le réviseur a revu et approuvé les données. L'approbation d'un périmètre verrouille les cellules pour ce périmètre. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de périmètre ne peuvent pas modifier les données.

Rejeté
: le réviseur a revu et rejeté les données. La bonne pratique consiste à laisser une note expliquant ce qu'il reste à faire. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de périmètre peuvent saisir ou importer des données dans les feuilles.

Approuvé et verrouillé
: le chargé de la révision a approuvé le niveau parent, ce qui verrouille tous les sous-périmètres. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de périmètre ne peuvent pas modifier les données du périmètre et de ses sous-périmètres.

Le workflow est propre à une version et à un périmètre ; vous devez donc veiller à bien choisir la version et le périmètre appropriés lorsque vous effectuez des actions liées au workflow.

Activer le workflow pour les montants réels

Accédez à Modélisation
> Versions
.

Sélectionnez les montants réels racines dans la liste. Les montants réels racines sont la première version des montants réels répertoriée.

Dans la page Détail de la version, sélectionnez Activer le workflow
.

Cliquez sur Enregistrer
.

Vous ne pouvez pas activer le workflow pour les sous-versions de montants réels.

Soumettre, approuver ou rejeter des périmètres

Lorsque vous soumettez un périmètre, vous soumettez toutes les feuilles affectées à ce périmètre.

Accédez à Feuilles > Aperçu
.

Vérifiez que les sélecteurs de périmètre et de version sont correctement définis.

Dans le menu Plus d'actions de votre périmètre, sélectionnez Mettre à jour le statut du workflow
.

Ajoutez une Note
si nécessaire et cliquez sur

Soumettre

Approuver

Rejeter

Un niveau parent ne peut être soumis que si tous ses sous-périmètres ont été approuvés. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez approuver les sous-périmètres dans le cadre de la soumission d'un niveau parent.

Le fait de soumettre un niveau parent marque tous ses sous-périmètres comme étant approuvés et verrouillés. Vous ne pouvez pas annuler la soumission des sous-périmètres sans annuler au préalable la soumission de leur niveau parent.

Soumettre, approuver ou rejeter des feuilles d'hypothèse

Accédez à Hypothèses
> Aperçu
pour voir la liste de vos feuilles d'hypothèse.

Dans le menu Plus d'actions de votre feuille, sélectionnez Mettre à jour le statut du workflow
.

Ajoutez une Note
si nécessaire et cliquez sur Soumettre
, Approuver
ou Rejeter
.

Modifier le statut du workflow

Accédez à Workflow
dans la barre de navigation.

Vérifiez que vous avez sélectionné la bonne version dans la liste déroulante correspondante au-dessus de la barre d'outils.

Sélectionnez le périmètre ou la feuille à soumettre dans la liste.

Sur le côté droit de la page, ajoutez une Note
si nécessaire et cliquez sur Soumettre, Approuver
ou Rejeter
.

Si vous avez accès au périmètre supérieur, vous pouvez modifier le statut du workflow d'une feuille affectée à un utilisateur même si vous n'avez pas accès à cette feuille.

Réinitialiser

Réinitialisez l'ensemble des feuilles et des périmètres au statut En cours
.

Accédez à Workflow
.

Vérifiez que vous avez sélectionné la bonne version dans le menu déroulant correspondant au-dessus de la barre d'outils.

Sélectionnez Groupe
dans la liste des périmètres.

Cliquez sur Réinitialiser
.

Si des feuilles ou des périmètres ont déjà le statut En cours
avant la réinitialisation, les colonnes suivantes de ces feuilles ou périmètres ne sont pas mises à jour lors de la réinitialisation :

Dernière mise à jour par

Dernière mise à jour le

Saisir des notes

Ajoutez des commentaires dans la zone Note
et soumettez le changement de statut ou cliquez sur Enregistrer la note uniquement
. Cela permet aux autres de savoir quelles actions vous avez terminées, si vous avez des questions ou de connaître les motifs d'un rejet ou d'une approbation. Les notes sont limitées à 4 000 caractères maximum.