Présentation des scénarios partagés
Date de prévisualisation : 2025-02-08. Date de mise en production : 2025-03-15.
Nous vous permettons désormais de partager vos scénarios personnels avec d’autres collaborateurs. Pour établir des flux de travaux et tenir les parties prenantes informées, nous fournissons des notifications automatiques pour diverses nouvelles actions. Nous prenons en charge les nouveaux rôles suivants :
- Propriétaires : personne qui crée les scénarios et les partage.
- Collaborateurs : les personnes invitées à modifier les données du scénario.
- Gestionnaires : la personne disposant de l’autorisation Gérer des scénarios qui peut aider à résoudre tous les problèmes de flux des travaux liés à des changements dans l’organisation, les règles d’accès ou les autorisations.
Pour prendre en charge le flux des travaux, nous permettons :
- Aux collaborateurs de vérifier le statut des soumissions, de télécharger leurs changements, de soumettre leurs changements ou de rappeler leurs soumissions.
- Aux propriétaires de réviser le statut de tous les collaborateurs et de télécharger, accepter, renvoyer ou écarter les changements.
- Aux gestionnaires de partager et de télécharger, de télécharger, de mettre au rebut et de fusionner les changements. Nous fournissons aux gestionnaires ces fonctionnalités à la fois pour les scénarios partagés et personnels afin d’éviter les blocages dans le flux des travaux.
Avantages pour l’entreprise
Les scénarios partagés améliorent la collaboration, offrant plus de visibilité et de rétroaction de la part des parties prenantes. Cela améliore la précision de vos budgets et de vos plans et fait gagner du temps.
Les notifications automatiques améliorent l’efficacité de la communication et du flux des travaux, tout en informant les collaborateurs afin qu’ils puissent effectuer rapidement leurs tâches.
Modifications
Partager des scénarios
Nous fournissons une nouvelle option
Partager
dans le menu Actions
(les trois points à côté du scénario dans la liste des scénarios). Cela permet aux propriétaires de scénarios de : - Sélectionner des utilisateurs individuels et des groupes avec lesquels collaborer.
- Vous pouvez également sélectionner le tableau de bord contenant des données que les collaborateurs peuvent réviser et changer.
- Ajoutez éventuellement uneremarque aux collaborateursavec des instructions ou des détails précis.
Une fois que les propriétaires ont partagé les scénarios, nous permettons aux collaborateurs de sélectionner le scénario, imbriqué sous la version de base pour les feuilles, les rapports et les tableaux de bord. Pour les collaborateurs, nous offrons ces nouvelles options dans le menu
Actions
de la liste des scénarios sur la page Scénarios
: - Soumettre pour évaluation: cette option met à jour le statut du collaborateur, envoie une notification au propriétaire indiquant que les changements sont prêts pour l’évaluation et verrouille les feuilles dans le scénario pour le collaborateur.
- Soumission d’un rappel: cette option concerne les cas pour lesquels des collaborateurs ont besoin de changements supplémentaires ou de corrections. Cette action inverse le statut, déverrouille la feuille et en informe le propriétaire.
- Afficher les collaborateurs: cette option permet aux collaborateurs d’afficher une liste de collègues et de vérifier le statut de leurs soumissions.
Gérer les soumissions
Nous fournissons aux gestionnaires et aux propriétaires une nouvelle option,
Gérer les soumissions
, dans le menu Actions
de la liste de scénarios sur la page Scénarios
. Cette option lui permet d’afficher la liste des collaborateurs, y compris le propriétaire du scénario. La liste inclut le statut de la contribution de chaque collaborateur : - En cours: le collaborateur n’a pas terminé les changements.
- Soumis: le collaborateur a soumis les changements. Pour déverrouiller le scénario pour un collaborateur, vous pouvez renvoyer les changements.
- Approuvé: le propriétaire du scénario a accepté les changements. Workday garde les feuilles verrouillées jusqu’à ce que le propriétaire ou le gestionnaire fusionne ou supprime le scénario.
- Renvoyé: le propriétaire a renvoyé le scénario au collaborateur pour apporter des modifications supplémentaires. Nous déverrouillons les feuilles pour le collaborateur.
À partir du menu
Actions
, les trois points, dans la boîte de dialogue Gérer les soumissions
, nous permettons aux propriétaires et aux gestionnaires d’effectuer les actions suivantes : - Télécharger les changements: téléchargez une feuille Excel afin de pouvoir passer en revue tous les changements apportés par le collaborateur ou le propriétaire.
- Abandonner les changements: écarter les changements apportés par le collaborateur ou le propriétaire.
Dans la boîte de dialogue
Gérer les soumissions
, nous fournissons également les actions supplémentaires suivantes uniquement pour les propriétaires : - Approuver (icône de crochet) : accepter les changements apportés par le collaborateur.
- Renvoyer (icône x) : renvoyez le scénario au collaborateur pour des modifications supplémentaires. Nous vous offrons la possibilité d’ignorer également tous les changements apportés par le collaborateur lorsque vous le renvoyez.
- Approuver tout: accepter tous les changements de tous les collaborateurs, y compris eux-mêmes.
Notifications de scénario
Pour soutenir un flux de travail informé et fluide, nous envoyons désormais des notifications aux propriétaires et aux collaborateurs à chaque étape du processus. Les notifications incluent :
- Nom du scénario.
- Nom des parties concernées.
- Lien vers la perspective, si incluse, ou vers la pageScénarios.
- Remarque, si fourni.
Nous fournissons un accès aux notifications avec l’icône de la fraise dans la barre d’outils de l’application.
Nous envoyons des notifications à :
- Des collaborateurs lorsque des gestionnaires ou des propriétaires partagent des scénarios.
- Propriétaires lorsque les collaborateurs soumettent des scénarios pour les soumissions de révision ou de rappel.
- Collaborateurs lorsque les propriétaires ou les gestionnaires rejettent, acceptent ou renvoient des changements.
- Propriétaires lorsque tous les collaborateurs ont terminé la soumission des changements.
- Collaborateurs lorsque les propriétaires ou les gestionnaires fusionnent des changements de scénario dans la version de base.
Pour les instances Adaptive Planning uniquement, lorsque votre instance est définie pour les notifications par courriel, Workday envoie automatiquement une notification par courriel. Dans le cas de Adaptive Planning avec HCM ou Financials, nous envoyons des notifications via Adaptive Planning et Workday.
Nouveaux maximums et conseils sur le scénario
Nous fournissons de nouveaux maximums comme clôtures de sécurité pour maintenir votre modèle au mieux de ses performances :
- 2 000 feuilles enregistrées par scénario pour tous les utilisateurs qui ont accès au scénario.
- 5 000 scénarios par instance.
Nous vous recommandons également de vous limiter à :
- 50 collaborateurs pour chaque scénario partagé. Lorsque vous partagez avec des groupes, tenez compte du nombre d’utilisateurs dans le groupe.
Avec cette version, nous n’envoyons pas de notifications lorsque vous partagez le même scénario avec plus de 100 utilisateurs à la fois.
Changements apportés à la page des scénarios
Nous changeons la page
de gestion des scénarios
pour Scénarios
. Dans la page Scénarios
, nous fournissons désormais de nouveaux dossiers : - Partagé: nous affichons tous les scénarios partagés dont vous êtes responsable ou que d'autres personnes ont partagés avec vous.
- Global: nous affichons ce dossier aux gestionnaires de scénarios afin qu’ils puissent effectuer des actions sur tous les scénarios de l’instance, y compris les scénarios personnels d’autres utilisateurs et les scénarios partagés qui n’ont pas été partagés avec le gestionnaire.
Autorisations nouvelles et changées
Par souci de clarté et de précision, nous mettons à jour les autorisations et ajoutons une nouvelle autorisation dans la section
Ensembles d’autorisations
de l’administration
. - Nous ajoutons la nouvelle autorisationPartager des scénariosqui permet aux utilisateurs de partager leurs scénarios avec des collaborateurs. L’autorisationCréer des scénariosest une condition préalable.
- Nous changeons l'autorisationd'accès au gestionnaire de scénariospourAccéder à des scénarios.
- Nous mettons à jour les capacités de l’autorisationGérer des scénarios. Nous rendons l’autorisationPartager des scénarios, en plus de l’autorisationFusionner des scénarios, une condition préalable.
Workday permet désormais aux utilisateurs disposant de l’autorisation
Gérer des scénarios
de : - Accédez au dossierGlobaldans la pageScénarios.
- Partager, fusionner, gérer les soumissions, ignorer les modifications et télécharger les modifications pour tous les scénarios.
Nous empêchons les utilisateurs ayant l’autorisation
Gérer des scénarios
de : - Affichant les données du scénario dans des feuilles, des rapports et des tableaux de bord. Nous leur permettons de télécharger les changements pour les examiner.
- Réception de notifications. Nous envoyons toutes les notifications aux propriétaires et aux collaborateurs.
- Approuver ou renvoyer des soumissions. Nous vous permettons de fusionner les changements.
Si vous gérez la sécurité de Adaptive Planning via Workday Core, vous devez activer manuellement l’action
Partager des scénarios
. Pour toutes les autres instances, nous activons automatiquement l’autorisation Partager des scénarios
pour tout ensemble d’autorisations dont la valeur est Gérer des scénarios
. Importations et exportation
- Nous activons l’exportation des données de scénarios avec les intégrations de conception et l’exportation manuelle.
- Pour le moment, nous ne prenons pas en charge l’importation manuelle de données à l’aide des chargeurs, des interfaces de programmation d’applications ou de l’importation manuelle.
Autres améliorations liées à la prise en charge des scénarios partagés
- Nous mettons à jour la piste d’audit pour suivre les changements dus aux fusions de scénarios par l’utilisateur qui a apporté le changement au scénario. Précédemment, nous affichons uniquement le nom de l’utilisateur qui a fusionné le scénario. Nous mettons à jour la capacité de fusion.
- Vous devez avoir accès à toutes les intersections de tous les changements pour réussir la fusion. Workday vous recommande, comme meilleure pratique, d’affecter des règles d’accès, qui fournissent un accèspour modifiertoutes les données, à au moins une personne qui dispose également de l’autorisationGérer des scénarios. Cette pratique empêche l’occurrence de bloqueurs dans le flux des travaux du scénario partagé.
- Lorsque vous créez une nouvelle version et choisissez de copier tous les scénarios, nous convertissons tous les scénarios partagés en scénarios personnels.
- Lorsque des collaborateurs soumettent des scénarios partagés pour révision, nous verrouillons automatiquement toutes les feuilles du collaborateur associé au scénario. Le scénario reste verrouillé une fois que le propriétaire a approuvé les changements. Nous affichons également une infobulle pour les cellules verrouillées qui inclut le statut de la soumission du scénario.
Étape suivante
Dans un ensemble de services à venir, nous prendront en charge les notifications pour plus de 100 collaborateurs.
Que dois-je faire?
Nous ajoutons automatiquement l’autorisation
Partager des scénarios
à tout ensemble d’autorisations avec une autorisation Gérer des scénarios
active. Si vous gérez la sécurité de Adaptive Planning via Workday Core, vous devez activer manuellement l’action Partager des scénarios
pour les Groupes d’actions
. Pour activer
le partage de scénarios
pour un ensemble d’autorisations Adaptive Planning : - SélectionnezAdministrationdans le menu principal.
- SélectionnezEnsembles d’autorisations.
- Cliquez surModifier,à côté du nom de l’ensemble d’autorisations.
- SélectionnezPartager des scénarios. SiPartager des scénariosest désactivé, sélectionnezCréer des scénariospour l’activer.
- Cliquez surSoumettre.
Pour activer l’action depuis Workday :
- À partir de Workday, exécutez le rapportAfficher les détails d’une action.
- Filtrez la colonneActionavecGérer des scénarios.
- Sélectionnez ungroupe d’actionsavec l’actionGérer des scénarios.
- Modifier le groupe d’actions.
- RecherchezPartager des scénarios.
- SélectionnezPartager des scénarios.
- Répétez l’opération pour tousles groupes d’actionsavec l’actionGérer des scénarios.
- (Facultatif) Vous pouvez ajouter l’actionPartager des scénariosaux groupes d’actions qui n’ont pas l’actionGérer des scénarios.
Que se passe-t-il si je ne fait rien?
Les utilisateurs disposant de l’autorisation
Gérer des scénarios
peuvent commencer à partager des scénarios. Pour les clients qui utilisent Workday Core pour gérer la sécurité Adaptive Planning, personne ne peut commencer à partager des scénarios tant que vous n’avez pas activé l’action.